Aby być na bieżąco z aktywnością w Asana, możesz otrzymywać powiadomienia na swój adres e-mail lub w swojej Skrzynce odbiorczej.
Dostępne są cztery ustawienia powiadomień e-mail:
- Aktualizacje dotyczące aktywności
- Tylko wzmianki
- Codzienne podsumowania
- Tygodniowe raporty
Ustawienia powiadomień e-mail
Aby uzyskać dostęp do ustawień powiadomień e-mail:
- Kliknij swoje zdjęcie profilowe znajdujące się na górnym pasku i wybierz „Moje Ustawienia”...
- Przejdź do karty Powiadomienia.
- Zaznacz/odznacz wybrane pola, aby włączyć/wyłączyć powiadomienia e-mail.
Możesz również uzyskać dostęp do ustawień powiadomień e-mail ze swojej Skrzynki odbiorczej:
- Kliknij Skrzynkę odbiorczą na pasku bocznym.
- Kliknij ikonę z trzema kropkami po prawej stronie, aby rozwinąć menu
- Wybierz Zarządzaj powiadomieniami.
Wyłącz powiadomienia
Jeśli nie chcesz otrzymywać powiadomień e-mail, możesz wyłączyć je korzystając z instrukcji podanych w powyższej sekcji i używać wyłącznie Skrzynki odbiorczej w celu śledzenia powiadomień w Asana.
Aby ograniczyć liczbę powiadomień i zminimalizować chaos w skrzynce odbiorczej:
- Wyłącz powiadomienia e-mail
- Usuń siebie jako współpracownika z zadania, wiadomości lub projektu
- Dostosuj powiadomienia dla każdego projektu w sekcji „Moje Ustawienia”
Powiadomienia dotyczące usuniętych zespołów i projektów nie mogą zostać wyłączone, gdyż zawierają linki niezbędne do ich przywrócenia.
Jak filtrować powiadomienia:
Przejdź do Skrzynki odbiorczej, aby filtrować powiadomienia według następujących parametrów:
- Przypisane do mnie
- @Wzmianka
- Przypisane przeze mnie
- Tylko nieprzeczytane
Podsumowanie dzienne
Wyślemy do Ciebie przejrzystą, dzienną aktualizację (od poniedziałku do piątku, bez weekendów) dotyczącą tego, nad czym musisz się skupić danego dnia. E-mail ten będzie zawierać dowolną lub wszystkie trzy z poniższych sekcji:
Zadania ze zbliżającą się datą wykonania: obejmują one zadania przypisane do Ciebie, których termin wykonania przypada w ciągu następnych 5 dni.
Ostatnio przypisane zadania: ta sekcja obejmuje zadania, które zostały ostatnio przypisane do Ciebie, bez względu na to, czy zadanie ma określoną datę wykonania.
Zadania przypisane innym osobom: ta sekcja obejmuje zadania, które ostatnio zostały przypisane przez Ciebie innym osobom, bez względu na to, czy zadanie ma określoną datę wykonania.
Zaległe zadania nie pojawią się w e-mailach z dziennym podsumowanie.
Jeśli nie posiadasz zadań w żadnej z powyższych kategorii, sekcja ta nie zostanie uwzględniona w e-mailu.
Aktualizacje dotyczące aktywności
Otrzymasz powiadomienie e-mail w następujących sytuacjach:
- Ktoś przypisze Ci zadanie
- Ktoś anuluje przypisanie zadania do Ciebie
- Zmieni się data wykonania zadania przypisanego do Ciebie
- Zostaniesz dodany jako współpracownik do zadania
- Do zadania, w którym jesteś współpracownikiem, zostaną dodane nowe pliki
- W zadaniu, w którym jesteś współpracownikiem, zostaną dodane nowekomentarze
- Zadanie, w którym jesteś współpracownikiem zostanie oznaczone jako ukończone
- Zadanie, w którym jesteś współpracownikiem, zostanie polubione
- Ktoś polubi Twój komentarz
- Ktoś polubi Twój załącznik
- Ktoś polubi Twoje ukończenie zadania
- W zespole lub projekcie, którego jesteś członkiem zostanie rozpoczęta wiadomość
- Ktoś opublikuje komentarz w wiadomości, którą obserwujesz
- Do projektu, którego jesteś członkiem zostaną dodane nowe zadania
- W projekcie, którego jesteś członkiem zostanie opublikowana nowa aktualizacja statusu
- Zmieni się status zadania, na które czekasz
- Zadanie zostanie przeniesione do innej kolumny w projekcie w widoku tablicy
- Ktoś przypisze Ci zadanie wymagające zatwierdzenia
Powiadomienia dotyczące aktywności są wysyłane tylko dla działań i zmian dokonanych przez inne osoby; nie otrzymasz powiadomienia odnośnie działań wykonanych przez siebie.
