Het beheren van projecten

Elk team gebruikt Asana voor projectbeheer een beetje anders. Deze tips geven u het beste uitgangspunt om de basis onder de knie te krijgen. U krijgt een glimp van wat u kunt doen als u eenmaal een paar projecten onder de knie hebt.

Naar project, taak of subtaak?

Voordat u iets gaat bouwen... We weten dat klanten vragen hebben over het al dan niet aanmaken van een project, taak of subtaken wanneer ze werk aan Asana toevoegen. We geven een snel kader en een visueel overzicht om u te helpen beslissen in situaties waarin u twijfelt:

• Maak een project aan voor uw grote gecoördineerde inspanningen met veel stappen en belanghebbenden, en de noodzaak om ze in verschillende weergaven te zien (zoals een campagne, lancering/evenement, of een redactionele agenda/pijplijn).
• Maak een taak als u voor één persoon werk probeert vast te leggen dat binnen een paar minuten of werkdagen moet worden uitgevoerd (zoals het schrijven van een blog, of het oplossen van een bug). Taken kunnen ook worden getoond in verschillende weergaven.
• Maak een subtaak om een taak op te delen in kleinere deeltjes of het werk te verdelen (zoals een subtaak om blog SEO-zoekwoorden te controleren of de frequentie van bugs te onderzoeken) en als u ze alleen nodig hebt in de taakweergave. (Maar wees op uw hoede als u meer dan 5 subtaken hebt, of meerdere lagen van subtaken!)

Meer informatie is hier te vinden als u een meer diepgaande uitleg wenst.

1. Maak een project

Als dit het enige is dat u leert in Asana, dan nog zal het een grote verbetering voor uw team zijn als u weet hoe u een project moet maken en gebruiken. Het zal verouderde spreadsheets, verwarrende e-mails en lange vergaderingen elimineren om te proberen dezelfde informatie uit te zoeken.

• Maak een project. Projecten leven binnen een team in Asana en slaan groepen van verwante taken op. U kunt ze voor zowat alles gebruiken, van initiatieven met deadlines (zoals een lancering), lopende processen (zoals het beheren van een redactionele kalender) of het bijhouden van informatie (zoals binnenkomende ontwerpaanvragen). U kunt op elk moment schakelen tussen  lijst-, bord-, tijdlijn- en agendaweergave.
• Bespaar tijd met een sjabloon. Onze sjablonen zijn gebaseerd op enkele van de meest beproefde workflows in Asana. Ze bevatten aanbevelingen over hoe u een project moet opzetten en uw taken door de workflow moet laten lopen. Je kunt er zelfs zelf een maken.

2. Organiseer uw project

Breng na het aanmaken van uw project structuur aan om het overzichtelijk te houden en gemakkelijk te kunnen doorbladeren.

• Groepsgebonden taken met secties. Voorbeelden van secties zijn: deadline, werkfase, tijdschema, soort taak en meer.
• Maak verantwoordelijkheden duidelijk door taken toe te wijzen en ze vervaldatums te geven. Dan weet iedereen wat ze moeten doen, en wanneer het klaar moet zijn.
• Leg meer taakdetails vast met aangepaste velden. Denk aan aangepaste velden zoals spreadsheetkolommen. Ze houden de details van elke taak bij, terwijl u ze kunt filteren en sorteren. U kunt velden maken voor status, prioriteit, kosten en meer.
• Uw projectweergave sorteren, filteren en opslaan. Wilt u voltooide taken niet in uw projectlijst zien? Wilt u standaard naar de Agendaweergave gaan telkens wanneer u een project opent? Gebruik de projectwerkbalk om te filteren, sorteren en opslaan.

3. Een projectplanning maken

Nu uw project is gebouwd, kan Asana u helpen bij het maken van een projectschema en workflow, zodat uw team het werk van begin tot einde duidelijk en soepel kan uitvoeren.

