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ServiceNow 與 Asana

在本文中

可在 Asana Advanced、Enterprise 版和 Enterprise+ 版等級，以及舊版 Business 版和舊版 Enterprise 版等級使用。

如需詳細資訊，請前往定價頁面。

原生 ServiceNow Spoke 整合已停用，Asana 不再主動提供支援。本文中的舊版設定步驟僅保留作為歷史參考之用。在決定如何連結 ServiceNow 與 Asana 之前，請先查看下方支援的選項。

ServiceNow 與 Asana 的整合可協助 IT、營運和服務管理團隊跨這兩個平台協調工作。雖然不再支援原本的 ServiceNow Spoke，但有兩種方式可以連結這些工具。

注意 icon注意

ServiceNow 和 Asana 的整合與 DC 和 Vancouver 版本相容。在此處深入瞭解。

連結 ServiceNow 與 Asana 的支援方式

由 Unito 提供支援的整合

對於希望在 ServiceNow 和 Asana 之間建立持續且受支援的連結的團隊，Asana 建議使用由 Unito 提供支援的 ServiceNow 整合。此整合是由 Unito 建立並提供支援，且需要使用 Unito 付費方案。

若要深入瞭解並開始設定，請造訪 Asana 應用程式目錄中的ServiceNow 整合頁面。

自訂應用程式開發介面 (API) 整合

偏好自行建立連結的組織可以使用Asana API ，在 ServiceNow 和 Asana 之間建立自訂整合。這種方法需要技術資源、您自己的託管基礎架構，以及您團隊的持續維護。

自訂應用程式開發介面 (API) 整合最適合那些已建立內部整合實務並擁有明確長期支援所有權的組織。

安裝 ServiceNow 整合的先決條件

ServiceNow 整合需要 Asana Advanced 版帳戶或舊版層級的 Business 版，以便存取要在 Asana 動作中使用的所有專案。所有對 Asana 的請求都將在此帳戶的內容中進行。

安裝 ServiceNow 整合的步驟

  1. 在 ServiceNow 中，從 ServiceNow 商店中尋找並安裝Asana Spoke。
  2. 在 Asana 中，按照以下步驟建立新的 OAuth 應用程式。詳細步驟請參閱此處。
  • 按一下您的個人資料圖片，然後瀏覽至「我的設定」>「應用程式」>「管理開發人員應用程式」，即可建立新的 OAuth 應用程式
  • 提供應用程式名稱(例如 ServiceNow) 並同意應用程式開發介面 (API) 條款及細則。
  • 按一下「建立應用程式」，並記下「用戶端 ID」、「用戶端密碼」和「重新導向 URL」輸入。
  • 按以下格式將 ServiceNow 執行個體重新導向連結新增到「重新導向 URL」欄位：https://{instance-name-here}/oauth_redirect.do，然後按一下「新增」
  1. 在 ServiceNow 中，瀏覽至系統 OAuth >應用程式登錄檔
  • 找到並開啟Asana OAuth Provider記錄。
  • 將「授權 URL」欄位中的「{instance-name-here}」替換為您的 ServiceNow 執行個體名稱。
  • 在「用戶端 ID」欄位中，將{asana-application-client-id-here}替換為在步驟 2 中建立的 Asana 應用程式的用戶端 ID。
  • 在「用戶端密碼」欄位中，將{asana-application-client-secret-here}替換為您的 Asana 應用程式的用戶端密碼，這也是在步驟 2 前面建立的。
  1. 在 ServiceNow 中，前往System Web Services >推播> Rest 訊息
  • 找到 Asana 記錄並開啟
  • 按一下「取得 OAuth 權杖」連結，以便成功接收權杖

外部系統連線

注意 icon注意

需要整合元件：Web 服務

建立專屬整合使用者 (整合系統管理員) 的步驟

將x_asana_asana.asana_integration_admin角色指派給使用者。確保使用者還具有以下三個系統角色：

  • flow_designer ：使用者應可建立及編輯流程，以便使用 Asana 動作
  • web_service_admin ：使用者應該可以開啟推播整合 Asana REST 訊息以接收權杖
  • oauth_admin ：使用者應可新增 Asana OAuth 提供者的認證及連結，然後在推播整合 Asana REST 中按一下「取得 OAuth 權杖」按鈕

