Zapomnij o czasochłonnym przeglądaniu swojej skrzynki odbiorczej w poszukiwaniu ważnych informacji lub zadań do wykonania. Przekształcaj wiadomości e-mail w łatwe do śledzenia zadania w Asanie, którymi możesz zarządzać od początku do końca.
Z dodatkiem Asana dla programu Outlook możesz korzystać z narzędzi w celu, do którego zostały stworzone: programu Outlook do komunikacji, a Asany — do zarządzania pracą. Dzięki temu Twój zespół będzie dokładnie wiedział, co i na kiedy musi wykonać. Z tym programem Asana dla programu Outlook możesz przekształcać wiadomości e-mail w wykonalne zadania, przekształcając je w nowe zadania lub komentarze w Asanie bez konieczności przełączania się między narzędziami.
Do korzystania z dodatku Asana dla programu Outlook wymagana jest subskrypcja Office 365 oraz dostęp do Microsoft AppSource. Oprócz aplikacji Outlook Web App obsługujemy aplikację komputerową Outlook 2021 dla systemu Windows i nowsze wersje oraz Outlook 2019 dla komputerów Mac w wersji 2019 lub nowszej. W przypadku subskrypcji wersji Office (tj. Microsoft 365) dla systemu Windows obsługujemy połączenie Windows 10 1903 oraz Office 365 16.0.11629 i ich nowsze wersje.
Zainstaluj Asanę dla programu Outlook
Ten nowy dodatek jest dostępny dla każdego, kto ma dostęp do Microsoft AppSource i korzysta z Asany i programu Outlook. Aby zainstalować dodatek Asana:
-
Przejdź do Microsoft Marketplace i kliknij Pobierz teraz.
-
Postępuj zgodnie z instrukcjami, aby dodać dodatek Asana do skrzynki odbiorczej programu Outlook.
Po wykonaniu powyższych kroków, na górnym pasku skrzynki odbiorczej w programie Outlook pojawią się przyciski Utwórz zadanie i Otwórz dodatek Asana z logo Asany.
Administratorzy zobaczą również opcję, aby zainstalować ją dla wszystkich członków swojej organizacji.
Przekształcaj wiadomości e-mail w wykonalne zadania
Ponieważ prośby i zlecenia często wysyłane są za pomocą wiadomości e-mail (np. weryfikacja plików z agencji, czy prośba o przesłanie plików projektowych od współpracownika), teraz możesz przekształcić je w zadania w Asanie bezpośrednio z programu Outlook. Nowe zadanie możesz przypisać do siebie lub członka zespołu, ustawić w nim datę wykonania lub dodać je do projektu, aby przechowywać je wraz z pozostałymi zadaniami.
Aby przekształcić e-mail w zadanie:
- Kliknij ikonę Asany u góry e-maila i kliknij Utwórz zadanie w Asanie
- Po dodaniu wszystkich ważnych informacji, kliknij Utwórz zadanie.
Obecnie możliwe jest wyłącznie ustawienie daty wykonania zadania w momencie jego tworzenia. Dodanie/zmiana daty wykonania istniejącego zadania nie jest w tej chwili możliwe.
Dodawanie wiadomości e-mail jako informacji kontekstowych do istniejących zadań
Nie wszyscy członkowie zespołu są adresatami wątków wiadomości e-mail, które zawierają ważne dla nich informacje, bez których nie mogą sprawnie wykonywać swojej pracy. Teraz możesz dodać e-mail w postaci komentarza do istniejącego zadania w Asanie wprost z Outlooka.
Niezależnie od tego, czy chodzi od ofertę agencji, wiadomość e-mail od kandydata, zawierający jego informacje kontaktowe czy wniosek pochodzący z innego działu - Twój zespół zawsze powinien mieć dostęp do informacji, których potrzebuje. Zamiast przełączać się pomiędzy narzędziami i ręcznie kopiować dane, po prostu dodaj wiadomość e-mail do istniejącego zadania w Asanie jako komentarz, bezpośrednio z programu Outlook.
Aby dodać wiadomości e-mail do istniejącego zadania:
- Kliknij ikonę Asany u góry e-maila i kliknij Otwórz dodatek do Asany
- Znajdź zadanie, do którego chcesz dodać wiadomość e-mail i kliknij Dodaj wiadomość e-mail.
Ustawienia
Z poziomu ustawień dodatku Asana dla programu Outlook możesz przełączać się pomiędzy obszarami roboczymi i organizacjami lub po prostu się wylogować.
Aby przejść do ustawień dodatku Asana dla Outlooka:
- Kliknij ikonę Asany u góry e-maila i kliknij Otwórz dodatek do Asany
- Kliknij ikonę koła zębatego, która pojawi się u góry okienka dodatku Asana dla programu Outlook.
Z tego miejsca możesz przełączać się pomiędzy domenami w Asanie lub po prostu się wylogować.
Szukasz lepszego sposobu zarządzania swoją pracą? Wypróbuj Asanę, korzystając z bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej. Wypróbuj za darmo