Formulários

 

Disponível nas categorias Asana StarterAdvancedEnterpriseEnterprise+, bem como nas categorias preexistentes Premium, Business e Legacy Enterprise. Determinadas funcionalidades dentro dos formulários, como ramificação, personalização de cabeçalho, múltiplos formulários por projeto e personalização de mensagem de confirmação, estão disponíveis somente para os níveis Advanced, Enterprise e Enterprise+, bem como para os níveis legados Business e Legacy Enterprise.

Para mais informações, acesse a nossa página de preços.

 

Os formulários padronizam como o trabalho começa na sua equipe, reúnem as informações necessárias e garantem que nenhum trabalho fique para trás. Você pode usar os formulários com equipes internas ou externas para coletar e consolidar informações, minimizar atritos, vaivéns e desentendimentos na equipe.

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Como criar um formulário

Os formulários são parte dos projetos na Asana. Quando alguém preenche um formulário, o envio aparece como nova tarefa do projeto em que se encontra o formulário.

creating a form from the customize menu.png

Para criar um formulário:

  1. Abra um projeto e acesse o menu Personalizar
  2. Ir para Formulários
  3. Clique em Add form (adicionar formulário)

A partir daqui, você pode personalizar o conteúdo do seu formulário.

customize the content of your asana form.png

Na guia Formulários, você pode criá-los, editá-los e compartilhá-los. O seu formulário adquirirá por padrão o nome do projeto ao qual está vinculado, mas é possível renomeá-lo e adicionar uma descrição para dar instruções ou informações para o seu preenchimento.

Os formulários também possuem duas perguntas padrão, nome e e-mail, para obter as informações de contato dos solicitantes. Você pode optar por excluí-las ao criar o formulário.

Participe do nosso treinamento virtual sobre como criar fluxos de trabalho básicos na Asana para saber como padronizar o início do trabalho com formulários. Inscreva-se agora.

Excluir o campo para informação do e-mail fará com que as pessoas que responderem ao formulário não recebam a confirmação do envio da sua resposta.

Adicionar títulos aos seus formulários

Adicione títulos aos seus formulários para organizar as suas perguntas em seções.

headers

Para adicionar um título:

  1. Clique no separador Conteúdo do formulário 
  2. Role a página até a seção de Conteúdo e clique em Cabeçalho.
  3. Arraste e solte o cabeçalho para onde deseja colocá-lo

Também é possível passar o cursor sobre o formulário e clicar em + Adicionar um título.

Você poderá ver como os títulos ficam na visualização.

Widget de formulários na página inicial

É possível acessar os formulários diretamente na Página inicial com o widget Formulários.

Forms in the Home page

 

  1. O widget exibe seus formulários recentes e favoritos, e você pode criar um novo formulário diretamente a partir do widget através do botão + Adicionar novo.
  2. Adicione widgets à sua Página inicial clicando no botão Personalizar no canto superior direito.

Adicionar o remetente do formulário como colaborador

Para deixar o remetente do formulário da sua organização a par de tudo, adicione-o automaticamente como colaborador da tarefa criada pelo envio do formulário. Ative ou desative a definição a partir do separador definições.

add submitters in my organization as form collaborators toggle.png

Ramificação de formulários

Disponível nas modalidades Asana AdvancedEnterpriseEnterprise+, bem como nas modalidades legadas Business e Legacy Enterprise.

A ramificação de formulários permite a criação de perguntas de acompanhamento associadas a determinadas respostas feitas a questões de seleção única ou múltipla.

 
A partir daqui, clique no ícone Adicionar uma ramificação.
adding a branch in a form.png
 

É possível ter ramificações dentro de outras ramificações até um máximo de cinco subníveis.

Configurações do formulário


options from the setting tab in forms.png

Na aba de Configurações, você pode:

  1. Selecione um campo para o título da tarefa
  2. Designar um responsável padrão para os formulários enviados
  3. Copiar todas as respostas para a descrição da tarefa
  4. Escolha quem tem acesso ao formulário
  5. Adicionar uma resposta de confirmação personalizada
  6. Incluir um botão para que as pessoas que preencherem o formulário possam preencher outro formulário facilmente

 

A possibilidade de adicionar um responsável padrão e uma mensagem de confirmação está disponível nas modalidades Asana AdvancedEnterpriseEnterprise+, bem como nas modalidades legadas Business e Legacy Enterprise.

