As regras estão disponíveis para clientes dos planos Asana Premium, Business e Enterprise. Alguns recursos das regras, como o criador de regras personalizadas, as regras personalizadas condicionais, o desencadeamento provocado por alteração do status de aprovação e a possibilidade de inserir comentários, estão disponíveis somente para os clientes Business e Enterprise.
As Regras permitem agilizar tarefas habituais e definir fluxos de trabalho com facilidade. Para que uma regra funcione, é necessário um desencadeador que ative a regra e uma ação que seja executada automaticamente. Por exemplo, uma regra pode ser criada para atribuir automaticamente uma tarefa (ação) após a definição de uma data de conclusão (desencadeador).
Potencialize seus processos com as Regras da Asana. Participe do nosso treinamento virtual sobre como criar fluxos de trabalho básicos na Asana. Cadastre-se agora.
Uma regra pode desencadear outra. Também é possível adicionar várias ações ao mesmo desencadeador para criar uma funcionalidade semelhante.
Como criar uma regra
Há duas formas de criar uma regra para o seu projeto: selecionar uma regra na galeria de regras do projeto ou criar uma nova regra personalizada. O criador de regras personalizadas está disponível para todos os clientes dos planos Asana Business e Enterprise.
Para criar uma regra a partir da galeria:
- Navegue para personalizar no canto superior direito do seu projeto
- Clique em + Adicionar regra
- Selecione uma regra da galeria
- No menu suspenso, selecione Executar tarefas ou Executar tarefas e subtarefas
- Clique no ícone de três pontos para adicionar outras configurações
- Preencha os parâmetros especificados
- Clique em Criar regra
Para criar uma regra personalizada:
- Navegue para personalizar no canto superior direito do seu projeto
- Clique em + Adicionar regra
- Selecionar Criar regra personalizada
- No menu suspenso, selecione Executar tarefas ou Executar tarefas e subtarefas
- Clique no ícone de três pontos para adicionar outras configurações
- Escolher um nome para a regra
- Escolha gatilhos e ações
- Depois de selecionar as opções desejadas, clicar em Criar regra.`
As regras só serão executadas no primeiro nível de subtarefas (ou seja, as regras não serão executadas em sub-sub-tarefas, sub-sub-tarefas, etc.)
Como editar uma regra
Você pode editar as suas regras a qualquer momento, basta voltar ao projeto original e selecionar a regra a ser atualizada.
Para editar uma regra, clique no ícone de lápis ao lado dela na barra lateral.
Quaisquer edições que você fizer nas suas regras só se aplicarão às tarefas e ao conteúdo de um projeto no futuro. As edições não serão aplicadas retroativamente.
Como pausar uma regra
Para pausar uma regra, clique no ícone de lápis ao lado dela na barra lateral.
Clique no ícone de alternância para pausar a regra.
Como excluir uma regra
Para excluir uma regra a qualquer momento, clique no ícone do lápis próximo à regra na barra lateral e clique no botão Excluir.
Regras de seção
Para os usuários Premium, Business e Enterprise, o ícone de regras aparecerá nas seções (na visualização em lista e em quadro) que têm regras. Quando a regra for acionada, o ícone ficará animado. Ao clicar no ícone, abrirá um menu de regras para essa secção, permitindo que os utilizadores adicionem novas regras ou editem as existentes.
Para editar uma regra, clique no ícone de lápis, que aparece ao mover o cursor sobre ela.
Combinações de
desencadeadores e ações múltiplas
Regras personalizadas com condições, o desencadeador de status de aprovação alterado e a ação Adicionar comentário estão disponíveis apenas para clientes Business e Enterprise.
Você também pode usar combinações de desencadeadores e/ou lógica condicional e ações múltiplas para automatizar tarefas de rotina e a sua equipe nem ter que pensar nelas.
Agora já é possível adicionar até 20 combinações de desencadeadores diferentes e selecionar até 5 ações distintas ao criar uma regra personalizada. Embora seja possível selecionar o mesmo desencadeador mais de uma vez ao criar uma regra personalizada, você só pode usar cada ação uma única vez.
Quando uma tarefa é adicionada ao projeto na visualização de lista ou quadro por meio de um formulário, e-mail ou qualquer outro sistema da Asana, a regra personalizada deve entrar em ação de imediato.
