Dzięki Asanie, zespoły operacyjne mogą tworzyć, skalować i usprawniać projekty i procesy. Ten artykuł został przygotowany z myślą o zespołach, które znają już podstawy Asany i chcą zwiększyć wydajność oraz wypróbować płatne funkcje. Skorzystaj z powyższych linków, aby przejść do konkretnych przykładów zastosowania, lub zacznij od poniższych ogólnych wskazówek.
Jeśli dopiero zaczynasz tworzyć projekty w Asanie, rozpocznij od szablonu projektu operacyjnego, który pomoże Ci je uporządkować. Możesz też zaimportować arkusz kalkulacyjny, w którym obecnie planujesz działania operacyjne, aby szybko przenieść swój projekt do Asany.
Ogólne wskazówki dotyczące projektów operacyjnych
Poniższe wskazówki przydadzą się w przypadku różnych projektów operacyjnych - pomogą Ci łatwiej zarządzać planami projektów, osiami czasu, aktualizacjami statusu i priorytetami.
Monitoruj grupy projektów, osie czasu i moce przerobowe zespołu i nimi zarządzaj za pomocą portfolio
- Portfolio pomagają monitorować status grup projektów i łatwo identyfikować te, które wymagają Twojej uwagi. Na przykład możesz utworzyć portfolio dla wszystkich wdrożeń oprogramowania, aby śledzić ich postępy.
- Upewnij się, że menedżerowie projektów i liderzy regularnie publikują aktualizacje statusu, aby były wyświetlane w portfolio.
- Jeśli chcesz zobaczyć harmonogramy projektów na osi czasu, dodaj je do portfolio, a następnie otwórz zakładkę „Oś czasu”. Możesz go również użyć jako głównego kalendarza operacyjnego na kwartał lub rok.
- Zarządzaj obciążeniem zespołu i podejmuj trafne i efektywne decyzje kadrowe. Dodaj aktywne projekty zespołu do portfolio, a następnie przejdź do zakładki Obciążenie pracą, aby wyświetlić harmonogramy.
Ustalaj priorytety i organizuj zadania
- Pola niestandardowe pomagają zbierać informacje o każdym zadaniu w spójny sposób za pomocą pól rozwijanych, liczbowych lub tekstowych.
Na przykład możesz utworzyć pola do śledzenia postępów zadań, kosztów lub priorytetów.
- Sortuj projekty według pól niestandardowych, aby pogrupować zadania według pola (jak w arkuszu kalkulacyjnym) lub używaj pól do tworzenia raportów, które pomogą Ci zobaczyć, co może być zagrożone.
- Dzięki zależnościom możesz mieć pewność, że prace przebiegają we właściwej kolejności, a poszczególni członkowie zespołu wiedzą, kiedy mogą rozpocząć swoją część pracy.
- Twórz reguły, aby automatyzować pracę. Na przykład, możesz utworzyć regułę, która będzie nadawać priorytet wszystkim nowym wnioskom dodawanym do projektu wniosków operacyjnych, albo dodawać obserwujących, gdy zadanie przejdzie do określonego etapu.
Wskazówki dotyczące zarządzania projektami do śledzenia wniosków i propozycji projektów
Czy Twój zespół operacyjny otrzymuje wiele wniosków, pytań i propozycji od innych zespołów? Te wskazówki pomogą Ci szybciej przetwarzać wnioski, zaczynając od potrzebnych szczegółów z góry i usprawniając proces zatwierdzania.
- Ustandaryzuj proces przesyłania wniosków za pomocą formularzy. Wyeliminuj żmudną i czasochłonną komunikację na temat wniosku i jego wymagań, tworząc łatwy do wypełnienia formularz, aby zapewnić zespołowi wszystkie niezbędne informacje.
- Oszczędzaj czas swojego zespołu: przypisuj wnioski z datami wykonania i polem niestandardowym priorytetu członkom zespołu dopiero po ustaleniu priorytetu zadania. W ten sposób Twój zespół uniknie konieczności stawiania czoła lawinie pytań lub wniosków i nie zagubi się między różnymi zadaniami.
Wskazówki dotyczące wdrażania dostawców
Jeśli Twój zespół operacyjny jest odpowiedzialny za wybór lub wdrożenie nowego dostawcy, może zarządzać całym procesem w Asanie. Oto, jak to zrobić:
- Przekształcaj wiadomości e-mail w wykonalne zadania podczas procesu wyboru i wdrażania dostawców dzięki integracjom Asany z Gmailem i programem Outlook, aby nic nie umknęło Twojej uwadze.
- Utwórz projekt wdrażania nowych pracowników dla swojego zespołu, aby zyskać przejrzysty plan działania. Projekt możesz wykorzystać do komunikacji i wszystkich pytań związanych z wdrożeniem, aby wszystko odbywało się w jednym miejscu.
- Zaproś podwykonawców do Asany jako gości, aby mogli zobaczyć swoje zadania do wykonania i odpowiedzieć na pytania Twojego zespołu bezpośrednio w projekcie wdrażania.
Wskazówki dotyczące planowania celów
Zespoły operacyjne są często odpowiedzialne za planowanie celów i założeń dla zespołu lub firmy. Poniższy przepływ pracy ułatwia planowanie działań międzyfunkcyjnych (rocznych lub kwartalnych).
- Oszczędzaj czas dzięki szablonom. Cele i założenia są zazwyczaj ustalane w regularnych odstępach czasu. Aby szybko rozpocząć, skorzystaj z szablonu Asany lub zapisz własny szablon.
- Usprawnij i zwiększ przejrzystość procesu zatwierdzeń przez utworzenie zadania zatwierdzania. Osoba zatwierdzająca może dodać informację zwrotną bezpośrednio w zadaniu. Gdy zadanie zostanie ukończone, zyskasz jasność co do tego, czy prace zostały zatwierdzone.
- Po ustaleniu celów utwórz portfolio, w którym możesz śledzić główne projekty przyczyniające się do realizacji celów, ich postępy oraz oś czasu. Upewnij się, że menedżerowie projektów i liderzy zespołów regularnie aktualizują status w zakresie celów, za które są odpowiedzialni.
Jak utworzyć zadanie zatwierdzania w Asanie.
Więcej zasobów dla zespołów operacyjnych
Wolisz wiedzę podaną w formie wizualnej? Chcesz zobaczyć, jak nasi klienci usprawniają swoje działania operacyjne dzięki Asanie? Sprawdź te zasoby:
| Zasoby | Link |
|---|---|
| Szablony dla zespołów operacyjnych | Zobacz wszystkie szablony operacji |
| Samouczek | Obejrzyj filmik z serii „Jak |
| Studium przypadku | Przeczytaj, jak Epitaph Records, Barfoot & Thompson i Morning Coworking zarządzają działaniami operacyjnymi w Asanie |
| Połącz się ze Społecznością | Weź udział w nadchodzącym szkoleniu lub rozpocznij wątek na forum naszej społeczności |