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AI チームメイトと Asana ダッシュのアクセス制御、メモリ、連携、承認リクエストについて

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セキュリティとプライバシーの保護は、仕事そのものと同じくらい重要です。AI チームメイトと Asana ダッシュは、同僚と同じルールに従うように設計されています。AI チームメイトは既存の権限の範囲内で動作し、明示的に招待されたタスクやプロジェクトのみを閲覧、検索、または要約します。Asana の標準的なアクセスレベルを反映し、チームのプライバシーを尊重するメモリを使用することで、組織のデータに関する制限を超えずに生産性を向上させることができます。

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AI チームメイトのアクセス制御

AI チームメイトは、新規ユーザーと同様に、作成された時点で、ドメインに公開されているタスクやプロジェクトを確認できます。非公開のワークグラフオブジェクト (タスク、プロジェクト、チームなど) を表示および検索できるようにするには、AI チームメイトをメンバーまたはコラボレーターとして明示的に追加する必要があります。 

AI チームメイトは、Asana の標準的なアクセスレベルに従います。

アクセスレベル

チームメイトの機能

編集可能ユーザー

タスクの作成 / 編集 / 完了、コメントの投稿、カスタムフィールドの更新、サブタスクの管理

コメント可能ユーザー

タスクにコメントを投稿できます。タスクの作成および編集はできません。

閲覧可能ユーザー

タスク情報の閲覧のみ可能。コメントや編集はできません。

 

ノート iconノート

AI チームメイトがチームに追加されると、チームのアクセスレベルが継承されます。

AI チームメイトは、独自の権限を昇格させることはできません。

AI チームメイトにタスクを割り当てたり、質問したりすると、AI チームメイトは、あなたと AI チームメイトの両方がアクセスできるタスク、プロジェクト、その他のオブジェクトの情報のみを使用して応答します。AI チームメイトは、「トリガー」ユーザーであるあなたが表示権限を持たない情報を開示することはできません。

たとえば、特定の Asana プロジェクトに関する質問に答えるよう AI チームメイトに依頼した場合、あなたと AI チームメイトの両方がそのプロジェクトおよび / またはそのプロジェクトのタスクにアクセスできる場合に限り、AI チームメイトはそのプロジェクトにアクセスし、あなたに回答することができます。つまり、あなたも AI チームメイトも、プロジェクトメンバーまたはタスクのコラボレーターとして権限を付与されている必要があります。 

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AI チームメイトのコメントは、そのタスクにアクセスできる全員に表示されることにご注意ください。リクエストを行う前に、そのコンテキストにおけるオーディエンスが、あなたが求めるコンテンツに適しているかどうかを検討してください。

アクセス制御の詳細

  • AI チームメイトは、ドメイン内の新規ユーザーと同様に、デフォルトで公開されている Asana のデータ (公開プロジェクトのタスク、公開チームのプロジェクトなど) を閲覧できます。
  • Google ドライブなどのサードパーティツールに関するリクエスト、またはこれらのツールからの情報へのアクセスを伴うリクエストでは、トリガーユーザーのアクセストークンが使用されます。
  • AI チームメイトを作成または編集する際、権限を付与されたメンバーは、AI チームメイトが継続的に参照し、アクセスできるように、主要なリソース (プレイブック、ポリシー、手順など) をアップロードできます。

つまり、AI チームメイトは、ユーザーがまだアクセス権を持っていない情報を検索するために使用することはできません。AI チームメイトは、ユーザーと AI チームメイトの両方が閲覧できるタスク、プロジェクト、チーム、サードパーティのファイルでのみ機能します。

AI チームメイトに非公開プロジェクトやチームのサポートを依頼したい場合は、新しい同僚を追加するのと同じように、AI チームメイトをメンバーまたはコラボレーターとして追加してください。

メモリー

AI チームメイトは、長期にわたって役立つよう、これまでに担当した仕事に関する重要な詳細を記憶できます。このセクションでは、これらのメモリの仕組みと、タスクやプロジェクトと同じアクセス制御が適用される仕組みについて説明します。

やり取りの後、AI チームメイトは今後の参照用にメモリを保存することがあります。メモリは通常、タスクの実行中に作成されますが、AI チームメイトが文書などの主要なリソースを読み込む際にも作成されることがあります。メモリは、関連するオブジェクトにアクセスでき、かつ AI チームメイトをトリガーできるユーザーのみが閲覧できる非公開のメモのようなものです。

