Capaciteitsplanning

Capaciteit plannen geven leiders de mogelijkheid om beslissingen over de middelen te optimaliseren door de personeelsbezetting van het project over lange perioden te visualiseren. In tegenstelling tot werkbelasting, waarmee taaktoewijzingen worden beheerd, kunt u met capaciteitsplannen personen toewijzen aan hele projecten en een overzicht op hoog niveau krijgen van hoe mensen worden bemand in verschillende werkstromen.

Merk op dat capaciteitsplannen en werkbelasting op dit moment niet zijn verbonden. Een collega kan worden toegewezen aan een project in een capaciteitsplan, maar heeft nog geen taken toegewezen gekregen, of omgekeerd.

De capaciteitsplanningsfunctie is beschikbaar op Asana Enterprise en Enterprise+ niveaus, evenals legacy tier Legacy Enterprise.

Een capaciteitsplan maken

Om een capaciteitsplan op te stellen, navigeer je naar Rapportage, onder het gedeelte Inzichten van de linkerbalk. Klik op de knop + Maken en selecteer Capaciteit plan.

Frame 629720.png

Middelen toewijzen

Als je een capaciteitsplan maakt, zie je twee tabbladen; Projecten en Mensen.

Projects and People tabs in capacity planning.png

Project tab

Je kan projecten of hele portfolio 's toevoegen via het tabblad projecten. Als u een portfolio toevoegt, voegt het alle projecten uit die portfolio toe aan het capaciteitsplan en blijft het op de hoogte als projecten worden toegevoegd of verwijderd uit de portfolio.

Klik op de knop + Project toevoegen om projecten of portfolio 's toe te voegen. Om uw team in de projecten te bemannen, voegt u de naam of het e-mailadres toe van de mensen die u voor elk project wilt bemannen.

Tabblad Personen

 

U kunt uw team toevoegen via het tabblad Personen door op de knop + Personen toevoegen in de linkerbovenhoek te klikken en de teamgenoten te selecteren die u aan projecten wilt toevoegen.

Voeg vervolgens je team toe door op de knop + Personen toevoegen in de linkerbovenhoek te klikken en de teamgenoten te selecteren die je aan projecten wilt toevoegen.

Zodra u uw team hebt toegevoegd, is het tijd om middelen toe te wijzen. Personeel voor uw team in verschillende projecten door op hun profielfoto in het capaciteitsplan te klikken en + Project toevoegen te selecteren om toe te wijzen. Voeg projecten toe waar mensen momenteel aan werken en in de toekomst aan zullen werken om een langetermijnoverzicht te krijgen van de capaciteit van uw team.

Als een collega al projecten aan hem heeft toegewezen in andere capaciteitsplannen (of op het andere tabblad), zelfs door andere mensen, zie je die toewijzingen nog steeds. Dit gaat ervan uit dat je toestemming hebt om de betrokken projecten te zien, op basis van de privacyinstellingen van het project.

Capacity planning in Projects tab.png

Toewijzingen maken en bewerken

Om een toewijzing aan te maken, klikt u eenvoudig op de plaats waar u deze wilt toevoegen. Er wordt automatisch een toewijzing gemaakt die overeenkomt met het zoomniveau van de tijd (dag, week, maand).

Je kunt deze toewijzingen uitbreiden of verkleinen door beide uiteinden naar de gewenste datums te slepen. U kunt de volledige toewijzing slepen wanneer de plannen wijzigen. U kunt ook toewijzingen verwijderen door de toewijzing te selecteren en op de delete-toets te drukken of er met de rechtermuisknop op te klikken.

Bulkacties

U kunt toewijzingen in bulk verplaatsen en in bulk verwijderen door de Ctrl- of Command-toets ingedrukt te houden, de toewijzingen te selecteren en ze allemaal samen te slepen of door op de delete-toets te drukken.

Het onderstaande voorbeeld laat zien hoe u toewijzingen in bulk kunt verplaatsen, opnieuw kunt toewijzen in bulk en in bulk kunt verwijderen.

Bulk actions.gif

Meerdere mensen toewijzen aan een enkel project

Meerdere personen kunnen tegelijkertijd aan een enkel project worden toegewezen via het tabblad Projecten. U kunt iedereen bekijken die op een project is bemand door op het driepunten-pictogram naast de projectnaam te klikken en op Projectdetails weergeven te klikken.