Zo doet u dat:

• Breng projectplannen in kaart met Tijdlijn voor een weergave in Gantt-stijl om je te helpen elke stap in je project te plannen en te visualiseren.    U kunt gemakkelijk de duur, deadline en afhankelijkheden van elke taak zien om gemakkelijk dingen te verschuiven om overlappingen en conflicten te voorkomen.
• Zorg ervoor dat het werk op het juiste moment begint met taakafhankelijkheden. Als je op een teamgenoot wacht om zijn werk af te maken, kan Asana je helpen de status bij te houden, zodat je op het juiste moment aan je deel kunt beginnen. Dat betekent ook dat je minder tijd spendeert aan het inchecken van de taak, of niet beseft wanneer het klaar was. Stel eenvoudig taakafhankelijkheden in met Tijdlijn.
• Verdeel het werk in subtaken (indien nodig). Veel klanten vragen zich af waarom taken maar één verantwoordelijke kunnen hebben. Dat is om ervoor te zorgen dat de verantwoordelijkheden duidelijk zijn. Maar als een taak voorwerk of extra stappen met zich meebrengt, of als u een snelle vraag van een andere teamgenoot nodig heeft om het te voltooien, helpen subtaken u om het op te splitsen in beter hanteerbare stukken en daarbij eigenaarschap te tonen.
• Maak een projectoverzicht, zodat u de projectbriefing met uw team kunt delen, precies waar de plannen en taken zich bevinden, en verduidelijk projectrollen voor eenvoudige referentie op elk moment.

4. Het werk vooruithelpen

Naarmate uw team begint samen te werken, wordt Asana nog krachtiger voor projectbeheer. U kunt eenvoudig statusupdates geven in verband met het werk van uw team. En je krijgt alleen een melding over wat voor jou het belangrijkste is.

Zo doet u dat:

• Naarmate taken vorderen (of geblokkeerd worden), geeft u reacties op taken om updates te geven zodat volgers weten waar het werk staat, of om vragen te beantwoorden en feedback te geven.
• Geef statusupdates met projectgegevens voor burnup-grafieken en voortgang. U kunt ook teamgenoten, taken en projecten @vermelden in de update voor gemakkelijke verwijzing en het geven van kudo 's. Alle projectleden worden op de hoogte gebracht en kunnen reacties geven op de update.
• Maak mijlpalen voor taken om belangrijke projectdoelen te markeren en belangrijke fasen in de voortgang van het project te laten zien. Zo weet uw team welke doelen het moet bereiken, en kunnen projectmanagers zien hoe het ervoor staat met de mijlpalen.
• Stroomlijn beoordelingen en goedkeuringen met onze goedkeuringen-workflow. Als visuele middelen deel uitmaken van uw project, kunt u feedback gemakkelijk volgen met proofing.
• Voeg regels toe om handmatige stappen te automatiseren, zoals het toewijzen van taken, het bijwerken van aangepaste velden, het verplaatsen van voltooide taken, en nog veel meer. U zult tijd besparen en er zeker van zijn dat het juiste proces wordt gevolgd.
• Ontvang updates over meerdere projecten met portfolio 's. Portfolio 's zijn ideaal voor iedereen die meerdere projecten wil beheren of de voortgang van specifieke initiatieven wil volgen, allemaal in één overzicht, in realtime.

5. Voorbereiden op uw volgende project

Hoera! U hebt met succes een project in Asana beheerd. Maar voordat u meteen in het volgende project springt, moet u even de tijd nemen om over dit project na te denken.

Zo doet u dat:

• Bedenk dat naarmate Asana nieuwe functies blijft lanceren en de app blijft verbeteren, uw team ook nieuwe ontdekkingen zal doen en zal itereren op de manier waarop zij Asana gebruiken - dat is normaal, en eigenlijk ideaal!
• Leer uw lessen uit het project en verwerk die in een sjabloon. Zo kunt u voorkomen dat u dezelfde fouten herhaalt, en uw plan nog sterker maken voor de volgende keer.
• Archiveer het project. Nu u klaar bent met het project, archiveert u het zodat u zich op de prioriteiten kunt concentreren. Het archiveren van een project verwijdert niets van de informatie, het verwijdert het alleen uit uw projectlijst.
• Vier het met uw team. Er zijn veel kleine manieren waarop u dankbaarheid kunt uitdrukken in Asana met waarderingen en likes.

Hulpmiddelen voor projectbeheer

Wilt u meer tips? Leert u meer visueel? Wilt u zien hoe klanten zoals u hun projecten beheren? Kijk dan eens naar deze middelen: