IT-helpdesk

Een project voor een IT-helpdeskaanvraag maken in Asana

Er zijn een paar manieren om uw project te maken. Om snel te beginnen:

1. Begin met ons sjabloon voor IT-helpdesks en pas het aan de behoeften van uw team aan.
2. Importeer een bestaande spreadsheet waarin u momenteel aanvragen bijhoudt.

Voor gevoelige IT-problemen kun je een privéproject maken dat alleen het IT-team kan zien.

Hoe krijgt u toegang tot alle Asana-sjablonen

Als u een gratis gebruiker bent, liever uw eigen helpdeskproject vanaf nul opbouwt, of algemene beste praktijken voor Asana-projecten wilt, kunt u hier van start gaan.

Tips voor het bijhouden van IT-aanvragen

1. Leg aanvragen op uniforme wijze vast met formulieren om er sneller actie op te kunnen ondernemen

Eindeloos navraag doen naar de basisdetails van de helpdesk-aanvraag vertraagt het werk. Maak in plaats daarvan formulieren om voor elke IT-aanvraag de juiste details vast te leggen. Formulieren zijn direct verbonden met uw aanvraagproject zodat uw team begint met de informatie die het nodig heeft en het voor de aanvrager gemakkelijk wordt om u te geven wat u nodig hebt.

Formulieren kunnen door iedereen ingediend worden - zelfs als ze Asana niet gebruiken - door ze de link van het formulier te sturen. Zodra het formulier is ingediend, wordt het een nieuwe taak in uw project, zodat het prioriteit kan krijgen en toegewezen kan worden aan een teamgenoot met alle informatie die hij of zij nodig heeft.

Stel een formulier op door de hier uiteengezette stappen te volgen. En voeg projectregels toe om automatisch taken voor het indienen van formulieren toe te wijzen aan een IT-teamgenoot om ervoor te zorgen dat aanvragen na indiening prioriteit krijgen.

2. Houd verzoeken in gesprekken en e-mails actiegericht

Als u veel verzoeken via chat of e-mail krijgt, kunt u de aanvrager altijd de link naar uw formulier sturen, maar u hebt ook de mogelijkheid om integraties te gebruiken om snel actie te ondernemen in het gesprek.

Als u chats of e-mails krijgt met werk of vragen waar u iets aan kunt doen, kunt u die meteen vanuit uw inbox of bericht aan Asana toevoegen om ze als taak toe te wijzen, aan uw aanvraagproject toe te voegen, en nog veel meer.

Voor e-mail kun je de Asana voor Gmail, Outlook of andere e-mailclientinvoegtoepassingen gebruiken. Probeer voor chat de Asana voor Slack-integratie.

3. Prioriteer en organiseer aanvragen met aangepaste velden

Als u eenmaal een formulier hebt ingesteld, kunnen aangepaste velden u helpen om prioriteit te geven aan binnenkomende aanvragen en ze in categorieën te sorteren. Als u gewend bent aan spreadsheets, zou u dit kunnen doen door kolommen te filteren en te sorteren. Aangepaste velden zijn een krachtige vervanging, omdat zij deze informatie bijhouden in de context van het werk (in plaats van op een plaats die alleen een projectleider of teamleider kan zien).

Als u een veld 'aanvraagtype' toevoegt aan uw formulier, kunt u het toewijzen aan hetzelfde aangepaste veld in uw project. Dan zal de nieuwe taak specificeren of iemand een technisch probleem probeert op te lossen of nieuwe hardware probeert te krijgen.

4. Voorkom dubbel werk door aanvraagtaken in meer dan één project bij te houden

Het komt veel voor dat een IT-aanvraag deel uitmaakt van uitgebreidere IT-werkzaamheden en -initiatieven. In plaats van twee afzonderlijke taken te maken, kunt u taken in meerdere projecten opslaan om het werk in beide projecten bij te houden. Werk wordt zo niet dubbel gedaan en u kunt de juiste informatie in de juiste context bekijken.

1. Begin in de taak en typ Tab + P en vervolgens de naam van alle andere projecten waar u de taak aan wilt toevoegen.

Uw IT-team kan bijvoorbeeld een privéproject hebben dat leencomputers bijhoudt. Als er een nieuwe aanvraag binnenkomt om een computer te lenen, dan kunt u de taak opslaan in IT-aanvragen en het leencomputerproject, maar de rest van het leenproject privé houden.

5. Verlies nooit het zicht op deadlines

Voor aanvragen die tijdgevoelig zijn, kunt u vervaldatums gebruiken en er zo voor zorgen dat eventuele problemen zijn opgelost vóór presentaties, demo 's of vertrek voor zakenreizen. Selecteer een tijdstip door op de vervaldatum van een taak te klikken en Een vervaldatum toevoegen te selecteren.

Als een bepaalde taak met regelmatige tussenpozen moet worden herhaald, kunt u deze als terugkerend instellen om er zeker van te zijn dat u nooit meer vergeet een account te vernieuwen of aan de maandelijkse bestelcyclus te beginnen.

Tips voor de rapportage over aanvragen en de personeelsbezetting daarvoor

Monitor de projectvoortgang en beheer de IT-bezetting met portfolio 's en werkbelasting

Om inzicht te krijgen in de voortgang van het project en de bandbreedte van het team vast te stellen, verzamelen IT-leiders gewoonlijk informatie in vergaderingen, e-mails of spreadsheets, wat tijdrovend en onnauwkeurig kan zijn. In plaats daarvan kunt u een projectportfolio maken met alle belangrijke IT-projecten en uw IT-helpdesk om realtime voortgang, deadlines en prioriteit te zien, allemaal op één plek.

Gebruik vervolgens het tabblad Werkbelasting om de capaciteit van uw team te visualiseren op basis van de taken die ze al in Asana toegewezen hebben gekregen. Werkbelasting helpt u weloverwogen beslissingen te nemen over de personeelsbezetting om de werkbelasting in evenwicht te houden en belangrijk IT-werk op schema te houden.

Werkbelasting is standaard ingesteld op het aantal taken, maar wij weten dat niet alle taken gelijkvormig zijn. U kunt aangepaste inspanningsvelden instellen voor alle projecten in uw portfolio, om een beter idee te krijgen van het totale aantal uren of de inspanning die aan elke taak besteed wordt.

Bronnen voor IT-helpdesk

Wilt u meer tips? Leert u meer visueel? Wilt u zien hoe klanten zoals u IT-aanvragen beheren? Kijk dan eens naar deze middelen: