Os campos personalizados permitem acrescentar mais dados às tarefas dos seus projetos Asana. Você pode criar campos para o estágio, a prioridade, o custo ou qualquer outra coisa importante para o seu fluxo de trabalho, equipe e empresa. Isto permite que os indivíduos tenham clareza sobre o trabalho que ocorre na sua organização.
Há dois tipos de campos personalizados que podem ser criados na Asana:
- Os campos personalizados locais são específicos para um único projeto ou portfólio.
- Os campos personalizados globais são adicionados à biblioteca de campos da sua organização, o que significa que podem ser reutilizados em toda a organização.
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Criar um campo personalizado global utilizável por toda a organização
Para criar um campo personalizado global, clique no botão Adicionar campos se ainda não adicionou campos ao projeto.
Na janela Adicionar campo personalizado, é possível:
- Adicionar o título do campo
- Selecionar o tipo de campo
- Adicionar uma descrição
- Adicionar o campo à biblioteca da sua organização para torná-lo disponível para toda a organização (global)
Criar um campo personalizado local para um projeto ou portfólio específico
Para criar um campo personalizado local, clique no ícone + no canto superior direito se ainda não adicionou campos ao projeto.
Na janela Adicionar campo personalizado, é possível:
- Adicionar o título do campo
- Selecionar o tipo de campo
- Adicionar uma descrição
- Lembre-se de não adicionar o campo à biblioteca de campos da sua organização se quiser torná-lo restrito ao projeto específico (local).
- Excluir o campo
- Salvar as alterações
Limitações e tipos de campo
Há vários tipos de campos diferentes para escolher, alguns dos quais têm opções adicionais associadas a eles:
| Campo | Opção adicional |
|---|---|
| Seleção única | Itens suspensos com seleção única por campo |
| Seleção múltipla | Itens suspensos com possibilidade de múltiplas seleções por campo |
| Texto | |
| Data | Escolher uma data independente da data de conclusão da tarefa |
| Pessoas | Escolher uma pessoa dentro da organização |
| Número | Casas decimais |
| Por cento | Casas decimais |
| Moeda | Casas decimais |
| Escolher uma opção da biblioteca | Exibir campos recentes da sua organização |
- Atualmente cada projeto pode conter no máximo 100 campos.
- Você pode adicionar até 60 campos por tarefa (isto pode ser realizado acrescentando a mesma tarefa a diversos projetos).
- Um campo personalizado suspenso pode conter, no máximo, 500 opções de valor do campo.
O campo personalizado com seleção múltipla permite selecionar diversos valores ao mesmo tempo em um só campo. Após escolher o campo personalizado com seleção múltipla, preencha as opções relevantes no painel de edição do campo. Para usar o campo personalizado com seleção múltipla no seu projeto, localize o campo que deseja editar e selecione todas as opções aplicáveis.
Escolher um campo existente da sua biblioteca
Pode tornar os campos personalizados globais em toda a organização, para que você e os seus colegas possam usar um campo personalizado em vários projetos. Você também tem a opção de criar campos locais para um único projeto ou portfólio.
Você pode escolher os campos personalizados globais na biblioteca de campos da sua organização.
Navegue até o menu Personalizar na barra de ferramentas e clique em Adicionar campo.
A partir daqui:
- Clicar em Escolher da biblioteca
- Selecione o campo que deseja adicionar ao seu projeto nos resultados de digitação antecipada
Campos personalizados criados na Asana
Encontre aqui uma lista de campos personalizados configurados pela Asana.
Esses campos serão adicionados à sua organização somente se você criar um projeto a partir de um modelo Asana que os inclua.
Visualize os campos personalizados em um projeto
Você pode ver os campos personalizados como colunas em um projeto.
Na visualização em lista do seu projeto:
Os campos personalizados serão exibidos como colunas na lista de tarefas do painel principal.
Você também pode ver os campos personalizados dentro de uma tarefa:
Os campos personalizados serão exibidos no painel de detalhes da tarefa, à direita.
Se uma tarefa pertencer a vários projetos que contenham campos personalizados diferentes, todos os campos vão aparecer no painel de detalhes da tarefa.
Campos de nível de visualização
Os campos de nível de visualização permitem exibir diferentes campos personalizados para visualizações de quadro e lista do mesmo projeto.
Ao clicar no menu suspenso Mostrar campos para visualização de lista ou quadro, você pode arrastar e soltar campos personalizados para reorganizá-los dentro desse menu e ativar e desativar a visibilidade dos campos.
Essas alterações serão salvas automaticamente apenas para essa visualização, o que significa que é possível exibir campos diferentes para a visualização em lista e em quadro do mesmo projeto. É possível editar os campos de uma visualização sem afetar a outra.
