Integrações de regras para armazenamento em nuvem e compartilhamento de arquivos

As regras e as integrações funcionam em conjunto para automatizar as tarefas habituais e definir fluxos de trabalho nas ferramentas favoritas da sua equipe. Este artigo mostra como as integrações de regras podem ajudar a tirar o melhor proveito das suas soluções de armazenamento em nuvem e compartilhamento de arquivos ao usar a Asana.

Consulte Como criar uma regra para obter dicas sobre como começar a usá-la.

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Dropbox

Com as Regras da Asana, as equipes podem enviar automaticamente anexos de tarefas para uma pasta específica do Dropbox para agilizar o compartilhamento, o armazenamento e a colaboração. Em vez de transferirem arquivos de forma manual, os membros podem escolher desencadeadores para que os anexos de tarefas sejam carregados de forma automática e segura no Dropbox para facilitar a consulta.

Por exemplo, as equipes podem usar a Asana para trabalhar em aprovações de ativos e, após a aprovação, carregar automaticamente o anexo da tarefa em uma pasta específica do Dropbox para garantir que os ativos finais sejam carregados no local correto.

Considerações ao usar esta integração:

  • As regras que forem acionadas em tarefas com mais de 10 anexos enviarão apenas os 10 anexos mais recentes.
  • Os carregamentos de arquivos em que o arquivo tem o mesmo nome de um arquivo existente na pasta do Dropbox associada serão automaticamente renomeados e carregados com sucesso.
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Etapas para configurar a integração de regras

  1. Acesse o projeto específico da Asana ao qual você gostaria de adicionar uma integração de regras.
  2. Clique em Personalizar no canto superior direito, navegue até Regras e selecione + Adicionar regra
  3. Selecione Dropbox na coluna à esquerda.
  4. Você pode escolher uma regra predefinida ou clicar em Criar regra personalizada
  5. Ao criar uma regra personalizada, defina um nome e escolha um desencadeador e uma ação para começar.
  6. Faça a autenticação clicando em Conectar-se às Regras do Dropbox e seguindo os passos
  7. Adicione a URL da pasta do Dropbox encontrada no aplicativo Web

Box

Use as Regras Asana para automatizar o processo de upload de conteúdo para o Box quando determinadas ações ocorrerem na Asana. As equipes podem economizar tempo definindo gatilhos que transferirão automaticamente os anexos das suas tarefas da Asana para o Box.

Por exemplo, as equipes de design que trabalham em ativos podem criar uma regra para carregar o anexo no Box assim que a tarefa for movida para a seção "Ativos aprovados finais".

Considerações ao usar esta integração:

  • As regras que forem acionadas em tarefas com mais de 10 anexos enviarão apenas os 10 anexos mais recentes.
  • Tentativas de upload de arquivos com o mesmo nome de um arquivo existente na pasta Box resultarão em um erro na regra. Para corrigir esse erro, renomeie o arquivo existente, edite e salve novamente a regra e ative a ação de upload novamente.
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Etapas para configurar a integração de regras

  1. Acesse o projeto específico da Asana ao qual você gostaria de adicionar uma integração de regras.
  2. Clique em Personalizar no canto superior direito, navegue até Regras e selecione + Adicionar regra
  3. Selecione Caixa na coluna à esquerda.
  4. Você pode escolher uma regra predefinida ou clicar em Criar regra personalizada
  5. Ao criar uma regra personalizada, defina um nome e escolha um desencadeador e uma ação para começar.
  6. Faça a autenticação clicando em Ligar às Regras da Caixa e seguindo os passos
  7. Adicione a URL da pasta Box encontrada no aplicativo Web

Microsoft OneDrive

Com as Regras Asana, as equipes podem enviar automaticamente anexos de tarefas para uma pasta específica do OneDrive para agilizar o compartilhamento, o armazenamento e a colaboração, reduzindo o trabalho manual.

Por exemplo, as equipes podem usar a Asana para trabalhar em aprovações de ativos e, após a aprovação, carregar automaticamente o anexo da tarefa em uma pasta específica do OneDrive para garantir que os ativos finais sejam carregados no local correto.

Observe que esta integração funciona com o OneDrive, e não com o Sharepoint.

Considerações ao usar esta integração:

  • As regras que forem acionadas em tarefas com mais de 10 anexos enviarão apenas os 10 anexos mais recentes.
  • Os arquivos carregados onde houver um arquivo existente com o mesmo nome na pasta do OneDrive substituirão o arquivo existente. Se isso não for pretendido, certifique-se de que os arquivos tenham nomes diferentes.
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Etapas para configurar a integração de regras

  1. Acesse o projeto específico da Asana ao qual você gostaria de adicionar a integração.
  2. Clique em Personalizar no canto superior direito, navegue até Regras e selecione + Adicionar regra
  3. Selecione OneDrive na coluna à esquerda.
  4. Você pode escolher uma regra predefinida ou clicar em Criar regra personalizada
  5. Ao criar uma regra personalizada, defina um nome e escolha um desencadeador e uma ação para começar.
  6. Faça a autenticação clicando em Ligar às Regras do OneDrive e seguindo os passos
  7. Adicione a URL da pasta do OneDrive encontrada no aplicativo Web e o caminho. O caminho pode ser encontrado em Mais detalhes da pasta do OneDrive. Meus arquivos devem ser excluídos do caminho.

Bynder

A integração do Bynder com a Asana permite que as equipes adicionem recursos do Bynder às tarefas da Asana para que os colaboradores possam acompanhar o trabalho relacionado. Em vez de copiar e colar links entre ferramentas repetidamente, vincular Asana e Bynder proporciona visibilidade e colaboração perfeitas.

Por exemplo, as equipes podem colaborar nas aprovações de ativos de campanha na Asana e, após a aprovação, adicionar o ativo Bynder à tarefa Asana como um widget. Isso facilita para que os colaboradores vejam o nome do ativo, a data da última modificação, o status público ou privado e sigam o caminho do link do ativo, tudo a partir de um único local na Asana.

Bynder

Veja como anexar um ativo Bynder a uma tarefa da Asana:

  1. Inicie a sessão na Asana e localize o projeto para o qual deseja habilitar o widget Bynder.
  2. Clique em Personalizar no canto superior direito
  3. Role até a seção de Aplicativos, depois selecione + Adicionar aplicativo
  4. Selecionar Bynder
  5. Clique em Adicionar a projeto e siga os passos para conectar o Bynder à Asana
  6. Vá até uma tarefa da Asana no projeto
  7. Vincule um ativo digital à tarefa clicando no botão Adicionar ativo Bynder no campo Bynder na parte superior do painel de detalhes da tarefa
  8. Insira o URL para o ativo Bynder relevante
  9. Os detalhes do ativo Bynder anexados aparecerão como um widget no painel da tarefa

Observação: esta integração já está incorporada na Asana, mas você precisa criar uma conta Bynder para começar.

 

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