Planejamento estratégico organizacional

O planejamento estratégico organizacional permite que as empresas definam sua visão, definam metas alcançáveis e descrevam as etapas necessárias para alcançar esses marcos. Este artigo descreverá como uma equipe de PMO planeja, executa e relata uma das iniciativas de sua organização: a transformação digital interorganizacional.

Associar o trabalho às metas.

O time de PMO tem um objetivo que se relaciona com a iniciativa de transformação digital: Estabelecer uma infraestrutura baseada em nuvem. O PMO calcula o progresso da meta usando o método automático. Este método permite calcular o progresso a partir de três fontes: submetas, projetos ou tarefas. Neste exemplo, os projetos da equipe são a fonte do progresso, e os marcos e a conclusão de tarefas medem o progresso.

Para configurar o método automático:

how to set up authomatic method for goals.gif

Na janela "Adicionar meta":

  1. Selecione Automático como o método de atualização
  2. Seleccione a fonte do progresso
  3. Escolher o tipo de medição
  4. Na página de detalhes da meta, é possível conectar submetas, projetos ou tarefas

Monitorar o progresso do projeto com os portfólios

Os portfólios permitem que o PMO agrupe todos os projetos que contribuem para a meta "Estabelecer uma infraestrutura baseada em nuvem" e monitore seu progresso a partir de um único lugar. Em resumo, você pode ver os marcos concluídos, o status mais recente atualizado, o proprietário do projeto e outros campos personalizados relevantes. 

Os portfólios facilitam identificar se um projeto está atrasado ou em risco. Se o PMO vir um projeto em risco, ele pode clicar no projeto e ver quais tarefas estão atrasadas e quais estão bloqueadas.

Mantenha a consistência com os modelos de projetos

Os modelos de projeto ajudam a sua equipe a poupar tempo e manter a consistência, fornecendo uma estrutura pré-concebida que pode ser usada ao criar novos projetos. Neste exemplo, o PMO usa um modelo para cada novo projeto relacionado à transformação digital. 

Para adicionar um modelo de projeto a um portfólio:

  1. Clique em Personalizar
  2. Role a página até os modelos de projetos
  3. Clique em + Adicionar modelo de projeto
  4. Selecione um modelo e clique no botão + Adicionar ao portfólio

Manter os projetos atualizados com pacotes

Os processos para projetos de transformação digital estão em constante evolução. Para manter os projetos atualizados, o PMO usa um pacote específico. Os pacotes são uma combinação de regras, campos, seções e modelos de tarefas que podem ser aplicados a vários projetos simultaneamente. Além disso, sempre que o PMO atualiza o pacote, essas atualizações são aplicadas automaticamente a todos os projetos com este pacote ativo.

 

How to apply a bundle to a portfolio.gif

Para aplicar um pacote a um portfólio:

  1. Vá até um projeto, clique em Personalizar e selecione Pacotes
  2. Selecione o pacote que quer adicionar ao portfólio
  3. Clique na guia Painel
  4. Clique em +Adicionar ao meu trabalho
  5. Role a página para baixo para encontrar o portfólio ou digite o nome do portfólio
  6. Clique em Adicionar pacote aos projetos

Verificar a carga de trabalho da equipe

A Gestão de recursos permite visualizar a capacidade da sua equipe, quem está se aproximando da capacidade e quem pode assumir mais trabalhos. Estar ciente da capacidade da sua equipe ajuda a manter os seus projetos em dia e a garantir que ninguém na sua equipe fique sobrecarregado. Você pode acessar a Gestão de recursos a partir do seu portfólio clicando na aba Gestão de recursos. 

 

Workload

Se um membro da sua equipe estiver perto da capacidade máxima, você pode arrastar e soltar as tarefas para reagendá-las ou reatribuí-las a outro membro da equipe.

Mantenha-se informado sobre o progresso do projeto

As atualizações de status fornecem às partes interessadas informações pertinentes e oportunas sobre o progresso de um projeto. 

Na visualização de portfólio, o PMO pode ver as diferentes atualizações de status de todos os projetos. Para ler essas atualizações, clique no campo personalizado de status e leia a última e a anterior.

Para se aprofundar ainda mais no progresso do projeto, o PMO pode aproveitar as respostas inteligentes para fazer perguntas sobre o projeto na Asana, como “Quais são os próximos marcos?" Isso ajuda a encontrar informações rapidamente sem clicar em todas as tarefas individuais.

Como integrar seus portfólios ao Tableau

A integração do Tableau com a Asana permite criar painéis do Tableau com dados do seu portfólio. Isso permite que você tenha dados em tempo real sobre o progresso.

Saiba como integrar a Asana com o Tableau.

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