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プロジェクトの進捗とステータス更新

この記事の内容

プロジェクトの「概要」セクションには、今取り組んでいるプロジェクトのステータスに関する詳細なスナップショットが表示されます。ステータスレポートを使うと、情報が満載で、再利用が可能でアクションに移すことのできるステータス更新を簡単に作成できるため、仕事の状況を重要なステークホルダーと共有できます。

「概要」タブのスナップショット

プロジェクトの「概要」タブをクリックすると、プロジェクトの現在の進捗ステータスを示すスナップショットが表示されます。

「概要」タブでは、次のことができます。

  1. プロジェクトのステータス (順調、リスクあり、要対応、保留中、完了、撤回済み) を確認する
  2. ステータスの更新をリクエストする、またはプロジェクトのステータスを更新する
  3. プロジェクトにおける役割を表示または変更する
  4. プロジェクトの期日や日付範囲を表示または変更する
  5. メンバーにメッセージを送信する

マイルストーン、目標、主な参考資料の概要

「概要」タブからは、プロジェクトに関連するマイルストーン、目標、および主な参考資料を見ることもできます。

milestones overview

「概要」では次のことができます。

  1. プロジェクトに関連付けられている主な参考資料を表示する
  2. 「+」アイコンを使ってマイルストーンを表示または新規追加する
  3. プロジェクトに関連付けられているすべての目標を表示する
ノート iconノート

自分がアクセスできるポートフォリオだけが表示されます。

最新のステータス更新

「概要」タブでは、ドットダイアグラムによりステータス更新の履歴をすばやく確認できます。

また、「ダッシュボード」タブでは、バーンアップチャートにアクセスし、チームが仕事を完了させるスピードとその推移を追跡できます。チャートはカスタマイズすれば、完了済みのタスクや未完了のタスクなどを確認できます。プロジェクトの全体的なパフォーマンスや進捗の評価指標を表示したり、問題を強調表示する方法については、こちらの記事をお読みください。

ステータス更新を作成する方法

すべてのプロジェクトメンバーはステータスを設定し、他のプロジェクトメンバーにプロジェクトの進捗を伝えられます。

ステータスはテンプレート化されたブロック構造になっているので、Asana で実際に進行中の仕事をそのステータスを説明する背景情報と一緒に盛り込むことができます。

ステータス更新の作成

ステータス更新を作成する方法

  1. プロジェクトにステータスが設定されていない場合は、「ステータスを設定」ドロップダウンメニューからステータスを選択します。あるいは既存のステータスをクリックすることもできます。
  2. プロジェクトの「概要」タブの「ステータスは？」フィールドから、

ステータス更新ウィンドウでは、次のことができます。

  1. タイトルを追加する
  2. 進捗状況、プロジェクト名、プロジェクトオーナー、プロジェクトの日付など、ステータス更新の詳細を入力する
  3. 更新に含めるカスタムフィールドを選択する
  4. 新規セクションを追加する
  5. 要約を含める
  6. 次のステップの概要をまとめる
  7. ハイライトを更新にドラッグし、それまでの経緯をまとめる
  8. 更新内容を入力したら、青い「投稿」ボタンをクリックします
ノート iconノート

プロジェクトステータスの更新を投稿するには、プロジェクトのステータスを選択する必要があります。

ステータス更新にカスタムフィールドを追加する

ステータス更新にカスタムフィールドを追加する機能は、Asana Advanced、Enterprise、Enterprise+ プラン、および旧プランの Business、旧 Enterprise プランで利用できます。

Portfolio custom fields applied to projects

プロジェクト内のタスクにカスタムフィールド値を適用して追加のコンテキストを提供し、レポートを改善する方法と同様に、ポートフォリオ内のプロジェクトにカスタムフィールドを適用することもできます。ステータス更新で参照されるカスタムフィールド値は、ポートフォリオレベルでプロジェクトに適用されたカスタムフィールドから直接取得されます。

Show or hide fields in status updates

たとえば、ポートフォリオレベルで「地域への影響」というカスタムフィールドを使用して、各プロジェクトのスコープや優先度を示し、個々のプロジェクトに異なる値を適用できます。この例では、「四半期ごとの EMEA エディトリアルカレンダー」プロジェクトの「地域的な影響」の値が「中」に設定されており、この値がプロジェクトのステータス更新に反映されています。これにより、ポートフォリオレベルのインサイトをステータス更新に簡単に反映でき、関係者に明確で一貫したコンテキストを提供できます。

