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AI チームメイトのアクセス制御、メモリ、承認について理解する

この記事の内容

セキュリティとプライバシーの維持は、仕事そのものと同じくらい重要です。AI チームメイトは、同僚とまったく同じルールに従うように設計されています。AI チームメイトは、お客様の既存の権限の範囲内で動作し、明示的に招待されたタスクやプロジェクトのみを表示、検索、または要約します。Asana の標準的なアクセスレベルを反映し、チームのプライバシー設定を尊重するメモリを使用することで、AI チームメイトは、組織のデータ保護の枠組みを超えることなく、生産性の向上をサポートします。

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AI チームメイトのアクセス制御

AI チームメイトは、新規ユーザーと同様に、作成された時点で、ドメイン内で公開されているタスクやプロジェクトを確認できます。非公開のワークグラフオブジェクト (タスク、プロジェクト、チームなど) を表示および検索できるようにするには、AI チームメイトをメンバーまたはコラボレーターとして明示的に追加する必要があります。 

AI チームメイトは、Asana の標準的なアクセスレベルに従います：

アクセスレベル

チームメイトの機能

編集可能ユーザー

タスクの作成、編集、完了、コメントの投稿、カスタムフィールドの更新、サブタスクの管理

コメント可能ユーザー

タスクにコメントを投稿できます。タスクの作成や編集はできません。

閲覧可能ユーザー

タスクの情報の閲覧のみ可能。コメントや編集はできません。

ノート iconノート

AI チームメイトがチームに追加されると、そのチームのアクセスレベルを継承します。

AI チームメイトは、自身の権限を引き上げることはできません。

AI チームメイトにタスクを割り当てたり、質問したりすると、AI チームメイトは、あなたと AI チームメイトの両方がアクセスできるタスク、プロジェクト、およびその他のオブジェクトからの情報のみを使用して応答します。AI チームメイトは、「トリガーとなる」ユーザーであるあなたがまだ表示する権限を持っていない情報を公開することはできません。

たとえば、あなたが AI チームメイトに特定の Asana プロジェクトに関する質問への回答を求めた場合、あなたと AI チームメイトの両方がそのプロジェクトおよび/またはそのプロジェクト内のタスクへのアクセス権を持っている場合にのみ、AI チームメイトはそのプロジェクトにアクセスし、あなたに回答できます。言い換えれば、ユーザーと AI チームメイトの両方が、そのプロジェクトのプロジェクトメンバーまたはタスクのコラボレーターである必要があります。 

ノート iconノート

AI チームメイトのコメントは、そのタスクへのアクセス権限を持つ全員に表示される点に留意してください。リクエストを送信する前に、その状況における対象者が、あなたが求めるコンテンツにとって適切な相手であるかどうかを検討してください。

アクセス制御の詳細

  • AI チームメイトは、ドメイン内の新規ユーザーと同様に、デフォルトで Asana の公開データ (例: 公開プロジェクト内のタスク、公開チーム内のプロジェクト) を閲覧できます。
  • Google ドライブなどのサードパーティツールに関連するリクエスト、またはそれらのツールからの情報へのアクセスには、トリガーユーザーのアクセストークンが使用されます。
  • AI チームメイトを作成または編集する際、権限を持つメンバーは、AI チームメイトが継続的に参照し、アクセスできるように、主要なリソース (プレイブック、ポリシー、手順など) をアップロードできます。

具体的には、ユーザーがまだアクセス権を持っていない情報を AI チームメイトに検索させることはできません。AI チームメイトは、あなたと AI チームメイトの両方が見ることができるタスク、プロジェクト、チーム、およびサードパーティのファイルに対してのみ作業を行うことができます。

AI チームメイトに非公開プロジェクトまたは非公開チームでのサポートを依頼したい場合は、新しい同僚を追加するのと同じように、AI チームメイトがメンバーまたはコラボレーターとして追加されていることを確認してください。

メモリ

AI チームメイトは、長期にわたって役立つサポートを提供できるように、これまで行った仕事に関する重要な詳細を記憶できます。このセクションでは、これらのメモリの仕組みと、メモリがどのようにタスクやプロジェクトと同じアクセス制御を尊重するかについて説明します。

やり取りの後、AI チームメイトは今後の参考資料としてメモリを保存することがあります。メモリは、最も一般的にはタスクの実行中に作成されますが、AI チームメイトが文書などの重要なリソースを読むときにも作成される場合があ��ます。メモリは、関連するオブジェクトを表示でき、かつ AI チームメイトを起動できるユーザーのみが閲覧できる非公開のメモと考えてください。