メモリの詳細

  • メモリは、特定の時点での記録、またはタスクに関連するやり取りの要約としてタスクに保存されます。
  • タスクへのアクセス権を失ったユーザーは、そのタスクのメモリへのアクセス権も失います。
  • AI チームメイトがプロジェクトやタスクから削除されると、AI チームメイトは関連するメモリを忘れます。
  • メモリは、AI チームメイトのプロフィールページで、AI チームメイトの権限を持つメンバーが閲覧できます。
  • メモリは、元のタスクを表示する権限をすでに持っているユーザーにのみ表示されます。たとえば、チームメイトが非公開タスクからメモリを作成した場合、そのタスクを閲覧できない同僚は、そのチームメイトへのフルアクセス権を持っていても、そのメモリを閲覧することはできません。

簡単に言えば、メモリは AI チームメイトがユーザーの好みや過去の決定に沿った行動を取るのに役立ちますが、アクセス権を拡大することはありません。元となるタスクを見ることができ、すでに AI チームメイトと作業しているユーザーのみが、そのメモリを表示できます。

このようにして、チームは徐々に AI チームメイトと共通のコンテキストを構築できます。これにより、AI チームメイトは中断したところから作業を再開し、同じ質問を繰り返すことを避けられるようになります。もちろん、この際も既存の権限は引き続き適用されます。

連携

AI チームメイトと Asana ダッシュは、Asana のワークスペースを読み取るだけでなく、外部ツールと連携して機能を拡張できます。

現時点では、すべての AI チームメイトおよび Asana ダッシュの連携は、ユーザーに代わって動作します。AI チームメイトまたは Asana ダッシュをトリガーすると、そのツールに連携されているあなたのアカウントが使用され、そのアクションはあなたが実行したかのように表示されます。AI チームメイトや Asana ダッシュが確認・実行できるのは、ユーザーがそのツールで既に確認・実行できることのみです。そのため、ユーザー自身に権限がないコンテンツへのアクセスやアクションの実行は決して行われません。 

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1 人のチームメイトに対して連携を承認すると、すべてのチームメイトがその連携にアクセスできるようになります。

Google ドライブ

AI チームメイトと Asana ダッシュは、Google ドライブでコンテンツの読み取り、検索、編集、作成を行えます。これには以下が含まれます。

  • Google ドキュメント: 既存のドキュメントを読み取る、新しいドキュメントを作成する、コンテンツを変更してドキュメントを編集する
  • Google スプレッドシート: スプレッドシートのデータを読み取る、新しいスプレッドシートを作成する、セルの値を編集する
  • Google スライド: スライドのコンテンツを読み取る

Gmail

AI チームメイト Asana ダッシュは、Gmail でメールの読み取り、検索、送信、整理ができます。たとえば、次のような操作が可能です。

  • 閲覧と検索: Gmail の検索構文を使用してメッセージやスレッドを検索したり、スレッド全体を開いたり、未読の受信トレイを要約したり、添付を表示またはダウンロードしたりできます。
  • 下書きと送信: 新しいメールを作成する、下書きを保存する、返信、全員に返信、メッセージを転送する。
  • 整理: ラベルの適用や削除、メッセージのアーカイブ、既読 / 未読の設定、メッセージのごみ箱への移動ができます。
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Google API から受信した情報の Asana による使用および転送は、使用制限の要件を含むGoogle API サービスのユーザーデータに関するポリシーを遵守しています。

Google カレンダー

AI チームメイト Asana ダッシュは、Google カレンダーのカレンダーを表示し、イベントを管理できます。これには以下が含まれます。

  • カレンダーとイベントの表示: カレンダーの一覧表示、日付範囲内のイベントの一覧表示、1 つのイベントの詳細の表示、参加者の予定に基づいて会議時間の提案を行います。
  • イベントの管理: イベントの作成 (Google Meet のリンクを含むイベント)、時間や参加者などのイベントの詳細の更新、イベントの削除、ユーザーに代わって招待への返信 (承認、仮承認、辞退) を行えます。

Outlook (メールおよびカレンダー)

AI チームメイト Asana ダッシュは、Outlook メールと Outlook カレンダーの両方と連携できます。

メール

  • 閲覧と検索: メッセージを検索したり、特定のメッセージを開いたり、最近送信したアイテムを一覧表示したりできます。
  • 下書きと送信: メールを送信したり、下書きを作成または送信したり、返信したり、全員に返信したりできます。
  • 整理: メッセージのカテゴリと重要度を設定し、メッセージを削除済みアイテム (復元可能) に移動します。

カレンダー

  • 表示: イベントを一覧表示し、日付範囲内のイベントの発生を表示し、単一のイベントを開き、空き時間/予定の有無を確認し、会議時間を見つけます。
  • イベントの管理：イベント（Teamsのオンライン会議を含む）の作成、イベントの更新、イベントのキャンセル（参加者に通知）、参加者のいないあなたが主催したイベントの削除、招待の承認または辞退。