Portfolio custom field referenced in project status update

カスタムフィールドは、仕事のタグ付けや並べ替え、絞り込みに使える便利なツールです。無料の Asana トライアルで実際にご確認ください。無料で試す

ステータス更新にハイライトを追加する方法

完了済みのマイルストーンや期日を過ぎたタスクなどのハイライトをステータス更新にドラッグ & ドロップすれば、仕事の経緯を明確に伝えることができます。こういったハイライトを追加することにより、最近挙げられた成果や、チームが潜在的に抱える障害のインサイトを目で見て確認できます。

ハイライトを追加し、ステータス更新を投稿したら、ブロック構造とその順番が Asana に記録され、その後の更新でも使えるようになります。

highlight ordering
ノート iconノート

「概要」「達成したもの」「次のステップ」のセクションをドラッグ & ドロップして、順序を入れ替えることもできます。

ステータス更新にチャートを追加

ステータス更新にチャートを追加すると、作業中の仕事の状況を可視化できます。

charts

ステータス更新のリマインダー

各プロジェクトのオーナーは、毎週木曜日に週間タスクを受け取り、金曜日までにプロジェクトのステータスを更新します。プロジェクトオーナーがリマインダーを受け取りたくない場合は、オフにできます。

turn off status update reminders

ステータス更新のリマインダーをオフにするには、次のことを行います。

  1. 「ステータス更新」ビューに移動します。
  2. 「毎週金曜日にステータスの更新を促す」スイッチをクリックします。
ノート iconノート

ステータス更新は、プロジェクトの「概要」および「メッセージ」に表示されます。

ステータス更新を印刷または削除する

delete status

ステータス更新を印刷または削除するには、次のことを行います。

  1. ステータス更新の横にある三点リーダーアイコンをクリックします。
  2. 「ステータス更新を印刷」または「ステータス更新を削除」をクリックします。
ノート iconノート

削除できるのは自分のプロジェクトステータスだけで、他のユーザーが投稿したステータスは削除できません。

スナップショットについて

ステータス更新はある時点におけるプロジェクトのステータスを示すスナップショットだと考えられます。そのため、プロジェクト名、カスタムフィールド、タスク名、期日、担当者といったデータは投稿時点で固定されます。プロジェクト名、カスタムフィールド、タスク名、期日、担当者などの情報が含まれます。

つまり、公開後にタスク名や期日が変更されても、更新内容のタスクは変化なく表示されるため、後から振り返って見ても、プロジェクトのその時点における完全なステータスを確認できます。

プライバシー

ステータス更新にコラボレーターとして追加されるメンバーは、そのプロジェクト自体にアクセスできなくて��、レポートの内容をすべて見ることができます。

これは、レポートに記載されているタスクの詳細やテキストをすべて閲覧できることを意味します。ただし、タスクやマイルストーンなど、プロジェクトの中のアクセス権を持っていない部分をクリックすると、実際のデータにはアクセスできず、アクセス権のリクエストを促すページが表示されます。

プロジェクトを完了する

既存のプロジェクトステータスの有無にかかわらず、プロジェクトを完了することができます。

completing a project

プロジェクトを完了するには、次のことを行います。

  1. 三点リーダーアイコンをクリックし、ドロップダウンメニューから「完了」を選択します。
  2. プロジェクトに既存のステータスがない場合は、「ステータスを設定」をクリックします。あるいは、既存のステータスをクリックし、ドロップダウンから「完了」を選択します。
ノート iconノート

完了したプロジェクトは、アーカイブするのではなく、ステータス更新で「完了」にしましょう。アーカイブする前にプロジェクトを完了させることをおすすめします。プロジェクトをアーカイブすることで、アクティブなプロジェクトに集中できますが、プロジェクトのステータスは更新されません。

ノート iconノート

プロジェクトを完了とマークすることで、ポートフォリオやレポートのプロジェクト概要で、他のステータスと簡単に区別できるようになります。

プロジェクトを未完了に戻す方法

プロジェクトが完了すると、「概要」ページは次のように表示されます。

completed project status

プロジェクトを未完了にするには、「完了」をクリックし、ドロップダウンメニューから更新後のステータスを選択します。

notifications

画面右上のチェックボックスをクリックして、この更新の通知をオフにすることもできます。

完了しアーカイブされたプロジェクトには、「完了」のステータスと「このプロジェクトはアーカイブされています」というバナーが表示されます。

Restore project
ノート iconノート
ステータス更新の作成に関するサポートが必要な場合は、コミュニティに質問してみましょう。
Note iconノート

この記事は AI によって翻訳されています。

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