一般使用者的步驟：

若須為無法存取 OAuth 認證表的一般使用者執行，Asana 整合系統管理員需要在流程 / 子流程的屬性中設定「以系統使用者身分執行」。

如果流程 / 子流程須在目前一般使用者的情境中執行：

  1. ServiceNow 系統管理員必須導覽至表格 /OAuth 認證/ 控制項，並啟用安全性規則 (ACL)。
  2. 建立提供 OAuth 認證表格讀取權限的角色。
  3. 接著，Asana 整合系統管理員必須在「流程屬性」中設定「以角色執行：您建立的角色」，須具有 OAuth 認證表的讀取權限。

測試設定

  1. 為了驗證連結並確保設定成功，Asana 整合使用者可以在流程設計工具中建立子流程。
  2. 從 Asana 應用程式新增「取得任務資料」動作，然後輸入有效的 Asana 任務識別碼。
  3. 按一下「完成」及「測試」。
  4. 在模式視窗中，按一下「執行測試」。
  5. 執行測試後，按一下「您的測試已完成執行」。檢視子流程執行詳細資料。

子流程執行詳細資料應包含「取得任務資料」步驟。「取得任務資料」步驟的輸出資料必須傳回任務的正確名稱和描述。狀態應為 200，錯誤訊息應為空。

支援的動作

supported actions

安裝後，您可以在流程產生器中搜尋 Asana，找到支援的動作。接著，您可從清單中的預設動作進行選擇。

FlowBuilder 中可使用以下 Asana 動作：

任務：

  • 建立任務
  • 更新任務
  • 取得任務資料
  • 複製任務

專案：

  • 複製專案 (根據專案 ID)
  • 取得專案資料
注意 icon注意

您無法使用 project_template_id 複製專案。

核准：

  • 建立核准
  • 刪除核准
  • 更新核准

附件：

  • 新增附件至任務或核准
  • 從任務或核准取得附件

使用案例

由於 ServiceNow 平台深具彈性，因此此清單未及備載，只反映部分常見的使用案例：

發生事件時自動指派工作

使用 ServiceNow 來將事件管理自動化的 IT 服務管理團隊可以建立流程，每當特定嚴重等級的事件發生時，即可在 Asana 中觸發面對客戶團隊的任務。如此一來，若 IT 團隊在 ServiceNow 中記錄了嚴重的效能問題，系統便會自動觸發 Asana 任務，以便行銷團隊監控客戶感受，並為回應溝通做好準備。

向上呈報需要在 ServiceNow 以外處理的請求

面對內部服務的團隊，若使用 ServiceNow 來追蹤及管理員工服務單，通常會收到需要在 ServiceNow 以外執行的動作請求，例如滿足硬體請求，或管理工作空間請求。

隱私權

會收集哪些資料？

請參閱 Asana 隱私權聲明以取得詳細資訊。

Asana 處理的資訊包括：我們直接從您那裡收集到的資訊、當您使用 Asana 或瀏覽我們的其中一個網站時自動收集到的資訊，以及 Asana 從第三方收集到的資訊。 這包括 Asana 為您建立帳戶以及管理您登入和登出 Asana 的能力所需的資訊，其中可能包含但不限於：

  • 識別碼
  • 密碼
  • 帳單資訊等

您透過使用 Asana 提供給我們的資訊，其中可能包括但不限於：

  • 您在任務、專案等處提交的資訊
  • 時間戳記
  • 您在使用 Asana 時選擇提供的任何其他資訊，而這些資訊可用於識別您的身分或可合理地與您關聯。

當您造訪我們的網站或使用我們的行動應用程式或電腦版應用程式時，系統會自動處理的資訊，其中可能包括但不限於：

  • 與您使用 Asana、我們的網站以及第三方整合相關的中繼資料和推斷資訊，以便更深入了解您在 Asana 中的工作方式。我們可能會記錄您在使用 Asana 時採取的行動，包括但不限於：您使用的 Asana 工作空間數量、指派給您的任務數、您檢視的任務或其他功能、您刪除任務或評論的時間、您與之互動的功能和嵌入式內容、您傳輸的檔案類型，以及您使用的第三方整合 (若有)。
  • 網際網路活動、Cookie 和類似的追蹤技術
  • 您透過行動裝置使用 Asana 時的裝置資訊和活動，包括您使用的裝置類型、裝置識別碼、作業系統版本以及行動網路資訊，以確保我們為您提供正確版本的應用程式。
  • 衍生的裝置地理位置資訊，包括從 IP 位址等資訊推斷出的大概地理位置。