Slack

AI チームメイト Asana ダッシュは、Slack で以下のような検索、読み取り、投稿を行えます。

  • 検索: パブリックチャンネル内のメッセージやファイルを検索したり、名前や説明でチャンネルを検索したり、ワークスペース内のメンバーを検索したりできます。
  • 読み取り: アクセス権を持つ特定のチャンネルやスレッド (所属するプライベートチャンネルやダイレクトメッセージを含む) のメッセージを読み取ったり、ユーザーのプロフィールやキャンバスを読み取ったりできます。
  • 投稿と作成: メッセージを送信する、下書きを保存する、メッセージを後で送信するように予約する、キャンバスを作成または更新する。

Microsoft Teams

AI チームメイト Asana ダッシュは、Microsoft Teams で次のようなメッセージの検索や送信ができます。
 
  • 検索と閲覧:参加しているチームとチーム内のチャンネルを一覧表示し、アクセス権を持つチームやチャンネル全体のメッセージを検索し、組織内のメンバーを正確な表示名で検索できます。
  • 送信:チャネルにメッセージを投稿するか、メンバーにダイレクトメッセージを送信します (まだ 1on1 チャットが存在しない場合は、新たに作成されます)。メッセージはプレーンテキストでも、書式設定されたものでも構いません。また、メンバーを @メンションすることもできます。

HubSpot

AI チームメイトの Asana ダッシュは、HubSpot の MCP サーバーを介して HubSpot CRM の読み取りと書き込みを行えます。これには以下が含まれます。

  • CRM レコード: 連絡先、企業、商談、チケット、製品、ラインアイテム、見積もり、請求書、注文、サブスクリプション、リストの読み取り。連絡先、企業、商談、チケット、製品、ラインアイテムの作成と更新。
  • アクティビティ: CRM レコードに関連付けられた通話、メール、会議、メモ、タスクの読み取りと記録。
  • マーケティングおよびコンテンツ: キャンペーン、ランディングページ、サイトページ、ブログ記事、マーケティングイベントの読み取り。

ユーザーは、連携を承認する際に権限を選択するよう求められます。AI チームメイトは、ユーザーから付与されたアクセス権のみを使用でき、そのユーザー自身の HubSpot の権限の範囲内でのみ使用できます。

Canva

AI チームメイトの Asana ダッシュは、Canva の MCP サーバーを介して次のようなデザインを作成、検索、エクスポートできます。

  • 作成と編集: プロンプトから新しいデザイン (文書、プレゼンテーション、SNS 投稿、動画など) を作成し、既存のデザインを編集し、ブランドテンプレートを自動入力します。
  • 検索と整理: タイトル、コンテンツ、メタデータでデザインを検索し、フォルダを閲覧し、デザインの詳細を表示します。
  • エクスポートとコメント: デザインを PDF、画像、動画としてエクスポートし、デザインにコメントを追加できます。

一部の機能（テンプレートの自動入力など）は、ユーザーの Canva プランと、管理者が AI コネクタを有効にしているかどうかに応じて異なります。

Microsoft Office 365 (ベータ版)

  • SharePoint や OneDrive の docx、pptx、xlsx ファイルの閲覧、編集、新規作成を行えます。

AI チームメイトで SharePoint/OneDrive を使用するには、チームメイトがタスクでコラボレーションしているユーザーの認証情報を使用します。コラボレーターは、関連ファイルへのアクセス権を持っている必要があります。

ウェブアクセス

AI チームメイトの Asana ダッシュは、URL を指定されると、公開ウェブページを読み取ることができます。これは次のような場合に役立ちます。

  • トピックや競合他社の調査
  • 公開されている文書の読み取り
  • 公開されているデータソースから情報を取得する

AI チームメイトの承認リクエスト

常に承認が必要

  • タスクコラボレーターを削除 - 削除は常に承認が必要です
  • プロジェクトメンバーを削除 - すべての削除は常に承認が必要です

条件に基づいて承認が必要

アクション承認リクエストがスキップされる場合…承認が必要な場合:
タスクを割り当てる担当者が未設定であるか、すでにタスクにアクセスできる担当者がタスクへの新しい読み取り権限を取得する
担当者が設定されたタスクを作成するすべての担当者はすでにタスクへのアクセス権を持っていますすべての担当者が新しいアクセス権を取得します
タスクを削除チームメイト自身がタスクを作成しました他のメンバーが作成したタスクを削除する
プロジェクトにタスクを追加現在、完全にバイパスされています (一時フラグ ##TemporarilyAllowAiTeammateMultihomingWithoutApproval)タスクがドメインに公開されていない場合は必要になります
タスクにコラボレーターを追加する追加されたすべてのユーザーはすでにタスクの公開範囲に含まれています追加されたユーザーは全員、新規タスクの閲覧権限を得ます
プロジェクトにメンバーを追加するプロジェクトはドメインに公開されています非公開プロジェクトです

 

Note iconノート

この記事は AI によって翻訳されています。

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