Planejamento de recursos

O planeamento de recursos é essencial para o sucesso de qualquer organização, ajudando as equipas a alcançarem os seus objetivos através da gestão eficiente dos principais recursos. Este artigo mostra como a Asana pode simplificar o planejamento de recursos cruciais, como tempo e pessoas. Os fluxos de trabalho da Asana facilitam o planejamento eficaz desses recursos por um gerente de projeto.

Considere o exemplo de Kevin, um líder de PMO que gerencia uma equipe de PMOs. Veja a seguir como ele usa a Asana para otimizar o planejamento de recursos da sua equipe.

Capturar e criar trabalho

Kevin configura um projeto de entrada para captar pedidos de trabalho para a sua equipa. O projeto recebe envios por meio de um formulário, capturando todos os detalhes necessários em uma única tarefa, que é rapidamente convertida em projeto.

Uma vez que os projetos da equipe tenham sido concluídos, Kevin usa o recurso de planejamento de capacidade para alocá-los adequadamente. Uma visão em nível de projeto da capacidade da equipe fornece a ele uma base clara para alocar pessoas aos projetos, tanto imediatamente quanto no futuro.

Pessoal e largura de banda

O planejamento de capacidade exibe a largura de banda da equipe do PMO no nível do projeto, e os conflitos surgem imediatamente para que as decisões de pessoal possam ser tomadas com confiança. Kevin identifica facilmente uma oportunidade e aloca um membro da sua equipa, Amy, para um projeto. Ele aloca 25% do seu tempo disponível para o projeto ao longo de duas semanas, complementado por outro membro da equipe que contribui com 75% do seu tempo.

Visite esta seção do artigo de planejamento de capacidade para obter uma visão geral detalhada de como criar e editar alocações de projetos.

Decidir onde investir o tempo e o esforço de uma equipe está no cerne da gestão de projetos. Para obter uma visão geral precisa do trabalho atual da equipe de PMO, Kevin cria um portfólio e adiciona todos os projetos da sua equipe a ele. Agora, Kevin pode identificar rapidamente o trabalho que ainda precisa ser iniciado com base no status do projeto claramente exibido no portfólio. Identificando dois projetos que estão prontos para avançar, ele começa a atribuir o trabalho à sua equipe.

Mantendo-se fiel ao portfólio, Kevin pode mudar rapidamente para a visualização da carga de trabalho do portfólio e mostrar a disponibilidade da equipe. A carga de trabalho do portfólio também apresenta tarefas não atribuídas, para que Kevin e sua equipe não precisem classificar projeto após projeto para encontrá-las. Isso significa que um líder de PMO pode atribuir tarefas entre sua equipe com a confiança de que não ficará sobrecarregado.

Planejamento para o tempo

Até agora, Kevin manteve seu foco no planejamento de longo prazo, mas o foco também pode ser reduzido, revelando insights sobre tarefas específicas e períodos de tempo mais imediatos. Usando uma combinação de campos personalizados de fórmulas e painel de portfólio, é possível criar um gráfico que monitora a disparidade entre o tempo estimado e o tempo real gasto em tarefas em todos os projetos do portfólio - tudo feito sem qualquer cálculo manual.

A equipe do Kevin está usando o recurso de monitoramento de tempo nativo da Asana nos projetos do portfólio. Isso significa que as entradas de tempo fornecem constantemente uma imagem precisa do tempo gasto nas tarefas, o que permite um planejamento de tempo mais preciso no futuro. Quando as tarefas não correspondem ao tempo alocado, seja o acompanhamento acima ou abaixo das estimativas, as informações são agrupadas e exibidas no painel do portfólio. Em seguida, a equipe do PMO pode tomar decisões de planejamento de tempo baseadas em dados com confiança.

Kevin está determinado a minimizar os atrasos e quer remover quaisquer obstáculos no caminho de sua equipe. Como etapa final, ele usa o recurso de Respostas inteligentes da Asana para perguntar à IA da Asana sobre os obstáculos no projeto da sua equipe. A IA da Asana identifica rapidamente as causas principais dos atrasos em projetos que estão em risco, e Kevin observa esses pontos para discuti-los com seu gerente de projeto na próxima reunião.

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