Asana 從其他來源收到的資訊

有時，Asana 會從第三方 (其他個人、行銷服務、第三方整合) 獲得您的資訊，其中可能包括但不限於：

  • 透過您在 Asana 中設定的第三方整合所處理的資訊。例如，第三方整合可能會允許我們存取儲存在該第三方中的資訊，而 Asana 將處理這些資訊以促進整合。

ServiceNow 整合

  • 此整合不會從 ServiceNow 執行個體中收集任何使用者資料，但我們會使用 ServiceNow 執行個體名稱來記錄日誌，以便提供技術支援和進行故障排除。
  • 此整合會處理您作為動作 («建立任務」、「更新任務」等）輸入參數所輸入的資料，以及從 Asana API 擷取的資料，例如任務、附件和專案資料。
  • 例如，為了記錄而處理的資料可能包含「servicenow_instance_name」、Asana 動作類型，以及已建立/已更新的 Asana 任務、專案、附件等的識別碼。請參閱使用案例範例。

請參閱Asana 隱私權聲明，以取得詳細資訊。

資料是如何使用的？

請參閱Asana 隱私權聲明，以取得詳細資訊。

Asana 使用您的資訊來運作我們的產品和服務、與您溝通、在您變更 Asana 方案時處理交易、確保安全和防止詐騙，以及遵守法律。具體來說，我們可能會出於以下目的處理您的資訊：
為您提供服務並經營我們的業務，其中可能包括但不限於：

  • 維護、提供並改進我們的產品和服務，包括我們的 AI 功能
  • 推薦可能與您相關的Asana 說明中心文章
  • 協助我們更深入了解使用者的興趣和需求，並為您自訂 Asana 設定
  • 分析和研究您與我們的網站和應用程式互動的方式
  • 將資料儲存在您的裝置上，以協助我們的產品更有效率地運作。

此外，我們會使用有關您使用 Asana 的資訊、帳戶資訊 (可能包括您的電子郵件地址和姓名)，以及與第三方整合有關的資訊，以便：

  • 協助報告並分析 Asana 平台或在 Asana 中可供使用的功能之效能
  • 提供網路研討會或公開簡報
  • 示範 Asana 或授予您存取 Asana 示範執行個體的權限
  • 依照您的指示處理您的資訊
  • 提供您帳戶的跨裝置管理功能 若您不希望 Google 以此方式跨裝置追蹤您的位置，可以點選此處，安裝 Google Analytics (分析) 瀏覽器停用附加元件。
  • 為您提供支援並收集您的意見回饋
  • 回應您的資訊請求
  • 協助辨別並排解您帳戶的任何問題，並回答您的疑問
  • 解決支援要求
  • 為您提供有關使用情況的報告
  • 透過意見調查、研究和問卷來瞭解您的意見

合併資訊

除非法律另有禁止，否則我們可能會將我們透過您使用我們的產品和服務所收集的資訊，與我們從其他線上和線下來源獲得的資訊進行合併，並按照上述方式使用這些合併後的資訊。

匯總和去識別化的資料

我們可能會匯總和/或去識別化與您使用 Asana 相關的資訊 (例如：您建立的任務或專案數量)，使此類資訊無法再與您或您的裝置連結。我們可能會將此類匯總和去識別化資料用於任何目的，包括但不限於研究和行銷目的，並可能將此類資料揭露給任何第三方，包括廣告商、促銷合作夥伴、贊助商、活動推廣方和/或其他方。

人工智慧和機器學習

在 Asana 中，部分功能由人工智慧 (AI) 和機器學習提供支援。系統管理員和超級管理員可隨時透過前往系統管理主控台，為您的網域調整 AI 偏好設定。

當您的網域啟用了由 Asana AI 支援的功能時，我們會使用與您網域的 Asana 使用情況相關的中繼資料來訓練機器學習模型。依據模型和功能而定，這些機器學習模型將為您的網域和其他 Asana 網域中的功能提供支援。

