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AI チームメイトのアクセス制御、メモリ、承認について

この記事の内容

セキュリティとプライバシーの維持は、仕事そのものと同じくらい重要です。AI チームメイトは、同僚とまったく同じルールに従うように設計されています。AI チームメイトは既存の権限の範囲内で動作し、明示的に招待されたタスクやプロジェクトのみを表示、検索、または要約します。Asana の標準的なアクセスレベルを反映し、チームのプライバシーを尊重するメモリを使用することで、AI チームメイトは組織のデータガードレールを超えることなく、生産性の向上をサポートします。

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AI チームメイトのアクセス制御

AI チームメイトは、新規ユーザーと同様に、作成された時点で、ドメインに公開されているタスクやプロジェクトを確認できます。非公開のワークグラフオブジェクト (タスク、プロジェクト、チームなど) を表示および検索できるようにするには、AI チームメイトをメンバーまたはコラボレーターとして明示的に追加する必要があります。 

AI チームメイトは、Asana の標準的なアクセスレベルに従います。

アクセスレベル

チームメイトの機能

編集可能ユーザー

タスクの作成、編集、完了、コメントの投稿、カスタムフィールドの更新、サブタスクの管理

コメント可能ユーザー

タスクにコメントを投稿。タスクの作成または編集はできません

閲覧可能ユーザー

タスク情報の閲覧のみ。コメントや編集はできません。

ノート iconノート

AI チームメイトがチームに追加されると、チームのアクセスレベルを継承します。

AI チームメイトは、自らの権限を昇格させることはできません。

AI チームメイトにタスクを割り当てたり、質問したりすると、AI チームメイトは、あなたと AI チームメイトの両方がアクセスできるタスク、プロジェクト、その他のオブジェクトからの情報のみを使用して応答します。AI チームメイトは、「トリガー」ユーザーであるあなたがまだ表示する権限を持っていない情報を公開することはできません。

たとえば、特定の Asana プロジェクトに関する質問に答えるよう AI チームメイトに依頼した場合、あなたと AI チームメイトの両方がそのプロジェクトおよび / またはそのタスクにアクセスできる場合にのみ、AI チームメイトはそのプロジェクトにアクセスし、あなたに回答することができます。言い換えれば、あなたと AI チームメイトの両方が、権限を与えられたプロジェクトメンバーまたはタスクのコラボレーターである必要があります。 

ノート iconノート

AI チームメイトのコメントは、そのタスクにアクセスできる全員に表示されることにご留意ください。リクエストをトリガーする前に、そのコンテキストにおけるオーディエンスが、リクエストするコンテンツに適しているかどうかを検討してください。

アクセス制御の詳細

  • AI チームメイトは、ドメイン内の新規ユーザーと同様に、デフォルトで公開の Asana データ (公開プロジェクト内のタスク、公開チーム内のプロジェクトなど) を閲覧できます。
  • Google ドライブなどのサードパーティツールに関連する情報や、それらのツールからの情報へのアクセスを伴うリクエストは、トリガーユーザーのアクセストークンを使用します。
  • AI チームメイトを作成または編集する際、権限を持つメンバーは、AI チームメイトが継続的に参照およびアクセスできるように、主要なリソース (プレイブック、ポリシー、指示など) をアップロードできます。

具体的には、AI チームメイトを使って、まだアクセス権のない情報を検索することはできません。AI チームメイトは、あなたと AI チームメイトの両方が閲覧できるタスク、プロジェクト、チーム、サードパーティのファイルのみを扱うことができます。

非公開プロジェクトまたは非公開チームで AI チームメイトにサポートしてもらいたい場合は、新しい同僚を追加するのと同じように、メンバーまたはコラボレーターとして追加されていることを確認してください。

メモリ

AI チームメイトは、長期にわたってサポートを提供するために、これまでに行った仕事に関する重要な詳細を記憶することができます。このセクションでは、これらのメモリの仕組みと、タスクやプロジェクトと同じアクセス制御がどのように適用されるかについて説明します。

やり取りの後、AI チームメイトは今後の参照用にメモリを保存することがあります。メモリは、タスクの実行中に最もよく作成されますが、AI チームメイトがドキュメントなどの主要なリソースを読むときにも作成されることがあります。メモリは、関連するオブジェクトを閲覧でき、かつ AI チームメイトをトリガーできるユーザーのみが閲覧できる非公開メモと考えてください。

メモリの詳細

  • メモリは、タスクに関連するポイントインタイムの記録またはやり取りの要約としてタスクに保存されます。
  • タスクへのアクセス権を失ったユーザーは、そのタスクのメモリへのアクセス権も失います。
  • AI チームメイトがプロジェクトまたはタスクから削除されると、AI チームメイトは関連するメモリを忘れます。
  • メモリは、AI チームメイトのプロフィールページで、AI チームメイトの権限を持つメンバーが閲覧できます。
  • メモリは、元のタスクを表示する権限をすでに持っているユーザーにのみ表示されます。たとえば、チームメイトが非公開タスクからメモリを作成した場合、そのタスクを閲覧できない同僚は、チームメイトへのフルアクセス権を持っていても、そのメモリを閲覧することはできません。

簡単に言うと、メモリは AI チームメイトがユーザーの好みや過去の決定に沿って一貫した行動をとるのに役立ちますが、アクセス権を拡大することは決してありません。メモリを見ることができるのは、すでに基礎となるタスクを見ることができ、AI チームメイトと連携している人だけです。

これにより、チームは時間の経過とともに AI チームメイトと共有するコンテキストを構築できます。AI チームメイトは、既存の権限に従いながら、中断したところから仕事を再開し、同じ質問を繰り返すことを避けることができます。

