Planejamento de evento para captação de recursos

Como criar um projeto de evento para captação de recursos na Asana

Há algumas maneiras de criar um projeto de evento. Para começar em pouco tempo:

  1. Comece pelo nosso modelo de evento para captação de recursos e personalize-o de acordo com as necessidades da sua organização.
  2. Importe uma folha de cálculo existente onde esteja atualmente a gerir os eventos.

Como acessar todos os modelos Asana

GIF demonstrating how to access templates in Asana from the +button in the top bar

Se preferir criar um evento do zero ou quiser conhecer boas práticas gerais para os projetos Asana, comece por aqui.

Faz o planejamento de mais de um evento de captação de recursos ao mesmo tempo?

Ao usar o nosso modelo:

  1. Duplique a [TAREFA DE EXEMPLO] no modelo, renomeie-a e converta-a em projeto.
  2. Em seguida, adicione estes projetos a um portfólio para ajudar a gerir e monitorizar todos os eventos de angariação de fundos num só lugar.

Trabalha com fornecedores, agências ou terceirizados?

Monitorar por e-mail os prazos, ativos e conversas entre os diversos participantes agrega complexidade. Em vez disso, convide-os para o seu projeto. Com isso elas podem ver os planos gerais da sua campanha, você deixa claro quais são os prazos e controla todos os entregáveis.

Precisa manter privados outros trabalhos do seu evento? Você ainda pode convidar terceiros para a Asana, mas defina o seu projeto como privado e adicione-os apenas como seguidores da tarefa. Dessa forma, eles só terão acesso às tarefas compartilhadas.

Dicas para gerenciar e realizar os trabalhos de eventos

Agora que você já criou o seu projeto de planejamento de evento para captação de recursos, estas dicas podem ajudar a gerenciar e monitorar cada detalhe à medida que se executam os trabalhos.

1. Mapeie o planejamento do seu evento (e ajuste-o aos imprevistos) com o Cronograma

A maioria dos planejamentos de eventos possui prazos e dependências cruciais até a chegada do grande dia. O Cronograma ajuda a mapeá-los no seu plano antes de começar para se certificar de que todos os itens interagem sem conflitos.

GIF of project plan creation with Asana Timeline feature


Como criar o seu planejamento com o Cronograma:

  1. Agende as tarefas arrastando-as e soltando no Cronograma. Ao identificar conflitos de tempos, arraste e solte as tarefas para reagendá-las.
  2. Estenda os intervalos de datas das tarefas para que seus responsáveis possam organizar o seu tempo para trabalhar nelas conforme se aproximarem os prazos.
  3. Se as tarefas precisarem ser concluídas numa ordem determinada, crie dependências entre elas passando o mouse sobre uma tarefa e arrastando o ponto até a tarefa relacionada.

Depois que os trabalhos estiverem em andamento, o Cronograma também pode ajudar a reajustar o seu plano. Por exemplo, se a reserva do local estiver demorando mais do que o esperado, você pode remanejar os prazos e ver o impacto disso no planejamento com o Cronograma.

2. Fique em cima dos e-mails importantes (e perca menos tempo na caixa de entrada) com as integrações para e-mail

SCREENSHOT of Outlook and Gmail Asana integrations for emails and inbox

Sempre

é possível convidar fornecedores para o seu projeto de evento, mas se a comunicação se dá por e-mail, experimente as integrações entre Asana para Gmail, Outlook e outros clientes de e-mail. Ao receber e-mails com documentos importantes ou trabalho a ser processado, pode adicioná-los à Asana diretamente da caixa de entrada e atribuí-los como tarefas, adicioná-los ao seu projeto do evento, e muito mais. Os detalhes essenciais do planejamento não voltarão a ficar perdidos nos e-mails e você não perderá tanto tempo organizando a sua caixa de entrada.