Mapeamento de campos personalizados

Com o mapeamento de campos personalizados, é possível conectar as respostas coletadas com o seu formulário diretamente aos campos personalizados no projeto.

custom field mapping

Também é possível criar um campo personalizado a partir da janela Vinculado a.

Mapeamento de campos de data

date field mapping

Para perguntas relacionadas a datas, você pode determinar que as respostas das respectivas perguntas no formulário sejam vinculadas aos seguintes tipos de datas:

  1. Apenas um dia
  2. Intervalo de datas

 

Apenas um dia

specific date

Quando Dia Único estiver selecionado, o campo de entrada de data será Data de Vencimento.

 

Intervalo de datas

date range

Quando o intervalo de datas estiver selecionado, haverá um campo de entrada Data de início e Data de término.

 

Campos obrigatórios

required field

Clique em Obrigatório para tornar a data um campo obrigatório em seu formulário.

Personalização do cabeçalho

Disponível nas modalidades Asana AdvancedEnterpriseEnterprise+, bem como nas modalidades legadas Business e Legacy Enterprise.

Para adicionar uma imagem de capa, clique no ícone Adicionar imagem de capa, na parte superior do formulário.

adding a cover image to a form.png

As dimensões de imagem do cabeçalho são 800 x 120 pixels.

Identidade visual personalizada nos formulários

Os usuários Enterprise, Enterprise+ e Legacy Enterprise que tiverem feito o upload de um logotipo para a Asana por meio do Painel do administrador terão a possibilidade de exibi-lo nos seus formulários.

Para inserir sua identidade visual personalizada no formulário, faça upload do logotipo da sua empresa. Isso pode ser feito através da guia Configurações do painel do administrador.

Depois que o logotipo tiver sido enviado, navegue até o seu formulário e clique no nome ou na descrição do formulário. Ali, clique em Exiba o logotipo da sua organização neste formulário.

custom form logo

Adicionar anexos a um formulário

Também é permitido adicionar anexos ao formulário para que as pessoas enviem briefs de criação, imagens, documentos, PDFs e outros. Todos os anexos adicionados a um formulário serão adicionados à tarefa criada no projeto quando o formulário for enviado.

Para adicionar um anexo, clique no ícone de Anexo na sua lista de perguntas.

Attachments
attachment 2

Depois de adicionar a sua pergunta, você poderá:

  1. Alterar ou editar o nome da pergunta e inserir uma descrição nela
  2. Permitir a inserção de múltiplos anexos
  3. Ativar ou desativar o campo Obrigatório 

Visualizar um formulário

À medida que se cria o formulário é possível visualizar que aparência terá para quem o preenche clicando em Ver formulário.

preview a form.png

 

Compartilhar um formulário

Por padrão, os formulários são privados para a organização. É possível alterar essa opção nas configurações do formulário.

form access options.png

Controle quem pode aceder ao formulário escolhendo uma de três opções: Todos podem acederApenas a organização ou Desativado.

Quando o formulário estiver pronto para compartilhar, use o botão Compartilhar o formulário e adicione os destinatários por nome ou e-mail, ou clique no botão Copiar o link e o link será copiado para a sua área de transferência. Você pode compartilhá-lo com os colegas de equipe na Asana ou qualquer outra pessoa, mesmo com quem não usa a Asana.

sharing forms in Asana.png

Quando o formulário estiver preenchido, quem o preenche verá uma mensagem confirmando que o formulário foi recebido, e em seguida se criará uma nova tarefa no seu projeto a partir dele.

Um e-mail de confirmação contendo um registro do formulário preenchido será também enviado após o envio do formulário.

O formulário deverá incluir uma pergunta solicitando o e-mail da pessoa que estiver preenchendo o formulário, e esta deverá preenchê-lo para que a confirmação lhe seja enviada.

Se o remetente fizer parte do seu espaço Asana, você pode adicioná-lo como colaborador da tarefa. Se eles não fizerem parte do seu espaço Asana e você quiser que eles acompanhem, você pode enviar um convite para eles se juntarem ao seu espaço.