Desencadeadores e ações adicionais
Uso de outros desencadeadores e ações:
- Quando o status de uma aprovação é alterado, é possível especificar a ação que ocorrerá como resultado
- Crie um comentário que será publicado pela Asana sempre que ocorrer um desencadeador selecionado
Data de conclusão próxima do desencadeador
Clientes Enterprise e Business podem criar uma regra personalizada na caixa de diálogo de regras e encontrar a data de conclusão se aproximando na lista de desencadeadores. É possível escolher dentre algumas alternativas predefinidas ou clicar em Personalizar para mais opções.
A opção Personalizar permite especificar a quantos minutos, horas, dias ou semanas antes da data de conclusão a regra deve ser desencadeada.
Gatilho
de tarefa atrasada
Clientes Enterprise e Business podem encontrar o desencadeador Task is Overdue ao criar uma regra personalizada. É possível escolher entre algumas opções predefinidas ou clicar em Personalizar para mais opções.
A opção Personalizar permite especificar o número de minutos, horas, dias ou semanas após o término do prazo da tarefa para que a regra seja desencadeada.
Caso você selecione dias ou semanas ao configurar o desencadeador, ele ignorará o horário previsto para conclusão e atuará em função da data prevista para conclusão. No entanto, o horário de conclusão será respeitado ao escolher minutos ou horas.
Algumas observações sobre a aproximação da data de conclusão e gatilhos de tarefas atrasadas
- Estes desencadeadores são acionados com base no momento em que uma tarefa se torna esperada ou atrasada, não simplesmente porque uma tarefa é esperada ou atrasada.
- Após a criação da regra, nenhum destes desencadeadores será acionado retroativamente em todas as tarefas do projeto que corresponderem aos seus critérios. Eles somente serão acionados nas datas de conclusão previstas que ocorrerem após a criação da regra.
- Estes desencadeadores somente são disparados em tarefas incompletas.
- Regras com precisão de dia ou semana não serão executadas com precisão à meia-noite. Em vez disso, essas regras serão executadas na janela entre 00:00 e 01:00.
Criar ação de tarefa
Com uma assinatura Enterprise ou Business, você pode usar regras para criar tarefas, marcos e aprovações no seu projeto automaticamente. Escolha um desencadeador ou uma combinação de desencadeadores, e a Asana criará a tarefa quando a regra for executada. Você pode pré-selecionar o nome da tarefa, o responsável, a data de conclusão relativa e muito mais.
Para criar uma tarefa com uma regra:
- Navegue para personalizar no canto superior direito do seu projeto
- Clique em + Adicionar regra e, depois, em Criar regra personalizada.
- Escolha um desencadeador ou uma combinação de desencadeadores
- Quando o gatilho estiver selecionado, clique no separador Ações
- Em Criar novo, selecione Tarefa
É possível personalizar a tarefa pré-selecionando os detalhes:
- Nome da tarefa
- Responsável
- Data de conclusão (relativa à data de criação da tarefa)
- Clique em Ver todos os campos para abrir o painel de detalhes da tarefa e personalizá-lo ainda mais.
- Escolha uma associação de projeto, descrição da tarefa, colaboradores e subtarefas
Criar ação de subtarefa
Clientes Enterprise e Business podem criar regras personalizadas e encontrar subtarefas na lista de ações.
As subtarefas permitem adicionar automaticamente uma lista predefinida de subtarefas a uma tarefa.
Para adicionar uma subtarefa:
- Clique em Subtarefas.
- Digite o nome da subtarefa.
A regra poderá ser criada logo após a adição de uma subtarefa.
É possível criar até 20 subtarefas
Para editar a regra, clique no ícone de lápis ao lado dela na barra lateral. As alterações serão salvas automaticamente.
Limitações e tipos de
Regras
Em projetos Premium ou Business, o limite é de 50 regras por projeto.
Regras
personalizadas
Desencadeadores
- Você pode adicionar até 20 desencadeadores por regra personalizada.
- Você pode selecionar o mesmo desencadeador mais de uma vez.
- Não é possível escolher a data de conclusão que se aproxima ou os gatilhos de tarefas atrasadas para subtarefas. Para usar qualquer um desses gatilhos, você deve alterar a regra para Executa tarefas.
