Usprawnienie procesów zatwierdzania i przekazywania informacji zwrotnych to doskonały sposób na przyspieszenie pracy zespołu i komunikowanie, czy praca znajduje się na właściwej ścieżce, czy nie. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, na jakich etapach przepływu pracy wprowadzić zatwierdzenia i uzyskać konkretne wskazówki, jak to zrobić.
Przykłady wykorzystania opinii zwrotnych i procesu zatwierdzeń
Oto kilka z wielu przykładów, w jaki Twój zespół może zacząć przekazywać informacje zwrotne w Asanie za pomocą funkcji adnotowania, zatwierdzeń i pól niestandardowych:
| Zespół | Przykład |
|---|---|
| Wszystkie | Użyj formularzy, aby przesyłać zlecenia lub propozycje projektów, a następnie przekształcać je w zadanie z zatwierdzeniem zanim praca zostanie rozpoczęta |
| Ogólne | Dodaj pole niestandardowe postępu zadania do dowolnego projektu, aby zobaczyć na jakim etapie znajduje się zadanie i posortować swój projekt według tego pola niestandardowego |
| Projekt | Zostaw informacje zwrotne bezpośrednio na obrazach dzięki funkcji adnotowania. |
| Marketing | Przypisz zadania zatwierdzania do dyrektora ds. marketingu, aby sfinalizować kampanie i materiały. |
| Operacje | Zatwierdź budżety i oferty dostawców za pomocą zadań zatwierdzania |
Wskazówki dotyczące tworzenia skutecznych zatwierdzeń
Upewnij się, że Twoja praca zostanie zatwierdzona na czas tworząc jak najlepsze zadania zatwierdzania. A oto, jak to zrobić:
- Upewnij się, że tworzysz zadanie zatwierdzania (a nie zwykłe zadanie). W tym celu, poszukaj ikony pieczątki.
- Dołącz dowolny plik, który wymaga zatwierdzenia, aby osoba zatwierdzająca mogła od razu do niego przejść.
- Przypisz zadanie z datą wykonania do osoby zatwierdzającej.
Wskazówki, jak skutecznie zatwierdzać
Nikt nie chce blokować pracy innych. Wypróbuj tych wskazówek, jak szybko i sprawnie udzielać zatwierdzeń i przekazywać informacje zwrotne:
- Dodawaj adnotacje do obrazów i plików PDF. Twój komentarz zwrotny pozostanie widoczny w kontekście, a na jego podstawie utworzone zostanie wykonalne zadanie, co pozwoli Ci upewnić się, że zostanie on uwzględniony przez twórcę.
- Użyj komentarzy do zadania, aby wyjaśnić powód zaakceptowania lub odrzucenia zatwierdzenia lub konieczności wprowadzenia w nim zmian.
- Jeśli coś nie zostało zatwierdzone lub wymaga zmian, przypisz zadanie ponownie do osoby odpowiedzialnej za wprowadzenie zmian. (Klienci planu Premium mogą ustawić regułę, która zrobi to za nich!)
Zapobieganie wąskim gardłom
Zatwierdzenia mogą blokować, jak i odblokowywać projekty. Bez względu na to, czy jesteś menedżerem projektu, współpracownikiem, czy osobą zatwierdzającą, oto kilka sposobów, które pomogą Ci uniknąć wąskich gardeł:
- Twórz zależności zadań, aby upewnić się, że zadania są wykonywane we właściwej kolejności, bez potrzeby wysyłania dodatkowych powiadomień. Jeśli musisz ukończyć projekt przed jego zatwierdzeniem, zależności pozwolą zwrócić uwagę osoby zatwierdzającej w odpowiednim czasie.
- Jeśli zarządzasz wieloma zatwierdzeniami, utwórz raport z wyszukiwania zaawansowanego dla zatwierdzenia przypisanego do mnie, aby mieć pewność, że jesteś ze wszystkim na bieżąco.
Zasoby związane z zatwierdzeniami i raportowaniem
Wolisz wiedzę podaną w formie wizualnej? Chcesz zobaczyć, jak nasi klienci monitorują zatwierdzenia i raportują o postępach w swojej pracy? Sprawdź te zasoby:
| Zasoby | Link |
|---|---|
| Kurs na żądanie | Zarejestruj się w Akademii Asany |
| Połącz się ze Społecznością | Weź udział w nadchodzącym szkoleniu lub rozpocznij wątek na forum naszej społeczności |