Disponível nas categorias Asana Starter, Advanced, Enterprise e Enterprise+, bem como nas categorias preexistentes Premium, Business e Legacy Enterprise.
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O criador de fluxo de trabalho ajuda a coordenar o trabalho sem interrupções entre as equipes por meio da automatização dos processos da sua equipe para manter a fluidez do trabalho. Com esta funcionalidade, é possível criar fluxos de trabalho mais eficientes usando uma ferramenta visual para conectar equipes, organizar o trabalho e agilizar os projetos em um só lugar. Os fluxos de trabalho permitem que as pessoas certas sejam conectadas às informações certas no momento certo, para que a sua equipe possa se concentrar em fazer o trabalho mais importante.
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Criação de um fluxo de trabalho com o construtor de fluxo de trabalho
No construtor de fluxo de trabalho, você pode escolher como as tarefas serão adicionadas ao seu projeto. É possível escolher várias origens de proveniência ou mesmo mesmo nenhuma.
Observe que qualquer pessoa com acesso ao projeto também pode adicionar tarefas manualmente.
- Envio de formulário: crie um formulário que converta envios em tarefas.
- Modelos de tarefas: cria um modelo para padronizar as tarefas com facilidade.
- De outros aplicativos: autorize outro aplicativo a adicionar tarefas a este projeto.
Escolha uma origem de proveniência clicando no menu suspenso do cartão de proveniência.
Para saber mais sobre como configurar os formulários como uma origem de proveniência, leia o nosso artigo do Guia sobre como criar formulários. Para saber mais sobre como configurar modelos de tarefas, leia o nosso artigo do Guia sobre como criar modelos de tarefas
Seções
Use as seções como etapas, como Pronto, Em andamento e Concluído, para monitorar um fluxo de trabalho específico. Essas seções no construtor de fluxo de trabalho são mapeadas diretamente às seções nas visualizações das tarefas (ou seja, as visualizações de lista e de quadro). Recomendamos a configuração de seções que correspondam às etapas sequenciais das tarefas no seu projeto, por exemplo: Triagem, Em andamento, Aprovação pendente, Concluído. Isso ajuda os membros do projeto a verem facilmente em que etapa está uma determinada tarefa.
Criar uma nova seção
Clique no botão + para adicionar uma secção adicional. Em seguida, pode adicionar regras para esta secção e atribuir gatilhos para estas regras. Será necessário criar regras para duas instâncias automáticas dentro de uma seção:
Gatilhos: Quando ou o que faz com que uma tarefa se mova automaticamente para esta seção. Você pode escolher essa regra de transição a partir de uma lista de opções no painel direito. Por exemplo: "Quando uma data de conclusão estiver próxima, → mude para Próximas" ou "Quando uma tarefa for concluída, → mude para Concluída"
Ações: Você também precisará decidir o que acontece automaticamente quando as tarefas são movidas para esta seção. Por exemplo: se os colaboradores devem ser adicionados, se a tarefa deve ter um determinado responsável, se um comentário deve ser adicionado e assim por diante. Como acima, você pode selecionar na lista de regras recomendadas ou criar uma regra personalizada usando o botão Mais ações.
Para saber mais sobre como configurar regras na Asana, leia o nosso artigo sobre regras
Configurar seções existentes
Para editar o nome da seção, adicionar regras ou removê-la, clique no ícone de três pontos à direita do título da seção.Relatórios de fluxo de trabalho
A partir da visualização de painel, também é possível ver os metadados sobre as seções do projeto, como o número de tarefas por concluir em cada seção, e monitorá-los ao longo do tempo.
Arrastar e soltar
Você pode arrastar e soltar seções para reorganizar o seu trabalho ou movê-lo de acordo com as etapas. Os membros do projeto podem reorganizar a seção como quiserem.
Painel Personalizar
Adicione elementos globais de fluxo de trabalho no painel Personalizar, no lado direito da tela, para incluir:
- Campos personalizados
- Regras globais que se aplicam além da seção do fluxo de trabalho
- Aplicativos (como Slack ou Microsoft Teams)
- Formulários
- Modelos de tarefa
Integração de aplicativos no construtor de fluxo de trabalho
Adicione aplicativos externos para criar tarefas na Asana.
Para adicionar uma aplicação como origem de proveniência ao seu fluxo de trabalho:
- Clique em De outros aplicativos
Na lista, clique no aplicativo que você quer configurar.
Aplicativos que já são origens de proveniência em seus projetos ou aplicativos que não são permitidos pelo administrador não serão exibidos.
Você pode ser direcionado para o site do aplicativo para concluir a instalação.
Para concluir a instalação, é necessário realizar as seguintes etapas no aplicativo externo:
- Configurar a integração da Asana em [Nome do aplicativo]
- Usar o aplicativo para adicionar tarefas ao [projeto]
Depois de concluir as etapas, você verá o aplicativo no construtor de fluxos de trabalho.
Se as etapas anteriores não forem concluídas, você verá a mensagem Concluir a configuração.
Também é possível adicionar aplicativos clicando no botão Aplicativos do menu Personalizar.
Qualquer aplicativo externo que adicione novas tarefas à Asana será exibido aqui, mesmo que tenha sido configurado sem a integração de aplicativos.
Métricas de tempo no estágio do fluxo de trabalho
Com as métricas de duração do estágio, agora é possível criar relatórios sobre o tempo que as suas tarefas levam em cada estágio do fluxo de trabalho. Estas métricas ajudam a identificar gargalos e esclarecem o tempo necessário ao desenvolvimento do seu trabalho. Se as tarefas passarem tempo demais numa determinada fase, você saberá disso e poderá recalibrar os seus processos adequadamente.
Há duas formas distintas de usar relatórios e painéis para visualizar os dados das métricas de fluxos de trabalho: tempo em seção e tempo em campo personalizado.
Tempo na seção
Se o seu fluxo de trabalho determinar que as tarefas se desloquem por diferentes seções dentro do seu projeto Asana, a elaboração de relatórios sobre o tempo na seção vai ajudar a determinar o ritmo com que as tarefas fluem de uma seção para outra no trajeto até à conclusão.
Este gráfico mostra a duração das tarefas em cada secção do projeto. Neste exemplo, as tarefas passaram 6 dias e 3 horas na seção Planejamento. Também é possível filtrar os dados por responsável ou data de conclusão, entre outros parâmetros.
Tempo em campo personalizado
Alguns fluxos de trabalho usam campos personalizados para indicar que o trabalho está pronto para passar a uma nova fase de conclusão. Os relatórios sobre o tempo em campo personalizado medem a duração de uma tarefa num estágio em particular, com base nos valores do campo personalizado selecionado.
Por exemplo, o gráfico acima informa sobre um projeto que contém um campo personalizado denominado Estágio de conclusão
O campo personalizado Estágio de conclusão foi configurado com 4 valores possíveis: Ainda não iniciado, Em andamento, Bloqueado e Concluído. O gráfico mostra o tempo total em que as tarefas permaneceram marcadas com o valor Bloqueada no campo personalizado.
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