Bekijk het gif hieronder om te zien hoe u snel projectdetails kunt openen zonder het capaciteitsplan te verlaten.

Allocating multiple people to a single project.gif

Personen filteren

Op het tabblad mensen kunt u snel filteren op specifieke teamgenoten op naam of functietitel. Als u de werklast van alleen de IT-leden van het team wilt zien, typt u IT, klikt u op Alles selecteren en filter toepassen.

Houd er rekening mee dat functietitels worden beheerd via de beheerdersconsole. Afhankelijk van de instellingen van uw organisatie kunnen ze ook door elk individu worden beheerd.

Filter people in capacity planning.png

Projecten filteren

Vanaf het tabblad projecten kunt u het filter gebruiken om specifieke projecten te verbergen.

Beheer hoe capaciteit wordt gemeten

Beslis bij het plannen van een project hoe je de capaciteit wilt meten. U kunt kiezen tussen Procenttoewijzing, Geschatte uren of een eenvoudig Project of Aantal personen. Het is het beste om consistent te zijn met welke optie het beste werkt voor uw team.

Frame 629722 (1).png

Percentagetoewijzing

Procententoewijzing is de meest voorkomende en eenvoudige manier om te meten waar mensen hun tijd doorbrengen zonder zich zorgen te hoeven maken over het berekenen van uren.

Frame 629726.png

In het onderstaande voorbeeld zal Alan 90% van zijn tijd besteden aan het Global System Rehaul-project. Beverly werkt aan twee projecten waarvan de datums elkaar overlappen en ze zal 80% van haar tijd aan elk project besteden. Aangezien ze een week overcapaciteit zal hebben, wordt de capaciteit in het rood weergegeven, waardoor zij, haar team of haar manager op de hoogte worden gesteld om de zaken te verschuiven of wat extra hulp in te schakelen voor deze tijd.

Frame 629723 (1).png

Aantal mensen of projecten

Het aantal mensen of projecten toont gewoon het totale aantal projecten waaraan een persoon gedurende de gekozen tijd werkt of het aantal mensen dat aan een specifiek project werkt. In het voorbeeld kunnen we zien dat Alan enkele weken aan één project werkt, en twee per keer aan andere weken.

Frame 629725.png

Geschatte uren

Geschatte uren zijn het beste als u projecten precies tot op het uur plant en toewijzingen tegen deze schattingen wilt maken. Geschatte uren zijn meestal het gemakkelijkst wanneer je van week tot week plant, omdat maanden een gevarieerd aantal werkdagen hebben.

Frame 629724.png

Capaciteit aanpassen

Als u werkt met procentuele toewijzingen of geschatte uren, kunt u de capaciteit voor elk individu aanpassen in het menu. U kunt ieders capaciteit gelijk maken of elk individu handmatig aanpassen. Voor geschatte uren geldt dit voor de wekelijkse capaciteit.

Meldingen, privacy en toestemmingen

Meldingen

Het toewijzen van mensen aan een project met behulp van capaciteitsplanning stelt hen niet op de hoogte - gebruikers krijgen geen inboxmelding of e-mail als ze aan een project zijn toegewezen. Dit is ideaal om van tevoren te plannen, omdat u wijzigingen kunt aanbrengen, dingen kunt uitproberen en zelfs opnieuw kunt beginnen - zonder uw team te verwarren met meldingen of taken totdat u klaar bent om te delen.

Privacy en toestemmingen

Wanneer iemand aan een project wordt toegewezen, leeft die toewijzing op het project en is ze niet specifiek voor een enkel capaciteitsplan.

Dit betekent bijvoorbeeld dat als er een capaciteitsplan bestaat waarbij Alan wordt toegewezen aan het Global Systems Revisie project, en een collega een ander capaciteitsplan maakt waar ze Alan toevoegen, ze zullen zien dat hij voor bepaalde data wordt toegewezen aan het Global Systems Revisie project. Dit gaat ervan uit dat de collega toestemming heeft om een dergelijk project te zien. 

Was dit artikel nuttig?

Thanks for your feedback