Loading
PLATFORM
MOGELIJKHEDEN
ASANA AI
ALLE ABONNEMENTEN
Type bedrijf
Teams
Sectoren
Use cases
LEREN
ONDERSTEUNING
DIENSTEN
Helpcentrum
search-icon

Onderwerpen

Regels voor integraties voor productiviteit en communicatie

In dit artikel

Regels en integraties werken samen om routinetaken te automatiseren en workflows vast te stellen in de favoriete tools van je team. Dit artikel beschrijft de beste regels en integraties voor productiviteit in je organisatie.

Zie Een regel maken voor tips om aan de slag te gaan met regels.

Gerelateerde artikelen

Gmail

Gebruik regels om een e-mail van je Gmail-account naar de door jou gekozen ontvanger te sturen wanneer aan bepaalde parameters is voldaan - allemaal vooraf door jou bepaald. Kies uit vele triggers, zoals wanneer een taak niet meer geblokkeerd is of een vervaldatum nadert, en laat regels automatisch een e-mail sturen met een aangepast bericht.

rule-integrations-gmail

Stappen om de integratie van regels te configureren

  1. Klik in je project op Aanpassen in de rechterbovenhoek en selecteer Regel toevoegen uit de lijst
  2. Kies in Regel toevoegen een trigger zoals Goedkeuringen voltooid.
  3. Op het tabblad Acties kies je E-mail versturen.
  4. Vul in het veld Aan het e-mailadres van de ontvanger in.
  5. Voer een antwoord aan e-mailadres in
  6. Voer in het veld Onderwerp de onderwerpregel van de e-mail in.
  7. Schrijf de inhoud van de e-mail in het veld Schrijf een bericht

In dit voorbeeld, wanneer de taak is goedgekeurd, wordt de regel geactiveerd en wordt de actie ondernomen; er wordt een e-mail verzonden vanaf je e-mailadres en je staat automatisch Bcc in de e-mail. De taaklink zal ook in de e-mail worden opgenomen.

Deze actie E-mail verzenden ondersteunt ook het gebruik van variabelen. Lees dit artikel voor meer informatie over het gebruik van variabelen met de Gmail-regelintegratie van Asana.

Google Agenda

Met Asana Regels gaan teams van het handmatig inplannen van vergaderingen naar het automatisch aanmaken van een vergadering met projectmedewerkers zodra een taak een bepaalde fase bereikt. Teams kunnen deze regel bijvoorbeeld gebruiken om automatisch een evenement aan te maken in een teamagenda wanneer een taak is verplaatst naar de sectie 'Gepland'. Teams kunnen dit ook gebruiken voor scenario's met terugkerende taken: je kunt een terugkerende taak 'Stuur agenda voor vergadering' hebben, welke een evenementuitnodiging stuurt zodra de taak voltooid is.

screenshot_title

Stappen om de integratie van regels te configureren

  1. Navigeer naar het specifieke Asana-project waaraan je een regels-integratie wilt toevoegen.
  2. Klik op Aanpassen in de rechterbovenhoek, navigeer naar Regels en selecteer + Regel toevoegen
  3. Selecteer Google Agenda in de linkerkolom
  4. Selecteer ofwel een vooraf ingestelde regel, of klik op Aangepaste regel maken
  5. Indien je een aangepaste regel maakt, voeg dan een naam toe en kies een trigger en actie om te beginnen
  6. Verifieer door te klikken op Verbinden met Google Agenda-regels
  7. Log in met je Google-account en klik op Toestaan
  8. Vul de velden voor het Google Agenda-evenement in
  9. Nodig eventueel taakmedewerkers uit als evenementgasten

Outlook Agenda

Met Asana Regels gaan teams van het handmatig inplannen van vergaderingen naar het automatisch aanmaken van een vergadering met projectmedewerkers zodra een taak een bepaalde fase bereikt. Teams kunnen deze regel bijvoorbeeld gebruiken om automatisch een evenement aan te maken in een teamagenda wanneer een taak is verplaatst naar de sectie 'Gepland'. Teams kunnen dit ook gebruiken voor scenario's met terugkerende taken: je kunt een terugkerende taak 'Stuur agenda voor vergadering' hebben, welke een evenementuitnodiging stuurt zodra de taak voltooid is.