As capturas de tela abaixo mostram como a lista de campos personalizados difere entre a visualização em lista e em quadro do mesmo projeto.
Visualização de lista
Visualização em quadro
Clicar em Gerenciar campos personalizados o levará ao menu Personalizar do seu projeto, onde você pode adicionar campos personalizados, alterar a ordem em que os campos são exibidos no painel de tarefas e muito mais.
Editar campos
É possível editar um campo personalizado usando a barra de ferramentas ou o cabeçalho da coluna.
Clique no ícone do lápis próximo ao nome do campo.
Você também pode editar um campo personalizado usando o cabeçalho da coluna. Clique na seta do menu suspenso ao lado do campo personalizado e selecione Editar campo.
No caso dos campos personalizados globais da sua organização, as edições serão aplicadas de maneira global a todos os projetos que os utilizarem.
Como excluir permanentemente um campo:
Para excluir permanentemente um campo:
- Clique no ícone do lápis próximo ao nome do campo
- Clique em Excluir o campo
- Digite o nome do campo
- Clique em Excluir
Editar campos suspensos
Ao editar um campo suspenso, você pode:
- Editar a cor da opção do campo
- Remover uma opção do campo
- Adicionar uma nova opção ao campo
- Excluir o campo completamente
Reordenar opções suspensas
Arraste e solte as opções suspensas para reordená-las no campo personalizado.
Se você remover um valor suspenso das opções de valor do seu campo, as tarefas que usam esse valor vão mantê-lo. O campo poderá, em seguida, ser alterado para outro valor, mas você não poderá alterá-lo de volta para um item excluído.
Edite os campos numéricos
Ao editar um campo numérico, você pode:
- Modifique o campo por moeda, número, porcentagem, rótulo personalizado ou não formatado.
- Modificar o número de casas decimais exibidas
- Excluir o campo completamente
Ao reduzir as casas decimais do seu campo, todos os valores atuais são mantidos, mas os números são arredondados para cima ou para baixo. Se voltar a aumentar as casas decimais do mesmo campo, o valor original aparece novamente.
Remover campos personalizados de um projeto
Remova seu campo de um projeto se ele não for mais necessário ou aplicável.
Você também pode selecionar a opção Remover campo do projeto clicando na seta de menu suspenso ao lado do nome do campo personalizado no cabeçalho da coluna.
Quando você remove um campo, ele é removido apenas do projeto atual, ou seja, ele não é excluído completamente. Os outros projetos da organização que o utilizam continuarão utilizando-o, e o campo pode ser adicionado a novos projetos.
Valores retidos
A remoção de um campo do seu projeto não exclui os valores desse campo das tarefas do seu projeto.
Se o seu campo estiver preenchido, o campo personalizado e seu valor ainda aparecerão no painel direito dos detalhes da tarefa.
Se o seu campo estiver vazio, o campo personalizado também desaparecerá dos detalhes da tarefa no painel direito.
Ocultar um campo personalizado
É possível ocultar um campo personalizado clicando na aba Personalizar na barra de ferramentas e pressionando o ícone de alternância.
Ordenar por campos personalizados
A partir da barra de ferramentas do projeto
Ordene o seu projeto por campo personalizado na visualização de lista.
Para ordenar o seu projeto por campo personalizado:
- Clique no ícone de ordenação na barra de ferramentas do seu projeto
- Selecione o campo personalizado.
Se quiser salvar esta como a visualização padrão, clique na seta do menu suspenso próximo ao cabeçalho do projeto e selecione "Salvar como layout padrão".
Ordenar usando a seta no cabeçalho da coluna
Também é possível ordenar por campo personalizado usando a seta no cabeçalho do projeto.
Ao ajustar o valor de campo personalizado de uma tarefa, o projeto será reordenado automaticamente.
Visualizações de campos personalizados e de busca
Use as visualizações de busca para pesquisar as tarefas que usam o mesmo campo personalizado em vários projetos.
Em primeiro lugar, clique na barra de busca para acessar as opções de busca avançada. Em seguida, clique em Adicionar filtro e selecione Adicionar campo personalizado.
O campo personalizado deve ser adicionado à biblioteca de campos da sua organização para ser exibido nas opções de busca avançada.
Etiquetas de campos de moeda e porcentagem
Você pode criar um campo personalizado para a moeda ou porcentagem.
