Política de retenção de dados

O recurso de política de retenção de dados está atualmente em teste beta e habilitado apenas para um grupo selecionado de clientes.

A política de retenção de dados visa dados de trabalho inativos para remoção e resultará na exclusão de dados inativos. Os usuários têm a oportunidade de recuperar dados descartados nos primeiros 30 dias, se os dados ainda forem necessários.

Tipos de dados afetados

Atualmente, a política abrange projetos e tarefas inativos da Asana que não fazem parte dos projetos da Asana.

Duração por inatividade

Uma tarefa ou projeto será elegível para eliminação, seguida de eliminação após um período especificado de inatividade.

O que se qualifica como inativo?

  • Nenhuma das seguintes atividades do projeto ocorreu:
    • Edições nos campos do projeto - incluindo atualizações ou edições no nome, descrição, arquivamento, equipe/proprietário do projeto, atualizações de status e mensagens, etc.,
    • Qualquer atividade em tarefas dentro do projeto - veja as atividades de tarefas listadas abaixo
    • A data de conclusão do projeto está dentro do período de retenção
  • Nenhuma das seguintes atividades de tarefa ocorreu:
    • Edições nos campos da tarefa - incluindo atualizações ou edições no nome da tarefa, responsável, data de conclusão, dependências da tarefa, descrição, anexos, campos personalizados, comentários, colaboradores, curtidas, etc.,
    • Alterações em associações de tarefas - incluindo atualizações ou edições em associações de projetos, alterações na seção de tarefas ou novas subtarefas
    • Outras ações - incluindo tarefas duplicadas ou não destruídas
    • A data de conclusão da tarefa está dentro do período de retenção

Eliminação de dados

Os dados inativos serão descartados e excluídos permanentemente após 30 dias, se não forem recuperados. O processo de exclusão será executado em lotes semanais.

Os usuários que terão projetos ou tarefas na lixeira receberão notificações antes de os dados serem excluídos. Se os utilizadores agirem nesses projetos ou tarefas, esses projetos ou tarefas não são afetados. Os usuários também têm a opção de restaurar projetos ou tarefas descartadas dentro de 30 dias.

Notificações dos usuários

Os utilizadores afetados serão notificados mensalmente sobre quaisquer dados descartados planeados para eliminação futura. Para preservar os dados, o utilizador deve tomar medidas em relação à tarefa ou projeto antes de serem eliminados. Depois que o item é descartado, ele pode ser facilmente recuperado usando um hiperlink.

Os usuários afetados receberão uma tarefa da Asana com todos os itens programados para exclusão. Cada item terá um hiperlink na descrição. Basta clicar no link e selecionar Undelete para restaurar o item na lixeira e redefinir a inatividade.

Observação: a notificação listará os itens a serem excluídos nos próximos 30 dias. Se quiser reativar um item, basta tomar qualquer medida (por exemplo, curtir, comentar, etc.) em relação a ele. Se você revisitar a tarefa de notificação após 30 dias, os itens serão descartados. Nesse caso, você pode clicar no link e optar por desfazer a exclusão do item.

Visualização e recuperação de dados

Tarefas

Os criadores e colaboradores da tarefa podem consultar a notificação fornecida ou navegar até a barra de pesquisa e selecionar

Tarefas e mensagens excluídas na seção Pesquisas salvas. Você pode ver e recuperar tarefas na lixeira a partir daí. 

Projetos

Os administradores e editores do projeto podem recuperar projetos descartados. Um link para recuperar o projeto descartado pode ser encontrado na descrição da tarefa mensal da Asana mencionada em Notificações do usuário acima.

Os usuários afetados receberão uma notificação na Caixa de entrada assim que esta tarefa for criada e atribuída a eles. Esta tarefa contém uma lista de todos os itens (tarefas/projetos) a serem excluídos. Quando um projeto é eliminado, pode consultar esta tarefa para encontrar o link do projeto. Depois de clicar no link de uma tarefa ou projeto, você terá a opção de Cancelar exclusão ou Excluir permanentemente.

Exclusions

No momento, determinados dados e funcionalidades, como atualizações de status, mensagens, portfólios e metas, estão excluídos da política.

Se tiver dúvidas gerais sobre a Asana ou sobre a recuperação dos seus dados, entre em contato com a nossa equipe de suporte.

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