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プロジェクトの受け付け

この記事の内容

新規リクエストの受け付け方法を統一することで、リクエストの内容が完全に把握でき、迅速にトリアージされ、適切なオーナーに割り当てられます。この改訂版ガイドでは、実用的なヒントを交えながら、仕事の受け付けプロジェクトの設定をステップバイステップで説明します。

受け付けプロジェクトを作成する

新規プロジェクトを作成し、ボードビューを選択して、リクエストのステージごとの移動を視覚化します。ボードを使うと、引き継ぎが明確になり、進捗確認のやり取りが減ります。「新規」「トリアージ」「レビュー中」「承認済み」「スケジュール済み」「終了 / 却下」などのセクションを作成します (プロセスに合わせて名前を変更してください)。セクションはワークフローのステージを表し、タスクがセクション間を移動するとルールをトリガーできます。

チームが仕分けや優先順位付けを行うために使用するカスタムフィールドを追加します。たとえば、リクエストタイプ、優先度、影響、工数 / 複雑さ、リクエストチームなどです。この体系化されたアプローチにより、優先度の設定が容易になり、インパクトの大きなプロジェクトを迅速に進められます。

受け付けフォームを作成する

プロジェクトのリクエストを収集するには、リクエストしたユーザーからタスク内で情報を収集するフォームを使用します。フォームを使って、最初の段階で必要なすべての詳細を収集することで、結果として生成されるタスクの優先順位付けと割り当てが可能になります。 カスタムフィールドと紐づけ、設定を変更する
  • 回答を直接カスタムフィールドにマッピングすると、リクエストが届くときにすでにタグが付けられています (たとえば、「リクエストタイプ」を単一選択フィールドにマッピング)。
  • どの回答をタスクのタイトルに表示するかを選択します (カード名をわかりやすく、一貫性のあるものにするため)。
  • デフォルトのセクション (通常は新規) を設定し、必要に応じてデフォルトの担当者やコラボレーターを設定します。
  • リクエスト者が仕様やアセットを含められるように、添付を許可します。
  • ブランチロジックを使って、関連する質問のみを表示します。たとえば、リクエストタイプが「キャンペーン」の場合にのみ「ターゲットオーディエンス」を表示します。これにより、フォームが短縮され、データの質が向上します。

    複数プロジェクトに追加で部門横断の可視性を向上させる

    タスクを関連する他のプロジェクトに複数プロジェクトに追加することで、さまざまなフェイズやチーム間で可視性を維持できます。複数プロジェクトに追加とは、同じタスクを複数のプロジェクトに同時に追加することです。つまり、どこからでもタスクに変更を加えると、そのタスクが存在する他のプロジェクトにも自動的に同期されます。

    マルチホーミング.gif

     

    複数の部門からなるチームは、好みに応じてそれぞれのプロジェクトやプロセスを設定しつつも、各プロジェクトに同時に属する一つのタスクを「信頼できる情報源」として活用できます。

    ルールと連携を使ってワークフローを自動化する

    ルールを使ってワークフローをさらに自動化しましょう。最初のレビュー用にタスクを自動的に割り当て、プロジェクトリクエストが承認されたら、手動の操作を必要とせずにチームに通知できます。

    ルールの例:

    • リクエストタイプが「IT アクセス」の場合→「レビュー中」に移動し、IT キューオーナーに割り当てる。
    • 優先度が「緊急」の場合 期日を今日に設定する。
    • 「承認済み」に移動した場合 マネージャーに< → strong>承認リクエストのサブタスクを作成し、次のステップをコメントとして投稿する。
    キャパシティ計画を活用して効果的なワークロード管理を行う PMO チームの仕事量を効果的に管理するには、キャパシティ計画機能を活用できます。キャパシティ計画機能を使うと、プロジェクトレベルでチームのキャパシティを包括的に把握できるため、スキルやスケジュールに基づいてプロジェクトの割り当てを戦略的に行えます。

    キャパシティ計画 gif.gif

    その他のリソース

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この記事は AI によって翻訳されています。

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