Współpracuj nad zadaniami i wiadomościami albo usuń siebie jako współpracownika, aby zacząć lub przestać otrzymywać powiadomienia w swojej Skrzynce odbiorczej.
Powiadomienia wysyłane są automatycznie po ukończeniu zadań lub podjęciu na nich działań.
Odpowiadanie na powiadomienia
Odpowiedz na powiadomienie e-mail, aby:
- Oznaczyć zadanie jako ukończone - odpowiedz na wiadomość e-mail i wpisz Complete lub Done, jako pierwsze słowa swojej wiadomości
- Skomentować zadanie - odpowiedz na wiadomość e-mail
- Przypisać zadanie do członka zespołu - odpowiedz na wiadomość i dodaj adres e-mail członka zespołu w polu Do:
- Dodać członka zespołu jako współpracownika zadania - odpowiedz na wiadomość i dodaj adres e-mail członka zespołu w polu DW:
Wskazówki te znajdziesz u dołu powiadomień e-mail.
Nie zapisuj adresu „odpowiedz do” na liście kontaktów. To się zmieni.
Tygodniowy raport
E-maile z cotygodniowymi raportami są dostępne na poziomach Asana Advanced, Enterprise i Enterprise+, a także oraz wcześniejsze plany business i legacy Enterprise.
Raz w tygodniu wyślemy do Ciebie wiadomość e-mail zawierającą aktualizacje dotyczące statusu projektów w Twoich Portfolio.
W ciągu jednego tygodnia możesz otrzymać maksymalnie 20 wiadomości e-mail z cotygodniowym raportem.
Zgrupowane aktualizacje
Jeśli otrzymujesz wiele powiadomień w ciągu godziny, Asana zgrupuje je w pojedynczą wiadomość e-mail. Ważne powiadomienia - np. o przypisaniu zadań - będą zawsze wysyłane osobno, ale aktualizacje dotyczące nowo utworzonych lub ukończonych zadań zostaną zgrupowane.
Odczekamy 30 sekund przed wysłaniem powiadomień e-mail (np. niepodlegających grupowaniu powiadomień).
30-sekundowy próg otrzymywania powiadomień e-mail dotyczy tylko powiadomień krytycznych. Takim powiadomieniem jest np. informacja o przypisaniu do Ciebie zadania. Mniej ważne powiadomienia są wysyłane po 60 minutach.
Jeśli zarchiwizujesz te powiadomienia w ciągu 30-sekund], wstrzymamy wysłanie maili.
Wzorce grupowania
Wzorce grupowania zależą od typów powiadomień.
Powiadomienia są zgrupowane w jednej wiadomości e-mail, aby uniknąć bałaganu, a powiadomienia niezgrupowane są wysyłane oddzielnie dla każdej aktualizacji.
Co jest grupowane:
- Powiadomienia o przypisaniu zadania do poprzedniej osoby odpowiedzialnej (nie dotyczy bieżący <mmt:gls_c:2>j osoby odpowiedzialnej, która otrzymuje ważne powiadomienia)
- Powiadomienia dotyczące ukończenia zadań (z wyjątkiem sytuacji, gdy ukończone zadanie było kamieniem milowym)
Co nie jest grupowane:
- Zmiany w pola niestandardowe (jeśli są one włączone)
- Komentarze
- Powiadomienia typu „Użytkownik X ukończył ostatnie zadanie, na które czekasz”
- Powiadomienia dotyczące plików
Powiadomienia e-mail o projektach
Użytkownicy Asany otrzymają powiadomienia e-mail, gdy w zadaniu, nad którym pracują, zostaną opublikowane komentarze lub @wzmianki.
Wszyscy członkowie projektu powinni otrzymywać powiadomienia e-mail o komentarzach lub @wzmiankach.
Aby wszyscy członkowie projektu mogli otrzymywać powiadomienia mailowe, upewnij się, że projekt, nad którym pracują, ma zaznaczone wszystkie pola powiadomień członka w sekcji Ustawienia członka.
Jednak w przypadku zmiany właściciela projektu lub prośby o dołączenie do projektu członkowie projektu będą otrzymywać powiadomienia dotyczące pól niestandardowych tylko wtedy, gdy są współpracownikami w zadaniu lub obserwują zadanie, w którym wartość pola została zmieniona.
Podoba Ci się to, co widzisz? Już dziś wypróbuj Asana, korzystając z bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej. Wypróbuj za darmo.