Ações múltiplas
- Quando forem acionados um ou mais desencadeadores, você pode selecionar até 5 ações que ocorrerão como resultado.
- Você não pode adicionar a mesma ação mais de uma vez.
Desencadeadores baseados em
colunas ou seções
Os desencadeadores baseados em colunas ou seções estão disponíveis para projetos com visualização em quadro ou projetos que foram atualizados para usar as novas seções dobráveis.
Regras de campos personalizados
As regras de campos personalizados estão disponíveis em todos os projetos com campos personalizados. Também pode-se incluir campos personalizados para pessoas.
Para desbloquear essas regras, você deve primeiro adicionar um campo personalizado ao seu projeto.
Desencadeamento de regras
É possível desencadear uma regra a partir de qualquer lugar (Web, dispositivos móveis, integrações externas). Quando um elemento de uma tarefa é atualizado, verificamos se essa tarefa está em algum projeto com regras, e também se essa ação corresponde ao desencadeador de alguma dessas regras.
Projetos aos quais você não tem acesso
É possível desencadear regras em projetos aos quais você não tem acesso, mas o ícone de relâmpago amarelo que indica quando uma regra está sendo executada não será exibido.
Qualquer pessoa pode desencadear uma regra, incluindo os hóspedes.
Sobre
permissões
Assim como acontece com os campos personalizados, as regras são agora editáveis pelos membros do projeto por padrão. Regras que adicionam as mesmas tarefas a outros projetos estão agora disponíveis no menu * * Personalizar * *. Elas podem ser pausadas diretamente no projeto em que se encontram.
- Agora você tem a opção de permitir que outros usuários com acesso para edição possam editar regras. Por padrão, as regras criadas serão editáveis.
- Somente o proprietário da regra pode excluí-la.
- Ao atualizar regras em projetos e modelos, é necessário que o editor possua as permissões adequadas para que todas as regras sejam salvas. Por exemplo: se uma regra pretende adicionar tarefas a outro projeto, o editor precisará de permissões de edição naquele projeto.
- Quando uma regra for duplicada por meio da duplicação de projeto, o usuário duplicador se tornará um proprietário com privilégios insuficientes. Neste caso, a regra será desativada, mas o proprietário original permanecerá com acesso para edição.
- As regras são projetadas para continuar em execução mesmo quando os proprietários mudarem as permissões de controle de acesso. Por exemplo, se for definida uma regra para adicionar tarefas a um projeto e mais tarde você perder o acesso a esse projeto, a regra continuará sendo executada.
- Quando uma regra for copiada ou duplicada por meio dos modelos de projeto (versões novas e antigas), o usuário duplicador do modelo se converterá em proprietário da regra. Neste caso, a regra apenas será desativada se o usuário duplicador tiver permissões de controle de acesso insuficientes para a regra. Por exemplo, não é possível editar um projeto ao qual a regra queira adicionar tarefas.
- A regra não se desconfigurará se o usuário sair do projeto. No entanto, se não houver outros usuários interagindo com o projeto, a regra será desativada.
Quem pode desencadear ou excluir uma regra?
Qualquer usuário com acesso à edição de um projeto com regras pode ativar ou desativar uma regra criada por outra pessoa.
Apenas usuários com acesso à edição podem visualizar o histórico de mudanças.
Qualquer usuário com acesso à edição pode pausar ou ativar uma regra, mas somente o proprietário pode editar os desencadeadores e ações das regras.
O proprietário da regra é ainda a única pessoa que pode editar ou excluir uma regra.
Desprovisionamento
Ao remover alguém que possua regras, essas regras serão pausadas e a sua propriedade será transferida para o proprietário do projeto.
Se não houver um proprietário do projeto, a propriedade será transferida para o administrador responsável pela remoção do usuário. Apenas o novo proprietário de uma regra poderá reativá-la para que ela continue em execução.
Quando o proprietário de uma regra é desativado e o novo proprietário dispõe de permissões suficientes, isto significa que a regra continuará sendo executada; logo, o novo proprietário poderá editá-la.
Atualização de regras desconfiguradas
Se uma regra for desconfigurada (por exemplo:_Marcado como concluído_>_Mover para a coluna “Concluído”_e alguém excluir a coluna “Concluído”), o proprietário da regra será notificado por e-mail para a corrigir.
