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Use a Asana para equipes de operações

Neste artigo

Crie um sistema conectado e repetível para gerir solicitações, padronizar processos, prever a capacidade e relatar resultados na Asana. Este artigo explica como aproveitar os recursos da Asana para centralizar as operações e melhorar a visibilidade, a coordenação e a eficiência.

Configure o seu centro de operações centralizado

Comece criando um portfólio para servir como um painel de alto nível para todos os seus projetos em andamento. Para criar um portfólio, clique no botão + Criar na barra superior, selecione Portfólio e nomeie-o adequadamente (por exemplo, “Projetos de operações” ou “Iniciativas de PMO”).

No seu portfólio, adicione os projetos existentes ou crie novos projetos. Se você é novo na Asana, comece com um campos personalizados ao seu projeto que sejam relevantes para as operações, como orçamento, prioridade, nível de risco e departamento. Adicione novos campos clicando no botão Personalizar no seu projeto e selecionando Campos na seção Adicionar.

Padronize o seu trabalho com modelos de projeto

Use modelos de projeto para dar a cada fluxo de trabalho de operações um ponto de partida consistente — as mesmas seções, campos, regras, formulários e modelos de tarefas — para que os novos projetos sejam lançados rapidamente e os dados permaneçam comparáveis entre as equipes.

Se um processo se repetir, registre as etapas comprovadas uma única vez e salve-as como um modelo. Atualize o modelo à medida que os processos evoluem para manter o trabalho alinhado.

Convidados

Crie um modelo de projeto:

Clique na seta do menu suspenso ao lado do título do projeto – clique em Salvar como modelo.

Saiba mais sobre os modelos de projeto.

Automatize processos e aumente a produtividade

Configure regras para lidar com tarefas repetitivas e aumentar a produtividade. No seu projeto, clique no botão Personalizar, selecione Regras e crie regras com desencadeadores específicos e ações correspondentes. Atribua tarefas automaticamente com base em campos personalizados e mova-as para seções diferentes após a finalização.

Conecte a Asana a ferramentas de Business Intelligence para automatizar a geração de relatórios em larga escala:

  • Power BI + Asana: extraia dados em tempo real de projetos, equipes ou portfólios selecionados para o Power BI e crie painéis operacionais (tendências de SLA, tempo de ciclo, backlog).
  • Tableau + Asana: use o conector Asana–Tableau para visualizar a saúde entre equipes e monitorar os KPIs em portfólios ou equipes.

Aproveite os recursos de IA

Aproveite os recursos de IA da Asana, como respostas inteligentes, atualização de status inteligente e resumos inteligentes, para encontrar rapidamente informações, gerar atualizações de status e obter visões gerais concisas dos seus projetos e tarefas. Elimine processos manuais demorados e permita que a equipe se concentre em atividades de alto valor.

Monitore o progresso e gere relatórios

Crie painéis personalizados.

Crie painéis personalizados no seu portfólio para monitorar as principais métricas e gerar relatórios sobre o progresso. Clique na guia Painel e adicione gráficos para visualizar dados como taxas de finalização de tarefas, status do projeto ou alocação de recursos.

Gere e compartilhe relatórios

Use a atualização de status inteligente para gerar rapidamente atualizações de status nos seus projetos. Compartilhe esses relatórios com as partes interessadas regularmente para mantê-las informadas sobre o progresso do projeto. Monitore e gere relatórios regularmente para identificar áreas de melhoria e manter todas as partes interessadas informadas sobre o progresso do projeto.

Preveja e equilibre o trabalho

Crie um plano de capacidade na Asana para alocar pessoas a projetos (por horas ou porcentagem) em um horizonte temporal, identifique a alocação excessiva ou insuficiente e faça ajustes com antecedência. Difere da gestão de recursos, que monitora a capacidade a partir de tarefas atribuídas de fato; os planos de capacidade modelam os compromissos no nível do projeto antes da execução.

Quando usar: planejamento trimestral ou anual, elaboração de roteiros de programas (por exemplo, auditorias, implementações de políticas, transições de fornecedores) e trabalho interdisciplinar.

Crie um plano de capacidade:

Vá para Relatórios. Clique em Criar. Selecione Plano de capacidade.

Melhore a comunicação e a colaboração

Integre as ferramentas de comunicação.

Integre a Asana a ferramentas de comunicação como Slack ou Microsoft Teams para centralizar as discussões. Acesse as configurações da Asana, clique na guia Aplicativos, encontre a integração desejada e siga as instruções para conectar as suas contas. Melhore a comunicação entre equipes e departamentos com essas integrações, abordando um dos principais pontos problemáticos para as equipes de operações. Use anexos e aprovações. Use comentários para manter as conversas vinculadas a tarefas específicas e anexe documentos relevantes diretamente às tarefas para facilitar o acesso. Configure fluxos de trabalho de aprovações para documentos ou decisões importantes, a fim de agilizar os processos de validação.

Dicas para propostas de projetos e projetos de solicitações

Sua equipe de operações recebe muitas solicitações, dúvidas e propostas de trabalho de outras equipes? Avançar as solicitações de forma mais rápida ao ter todos os detalhes disponíveis desde o início e agilizar as aprovações finais.

GRÁFICO que mostra o processo de solicitação de trabalho na Asana do início ao fim

  • Padronize as solicitações com formulários. Em vez de perder tempo para obter os requisitos necessários para uma solicitação, crie um formulário que possa ser preenchido por qualquer pessoa e que forneça à equipe os detalhes certos. Poupe o tempo da sua equipe atribuindo solicitações com datas de conclusão. Ajude a sua equipe a priorizar o trabalho – adicione um campo personalizado de prioridade ao seu projeto e defina-o como “Alta” se a tarefa for urgente e precisar de atenção imediata.

    Planeje objetivos – dicas

    Planeje os objetivos e metas da equipe ou da empresa. Facilite o planejamento interdisciplinar com este fluxo de planejamento de objetivos, seja para o trimestre ou para o ano todo.

    GRÁFICO que mostra o processo dos objetivos da equipe ou da empresa na Asana do início ao fim

    • Economize tempo com os modelos. Defina objetivos e metas em intervalos regulares. Comece rapidamente com todas as etapas necessárias usando um modelo criado pela Asana ou salve o seu próprio modelo personalizado. Deixe qualquer feedback sobre a tarefa. Depois de concluída, você terá um registro claro de se foi aprovada ou não e por quê. Depois de definir os seus objetivos, crie um portfólio onde poderá acompanhar os principais projetos que contribuem para os objetivos e ver os respectivos progressos e cronogramas. Garanta que os gerentes de projetos e líderes de equipe forneçam atualizações de status frequentes a respeito dos objetivos pelos quais são responsáveis.

      Implemente essas estratégias e aproveite os recursos da Asana para que as equipes de operações e os PMOs possam melhorar significativamente a eficiência, a visibilidade e o alinhamento com as metas organizacionais. Revise e refine regularmente os seus processos para garantir que você aproveite ao máximo as capacidades da Asana.

      Recursos adicionais – consulte-os

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Este artigo foi traduzido por IA.

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