Alleen-lezen links zijn deelbare links die alleen gelezen kunnen worden en die je kunt maken voor je tijdlijn-, lijst-, agenda- en bordweergaven in openbare projecten binnen Asana-organisaties. Alleen-lezen links geven dynamisch de laatste updates van projecten weer en bieden een levende bron van waarheid voor alle cross-functional teams om op één lijn te blijven.
Alleen-lezen links zijn niet beschikbaar in werkruimtes
De deelbare link in tijdlijnweergave openen
Om de deelbare link te openen, klik je op het pictogram Link maken vanuit de tijdlijnweergave van je project.
De inhoud en URL van deze alleen-lezen links zijn in geen enkele zoekmachine doorzoekbaar of geïndexeerd.
Vervolgens klikt u op Kopieer link.
Eens een deelbare link is gemaakt, wordt de tijdlijn weergegeven als Link actief en kan de link met iedereen worden gedeeld (zelfs niet-Asana-gebruikers) weergegeven of uitgeschakeld.
Alleen reageren gebruikers of projectgasten kunnen geen alleen-lezen links maken.
Een voorbeeld van je deelbare link weergeven
Bekijk een voorbeeld van uw link voordat u deze verstuurt, om te zien hoe het er voor de ontvangers uit zal zien.
Klik op Voorbeeld.
Er wordt dan een venster geopend met een voorbeeldweergave van uw link.
Ontvangers die lid zijn van de organisatie kunnen lid worden van het project om taakdetails te bekijken, nieuwe taken aan te maken en samen te werken met het team.
Je deelbare link uitschakelen
U kunt uw deelbare link op elk moment uitschakelen. Dit maakt het ontoegankelijk voor iedereen met de link.
Klik eerst op Link deactiveren.
Bevestig vervolgens de uitschakeling.
Als de alleen-lezen tijdlijnweergave opnieuw wordt aangemaakt, wordt de link vernieuwd, wat betekent dat iedereen met de oude link er geen toegang meer toe heeft.
De deelbare link in agendaweergave openen
Om de deelbare link te openen, klik je op het pictogram Link maken vanuit je agendaweergave. U kunt vervolgens de link kopiëren en delen.
De deelbare link in bordweergave openen
Alleen-lezen links zijn ook beschikbaar in bordweergave. Om de deelbare link te openen, klik je op het pictogram Link maken vanuit je bordweergave. U kunt vervolgens de link kopiëren en delen.
De deelbare link in lijstweergave openen
U kunt nu alleen-lezen links behalve voor de tijdlijn-, bord- en agendaweergave ook gebruiken voor de lijstweergave.
Om de deelbare link te openen, navigeer je naar het project in kwestie en klik je op ‘Lijstweergave’. Klik in de rechterhoek op het pictogram Link maken.
Deze link kan door alle Medewerkers bekeken worden, ongeacht of ze lid zijn van Asana of niet
Zodra u op Maak link klikt, verschijnt de URL-insluiting en die zal automatisch Standaard op Link actief staan.
Hier hebt u de mogelijkheid om:
- Voorbeeld van de link
- Deactiveer de link
- De link kopiëren
Een voorbeeld van de lijstweergave bekijken Link
Als u een voorbeeld van de link weergeeft, krijgt u de mogelijkheid om deel te nemen aan het project
Je deelbare link in lijstweergave uitschakelen
Klik op Link uitschakelen en de alleen-lezen link wordt permanent verwijderd.
De toestemmingen om links te delen in- en uitschakelen
Beheerders hebben toegang tot toestemmingen voor het delen van links in het tabblad Beveiliging van hun beheerdersconsole.
Organisatie beheerders kunnen alleen-lezen links direct in de beheerdersconsole in- of uitschakelen, terwijl afdeling beheerders wordt gevraagd een ondersteuningsverzoek te openen.
Facturering eigenaren voor betaalde team plannen kunnen contact opnemen met ons Ondersteuningsteam voor verdere verduidelijking.
Toegangstoestemmingen voor alleen-lezen links
Toegangstoestemmingen voor alleen-lezen links is een functie waarmee superbeheerders en gebruikers de toegang tot de alleen-lezen link kunnen beperken tot personen binnen hun organisatie.
Besturing beheerder
Het voordeel van deze functie is dat de superbeheerders de optie hebben om geavanceerde gegevensbeveiliging te kunnen implementeren voor hun domein. Superbeheerders op Starter-, Advanced-, Enterprise <mmt:gls_c:2>-, Enterprise+ en legacy-niveaus Premium, Bedrijf en Legacy Enterprise organisaties kunnen nog steeds de alleen-lezen linkfunctie uitschakelen voor hun hele domein, waardoor gebruikers geen alleen-lezen links meer zullen kunnen maken of met anderen delen.
Superbeheerders van Enterprise+ en Legacy Enterprise organisaties kunnen één of twee toestemmingsopties voor toegang tot alleen-lezen links instellen voor hun hele domein.
Optie 1: de toegang enkel beperken tot e-mailadressen gekoppeld aan het domein van de organisatie
Elke nieuwe en bestaande alleen-lezen link in het domein wordt alleen ingesteld op organisatie, waarbij authenticatie nodig is voordat toegang wordt verleend. De vereiste verificatiemethode hangt af van de methode die de superbeheerder voor het domein heeft ingesteld (Google SSO, een SAML-identiteitsprovider zoals Okta, of helemaal geen).