A partir da visualização de grade de lista do seu projeto:
- Clique no ícone Personalizar na barra de ferramentas
- Clique em Add field (adicionar campo)
A partir do separador Adicionar campo personalizado:
- Adicione o título do campo
- Adicionar tipo de campo
- Adicione as unidades, os decimais e confira a visualização
- Escolha o acesso de edição do seu campo
- Criar campo
Calcular os valores da soma
Ao clicar em Soma no final da coluna, você pode calcular:
- A soma
- A média
- Valores mínimos
- Valores máximos
- Número de somatórios
Permissões
Quem pode modificar os campos personalizados de um projeto?
Numa equipe, divisão ou organização Premium, Business e Enterprise qualquer pessoa com acesso a um projeto pode adicionar, editar ou remover seus campos personalizados, supondo que tenha acesso de edição e não acesso somente para comentários ao projeto.
Em projetos privados: o proprietário do projeto e os membros do projeto podem visualizar e modificar os campos do projeto.
Projetos públicos em equipes em que se pode pedir para participar ou em equipes privadas: o proprietário do projeto, os membros do projeto e os membros da equipe do projeto podem visualizar e modificar os campos do projeto.
Projetos públicos em uma equipe pública: o proprietário do projeto, os membros do projeto, os membros da equipe do projeto e todos os membros da organização podem visualizar e modificar os campos do projeto.
Os convidados da organização (aqueles que não têm um endereço de e-mail da empresa) não podem criar, editar ou excluir campos personalizados. Eles também não podem procurá-los usando a ferramenta de busca avançada. Os convidados só poderão inserir ou editar os valores nos campos personalizados existentes.
Bloqueio dos campos personalizados
Os clientes Business e Enterprise têm a opção de bloquear os campos personalizados ao criá-los ou ao editar um campo existente.
Ao acessar as configurações de um campo personalizado você pode escolher torná-lo editável por todos os membros ou de acesso restrito a você.
O bloqueio de campos personalizados pode ser removido pelo membro que o bloqueou ou por um administrador da Asana a qualquer momento. Para desbloquear um campo personalizado como administrador, entre em contato com a nossa equipe de suporte.
Use campos personalizados
Os campos personalizados ajudam a monitorar o trabalho de acordo com as necessidades da sua equipe. O nome e o valor desses campos dependem de você, portanto as possibilidades são quase infinitas. Veja aqui alguns exemplos que mostram os tipos de campo em diferentes fluxos de trabalho:
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Prioridade
Os campos personalizados podem ser usados para indicar o nível de prioridade de uma tarefa. Por exemplo, uma equipe de engenharia que usa a Asana para monitoramento de bugs pode criar um campo suspenso para definir o nível de prioridade (baixa, média e alta) do bug.
Uma vez implementado, você pode filtrar as tarefas na visualização de lista para focar apenas nas que têm um determinado valor do campo. Clique em Filtrar na parte superior da lista de tarefas, depois em Filtro personalizado. Isto permite, por exemplo, visualizar apenas as tarefas de alta prioridade.
Use cores para distinguir entre as opções de campo suspenso. O vermelho pode significar "alta prioridade", por exemplo.
Aprovações
As Aprovações estão disponíveis para todos os clientes Business e Enterprise. Trata-se de um processo que acelera o ciclo do fluxo de trabalho. O responsável pela aprovação pode realizar uma destas três ações: aprovar, solicitar alterações ou recusar.
Como criar uma aprovação
- Clique no ícone de três pontos no painel da tarefa
- Clique em Marque como aprovação
Você também pode consultar Como concluir uma aprovação e identificar uma aprovação
Buscar
Para exibir apenas as tarefas marcadas com um determinado campo em múltiplos projetos, é possível usar a busca avançada e procurar pelo nome desse campo. Por exemplo, o gerente de marketing de conteúdo poderia fazer uma busca avançada das tarefas marcadas como “Em elaboração” para descobrir quantos itens de conteúdo novos estão em elaboração por toda a equipe.
Custo
Os campos personalizados também podem ser usados para monitorar as solicitações de trabalho e estimar o tempo de execução. Por exemplo, uma equipe de design pode ter um modelo de tarefa para as solicitações de design que recebem dos outros. Eles poderiam incluir um campo numérico personalizado para que o solicitante insira o tempo que eles estimam para execução do pedido. Dessa forma, os designers podem planejar suas horas de trabalho adequadamente, priorizar e saber o quanto precisam trabalhar, antes de decidir aceitar uma nova solicitação.
Selecione várias tarefas com campos numéricos para obter a soma:
Depois de selecionar várias tarefas com campos numéricos que você deseja adicionar, o painel a seguir aparecerá na parte inferior da tela mostrando o número de tarefas selecionadas, bem como os campos numéricos incluídos. Ele também contará com estas opções:
- Mover tarefas entre as seções
- Editar um projeto ou uma seção
- Copiar os links das tarefas
- Excluir as tarefas
- Clicar no ícone de três pontos para realizar outras ações.
