Dodatek Asana dla Gmaila

Użyj dodatku Asana dla Gmaila, aby przekształcać wiadomości e-mail w zadania, przypisywać zadania, ustawiać daty wykonania i synchronizować je z projektami. Ten dodatek musi zostać pobrany z witryny dodatku  Gmail i działa z aplikacją Gmail na Androida i iOS.

W razie potrzeby możesz również dodać wybrane załączniki do wiadomości e-mail do zadania w Asanie.

Jeśli jesteś administratorem domeny, możesz zainstalować dodatek dla całej organizacji. Pamiętaj, że dodanie dodatku do instalacji administratora może potrwać do 7 dni.

Ponadto Google wymaga od administratorów wprowadzenia identyfikatora klienta OAuth2 w celu umieszczenia aplikacji na bezpiecznej liście. Identyfikator klienta OAuth2 dla Asana to: 923474483785-sqf6uk8vq1rqe853il0g2h4m98ji2fq6.apps.googleusercontent.com.

gmail add-on sign-in
  • Otwórz wiadomość e-mail i kliknij logo Asana w panelu bocznym. Zaloguj się, korzystając z danych logowania do konta Asana.
  • Dodatek może nie pojawić się od razu, jeśli został właśnie zainstalowany. W takim przypadku, spróbuj odświeżyć stronę, wylogować się, a następnie zalogować ponownie i/lub otworzyć kilka wiadomości e-mail. Ładowanie dodatków do Google może czasami potrwać kilka sekund.
gmail add-on logo
 
  • Po zalogowaniu zobaczysz opcję utworzenia nowego zadania i wyszukiwania zadań z poziomu wiadomości e-mail.

Tworzenie zadania w Asana z wiadomości e-mail

gmail add-on create a task

Podczas tworzenia zadania możesz:

  1. Zmienić nazwę zadania
  2. Dodaj osobę odpowiedzialną
  3. Ustaw datę wykonania
  4. Dodaj opis zadania
  5. Dodać zadanie do projektu

Synchronizacja e-mail

Synchronizacja wiadomości e-mail umożliwia synchronizację przyszłych odpowiedzi e-mail z zadaniami w Asana. Oznacza to, że nie musisz już tworzyć wielu zadań w Asana za każdym razem, gdy otrzymasz nową odpowiedź e-mail i usuniesz „pośrednika”, upewniając się, że kontekst wiadomości e-mail jest udostępniany wszystkim współpracowników uczestniczących w tym samym zadaniu lub projekcie.

Podczas tworzenia nowego zadania za pomocą dodatku do Gmaila możesz włączyć funkcję Synchronizuj przyszłe odpowiedzi na to zadanie. Wszystkie przyszłe odpowiedzi w tym wątku wiadomości e-mail zostaną automatycznie zsynchronizowane z zadaniem Asana jako komentarze.

Po zsynchronizowaniu zadania z wątkiem wiadomości e-mail możesz dodać współpracowników do zadania, aby udostępnić kontekst wiadomości e-mail bez konieczności regularnego aktualizowania zadania za każdym razem, gdy otrzymana zostanie nowa odpowiedź.

Konfiguracja i uwierzytelnianie synchronizacji e-mail

  1. Otwórz Gmaila i przejdź do wiadomości e-mail, z której chcesz utworzyć zadanie.
  2. Otwórz kartę Asana w prawym panelu.
  3. Zaloguj się do Asana, klikając Zaloguj się.
  4. Postępuj zgodnie z procesem autoryzacji, jak pokazano w powyższym GIF.
  5. Po zalogowaniu się możesz tworzyć zadania z wiadomości e-mail.

Synchronizowanie przyszłych odpowiedzi e-mail

  1. Otwórz kartę Asana w prawym panelu.
  2. W sekcji Opcje opcja Synchronizuj przyszłe odpowiedzi do tego zadania będzie domyślny zaznaczona. Spowoduje to aktualizację zadania w Asana za każdym razem, gdy otrzymana zostanie nowa odpowiedź e-mail. 
  3. Jeśli nie chcesz synchronizować przyszłych odpowiedzi na e-maile, usuń zaznaczenie tego pola. 

Aby zatrzymać synchronizację e-mail

Synchronizację wiadomości e-mail można zatrzymać na dwa sposoby:

  1. W w Asanie możesz usunąć załącznik e-mail, wybierając opcję Usuń załącznik. Spowoduje to zatrzymanie synchronizacji. Jeśli chcesz usunąć wcześniej zsynchronizowane wiadomości e-mail, użytkownicy z uprawnieniami do edycji mogą to zrobić ręcznie. 
  2. W dodatku Gmail przejdź z powrotem do wątku wiadomości e-mail, z którego chcesz usunąć synchronizację. Kliknij przycisk „Stop sync” (Zatrzymaj synchronizację).

Synchronizacja e-mail dla urządzeń mobilnych

Synchronizacja

wiadomości e-mail jest również dostępna w aplikacji mobilnej Gmail. Aby skonfigurować synchronizację e-mail na urządzeniu mobilnym:

  1. Otwórz dowolnego e-maila i przewiń w dół do sekcji dodatku Asana dla Gmaila.
  2. Utworzenie zadania z tego miejsca umożliwia również synchronizację przyszłych odpowiedzi z wiadomości e-mail z utworzonymi zadaniami.

Pamiętaj, że ta opcja będzie dostępna tylko za pośrednictwem telefonu komórkowego, jeśli została wcześniej zainstalowana w aplikacji internetowej Gmail. 

Często zadawane pytania dotyczące synchronizacji wiadomości e-mail

Kto może zobaczyć zsynchronizowane wiadomości e-mail?

Wszyscy użytkownicy, którzy zostali dodani do zadania, które jest zsynchronizowane z wątkiem wiadomości e-mail, mogą zobaczyć zsynchronizowane wiadomości e-mail.

Chcę zsynchronizować wątek wiadomości e-mail z więcej niż 5 wiadomościami. Dlaczego 5 ostatnich wiadomości z wątku wiadomości e-mail pojawia się w synchronizacji podczas tworzenia zadania?

Kiedy utworzysz zadanie i chcesz zsynchronizować wątek wiadomości e-mail z więcej niż 5 wiadomościami, do zadania zostanie dodanych tylko 5 ostatnich wiadomości. Jednak od tego momentu wszelkie przyszłe wiadomości e-mail są synchronizowane. 

Czy e-mail HTML jest obsługiwany?

Niestety nie, kod HTML jest konwertowany na tekst, gdy jest wyświetlany w Asana.

Nie widzę opcji „Synchronizuj przyszłe odpowiedzi”. Co mam zrobić?

Może się tak zdarzyć, jeśli użytkownik zalogował się przy użyciu nieprawidłowego adresu e-mail. Adres e-mail użyty do zalogowania się do Gmaila musi być zgodny z adresem e-mail użytym do zakończenia procesu uwierzytelniania w dodatku Asana dla Gmaila.

Szukasz lepszego sposobu zarządzania swoją pracą? Rozpocznij darmowy okres próbny Asana. Wypróbuj za darmo.

Czy ten artykuł był pomocny?

Thanks for your feedback