當您的網域啟用了由 AI 合作夥伴提供支援的功能時，我們會使用第三方 LLM 服務提供商。我們的第三方 LLM 服務提供商不會使用客戶資料來訓練其模型。

如需更多有關在 Asana 中使用 AI 的資訊，請參閱Asana AI 功能及系統管理控制項。

Asana 可能會使用 AI 技術，包括我們網站和產品中的機器人，來與您溝通、回應您的意見和問題，並提供有關我們產品和服務的資訊。請造訪Asana 信任中心，以深入瞭解相關資訊。

資訊處理的法律依據

如欲進一步瞭解 Asana 處理您資訊所依據的法律依據，請參閱「其他重要資訊」。

我們如何揭露您的資訊

請參閱Asana 隱私權聲明，以取得更多資訊。

為了確保我們的產品和服務能夠順利運作，以及為了經營我們的業務，我們需要揭露我們收集到有關於您的資訊，其中可能包括但不限於以下情況：

  • 因為您要求我們揭露資訊。當您要求我們這樣做時，我們可能會向第三方揭露您的資訊。其中包括當您透過我們提供的整合功能將 Asana 與其他工具連結時。
  • 服務提供者、承包商和轉承包處理者。我們可能會向特定第三方提供存取權限或揭露您的資訊，這些第三方會代表我們使用這些資訊，以協助提供 Asana 的服務、網站和功能。這些第三方向我們提供多種服務，包括但不限於銷售、行銷、提供內容和功能、人工智慧功能、廣告、分析、研究、資料儲存、安全、防詐騙以及其他服務。您可以在此處找到我們的轉承包處理者清單。
  • 遵守法律義務。為了真誠地遵守有效的法律傳票、請求或其他符合我們執法指南要求的合法程序。我們會將此類請求通知個人或客戶，但發生下列這些情況時除外：法律或法院命令禁止我們這麼做；或有例外情況，例如涉及對個人或一群人造成身體傷害或死亡風險的緊急事件，或可能危及未成年人的風險。

請參閱Asana 隱私權聲明以取得詳細資訊。

資料是如何傳輸、儲存和保護的？

請參閱Asana 隱私權聲明以取得詳細資訊。

安全性

Asana 採取技術性和組織性措施，保護您的資訊免遭意外或非法毀損，或意外遺失、變造、未經授權揭露或存取。然而，沒有任何透過網際網路傳輸的方法，也沒有任何電子或實體儲存方式是絕對安全的，因此我們無法保證或擔保這些資訊的安全性。我們不斷更新和改進我們的保護措施，您可以前往我們的「信賴機制」頁面，閱讀有關我們安全做法的最新資訊。

儲存

當您使用 Asana 時，您的部分資訊將儲存在美國。如需更多有關我們在歐盟的資料儲存選項的資訊，請前往我們的「信賴機制」頁面。

將您的資訊傳輸至歐洲經濟區、英國、瑞士和日本境外

當您使用我們的產品和服務時，有關於您的資訊將被傳輸到美國，因為 Asana 的大部分資料處理都在美國進行。我們也可能會將我們收集到關於您的資訊從您所在的國家或司法管轄區跨境傳輸給世界各地的其他國家或司法管轄區的第三方處理者。

Asana 遵守由美國商務部 (U.S. Department of Commerce) 制定的《歐盟—美國資料隱私架構》(EU-US Data Privacy Framework, EU-US DPF)、《歐盟—美國資料隱私架構之英國擴展協議》(UK Extension to the EU-US DPF) 以及《瑞士—美國資料隱私架構》(Swiss-US Data Privacy Framework, Swiss-US DPF)。Asana 已向美國商務部證明，在處理根據《歐盟—美國資料隱私架構》(EU-US DPF) 從歐盟收到的個人資料，以及根據《歐盟—美國資料隱私架構英國延伸協議》(UK Extension to the EU-US DPF) 從英國 (及直布羅陀) 收到的個人資料時，其遵守《歐盟—美國資料隱私架構原則》(EU-US DPF 原則)。Asana 已向美國商務部證明，在根據瑞士-美國 DPF 處理從瑞士收到的個人資料時，其遵守瑞士-美國資料隱私架構計劃原則 (瑞士-美國 DPF 原則)。

資料保留

我們將在實現本隱私權聲明中所述目的、向您提供我們的產品和服務所需的期限內，或依照您的指示，保留您的資訊，除非法律要求或允許更長的保留期限。

請參閱Asana 隱私權聲明以取得詳細資訊。

注意 icon注意

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