-
Você receberá um e-mail na primeira vez que uma regra não for desencadeada com sucesso por estar desconfigurada. Nenhum outro e-mail será enviado até que a regra tenha sido corrigida e executada com sucesso ao menos uma vez antes de se desconfigurar novamente.
-
Todos os usuários com acesso para leitura da regra em questão podem ver o status certo da regra.
Esses avisos desaparecerão assim que a regra for atualizada para uma configuração correta e as alterações forem salvas.
Integrações com
as Regras
As regras são um componente importante de muitos fluxos de trabalho, e as integrações com serviços de terceiros (por exemplo, Slack) também. Agora, é possível usar uma regra para fazer a integração das ferramentas prediletas da equipe com as suas iniciativas na Asana, deixando que as regras cuidem do trabalho pesado por vocês. Defina desencadeadores específicos nos projetos da Asana e conte com as regras para automatizar o fluxo de trabalho quando os critérios definidos forem cumpridos.
Por exemplo, a integração de regras entre o Slack e a Asana permite enviar uma mensagem a um colega no Slack desencadeada pela conclusão de uma tarefa ou projeto.
Você também pode criar uma regra que comunicará com um canal específico no Microsoft Teams com base em critérios como a alteração de um valor de campo personalizado.
Ou criar novos problemas no Jira Cloud e no Jira Server quando uma tarefa for adicionada a uma seção de projeto específica.
As integrações de regras recém-lançadas também viabilizam ações no Gmail, PagerDuty e Twilio. Saiba mais sobre como configurar as respectivas integrações de regras aqui.
As regras que usam integrações exigem configurações adequadas de gerenciamento de aplicativos e autenticação do usuário com os serviços de terceiros.
Desencadear ações em aplicativos
Há três tipos de desencadeadores para regras, e o mesmo vale para o desencadeamento de ações com integrações de regras.
Desencadeadores para adição de tarefas
- Tarefa adicionada a uma seção
- Tarefa adicionada a este projeto
Desencadeadores para atualização de tarefas
- Com base em status de aprovação
- Com base em status de conclusão
- Com base em responsáveis
- Com base em datas de conclusão
- Com base na adição de anexos
- Com base na adição de comentários
Desencadeadores para prazo de tarefas
- A tarefa já não está bloqueada
- Data de conclusão próxima
- A tarefa está atrasada
Formulários
Quando as tarefas são criadas a partir de formulários, elas podem desencadear qualquer uma das seguintes ações:
Tarefa adicionada a um projeto
Esse desencadeador será aplicado a todas as tarefas que forem adicionadas a um projeto, não apenas àquelas provenientes dos formulários.
Campo personalizado definido
Serão exibidos um desencadeador e uma ação para cada campo personalizado suspenso no projeto. Portanto, se o seu projeto tiver campos personalizados de “Prioridade” e “Estágio”, você verá “Prioridade definida” e “Estágio definido” como desencadeadores. Você pode escolher qual valor nesse campo personalizado desencadeará uma regra.
Exemplo: se, no seu formulário, houver um campo personalizado suspenso para tipo de solicitação com as opções “Blog” e “Site”, você poderá configurar uma regra no projeto para “Quando a opção ‘Tipo de solicitação’ for definida como ‘Blog’, adicionar essa tarefa ao projeto ‘Solicitações do blog’.”
Isso só funciona para os campos personalizados suspensos do projeto. Alguns menus suspensos dos formulários não são campos personalizados.
Desencadeadores para envio de
formulários
Com os desencadeadores de envio de formulário, você pode mover automaticamente os formulários para um novo processo sem ter de fazer a triagem manual deles. Os desencadeadores de envio de formulário podem ajudar a padronizar o seu processo de recebimento e automatizar os formulários nos seus fluxos de trabalho.
Para configurar um desencadeador de envio de formulário:
- Na aba Desencadeadores, clique em Para um projeto
- Escolha os envios de formulários como origem
- Escolha um formulário
- Escolha uma ação
Após configurar o desencadeador, você poderá ver a regra no menu “Personalizar”.
Sempre que um formulário for enviado, você receberá uma notificação. Você também pode acompanhar o histórico de envios de formulários no painel de detalhes da tarefa.
Permissões
de convidados
Um hóspede não pode criar ou ser o proprietário de uma regra, mas pode desencadeá-la.