Monitoramento de informações
Se você usa a Asana para monitorar candidatos ou contas, você pode usar um campo de texto para inserir informações específicas, como um endereço de e-mail, número de telefone, empresa ou endereço.
Utilização de tags vs. campos personalizados
As tags e os campos personalizados permitem que você categorize, filtre e identifique informações na Asana. Em geral, os campos personalizados são melhores para o uso padronizado na organização, enquanto as tags são mais informais. Recomendamos usar preferencialmente os campos personalizados, por serem são mais versáteis e visíveis do que as tags. A sua equipe pode usá-los de distintas maneiras, dependendo do fluxo de trabalho, mas deixamos aqui alguns cenários de exemplo:
Use os campos personalizados se:
- Quiser adicionar certas informações a todas as tarefas de um projeto
- É necessário fornecer mais contexto para agrupar tarefas similares a fim de facilitar a visualização, deixando-a mais informal, mas sem o mesmo nível de detalhamento permitido pelos campos personalizados
- Tiver informações padrão que precisa acompanhar nas tarefas de vários projetos (por exemplo, nível de prioridade, tempo gasto, etapa do trabalho)
- Quiser garantir que seus colegas de equipe forneçam certas informações para cada tarefa de um projeto
- Precisa ordenar ou pesquisar de acordo com certas informações
Use tags se:
- Precisar de tags em situações específicas, tiver opções ilimitadas ou não tiver certeza do que precisa ser marcado com tags no momento da criação
- Precisar ver a tag na aba Minhas tarefas
- Só precisar marcar algumas tarefas em um projeto
- Quiser marcar tarefas como modelos
Usar campos personalizados nas subtarefas
É importante observar que as subtarefas não herdam automaticamente os projetos associados, tags e responsáveis ou colaboradores das tarefas principais, embora possa aparecer o nome do projeto onde está inserida a tarefa principal na parte superior do painel de detalhes da subtarefa.
O primeiro nível de subtarefas herdará automaticamente os campos personalizados da tarefa principal. Para poder extrair informações de campos personalizados, o próximo nível de subtarefas (sub-subtarefas) precisará ser adicionado ao projeto usando Tab+P para abrir o campo do projeto ou clicando nos três pontos no canto superior direito do painel de subtarefas e selecionando Adicionar ao projeto.
Monitoramento de links de URL usando campos personalizados
Você pode monitorar links nos campos personalizados ao usar um campo de texto. Se você inserir um link no campo de texto, poderá abrir diretamente o link a partir do painel da tarefa. Ao clicar em um link em um campo personalizado, a página abrirá em uma nova janela ou guia do navegador.
Para monitorar um link de URL utilizando um campo de texto:
- Insira o URL no campo de texto
- Clique no ícone Acessar o link diretamente no painel principal ou no painel direito da tarefa.
Os campos personalizados só estão disponíveis na Asana Premium e em planos superiores.
As notificações dos campos personalizados
ajudam a manter todos os participantes do seu projeto cientes do estágio em que se encontra o trabalho e o que precisa ser feito em seguida. Isso agilizará o processo de aprovação dos trabalhos para avançar pelos diversos estágios mais rapidamente e cumprir os prazos determinados.
A pessoa que faz alterações a um campo personalizado não recebe notificação sobre essa atividade.
Notificações de campos personalizados
Você pode ativar as notificações dos campos personalizados a qualquer momento, tanto para campos novos como para os já existentes.
Marque a caixa Notificações ao criar um novo campo suspenso para notificar os colaboradores da tarefa quando o valor deste campo for modificado.
Para ativar as notificações de um campo já existente:
- Clique no arquivo Personalizar
- Clique na guia Campos
- Clique no ícone de lápis para editar as configurações do campo e marque a caixa Notificações.
As notificações de campos personalizados só estão disponíveis para os campos suspensos.
Quem for colaborador em uma tarefa receberá uma notificação na sua Caixa de entrada sempre que o valor de um dos seus campos for alterado.
Quem receberá as notificações dos campos personalizados?
Se um campo personalizado for público para a sua equipe ou organização e alguém marcar a caixa de notificações, qualquer pessoa que estiver usando aquele campo receberá notificações sempre que o seu valor se alterar. Se você quiser receber notificações quando o valor de um campo for modificado em uma tarefa específica, precisará ser um colaborador dela.
Os membros do projeto só receberão notificações dos campos personalizados se estiverem seguindo a tarefa onde o campo foi modificado.