Om op de hoogte te blijven van activiteiten in Asana kun je e-mailmeldingen ontvangen of je inbox gebruiken.
Er zijn vier instellingen voor e-mailmeldingen:
- Updates van activiteit
- Alleen vermeldingen
- Dagelijkse overzichten
- Wekelijkse rapporten
Instellingen voor E-mail meldingen
De instellingen van je e-mailmeldingen openen:
- Klik op uw profielfoto in de bovenste balk en selecteer Mijn Instellingen...
- Navigeer naar het tabblad Meldingen
- Zet vinkjes in de vakjes of haal ze weg om je e-mailmeldingen uit of in te schakelen
Je kunt ook vanuit je inbox toegang krijgen tot de instellingen van je e-mailmeldingen:
- Klik in de zijbalk op Inbox
- Klik op het driepunten-pictogram rechts om het menu uit te vouwen
- Selecteer Berichten beheren.
Schakel meldingen uit
Als je geen e-mailmeldingen wilt ontvangen, kunt je ze uitschakelen met behulp van de instructies in het gedeelte hierboven. Dan gebruik je uitsluitend je inbox om op de hoogte te blijven in Asana.
Minder meldingen ontvangen om de overbelasting in uw inbox te minimaliseren:
- Schakel de meldingen per e-mail uit
- Verwijder jezelf als medewerker van taken, berichten of projecten
- Pas de meldingen voor elk project aan in Mijn Instellingen
Meldingen over verwijderde teams en verwijderde projecten kunnen niet worden uitgeschakeld omdat ze links bevatten waarmee je ze kunt herstellen.
Meldingen filteren:
Ga naar Inbox, waar je meldingen kunt filteren op:
- Toegewezen aan mij
- @vermeld
- Toegewezen door mij
- Alleen ongelezen
Dagelijks overzicht
Wij sturen u een duidelijke dagelijkse update (maandag tot en met vrijdag, niet in het weekend) over waar u zich die dag op moet focussen in Asana. Deze e-mail zal één of alle van de drie toepasselijke secties bevatten:
Taken die binnenkort vervallen: Dit zijn taken die aan u zijn toegewezen en binnen de komende 5 dagen vervallen.
Taken die recent aan u zijn toegewezen: Deze sectie toont taken die recent aan u zijn toegewezen, ongeacht of de taak een vervaldatum heeft of niet.
Taken die je aan anderen hebt toegewezen: Deze sectie toont taken die je recent aan anderen hebt toegewezen, ongeacht of de taak een vervaldatum heeft of niet.
Vervallen taken verschijnen niet in de dagelijkse Samenvatting.
Als u geen taken in een van deze categorieën heeft, verschijnt deze sectie niet in de e-mail.
Updates van activiteit
U ontvangt een e-mailmelding voor de volgende activiteiten:
- Een taak aan jou is toegewezen
- Een taak is niet aan u toegewezen
- De vervaldatum van een aan jou toegewezen taak is gewijzigd
- U wordt toegevoegd als medewerker van een taak
- Er nieuwe bestanden toegevoegd zijn aan een taak waaraan je een medewerker bent
- Een taak waar je een medewerker van bent heeft nieuwe reacties
- Een taak waarvan je medewerker bent gemarkeerd is als voltooid
- Een taak waar je een medewerker van bent krijgt een like
- Iemand vindt uw reactie leuk
- Iemand vindt uw bijlage leuk
- Iemand vindt uw taakvoltooiing leuk
- Er is een bericht gestart in een team of project waar je lid van bent
- Een reactie is gepost in een bericht dat je volgt
- Een project waarvan u lid bent heeft nieuwe taken
- Er is een nieuwe statusupdate voor een project waar je lid van bent
- De status van een taak waarop u wacht, is gewijzigd.
- Een taak wordt van een kolom naar een andere verplaatst in een bordenweergaveproject
- Je hebt een taak toegewezen gekregen om goed te keuren
Activiteitenmeldingen worden alleen verzonden voor acties en wijzigingen van anderen. U ontvangt geen melding voor acties die u zelf uitvoert.