Preços
Clientes Business e Enterprise
O criador de regras personalizadas está disponível para todos os clientes Business e Enterprise.
Para os clientes Premium, está disponível um subgrupo de regras:
- Movida para coluna/seção > Marcar como concluída
- Marcar como concluída > Mover para coluna/seção
- O campo personalizado foi alterado > Mover para coluna/seção
- Mover para coluna/seção > Definir campo personalizado
- O campo personalizado foi alterado > Marcar como concluída
- Marcar como concluído > Definir campo personalizado
Ações
inversas para as regras
Clientes Business e Enterprise
As ações inversas complementam as regras existentes, fornecendo a opção de redefinir ou remover dados. Ao fornecer a opção de ações inversas para as regras, criamos um mecanismo de regras mais robusto que traduz melhor a estrutura, a qualidade e a eficiência dos fluxos de trabalho dos clientes.
Ações inversas disponíveis:
- Desatribuir a tarefa
- Mover a tarefa para outro projeto
- Remover a data de conclusão
- Marcar a tarefa como não concluída
- Remover colaboradores
As capacidades de ação inversa suportam a reatribuição, redefinição ou movimentação de tarefas de um projeto para outro.
Variáveis nas regras
Agora é possível fazer referência a valores dinâmicos, chamados de variáveis, ao criar regras. Os usuários podem chamar variáveis como responsável pela tarefa, criador da tarefa, data de conclusão e valores de campo personalizado para obter mais clareza e flexibilidade.
Ação: Adicionar um comentário
As variáveis podem ser usadas no campo de texto Adicionar um comentário ao criar uma regra.
Para acessar a lista de variáveis ao usar a ação Adicionar um comentário, clique no ícone + no canto inferior direito do campo de texto ao adicionar um comentário.
Em seguida, selecione a variável apropriada na lista. As variáveis são ordenadas em quatro ramos: Tarefa, Pessoas, Datas e Campos personalizados. Veja a lista de valores dinâmicos que a variável pode fazer referência abaixo.
| Tarefa | Pessoas: criador da tarefa | Pessoas: responsável da tarefa | Datas | Campos personalizados |
|---|---|---|---|---|
| Nome da tarefa | Nome; | Nome; | Data de início | Valor de seleção única |
| Descrição da tarefa | Data de conclusão | Valor de seleção múltipla | ||
| ID da tarefa | ID | ID | - | Valor da data |
| Link da tarefa | URL | URL | - | Valor das pessoas |
| - | - | - | - | Valor do texto |
| - | - | - | - | Valor numérico |
Este exemplo mostra um comentário que fará referência às variáveis Nome do responsável, Nome da tarefa, Data de conclusão da tarefa e E-mail do criador da tarefa, mesmo que sejam alterados.
Para adicionar um valor de campo personalizado ao usar a ação Adicionar um comentário, clique no ícone + no canto inferior direito do campo de texto ao adicionar um comentário.
Em seguida, selecione Campo personalizado como a variável da lista. Será exibida uma lista suspensa de campos personalizados dentro desse projeto. Escolha o campo cujo valor deve substituir a variável no comentário. Clique em Salvar.
A variável usada neste caso é o campo personalizado Prioridade. Quando o comentário é publicado, o valor atual do campo de prioridade da tarefa é usado no lugar da variável. Observe que o comentário diz Médio, pois o campo de prioridade da tarefa foi definido como Médio quando a regra foi acionada.
Ação: Atribuir tarefa
A ação Atribuir tarefa pode fazer referência às seguintes variáveis:
| Variável | Descrição |
|---|---|
| Criador da tarefa | Utilizador que criou a tarefa |
| Responsável | Utilizador atribuído à tarefa desencadeadora |
| Acionador de regras | Utilizador que aciona esta regra |
Ação: Criar uma tarefa
A ação Criar tarefa pode usar as seguintes variáveis nas regras ao definir uma data de conclusão relativa assim que a regra for acionada:
| Variável | Descrição |
|---|---|
| Tempo de disparo | A hora em que esta regra é acionada |
| Data de início | A data de início da tarefa desencadeadora |
| Data de conclusão | A data de conclusão da tarefa desencadeadora |
| Momento da criação | Quando a tarefa desencadeadora foi criada |
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