Outlook Calendar event connected to Asana task.png

Stappen om de integratie van regels te configureren

  1. Navigeer naar het specifieke Asana-project waaraan je een regels-integratie wilt toevoegen.
  2. Klik op Aanpassen in de rechterbovenhoek, navigeer naar Regels en selecteer + Regel toevoegen
  3. Selecteer Outlook Agenda in de linkerkolom
  4. Selecteer ofwel een vooraf ingestelde regel, of klik op Aangepaste regel maken
  5. Indien je een aangepaste regel maakt, voeg dan een naam toe en kies een trigger en actie om te beginnen
  6. Verifieer door te klikken op Verbinden met Outlook Agenda-regels
  7. Log in met je Microsoft-account* en klik op Toestaan
  8. Vul de velden voor het Microsoft Agenda-evenement in
  9. Nodig eventueel verantwoordelijken en taakmedewerkers uit als evenementgasten, voeg taakbijlagen toe of genereer automatisch een Teams-vergaderlink

* Wanneer je je aanmeldt met je Microsoft-account, vragen we je om toestemming te geven voor de relevante Outlook Agenda-toestemming. Als je deze toestemming niet zelf kunt verlenen, neem dan contact op met je Microsoft-beheerder en vraag deze om toestemming te geven voor Calendars.ReadWrite in Microsoft Entra (fka Microsoft Azure).

Outlook-e-mail

Gebruik regels om een e-mail van je Outlook-account naar de door jou gekozen ontvanger te sturen wanneer aan bepaalde parameters is voldaan - allemaal vooraf door jou bepaald. Kies uit vele triggers, zoals wanneer een taak niet meer geblokkeerd is of een vervaldatum nadert, en laat regels automatisch een e-mail sturen met een aangepast bericht.

How to create an Outlook Email rule.png

Stappen om de integratie van regels te configureren

  1. Klik in je project op Aanpassen in de rechterbovenhoek en selecteer Regel toevoegen uit de lijst.
  2. Selecteer in Regel toevoegen een trigger zoals Goedkeuringen voltooid.
  3. Op het tabblad Acties kies je E-mail versturen.
  4. Vul in het veld Aan het e-mailadres van de ontvanger in.
  5. Voer een Antwoord aan e-mailadres in
  6. Voer in het veld Onderwerp de onderwerpregel van de e-mail in.
  7. Schrijf de inhoud van de e-mail in het veld Schrijf een bericht

In dit voorbeeld, wanneer de taak is goedgekeurd, wordt de regel geactiveerd en wordt de actie ondernomen; er wordt een e-mail verzonden vanaf je e-mailadres en je staat automatisch Bcc in de e-mail. De taaklink zal ook in de e-mail worden opgenomen.

Deze actie E-mail verzenden ondersteunt ook het gebruik van variabelen. Lees dit artikel voor meer informatie over het gebruik van variabelen met de Gmail-regelintegratie van Asana.

Opmerking iconOpmerking

Als je het verzenden van een e-mail naar gebruikers zonder een Asana-licentie wilt automatiseren, kun je een aangepast tekstveld maken waarin je de e-mailadressen van de ontvanger kunt invoeren. Bij het instellen van de regelactie kun je dit aangepaste tekstveld selecteren als de e-mailontvanger.

Microsoft Teams

Je kunt de Microsoft Teams + Asana-integratie gebruiken om aangepaste meldingen te maken met de regelfunctie van Asana, zoals het verzenden van een aangepast bericht naar een kanaal of een chat wanneer een taak wordt gemaakt, bijgewerkt of gereageerd.

Teams + Asana send message via rules

  • Met de regelactie Kanaalbericht verzenden kun je het verzenden van aangepaste meldingen naar aangewezen Microsoft Teams-kanalen automatiseren op basis van specifieke triggers in Asana. Deze functie creëert gedeelde zichtbaarheid van teamstatussen en -updates zonder de handmatige oplossingen.
  • Met de regelactie Direct bericht verzenden kun je automatisch aangepaste berichten naar personen of groepen in Microsoft Teams sturen op basis van specifieke triggers in Asana. Deze functie overbrugt de communicatiekloof tussen Asana en Microsoft Teams, waardoor teams op de hoogte blijven van belangrijke updates zonder hun primaire communicatieplatform te verlaten.
Opmerking iconOpmerking

Leer hoe je deze regeltypen kunt bouwen en bekijk hier voorbeeldworkflows.