連携

AI チームメイトは、Asana ワークスペースを読み取ることに加えて、外部ツールに接続して機能を拡張することができます。

現時点では、すべての AI チームメイト連携はユーザーに代わって動作します。AI チームメイトをトリガーすると、そのツールに接続されているあなた自身のアカウントが使用され、そのアクションはあなたが実行したかのように表示されます。AI チームメイトは、そのツールであなたがすでに閲覧および実行できることのみを閲覧および実行できます。そのため、あなた自身に権限のないコンテンツにアクセスしたり、アクションを実行したりすることは決してありません。 

ノート iconノート

1 人のチームメイトに連携を許可すると、すべてのチームメイトがその連携にアクセスできるようになります。

Google ドライブ

AI チームメイトは、Google ドライブでコンテンツの閲覧、検索、編集、作成を行えます。これには以下が含まれます。

  • Google ドキュメント: 既存のドキュメントの読み取り、新しいドキュメントの作成、コンテンツを変更してドキュメントを編集
  • Google スプレッドシート: スプレッドシートのデータの閲覧、新しいスプレッドシートの作成、セルの値の編集
  • Google スライド：スライドのコンテンツを読み取る

Gmail

AI チームメイトは、Gmail でメールの読み取り、検索、送信、整理を行えます。これには次のことが含まれます。

  • 閲覧と検索: Gmail の検索構文を使用してメッセージやスレッドを検索したり、スレッド全体を開いたり、未読の受信トレイを要約したり、添付ファイルを表示またはダウンロードしたりできます。
  • 下書きと送信: 新しいメールの作成、下書きの保存、返信、全員に返信、メッセージの転送。
  • 整理: ラベルの適用または削除、メッセージのアーカイブ、既読 / 未読の設定、メッセージのゴミ箱への移動。

Google カレンダー

AI チームメイトは、Google カレンダーであなたのカレンダーを表示し、イベントを管理できます。これには次のことが含まれます。

  • カレンダーとイベントの表示: カレンダーの一覧表示、日付範囲内のイベントの一覧表示、1 つのイベントの詳細の表示、参加者の空き状況に基づく会議時間の提案。
  • イベントの管理：ユーザーに代わって、イベントの作成（Google Meet リンク付きのイベントを含む）、時間や出席者などのイベントの詳細の更新、イベントの削除、招待への返信（承認、仮承認、拒否）を行います。

Outlook (メールとカレンダー)

AI チームメイトは、Outlook メールと Outlook カレンダーの両方を操作できます。

メール

  • 閲覧と検索: メッセージの検索、特定のメッセージの開封、最近送信したアイテムの一覧表示。
  • 下書きと送信: メールの送信、下書きの作成または送信、返信、全員に返信。
  • 整理: メッセージのカテゴリと重要度を設定し、メッセージを削除済みアイテムに移動します (復元可能)。

カレンダー

  • ビュー: イベントの一覧表示、日付範囲内のイベントの開催日時の表示、単一のイベントを開く、空き状況の確認、会議の時間の検索。
  • イベントの管理：イベントの作成（Teamsのオンライン会議を含む）、イベントの更新、イベントのキャンセル（参加者に通知）、自分が企画した参加者のいないイベントの削除、招待の承認または拒否。

Slack

AI チームメイトは、Slack で検索、閲覧、投稿を行うことができます。これには次のことが含まれます。

  • 検索：公開チャンネル内のメッセージやファイルの検索、名前または説明によるチャンネルの検索、ワークスペース内のユーザーの検索。
  • 読み取り: アクセス権を持つ特定のチャンネルまたはスレッド (所属するプライベートチャンネルやダイレクトメッセージを含む) のメッセージの読み取り、ユーザーのプロフィールの読み取���、キャンバスの読み取り。
  • 投稿と作成: メッセージを送信、下書きを保存、後で送信するメッセージをスケジュール、キャンバスを作成または更新。

Microsoft Office 365 (ベータ版)

  • SharePoint や OneDrive の docx、pptx、xlsx ファイルの閲覧、編集、新規ドキュメントの作成を行えます。

AI チームメイトで SharePoint/OneDrive を使用するには、チームメイトはタスクのコラボレーションユーザーの認証情報を使用します。コラボレーションユーザーは、関連ファイルへのアクセス権を持っている必要があります。

ウェブアクセス

AI チームメイトは、URL を指定されると公開ウェブページを読み取ることができます。これは次の場合に役立ちます。

  • トピックや競合他社の調査
  • 公開ドキュメンテーションを読む
  • 公開データソースからの情報の取得

AI チームメイトの承認

常に承認が必要

  • タスクコラボレーターを削除 - 削除には常に承認が必要
  • プロジェクトメンバーを削除する - 削除には常に承認が必要

条件に基づく承認が必要

アクション承認リクエストがスキップされる場合承認リクエストが必要な場合
タスクを割り当てる担当者が null の場合、またはすでにタスクへのアクセス権がある場合担当者はタスクの新しい読み取り権限を取得します
担当者が設定されたタスクを作成すべての担当者がすでにタスクへのアクセス権を持っているすべての担当者が新しいアクセス権を取得する
タスクを削除チームメイト自身がタスクを作成しました他のユーザーが作成したタスクを削除する
プロジェクトにタスクを追加現在完全にバイパス (一時フラグ ##TemporarilyAllowAiTeammateMultihomingWithoutApproval)タスクがドメインに公開されていない場合は必須
タスクにコラボレーターを追加追加されたすべてのユーザーは、すでにタスクの公開範囲に含まれています追加されたユーザーは、新規タスクの公開範囲に含まれるようになります
プロジェクトにメンバーを追加するプロジェクトはドメインに公開されていますプロジェクトは非公開です

 

Note iconノート

この記事は AI によって翻訳されています。

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