Planowanie imprez charytatywnych

Jak utworzyć projekt imprezy charytatywnej w Asanie

Projekt wydarzenia można utworzyć na kilka sposobów. Aby szybko rozpocząć:

1. Zacznij od naszego szablonu imprezy charytatywnej i dostosuj go do potrzeb swojej organizacji.
2. Zaimportuj istniejący arkusz kalkulacyjny, w którym aktualnie zarządzasz wydarzeniami.

Jak uzyskać dostęp do wszystkich szablonów Asany

Jeśli wolisz utworzyć własny plan wydarzenia od podstaw lub chcesz poznać ogólne, najlepsze praktyki dotyczące projektów w Asanie, rozpocznij od tych wskazówek.

Planujesz wiele imprez charytatywnych jednocześnie?

Jeśli używasz naszego szablonu:

1. Zduplikuj [PRZYKŁADOWE ZADANIE] w szablonie, zmień jego nazwę i przekształć je w projekt.
2. Następnie dodaj te projekty do portfolio, aby śledzić wszystkie imprezy charytatywne jednocześnie i zarządzać nimi w jednym miejscu.

Współpracujesz z dostawcami, agencjami lub podwykonawcami?

Śledzenie terminów, materiałów i konwersacji między wieloma stronami trzecimi za pośrednictwem poczty e-mail jest skomplikowane. Dla ułatwienia, rozważ dodanie ich jako gości do projektu. W ten sposób zyskają dostęp do wszystkich planów oraz terminów i będą mogły śledzić produkty końcowe.

Chcesz, aby inne wydarzenia pozostały prywatne? Nadal możesz zapraszać strony trzecie do Asany, ale ustaw projekt jako prywatny i dodawaj je tylko jako obserwujących zadanie. Będą mogli zobaczyć tylko to zadanie.

Wskazówki dotyczące realizowania czynności związanych z wydarzeniem i zarządzania nimi

Jeśli masz już gotowy projekt do planowania imprez charytatywnych, możesz skorzystać z tych wskazówek, aby nim zarządzać w miarę realizacji zadań.

1. Zaplanuj swoje wydarzenie, używając widoku Osi czasu i modyfikuj je w razie potrzeby

Większość planów wydarzeń ma wiele ważnych terminów i zależności składających się na ten ważny dzień. Widok osi czasu pozwala na ich wyznaczenie przed rozpoczęciem prac, aby mieć pewność, że wszystkie elementy tworzą spójną całość.

Jak utworzyć plan korzystając z Osi czasu:

1. Przeciągaj i upuszczaj zadania na osi czasu, aby je zaplanować. Jeśli wykryjesz konflikty czasowe, po prostu ponownie przeciągnij i upuść zadanie, aby przełożyć je na inny termin.
2. Wydłuż zakres dat w zadaniu, aby przypisana do niego osoba mogła łatwiej oszacować czas i terminowo zrealizować prace.
3. Jeśli zadania muszą być wykonane w określonej kolejności, wyznacz zależności przeciągając ikonę kropki, która pojawi się po najechaniu kursorem na zadanie, do powiązanego z nim zadania.

W miarę postępów prac, widok Osi czasu pozwala również na dostosowywanie planu. Na przykład, jeśli zarezerwowanie miejsca trwa dłużej, niż zaplanowano, możesz zmienić terminy i zobaczyć, jak wpłynie to na ogólny plan dzięki widokowi Osi czasu.

2. Śledź ważne wiadomości e-mail bez konieczności czasochłonnego sprawdzania skrzynki odbiorczej dzięki integracjom z pocztą e-mail

Zawsze możesz zaprosić dostawców do projektu wydarzenia, ale jeśli komunikujesz się z nimi przez e-mail, wypróbuj integracje Asana dla Gmaila, Outlooka lub innych klientów poczty e-mail. Dzięki temu, po otrzymaniu ważnych informacji lub załączników w wiadomości e-mail, możliwe będzie błyskawiczne dodanie ich do Asany lub przekształcenie w zadanie. W rezultacie nie przegapisz żadnego kluczowego szczegółu ani wniosku, a także zaoszczędzisz czas związany z porządkowaniem skrzynki odbiorczej.