Als er geen verificatiemethode ingesteld is, zal iedereen die de alleen-lezen link wil openen, zich moeten aanmelden of registeren bij Asana met het e-mailadres dat ze van hun organisatie hebben gekregen. Dit is de voorkeursoptie als de toegang moet worden beperkt tot uitsluitend leden van de organisatie.
Deze instelling betekent dat gebruikers niet de mogelijkheid hebben om alleen-lezen weergaven openbaar te maken voor mensen buiten de organisatie.
Als je deze instelling alleen wijzigt naar organisatie, kan dat bestaande alleen-lezen links verstoren die al buiten de organisatie zijn gedeeld. Voordat je de wijziging doorvoert, raden wij je aan om de teamleiders op de hoogte te brengen en hun de tijd te geven om hun workflows te bekijken en zo nodig aan te passen.
Optie 2: projectleden toestaan om toestemmingen voor het delen van alleen lezen-links in te stellen
Gebaseerd op de instellingen die geconfigureerd werden door gebruikers voor individuele projecten, zijn alleen-lezen links in het domein mogelijk ingesteld als openbaar zonder dat er verificatie wordt vereist, of als organisatie alleen met verificatie wordt vereist om toegang te krijgen tot een alleen-lezen link.
Dit is de voorkeursoptie wanneer gebruikers in het domein een mix van interne en externe gebruikssituaties voor alleen lezen-links hebben, zoals bijvoorbeeld het regelmatig moeten delen van een alleen lezen-link van hun project met een externe partner, een consultant of een eventuele klant.
Wanneer deze optie is ingesteld, zullen de toestemmingen voor nieuw aangemaakte weergaven Standaard alleen organisatie zijn, maar projectleden hebben wel de mogelijkheid om weergaven openbaar te maken indien ze dit willen.
Projectniveau-besturingen
Gebruikers met Starter, Advanced, Enterprise, Enterprise+ en legacy tiers Premium, Bedrijf en Legacy Enterprise abonnementen kunnen nu toegangstoestemmingen voor alleen-lezen links instellen op een project-per-project basis.
Deze instellingen zijn beschikbaar voor gebruikers wanneer de superbeheerder het domein zo heeft ingesteld dat het leden toestaat om toestemmingen voor het delen van alleen-lezen projectweergaven in te stellen.
Het voordeel van deze functie is dat de projectleden de optie hebben om bijkomende beveiliging te implementeren wanneer alleen lezen-weergaven gevoelige informatie bevatten of enkel voor intern gebruik bedoeld zijn. Standaard is de toestemmingsinstelling voor alle nieuw aangemaakte weergaven Personen binnen je bedrijf.
De alleen lezen-link instellen als toegang voor * * Personen binnen je bedrijf * *
Als deze optie is geselecteerd, zal de alleen-lezen link van het project alleen intern zijn, waardoor de ontvanger van een alleen-lezen link zich moet authenticeren voordat hij of zij toegang krijgt tot de alleen-lezen weergave. De vereiste verificatiemethode hangt af van de methode die de superbeheerder voor het domein heeft ingesteld (Google SSO, een SAML-identiteitsprovider zoals Okta, of helemaal geen).
Als er geen verificatiemethode ingesteld is, zal iedereen die de alleen-lezen link wil openen, zich moeten aanmelden of registeren bij Asana met het e-mailadres dat ze van hun organisatie hebben gekregen. Dit is de voorkeursoptie als de toegang moet worden beperkt tot uitsluitend leden van de organisatie.
De alleen lezen-link instellen als toegang voor * * Iedereen met de link * *
Wanneer deze optie is geselecteerd, is de alleen lezen-link van het project openbaar, zonder dat er verificatie wordt vereist om de alleen lezen-weergave te openen. Dit is de voorkeursoptie voor alleen lezen-links die extern moeten worden gedeeld, bijvoorbeeld met klanten, verkopers of mensen buiten het bedrijf.
Verificatie voor ontvangers van alleen lezen-links
Ontvangers van alleen lezen-links ingesteld met alleen organisatie-rechten, kunnen de weergave openen door zichzelf te verifiëren.
Personen binnen je organisatie die een Asana account hebben, kunnen zichzelf verifiëren door zich aan te melden op hun Asana account.
Personen binnen je organisatie die geen Asana account hebben, kunnen zichzelf verifiëren met een van de volgende manieren:
Verzeker eerst dat personen in je organisatie toegang hebben tot Asana via de identiteitsprovider van je domein (bv: Okta, Google SSO). Zodra dit is ingesteld, kunnen mensen in je organisatie zich authenticeren bij het ontvangen van een alleen-lezen link. Dit vereist geen aanmelding bij een Asana-account. Ontvangers van alleen-lezen links die zich bij de identiteitsprovider verifiëren om de link te kunnen openen, worden niet als volwaardig lid beschouwd en kunnen daarom geen invloed hebben op de facturering, tenzij ze zich vervolgens registreren.
-
Door zichzelf te registreren voor een Asana-account met een e-mailadres in het bedrijfsdomein, als de organisatie geen identiteitsprovider heeft ingeschakeld.
Linkontvangers die een alleen lezen-link ontvangen met Iedereen met de instellingen voor linktoestemming kunnen de alleen lezen-weergave openen zonder verificatie.
Bevalt het wat je ziet? Ga vandaag nog aan de slag met een gratis Asana proefperiode van 30 dagen. Probeer het gratis.