Asana dla liderów zespołów

Ten artykuł zawiera wykonalne kroki, które możesz podjąć jako lider zespołu, aby pomóc Twojemu zespołowi w wykorzystaniu pełnego potencjału Asana.

Jeśli masz zaproszenie do Asana i nie wiesz, od czego zacząć, przeczytaj ten artykuł dla zaproszonych użytkowników.

Utwórz zespół

Gdy zalogujesz się po raz pierwszy lub założysz konto w Asana, będziesz częścią zespołu. Zespoły to grupa osób, które wspólnie pracują nad projektami. Na przykład dział IT będzie miał własny zespół, w którym będą dodawać projekty związane z IT i gdzie będą mogli wysyłać wiadomości istotne dla działu IT.

Możesz utworzyć zespół i zaprosić do niego współpracowników lub dodać ich do istniejącego zespołu, aby rozpocząć współpracę nad różnymi projektami. Jeśli zdecydujesz się utworzyć nowy zespół, możesz dodać nazwę zespołu, krótki opis zespołu i wybrać odpowiednie uprawnienia.

Po utworzeniu zespołu możesz rozpocząć tworzenie projektów i szablonów w tym zespole.

Za każdym razem, gdy utworzysz nowy projekt, poprosimy Cię o wybranie zespołu. Wszystkie projekty należące do zespołu będą widoczne na stronie tego zespołu. Na stronie Twojego zespołu będzie widoczny opis Twojego zespołu, jego członkowie, projekty i szablony.

team page

Dodaj pracę swojego zespołu do Asana

Przenieś projekty swojego zespołu do Asana

Drugim krokiem, który musisz wykonać, jest przeniesienie projektów i inicjatyw, nad którymi pracuje Twój zespół, do Asana. Wszystkie Twoje projekty przechowują wszystkie zadania i wiadomości w jednym miejscu. Umożliwi to delegowanie pracy innym członkom zespołu i monitorowanie postępów.

Załóżmy, że jednym z projektów, nad którymi pracuje Twój zespół, jest sezonowa kampania marketingowa. Zaczniesz od utworzenia projektu, a następnie tworzenia zadań i przypisywania ich do osób w zespole.

create project

Asana zapewnia bibliotekę szablonów, której możesz użyć podczas tworzenia projektu, lub możesz zacząć od podstaw i utworzyć własną.

Możesz użyć różnych widoków dla projektu. Widok kalendarza może być przydatny w przypadku projektu redakcyjnego na treść lub widok tablicy może być lepszy w przypadku projektu zleceń kreatywnych. Ostatecznie zależy to od tego, co najlepiej sprawdzi się dla Ciebie i Twojego zespołu.

Twórz projekty jeden do jednego

Projekty indywidualne to świetny sposób, aby przyzwyczaić Twój zespół do przypisywania zadań. Jeśli jesteś liderem zespołu, prawdopodobnie organizujesz cotygodniowe spotkania z członkami zespołu, aby sprawdzić ich postępy i omówić projekty lub cokolwiek, co może ich zainteresować.

Aby utworzyć indywidualny projekt, wykonaj te same kroki, co podczas tworzenia dowolnego innego projektu. Ty i inni członkowie zespołu możecie dodać tematy do tego projektu, które chcielibyście omówić podczas następnego spotkania. Upewnij się, że projekt jest prywatny, aby tylko Ty i odpowiedni członkowie zespołu mogli uzyskać do niego dostęp, ponieważ podczas tych spotkań mogą być omawiane poufne informacje.

 

Oto przykład, jak może wyglądać projekt jeden do jednego:

  1. Dodaj różne sekcje, aby zorganizować zadania
  2. Ustaw prywatność projektu jako prywatną

Utwórz tygodniową agendę spotkania

Jeśli masz cotygodniowe spotkania ze swoim zespołem, utworzenie projektu do agendy spotkania to kolejny doskonały sposób, aby zachęcić członków zespołu do korzystania z Asana.

Skorzystaj z agendy spotkania, aby dodać tematy do omówienia i zwiększyć wydajność spotkań. Każdy członek Twojego zespołu może dodać zadanie do agendy i przypisać je do siebie; w ten sposób wszyscy wiemy, kto i za co jest odpowiedzialny podczas spotkania.

Możesz utworzyć powtarzające się zadania dla każdego członka zespołu i nadać mu tytuł Pamiętaj, aby dodać tematy do omówienia przed kolejnym spotkaniem, aby członkowie zespołu pamiętali o dodaniu tematów do omówienia przed każdym spotkaniem.

Twórz portfolio, aby grupować projekty

Portfolio pomagają organizować wiele projektów w jednym miejscu. Możesz monitorować postęp kilku projektów jednocześnie i upewnić się, że nie są one opóźnione. Dowiedz się, jak utworzyć portfolio tutaj.

portfolio

W tym portfolio znajdują się wszystkie projekty związane z kampaniami marketingowymi. Członkowie portfolio mogą zobaczyć listę projektów należących do portfolio, oś czasu dla każdego projektu, pulpit nawigacyjny z odpowiednimi wykresami, aktualizacje statusu dotyczące postępów portfolio, obciążenie pracą dla każdego członka różnych projektów oraz wszelkie wiadomości dotyczące portfolio.

Deleguj zadania i monitoruj postępy

Po utworzeniu projektów i uporządkowaniu zespołu możesz zacząć przypisywać zadania swoim współpracownikom.

Obciążenie pracą to funkcja, za pomocą której możesz monitorować moce przerobowe swojego zespołu. Dzięki obciążeniu pracą możesz wyświetlić wydajność swojego zespołu i w razie potrzeby ponownie przypisać zadania. Dowiedz się więcej na temat tego, jak wykorzystać obciążenie pracą.

Gdy zaczniesz przypisywać zadania, Twoi współpracownicy otrzymają powiadomienia w Skrzynce odbiorczej. Poinformuj swój zespół, że Skrzynka odbiorcza Asana jest ich ulubionym narzędziem do aktualizowania zadań, projektów i wiadomości. Możesz zarządzać ustawieniami powiadomień, aby uniknąć szumów.

Określ zasady

Ustanowienie konwencji jest niezbędne, ponieważ pomoże Twojemu zespołowi zachować czystość i przejrzystość zadań i projektów. Przeczytaj nasz artykuł Ustal konwencje Asana, aby dowiedzieć się więcej o tym, jak zdefiniować konwencje swojego zespołu.

Etykieta zadania (zadanie)

Strach przed przypisywaniem zadań jest prawdziwy i większość użytkowników zmaga się z nim, gdy po raz pierwszy zaczyna korzystać z Asana. Zalecamy przekazanie tej etykiety zadań swojemu zespołowi, aby złagodzić ten problem i pomóc mu poczuć się bardziej komfortowo podczas przydzielania zadań innym.

Dodatkowe zasoby

  • Dołącz do naszego wirtualnego szkolenia z wdrażania Asana w swoim zespole, aby dowiedzieć się, jak umożliwić zespołowi płynne korzystanie z Asana.  

Czy ten artykuł był pomocny?

Thanks for your feedback