Werk samen of verwijder jezelf als medewerker van taken en berichten om inboxmeldingen te ontvangen of te stoppen.
Inboxmeldingen worden automatisch gegenereerd wanneer u een taakactie voltooid voor uw taken.
Meldingen beantwoorden
Beantwoord een e-mailmelding om het volgende te doen:
- De taak als voltooid markeren - beantwoord de e-mail en typ Voltooid of Gereed als eerste woord van uw bericht
- Op de taak te reageren - beantwoord de e-mail
- De taak aan een teamgenoot toe te wijzen - beantwoord de e-mail en voeg het e-mailadres van je teamgenoot toe aan het veld Aan:
- Een teamgenoot als medewerker aan de taak toe te voegen - beantwoord de e-mail en voeg het e-mailadres van je teamgenoot toe aan het veld CC:
Deze tips vind je onderaan je e-mailmeldingen.
Sla het antwoordadres niet op in uw lijst met contactpersonen. Het verandert.
Wekelijks rapport
Wekelijkse rapport-e-mails zijn beschikbaar op Asana Advanced, Enterprise en Enterprise+, evenals legacy tiers Bedrijf en Legacy Enterprise.
We sturen een keer per week een e-mail met Status Updates over je project in je portfolio 's.
U ontvangt maximaal 20 e-mails met wekelijkse rapporten per week.
Batch-updates
Als u meerdere meldingen binnen een uur ontvangt, zal Asana ze samenvoegen in een enkele e-mail. Kritieke meldingen zoals taaktoewijzingen worden altijd individueel verzonden, maar updates over nieuwe taken die zijn gemaakt of voltooid, worden als één batch worden verzonden.
We wachten 30 seconden voordat we e-mailmeldingen verzenden (d.w.z. e-mailmeldingen over verhalen die niet als een batch kunnen worden verzonden).
De drempel van 30 seconden voor het ontvangen van e-mailmeldingen geldt alleen voor kritieke meldingen. Een taak die aan u wordt toegewezen is bijvoorbeeld een kritieke melding. Voor minder belangrijke meldingen is de wachttijd 60 minuten.
Als u die meldingen binnen de interval van 30 seconden archiveert, zullen we deze e-mails tegenhouden.
Batch-patronen
Verschillende soorten meldingen hebben verschillend batch-gedrag.
Gebatcht betekent dat meldingen in een enkele e-mail worden verzameld om een rommelige inbox te voorkomen en niet-gebatcht betekent dat meldingen voor elke individuele update apart worden verzonden.
Wat wordt gebatcht:
- Meldingen over toewijzingen gebatcht voor de vorige verantwoordelijke (maar niet de Huidig verantwoordelijke die een kritische melding ontvangt)
- Taak voltooiingsmeldingen worden gebatcht (behalve als de taak die werd voltooid een mijlpaal was)
Wat wordt niet gebatcht:
- Aangepaste velden die zijn gewijzigd (indien ingeschakeld) worden niet gebatcht
- Reacties worden niet gebatcht
- 'X voltooide de laatste taak waar u op wachtte' meldingen worden niet gebatcht
- Meldingen over bestanden worden niet gebatcht
E-mailmeldingen voor projecten
Asana-gebruikers ontvangen e-mailmeldingen wanneer er reacties of @vermeldingen worden geplaatst bij een taak waaraan ze meewerken.
Alle leden van dat project moeten e-mailberichten ontvangen wanneer reacties of @vermeldingen worden gemaakt.
Om alle projectleden e-mailmeldingen te laten ontvangen, moet u ervoor zorgen dat in het project waar zij uit werken alle vakjes voor de ledenmeldingen aangevinkt zijn in Lid Instellingen.
Maar als het project een andere projecteigenaar krijgt, of er een verzoek tot lidmaatschap wordt ingediend, dan ontvangen projectleden alleen meldingen van aangepaste velden als ze aan een taak meewerken, of een taak volgen waarvan de veldwaarde veranderd is.
Bevalt het wat je ziet? Ga vandaag nog aan de slag met een gratis Asana proefperiode van 30 dagen. Probeer het gratis.