3. Dodawaj konkretne i wykonalne komentarze bezpośrednio w materiałach do imprezy charytatywnej korzystając z funkcji adnotowania

Możliwość pozostawienia oraz wprowadzenia konkretnych, wykonalnych informacji zwrotnych w materiałach do wydarzenia, takich jak zaproszenia e-mail lub plakaty na wydarzenie, znacznie ułatwia pracę i może przyczynić się do sukcesu imprezy. Funkcja adnotowania w Asanie umożliwia osobom dokonującym przeglądu pozostawianie komentarzy bezpośrednio na plikach, dzięki czemu informacje widoczne są w kontekście. Każdy komentarz jest przekształcany w wykonalne podzadanie, a jego twórca decyduje, w jaki sposób go wykorzystać.

Podczas burzy mózgów nad materiałami i pomysłami na wydarzenie, warto utworzyć osobne zadanie dla każdego materiału/pomysłu i użyć przycisku „lubię to”, aby przeprowadzić głosowanie wśród członków zespołu.

Wskazówki dotyczące zarządzania czynnościami do wykonania w dniu wydarzenia

1. Pracuj w drodze i offline dzięki aplikacji mobilnej Asany

Jeśli Twój zespół pracuje na miejscu wydarzenia, dostęp do kluczowych informacji i sprawdzenie zadań pozostałych do wykonania może być utrudnione. Dzięki aplikacji mobilnej Asany, Twój zespół może w każdej chwili uzyskać dostęp do planu wydarzenia, nawet bez połączenia z Internetem.

2. Przekształcaj konwersacje w wykonalne działania dzięki naszej integracji ze Slack

Wiele zespołów korzysta z Asany i aplikacji Slack, aby koordynować działania i prowadzić konwersacje, zwłaszcza podczas wydarzenia. Zamiast wybierać pomiędzy tymi narzędziami, połącz je ze sobą korzystając z integracji Asana dla Slack.

Jeśli członek twojego zespołu poprosi Cię o podzielenie się opinią na temat swojej prezentacji akurat wtedy, gdy będziesz wykonywać inne zadanie związane z wydarzeniem, przekształć jego wiadomość w zadanie w Asanie bezpośrednio z aplikacji Slack, aby nie zapomnieć o jego wykonaniu i mieć łatwy dostęp do wszystkich informacji kontekstowych.

Wskazówki dotyczące raportowania na temat czynności wykonywanych w związku z wydarzeniem i ich

1. Komunikuj się z całym zespołem bez organizowania dodatkowych spotkań

Zamiast organizować spotkanie w celu sprawdzenia statusu zadania lub przekazania aktualizacji zespołowi, możesz to zrobić w Asanie na kilka sposobów:

• Dodawaj komentarze w zadaniach, aby informować o postępach zadania, przekazywać informacje zwrotne lub zadawać pytania.
• Użyj aktualizacji statusu projektu (w zakładce „Postęp” w projekcie), aby przekazywać najważniejsze informacje o postępach projektu, na przykład osiągnięcie kamieni milowych czy dotrzymanie terminów lub o zagrożonych zadaniach.
• @wspomnij swoich współpracowników, odpowiednie zadania, projekty lub konwersacje, aby bezpośrednio dodać do nich link w dowolnym opisie lub komentarzu.
  
  

2. Monitoruj postępy i zarządzaj przydziałem osób do zadań w ramach wydarzeń dzięki Portfolio i widokowi Obciążenia pracą

Aby zrozumieć postępy projektów i ocenić moce przerobowe zespołu, koordynatorzy wydarzeń często zbierają informacje na spotkaniach, poprzez e-maile lub arkusze kalkulacyjne, co może być czasochłonne i niedokładne. Zamiast tego, utwórz portfolio, dodając do niego wszystkie plany wydarzeń, aby śledzić w czasie rzeczywistym postępy, daty wydarzeń i priorytety w jednym miejscu.

Następnie przejdź do zakładki Obciążenie pracą, aby zwizualizować wydajność zespołu w oparciu o zadania przypisane w Asanie. Widok ten pomoże Ci podejmować świadome decyzje kadrowe, aby utrzymać zrównoważony przydział zadań i zapewnić terminową realizację zadań związanych z wydarzeniami.

Zasoby dotyczące planowania wydarzeń i zarządzania nimi w Asanie

Wolisz wiedzę podaną w formie wizualnej? Chcesz zobaczyć, jak nasi klienci planują wydarzenia w Asanie? Sprawdź te zasoby: