Vrijwilligers zijn voor veel non-profitorganisaties een essentiële factor voor het bereiken van hun missie. Met Asana kunt u ervoor zorgen dat u ze voorziet van de informatie en onboarding die ze nodig hebben om succesvol te zijn, en tegelijkertijd het eigen interne team inzicht te geven in hun voortgang en projecten.
Dit artikel laat zien hoe u twee soorten vrijwilligersprojecten kunt maken en beheren: één voor het verwerken van de sollicitaties van de vrijwilligers, en één voor het onboarden van vrijwilligers. Vervolgens krijgt u wat algemene tips om vrijwilligers en hun werk effectief te beheren.
Sollicitaties van vrijwilligers beoordelen en goedkeuren in Asana
Voordat iemand vrijwilligerswerk gaat doen, moet hij of zij meestal eerst solliciteren en goedgekeurd worden. Met een project voor de intake van vrijwilligers kunt u een sollicitatieformulier maken, sollicitaties goedkeuren en checken wat er in uw pijplijn met vrijwilligers zit - alles op één plek.
Begin vanaf nul met het maken van een nieuw project of importeer een spreadsheet waarin u momenteel dit werk bijhoudt. Maak kolommen in een bord voor 'Nieuwe inzendingen', 'In beoordeling', 'Goedgekeurd' en 'Afgewezen'.Hiermee wordt het gemakkelijk om elke kandidaat door het proces te leiden en te zien hoe hun sollicitatie ervoor staat.
Voeg een kolom toe voor 'Outreach' zodat iedereen in uw organisatie een vrijwilliger aan uw lijst kan toevoegen die geschikt zou kunnen zijn. U kunt hier ook de afgewezen kandidaten zetten die eventueel in de toekomst wel geschikt zijn, maar dat nu nog niet zijn.
1. Maak het eenvoudig om meer details toe te voegen en organiseer ze met aangepaste velden.
De behoefte aan vrijwilligers kan variëren. Door aangepaste velden aan uw project toe te voegen, kunt u de specifieke vaardigheden, interesses en beschikbaarheid van sollicitanten bijhouden om te waarborgen dat deze overeenkomen met de behoeften van uw organisatie.
U kunt
Deze velden komen overeen met de velden die u gaat gebruiken in uw sollicitatieformulier voor vrijwilligers in de volgende stap.
2. Maak een sollicitatieformulier voor vrijwilligers
Om te beginnen met het bijhouden van de vrijwilligers die zich aanmelden, maakt u een formulier dat ze moeten invullen. Op die manier hebt u alle informatie die u nodig hebt om hun sollicitatie te beoordelen.
- Ga naar het tabblad Formulieren bovenaan uw project.
- Pas uw formulier aan met de velden die u in de vorige stap hebt gemaakt, en maak extra velden om te bepalen of ze bij uw organisatie passen. U kunt bijvoorbeeld een bijlageveld toevoegen voor een cv of sollicitatiebrief. U kunt ook een datumkiezer toevoegen om de beschikbare dagen te meten.
- Wanneer uw formulier klaar is, activeert u het en deelt u de link met elke sollicitant. Of u plaatst de link op uw website. Iedereen kan een formulier met Asana indienen, zelfs als ze geen account hebben.
- Zodra het formulier is ingediend, wordt er een taak van gemaakt in uw project voor de intake van vrijwilligers.
- Het is nu aan uw team om de sollicitatie te beoordelen en goed te keuren. Wijs de taak toe aan de verantwoordelijke en geef hem of haar een deadline. Zorg ervoor dat de verantwoordelijke de taak naar de juiste kolom sleept, zodat het duidelijk is in welke fase de sollicitatie zich bevindt.
Probeer regels in te stellen om delen van het indieningsproces te automatiseren. U kunt bijvoorbeeld elke nieuwe sollicitatie automatisch ter beoordeling toewijzen aan een teamgenoot. Of als een sollicitant aangeeft dat een van haar of zijn vaardigheden sociale media is, kunt u de sollicitatietaak automatisch in dat project plaatsen, zodat hij of zij op de radar van dat team kom te staan.
Zodra een vrijwilliger wordt goedgekeurd, bent u klaar om deze te helpen met de onboarding. Blijf doorlezen.
Vrijwilligers onboarden
1. Gebruik een sjabloon voor de onboarding van vrijwilligers
Vrijwilligers moeten veel informatie kennen om succesvol te kunnen zijn. Door een onboarding-sjabloon op te zetten, kunt u dit proces stroomlijnen en schalen. Nodig vrijwilligers als gasten uit in uw domein zodat ze aan de slag kunnen met alles wat ze nodig hebben en zich vanaf de eerste dag ondersteund voelen.
Maak een vliegende start met je project met ons onboardingsjabloon, pas het vervolgens aan je behoeften aan en sla het op als je eigen aangepaste sjabloon.
2. Vervang e-mail en deel nieuws met Gesprekken
Bulk e-mails die naar alle vrijwilligers worden gestuurd kunnen snel rommelig worden en de belangrijkste informatie kan gemakkelijk verloren gaan - om nog maar te zwijgen over de tijd die uw team verliest aan dubbele communicaties en het beantwoorden van e-mails. Gebruik in plaats daarvan Conversaties en Status in Asana.
- Teamgesprekken zijn een geweldige manier om teambrede aankondigingen te communiceren, belangrijke resultaten te vieren, of over meerdere gesprekken tegelijk te praten.
- Statusupdates laten iedereen weten hoe de dingen ervoor staan en markeren werk dat al klaar is, aanstaande taken of mijlpalen en mogelijke blokkades. Je kunt ze ook gebruiken om teamgenoten kudos te geven! Je hoeft ze alleen maar te @vermelden.
Deze updates verschijnen in Inbox, waar iedereen kan reageren. U kunt ook bovenaan een gesprek belangrijke reacties vastzetten, zodat de belangrijkste informatie gemakkelijk te vinden is.
3. Train uw vrijwilligers de basisbeginselen van Asana
Veel organisaties hebben hun eigen Asana-conventies en onboardingproces, maar als u dat niet hebt, kan het handig zijn om uw nieuwe vrijwilligers zich te laten registreren voor een live trainingswebinar zodat ze snel op de hoogte kunnen komen.
Ze kunnen ook korte zelfstudievideo 's bekijken of de Asana-handleiding lezen (waar u nu bent) om in hun eigen tempo te leren.
De inzet en bandbreedte van vrijwilligers beheren
Nu u uw vrijwilligers in Asana hebt, kunt u op één plek alle vrijwilligersprojecten bekijken.
Portfolio 's bieden een centrale plek voor het organiseren en monitoren van werk in meerdere projecten. Met portfolio 's kunt u dankzij Werkbelasting ook een duidelijk idee krijgen van de bandbreedte van het team. Begin met het aanmaken van een portfolio en voeg vervolgens projecten toe die u wilt groeperen.
Dit is de reden waarom het belangrijk is dat u er een gewoonte van maakt regelmatig uw status bij te werken - uw statusupdates worden hier in één weergave getoond. U kunt ze dus gemakkelijk in de gaten houden en zien of er iets mis is.