Notion

Met de Notion + Asana-integratie kunnen teams het werk stroomlijnen door automatisch Notion-pagina's van Asana aan te maken en Notion-pagina's aan Asana-taken toe te voegen. In plaats van handmatig Notion-pagina's aan te maken en die te koppelen aan relevante Asana-taken, kun je automatisering gebruiken om een Notion-pagina te maken wanneer bepaalde acties plaatsvinden in Asana, zoals wanneer een taak naar een sectie wordt verplaatst.

Bijvoorbeeld, teams die onderzoeksinterviews afnemen in Asana-taken kunnen automatisch een Notion-pagina aanmaken om notities te maken wanneer de taak naar de sectie 'Interview gepland' gaat. Je kunt ook bestaande Notion-pagina's koppelen aan een Asana-taak, zodat medewerkers relevante context van de pagina kunnen zien, waardoor de samenwerking tussen meerdere apps wordt gestroomlijnd. Met de integratie van Notion met Asana kun je ook de status van Asana-projecten en -taken bekijken als linkvoorbeelden in Notion.

notion

Stappen om de integratie van regels te configureren

  1. Navigeer naar het specifieke Asana-project waaraan je een regels-integratie wilt toevoegen.
  2. Klik op Aanpassen in de rechterbovenhoek, navigeer naar Regels en selecteer + Regel toevoegen
  3. Selecteer Notion in de linkerkolom
  4. Je kunt een vooringestelde regel selecteren of klikken op aangepaste regel maken
  5. Indien je een aangepaste regel maakt, voeg dan een naam toe en kies een trigger en actie om te beginnen
  6. Verifieer door te klikken op Verbinden met Notion en de stappen te volgen
  7. Klik op Pagina's selecteren om Asana toegang te geven
  8. Selecteer de pagina's waartoe je Asana toegang wilt geven en klik op Toegang toestaan.
  9. Plak de URL van de bovenliggende pagina of database
  10. Klik op Regel maken
Opmerking iconOpmerking

Om de URL van de pagina toe te voegen, moet je ervoor zorgen dat de pagina is verbonden met Asana. Om deze te verbinden, klik je op het pictogram met de drie puntjes rechtsboven op de pagina, selecteer je Verbindingen en controleer je of de Notion voor Asana-verbinding actief is.

Notion

Lees hier hoe je een bestaande Notion-pagina als widget bij een Asana-taak kunt voegen:

  1. Log in op Asana en zoek het project waar je de Notion-widget wilt inschakelen
  2. Klik in de rechterbovenhoek op aanpassen
  3. Scroll naar beneden naar de Apps-sectie, selecteer dan +app toevoegen
  4. Selecteer Notion-widget
  5. Navigeer naar een Asana-taak
  6. Koppel een bestaande Notion-pagina aan een taak door te klikken op de knop Notion-pagina toevoegen onder het Notion-veld bovenaan het deelvenster met taakdetails
  7. Voeg de URL in voor de desbetreffende Notion-pagina
  8. De bijgevoegde Notion-gegevens verschijnen als een widget in het taakvenster, inclusief eigenaar, reacties en datum van laatste wijziging

Opmerking: deze integratie is al ingebouwd in Asana, maar om ermee aan de slag te gaan moet je je wel eerst registreren voor een Notion-account.

De Notion-widget is beschikbaar zonder een betaald Asana-abonnement.

Opmerking iconOpmerking

Wanneer een regel een Notion-pagina maakt vanuit een Asana-taak, wordt alleen de taaktitel gesynchroniseerd. De taakbeschrijving wordt niet gesynchroniseerd.

 

Opmerking iconOpmerking

Regels die externe acties omvatten, zoals het verzenden van e-mails of directe berichten (bijv. via Outlook, Salesforce of Slack), kunnen alleen worden bewerkt door de maker van de regel. Deze beperking is van toepassing, zelfs als de instelling 'Alleen jij kunt deze regel bewerken' uitgeschakeld is, omdat de externe acties worden geverifieerd met de Inloggegevens van de maker van de regel.

Note iconOpmerking

Dit artikel is vertaald met AI.

Feedback over de vertaling versturen.

Gerelateerde artikelen

Wordt geladen
Regelintegraties voor productiviteit en communicatie