メモリに関する詳細

  • メモリは、タスクに関連する特定の時点の記憶またはやり取りの要約として、タスクに保存されます。
  • タスクへのアクセス権を失ったユーザーは、そのタスクのメモリへのアクセス権も失います。
  • AI チームメイトがプロジェクトまたはタスクから削除されると、AI チームメイトは関連するメモリを忘れます。
  • メモリは、AI チームメイトの権限を持つメンバーが、AI チームメイトのプロフィールページで閲覧できます。
  • メモリは、元のタスクを表示する権限をすでに持っているユーザーに対してのみ表示されます。たとえば、チームメイトが非公開タスクからメモリを作成した場合、そのタスクを閲覧できない同僚は、チームメイトへの完全なアクセス権を持っていても、そのメモリを閲覧することはできません。

簡単に言うと、メモリは AI チームメイトがユーザーの好みや過去の決定に沿って一貫した行動をとるのに役立ちますが、決してアクセス権を拡大するものではありません。メモリを見ることができるのは、すでに基になるタスクを見ることができ、AI チームメイトと協力できる人だけです。

これにより、チームは時間の経過とともに AI チームメイトと共有するコンテキストを構築できます。その結果、AI チームメイトは、既存の権限に従いながら、中断したところから仕事を再開し、同じ質問を繰り返すことを回避できます。

連携

AI チームメイトは、Asana ワークスペースの情報を読み取るだけでなく、外部ツールに接続して機能を拡張できます。

ノート iconノート

1 人のチームメイトに対して連携の権限を付与すると、すべてのチームメイトがその連携へのアクセス権を得ます。

Google ドライブ

AI チームメイトは、Google ドライブ内のコンテンツの読み取り、検索、編集、作成を行えます。これには以下が含まれます。

  • Google Docs: 既存のドキュメントを読み取る、新しいドキュメントを作成する、コンテンツを変更してドキュメントを編集する
  • Google スプレッドシート：スプレッドシートのデータの読み取り、新しいスプレッドシートの作成、セルの値の編集
  • Google スライド：スライドのコンテンツを読み取る

AI チームメイトのアクションは、トリガーを開始したユーザーの権限に基づいて実行され、これらのアクションはそのユーザーが実行したかのように表示されます。したがって、AI チームメイトのアクセスはユーザーの権限によって制限されます。たとえば、ユーザーがタスク内の Google ドキュメントへのアクセス権を持っていない場合、AI チームメイトはそのドキュメントにアクセスできません。タスクの他のコラボレーターの認証情報は共有されません。

Microsoft Office 365 (ベータ版)

  • SharePoint や OneDrive 上の docx、pptx、xlsx ファイルの読み取り、編集、新規ドキュメントの作成を行えます。

AI チームメイトが SharePoint / OneDrive を使用する場合、チームメイトはタスクのコラボレーションユーザーの認証情報を使用します。共同作業を行うユーザーは、関連ファイルへのアクセス権を持っている必要があります。

ウェブアクセス

AI チームメイトは、URL が提供されると、公開ウェブページを読み取ることができます。これは、次のような場合に役立ちます。

  • トピックや競合他社について調査する
  • 公開されているドキュメンテーションを読む
  • 公開されているデータソースからの情報取得

AI チームメイトの承認

常に承認が必要

  • タスクコラボレーターを削除する: コラボレーターの削除は常に承認が必要です。
  • プロジェクトメンバーを削除する - 削除は常に承認が必要です

条件に基づく承認が必要

アクション承認がスキップされる場合:承認が必要な場合:
タスクを割り当てる担当者が空であるか、すでにタスクへのアクセス権を持っている担当者は、タスクへの新しい読み取りアクセス権を取得します
担当者が割り当てられたタスクを作成するすべての担当者はすでにタスクへのアクセス権を持っていますすべての担当者が新しいアクセス権を取得します
タスクを削除チームメイト自身がタスクを作成しました他のユーザーが作成したタスクを削除する
プロジェクトにタスクを追加現在、完全にバイパスされている (一時的なフラグ ##TemporarilyAllowAiTeammateMultihomingWithoutApproval)タスクがドメインに公開されていない場合、必要になります
タスクにコラボレーターを追加する追加されたすべてのユーザーは、すでにタスクの公開範囲に含まれています追加されたユーザーは全員、新規タスクの公開範囲に含まれます
プロジェクトにメンバーを追加するプロジェクトはドメインに公開されています非公開プロジェクト

 

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この記事は AI によって翻訳されています。

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