4. Crie feedback interativo diretamente nos ativos dos eventos de captação de recursos com as anotações

GIF of leaving actionable feedback on an image attached to an Asana task with proofing feature

Conseguir dar e incorporar o feedback nos ativos dos eventos (como convites por e-mail ou pôsteres dos eventos) pode fazer a diferença entre perder tempo e contagiar os colegas com o seu entusiasmo. As provas na Asana facilitam aos avaliadores comentar diretamente nos ativos para que o feedback seja proporcionado dentro do contexto. Cada comentário se transforma numa subtarefa interativa que o criador pode então decidir como incorporar.

Ao debater os detalhes dos ativos ou ideias de criação para o evento, crie uma tarefa por ativo/ideia e use o botão curtir para votar com a equipe.

Dicas para gerenciar os trabalhos do dia do evento

1. Trabalhe de qualquer lugar, e até off-line, com os aplicativos móveis da Asana

Se a sua equipe já está no local fazendo os preparativos, pode ser difícil acessar os detalhes fundamentais e ver o que falta fazer da lista. O aplicativo Asana para dispositivos móveis mantém a equipe conectada ao planejamento do evento (mesmo sem conexão com a Internet) antes, durante e depois do evento.

SCREENSHOT of Asana mobile task for event planning


2. Mantenha as conversas do dia a dia úteis com a integração para Slack

Muitas equipes usam a Asana e o Slack para coordenar a comunicação sobre o trabalho-especialmente quando chega a hora do evento. Em vez de optar por uma ou outra ferramenta, as equipes podem usá-las em conjunto usando a integração Asana para Slack.

GIF of creating an Asana task from a Slack message with integration


Se um colega de equipe pedir feedback sobre sua apresentação de abertura e você não tiver tempo no momento, pode criar uma tarefa da Asana a partir da própria conversa no Slack para não se esquecer e para manter o contexto original.

Dicas para gerar relatórios dos trabalhos e do progresso do evento

1. Comunique-se com a equipe (sem fazer mais reuniões)

Em vez de convocar uma reunião para conferir o status de uma tarefa ou dar atualizações à sua equipe, há algumas maneiras melhores de fazer isso na Asana:

  • Comente numa tarefa para informar as atualizações do progresso, dar feedback, ou fazer perguntas.
  • Use as atualizações de status do projeto (através da aba Progresso no seu projeto) para comunicar as atualizações mais importantes sobre o progresso do projeto, como os marcos alcançados, os prazos e o que estiver em risco.
  • @mencione seus colegas, tarefas, projetos ou conversas relevantes para se vincular diretamente a eles em qualquer descrição ou comentário.

2. Monitore o progresso e gerencie a alocação de pessoal entre múltiplos eventos com os Portfólios e a Gestão de recursos

GIF of using a Portfolio in Asana for progress updates

Para compreender o progresso do evento e avaliar a disponibilidade da equipe, os planejadores de eventos geralmente precisam reunir as informações das reuniões, e-mails e planilhas, um processo que pode ser muito lento e impreciso. No lugar disso você pode criar um portfólio de projetos que inclua todos os planos de eventos para acompanhar o progresso em tempo real, as datas dos eventos e as prioridades de um único lugar.

SCREENSHOT of using Workload to see teammate who’s overloaded and reassigning their work


Em seguida, use a aba de Gestão de recursos para visualizar a capacidade de sua equipe entre os eventos com base nas tarefas que já estão atribuídas na Asana. A Gestão de recursos ajuda a tomar decisões informadas de alocação de pessoal para manter as cargas de trabalho bem balanceadas e os eventos em dia.

Recursos para o planejamento e gerenciamento de eventos na Asana

Mais de um aprendiz visual? Quer saber como nossos clientes planejam eventos com A Asana? Confira estes recursos:

Recursos Vincular
Modelo de planejamento de evento para captação de recursos para organizações sem fins lucrativos Usar modelo
Tutorial em vídeo Assista a Como usar a Asana
Curso sob demanda Registre-se para a Asana Academy
Estudos de caso Veja como Special Olympics, The Young Survival Coalition, Together We Rise e NTEN planejam eventos com a Asana
Ebook Guia de produtividade para profissionais de eventos Ler o ebook
Conecte-se à Comunidade Participe de um treinamento ou comece um tópico no fórum da nossa comunidade