Você pode então adicionar colaboradores, priorizar o trabalho, modificar os detalhes da tarefa e dar seguimento ao trabalho para poder concluir a tarefa.

Incorporar formulários em sites internos ou externos

Agora é possível incorporar formulários em qualquer lugar. Assim, você poderá conectar os envios de formulários diretamente ao seu fluxo de trabalho, poupando o tempo gasto com trabalhos administrativos de rotina.

share form

Para incorporar um formulário, clique em Compartilhar formulário.

copy code

Clique em Copiar código para copiar o snippet de código de inserção e colá-lo no site em que você deseja compartilhar o formulário.

 

Como incorporar em sites públicos

Antes de incorporar o formulário em um site público, verifique se a permissão do formulário está definida como Qualquer pessoa com acesso.

access

Para saber mais sobre permissões de formulário, acesse o nosso artigo sobre permissões de acesso a formulários.

 

Desativar a funcionalidade de incorporação de formulário

Os superadministradores do plano Enterprise podem desativar a funcionalidade de incorporação de formulário nos seus respectivos domínios acessando a aba Segurança do Painel do administrador.

admin console security tab

Para desativar a funcionalidade de incorporação de formulário:

  1. Acesse o Painel do administrador e clique na guia Segurança 
  2. Clique em Permissões de acesso aos formulários
 
embedding permissions

Aqui, você pode ativar ou desativar a opção Permitir que membros incorporem formulários.

Formulários como modelo

Os modelos de projeto criados pela Asana incluem formulários.

creative requests

Como criar um modelo de formulário:

  1. Em Escolha um modelo de projeto, clique em Solicitações de criação
  2. Clique no botão Usar modelo que será exibido na página do modelo do formulário

Você será redirecionado da página de modelos de projetos para a página do formulário de solicitações de criação, o qual coletará todos os pedidos da sua equipe de criação e os organizará para você.

view 2

Depois de selecionar Usar modelo, você pode renomear o modelo e dar início ao seu novo projeto no modelo do formulário.

Vários formulários por projeto

Disponível nas modalidades Asana AdvancedEnterpriseEnterprise+, bem como nas modalidades legadas Business e Legacy Enterprise.

Como cada projeto tem um propósito e uma funcionalidade diferentes, é muito importante consolidar os diferentes tipos de entradas e informações, para que os projetos sejam usados de forma eficaz. Agora é possível criar vários formulários por projeto para acomodar tipos diferentes de solicitação de trabalho dentro de qualquer projeto específico. Esta opção pode ajudar muito os usuários e as equipes a recolher e incorporar diferentes tipos de informação crucial no mesmo local. Isto ajuda a simplificar os fluxos de trabalho e minimizar a organização excessiva para o trabalho, que por vezes pode aumentar a carga de trabalho do usuário.

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Duplicação de um formulário

Duplicar formulários pode ajudar a poupar tempo ao repetir o processo de recebimento.

duplicate form

Para duplicar um formulário, clique no ícone de três pontos no canto superior direito e selecione Duplicar formulário.

duplicate form 2

A partir daqui, você pode alterar o nome do formulário e clicar em Duplicar formulário.

Dentro do formulário duplicado, clique em “Alterar” para ativar o link do formulário. Nas configurações do formulário, você também pode selecionar quem pode acessar o formulário.

duplicate form 3
duplicate form 4

No menu Personalizar, você pode ver todos os seus formulários.

Pode-se ter, no máximo, 5 formulários por projeto.

Ao duplicar um projeto, você também terá a possibilidade de duplicar o seu formulário. Basta marcar a opção Formulário ao duplicar o projeto desejado.

duplicate

Os formulários se duplicam automaticamente por meio de modelos criados pela Asana, modelos personalizados e uso da API.

Duplicação de uma pergunta em um formulário

Para duplicar uma pergunta, clique no ícone de +. Em seguida, você poderá editar a pergunta duplicada e as suas ramificações.

duplicate question

Denunciar má conduta em um formulário

Para denunciar um abuso identificado em um formulário, clique em Faça uma denúncia. A equipe de segurança da Asana será notificada para revisar e tomar medidas sobre o incidente.

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Quer mais informações? Confira todos os recursos dos Formulários Asana.