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Projekte erfassen

In diesem Artikel

Standardisieren Sie, wie neue Arbeitsvorgänge in Ihr Unternehmen gelangen, damit Anfragen vollständig sind, schnell kategorisiert und an die richtigen Personen weitergeleitet werden. In diesem überarbeiteten Leitfaden wird Schritt für Schritt erklärt, wie Sie ein Projekt zur Erfassung von Arbeitsanfragen einrichten.

Erstellen Sie Ihr Projekt für Arbeitsanfragen

Erstellen Sie ein neues Projekt und wählen Sie die Boardansicht, um den Fortschritt von Anfragen in verschiedenen Phasen zu visualisieren. Boards machen Übergaben sichtbar und reduzieren Status-Updates. Erstellen Sie Abschnitte wie Neu, Triage, In Überprüfung, Akzeptiert, Geplant, Geschlossen/Abgelehnt (benennen Sie sie entsprechend Ihrem Prozess). Abschnitte stellen Workflow-Phasen dar und können Regeln auslösen, wenn Aufgaben zwischen ihnen verschoben werden.

Fügen Sie benutzerdefinierte Felder hinzu, die Ihr Team zum Sortieren und Priorisieren verwendet, z. B. Anfragetyp, Priorität, Auswirkung, Aufwand/Komplexität, Anfragendes Team. Dieser strukturierte Ansatz erleichtert die Priorisierung und stellt sicher, dass wichtige Projekte schnell vorankommen.

Erstellen Sie ein Formular für Arbeitsanfragen

Um Projektanfragen zu erfassen, verwenden Sie Formulare, die Informationen von der anfragenden Person in einer Aufgabe erfassen. Das Formular sammelt alle notwendigen Details von Anfang an, so dass Sie die daraus resultierenden Aufgaben priorisieren und zuweisen können.

Mit Feldern verknüpfen und Einstellungen konfigurieren

  • Ordnen Sie Antworten direkt benutzerdefinierten Feldern zu, damit Anfragen vorab mit Tags versehen sind (z. B. ordnen Sie „Anfragetyp“ Ihrem Feld mit Einzelauswahl zu).
  • Wählen Sie aus, welche Antwort den Aufgabentitel füllt (für klare, einheitliche Aufgabennamen).
  • Legen Sie den Standardabschnitt (normalerweise Neu) und, falls hilfreich, eine standardmäßige verantwortliche Person oder Beteiligte fest.
  • Erlauben Sie Anhänge, damit Anfragende Spezifikationen oder Assets hinzufügen können.
  • Verwenden Sie die Verzweigung, um nur relevante Fragen anzuzeigen – z. B. zeigen Sie „Zielgruppe“ nur an, wenn der Anfragetyp = „Kampagne“. Dies verkürzt die Formulare und verbessert die Datenqualität. Verbessern Sie die funktionsübergreifende Sichtbarkeit mit Mehrfachzuordnung

    Durch die Mehrfachzuordnung der Aufgabe zu anderen relevanten Projekten wird die Sichtbarkeit über verschiedene Phasen und Teams hinweg aufrechterhalten. Durch die Mehrfachzuordnung wird die gleiche Aufgabe gleichzeitig in mehreren Projekten platziert, was bedeutet, dass Änderungen, die an der Aufgabe von überall aus vorgenommen werden, automatisch mit den anderen Projekten synchronisiert werden, in denen sie sich befindet.

    Mehrfachzuordnung.gif

     

    Funktionsübergreifende Teams können ihre Projekte und Prozesse auf ihre bevorzugte Weise einrichten und sich aber trotzdem darauf verlassen, dass eine mehrfach zugeordnete Aufgabe in den jeweiligen Projekten als zentrale und zuverlässige Informationsquelle dient.

    Automatisieren Sie Ihren Workflow mit Regeln und Integrationen

    Verwenden Sie Regeln, um Ihren Workflow weiter zu automatisieren, indem Sie Aufgaben automatisch für die erste Überprüfung zuweisen und Teams benachrichtigen, wenn ihre Projektanfrage genehmigt wurde – ohne manuelle Eingriffe.

    Wichtige Weiterleitungsregeln:

    • Wenn Anfrageart = IT-Zugriff → Verschieben zu In Überprüfung + Zuweisen an IT-Warteschlangenverantwortlichen.
    • Wenn Priorität = Dringend → Fälligkeitsdatum auf heute setzen 
    • Wenn verschoben zu Angenommen → Genehmigungsunteraufgabe für Manager erstellen und Kommentar mit nächsten Schritten posten.

    Nutzen Sie die Kapazitätsplanung für ein effektives Workload-Management

    Um die Arbeitsbelastung des PMO-Teams effektiv zu verwalten, können Sie die Funktion Kapazitätsplanung nutzen. Workload bietet einen umfassenden Überblick über die Teamkapazität auf Projektebene und ermöglicht eine strategische Zuweisung von Projekten basierend auf Verfügbarkeit und Fachwissen.

    Kapazitätsplan gif.gif

    Zusätzliche Ressourcen

Note iconHinweis

Dieser Artikel wurde mit KI übersetzt.

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