Complemento Asana para Gmail

Use o complemento Asana for Gmail para transformar e-mails em tarefas, atribuir responsáveis, definir datas de conclusão e sincronizar os projetos. Este add-on deve ser baixado do marketplace de add-ons do Gmail e funciona com o aplicativo Gmail para Android e iOS.

Também será possível escolher, se for o caso, os anexos de e-mail que deseja adicionar à tarefa na Asana.

Se você for o administrador do seu domínio, poderá instalar o complemento para toda a sua organização. Observe que pode levar até sete dias para que o add-on seja exibido ao fazer a instalação administrativa.

Além disso, os administradores devem informar o OAuth2-client-id para colocar o aplicativo na lista de segurança, por exigência do Google. O OAuth2-client-id da Asana é o seguinte: 923474483785-sqf6uk8vq1rqe853il0g2h4m98ji2fq6.apps.googleusercontent.com.

gmail add-on sign-in
  • Abra um e-mail e clique no logotipo da Asana no painel lateral. Inicie sessão com as informações da sua conta Asana.
  • Se o complemento acabou de ser instalado, poderá não ser exibido imediatamente. Se isso ocorrer, tente recarregar a página, fazer logout e login novamente, e abrir vários e-mails. Os complementos do Google podem por vezes demorar vários segundos para carregar.
gmail add-on logo
 
  • Depois de iniciar sessão, verá a opção de criar uma nova tarefa e procurar uma tarefa a partir do seu e-mail.

Criar tarefa Asana a partir de e-mail

gmail add-on create a task

Ao criar uma tarefa, é possível:

  1. Altere o nome da tarefa
  2. Adicione um responsável
  3. Defina uma data de conclusão
  4. Adicione uma descrição à tarefa
  5. Adicionar a tarefa a um projeto

Sincronização de e-mails

A sincronização de e-mails permite sincronizar futuras respostas de e-mail a tarefas na Asana. Isso significa que você não precisa mais criar várias tarefas da Asana sempre que receber uma nova resposta por e-mail e elimina o “intermediário”, garantindo que o contexto do e-mail seja compartilhado com todos os colaboradores que contribuem para a mesma tarefa ou projeto.

Ao criar uma nova tarefa usando o complemento do Gmail, você pode ativar o recurso Sincronizar respostas futuras a esta tarefa. Todas as respostas futuras nesta conversa por e-mail serão sincronizadas automaticamente com a tarefa da Asana como comentários.

Depois que uma tarefa é sincronizada com um histórico de e-mail, você pode adicionar colaboradores à tarefa para compartilhar o contexto do e-mail sem precisar atualizar regularmente a tarefa sempre que uma nova resposta de e-mail for recebida.

Configuração e autenticação de sincronização de e-mail

  1. Abra o Gmail e navegue até o e-mail a partir do qual deseja criar uma tarefa.
  2. Abra a guia Asana no painel do lado direito.
  3. Inicie a sessão na Asana clicando em Iniciar a sessão.
  4. Após o fluxo de autenticação, conforme mostrado no GIF acima.
  5. Depois de iniciar a sessão, você poderá criar tarefas a partir de e-mails.

Sincronizando futuras respostas de e-mail

  1. Abra a guia Asana no painel do lado direito.
  2. Em Opções, a opção para Sincronizar respostas futuras a esta tarefa será marcada por padrão. Isso atualizará a tarefa na Asana sempre que receber uma nova resposta por e-mail. 
  3. Se você não quiser sincronizar as respostas de e-mail futuras, desmarque esta caixa. 

Para interromper a sincronização de e-mails

A sincronização de e-mail pode ser interrompida de duas maneiras:

  1. Na Asana, é possível remover o anexo de e-mail selecionando Excluir anexo. Isto irá parar a sincronização. Se você deseja excluir as mensagens de e-mail sincronizadas anteriormente, os usuários com acesso de edição podem fazê-lo manualmente. 
  2. No complemento do Gmail, navegue de volta para o tópico de e-mail do qual você quer remover a sincronização. Clique no botão Parar sincronização.

Sincronização de e-mail para dispositivos móveis

A sincronização de

e-mails também está disponível no aplicativo para dispositivos móveis do Gmail. Para configurar a sincronização de e-mails nos dispositivos móveis:

  1. Abra qualquer e-mail e role a página até a seção de complementos da Asana para Gmail.
  2. Criar uma tarefa a partir daqui também oferece a opção de sincronizar respostas futuras de um e-mail com as tarefas criadas.

Observe que esta opção só estará disponível via celular se tiver sido instalada anteriormente no aplicativo da web do Gmail. 

Sincronização de e-mails - Perguntas frequentes

Quem pode ver mensagens de e-mail sincronizadas?

Todos os utilizadores adicionados à tarefa sincronizada com um histórico de e-mail podem ver as mensagens de e-mail sincronizadas.

Quero sincronizar um tópico de e-mail com mais de 5 mensagens. Por que as 5 mensagens mais recentes do histórico de e-mails aparecem na sincronização quando crio a tarefa?

Quando você cria uma tarefa e deseja sincronizar um tópico de e-mail com mais de 5 mensagens, apenas as 5 mensagens mais recentes são puxadas para a tarefa. No entanto, todas as mensagens de e-mail futuras são sincronizadas a partir desse momento. 

O e-mail em HTML é suportado?

Infelizmente, o HTML é convertido em texto quando exibido na Asana.

Não vejo a opção "Sincronizar respostas futuras". O que devo fazer?

Isto pode acontecer se um utilizador tiver iniciado sessão com o endereço de e-mail incorreto. O endereço de e-mail usado para fazer login no Gmail deve corresponder ao endereço de e-mail usado para concluir o processo de autenticação do complemento Asana para Gmail.

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