Loading
PLATTFORM
KAPACITETER
ASANA AI
ALLA ABONNEMANG
Företagstyp
Team
Branscher
Användningsfall
LÄRA SIG
SUPPORT
TJÄNSTER
Hjälpcenter
search-icon

Ämnen

kapacitet

I den här artikeln

kapacitetplaner ger ledare möjlighet att optimera resursbeslut genom att visualisera projektbemanning under långa tidsperioder. Till skillnad från arbetsbelastning, som hanterar uppgiftstilldelningar, kan du med kapacitetsplaner tilldela personer till hela projekt och få en översikt över hur personer är bemannade i olika arbetsströmmar.

Observera att kapacitet och arbetsbelastning inte är sammankopplade för tillfället. En kollega kan tilldelas ett projekt i en kapacitetsplan men ännu inte ha några uppgifter tilldelade till sig, eller tvärtom.

Funktionen för kapacitetsplanering är tillgänglig med abonnemangsnivåerna Asana Enterprise och Enterprise+ samt med det tidigare abonnemanget Legacy Enterprise.

Skapa en kapacitetsplan

Om du vill skapa en kapacitetsplan går du till Resurser i avsnittet Insikter i sidofältet. Gå till fliken kapacitet och klicka på + Skapa.

Tilldela resurser

När du skapar en kapacitet visas två flikar: Projekt och Personer.

Fliken Projekt

Du kan lägga till projekt eller hela portföljer från fliken Projekt. Om du lägger till en portfolio läggs alla projekt från den portfolion till i kapacitetsplanen och hålls uppdaterade om projekt läggs till eller tas bort från portfolion.

Klicka på knappen +Lägg till projekt för att börja lägga till projekt eller portfolior. För att bemanna ditt team i projekten lägger du till namnet eller e-postadressen till de personer som du vill ska arbeta med varje projekt.

Fliken Personer

Du kan lägga till ditt team från fliken Personer genom att klicka på knappen + Lägg till personer i det övre vänstra hörnet och välja de teamkollegor som du vill ska arbeta med projekten.

Lägg sedan till ditt team genom att klicka på knappen + Lägg till personer i det övre vänstra hörnet och välja de teamkollegor som du vill ska arbeta med projekten.

När du har lagt till ditt team är det dags att fördela resurserna. Tilldela ditt team till olika projekt genom att klicka på deras profilbild i kapacitetsplanen och välja + Lägg till projekt att fördela. Lägg till projekt som personer för närvarande arbetar med och kommer att arbeta med i framtiden för att få en långsiktig överblick över teamets kapacitet.

Om en kollega redan har tilldelats projekt i andra kapacitetsplaner (eller på den andra fliken), även av andra personer, kommer du fortfarande att se dessa tilldelningar. Det förutsätter att du har behörighet att se de berörda projekten, baserat på projektets sekretessinställningar.

Capacity planning in Projects tab.png

Kapacitet på portföljnivå

Kapacitetsplanering på portföljnivå ger en övergripande bild av den totala insatsen i alla projekt i dina portfolior genom att visa sammanfattande statistik högst upp på flikarna för kapacitetsplaneringsprojekt. Det gör det möjligt för dig att se den totala insatsen (mätt i timmar, personmånader eller andra enheter) för alla projekt i din portfolio.

Kapacitetssammanställning på portföljnivå visas som en sammanfattningsrad högst upp i projektflikarna för kapacitetsplaner.

Portfolio level capacity_total hours

Den här sammanfattningsraden gör det möjligt för portfoliochefer och teamledare att:

  • Visa aggregerad insatsstatistik för alla projekt i en portfolio.
  • spåra totala kapacitetskrav med olika enheter (timmar, personmånader, osv.)
  • övervaka resursfördelningen i flera projekt samtidigt
  • Fatta informationsbaserade beslut om resursfördelning

Skapa och redigera tilldelningar

För att skapa en tilldelning klickar du bara där du vill lägga till den. Det skapar automatiskt en tilldelning som matchar tidszoomnivån (dag, vecka, månad).

Du kan utöka eller minska dessa tilldelningar genom att dra i endera änden till de datum du vill. Du kan dra hela tilldelningen när planerna ändras. 

Massåtgärder

Du kan flytta och ta bort flera tilldelningar samtidigt genom att hålla ned Ctrl- eller Command-tangenten, välja tilldelningarna och antingen dra dem alla tillsammans eller trycka på Delete-tangenten.

Exemplet nedan visar hur du flyttar, omfördelar och tar bort flera tilldelningar samtidigt.

Bulk actions.gif

Tilldela flera personer till ett enda projekt

Flera personer kan tilldelas ett projekt på en gång från fliken Projekt. Du kan se alla som är bemannade i ett projekt genom att klicka på trepunktsikonen intill projektnamnet och klicka på Visa projektdetaljer.

Titta på gif-bilden nedan för att se hur du snabbt öppnar projektdetaljer utan att lämna kapacitetsplanen.

Allocating multiple people to a single project.gif

För över tilldelningar

Du kan massflytta alla tilldelningar i ett projekt från en användare till en annan med hjälp av För över tilldelningar. Klicka på trepunktsikonen bredvid projektnamnet, välj Överför tilldelningar och ange namnet på användaren som ska tilldelas arbetet. Se bilden nedan för mer detaljer.

Transfer allocations.gif

Filtrera personer

I fliken Personer kan du snabbt filtrera efter specifika teamkollegor efter namn eller jobbtitel. Om du bara vill se arbetsbelastningen för medlemmarna i IT-teamet skriver du IT och klickar på Välj alla.

Du kan filtrera personlistan i din kapacitetsplan med hjälp av anpassade fält för användare. Det hjälper dig att fokusera på specifika grupper av personer baserat på attribut som roll, kompetens, team eller plats när du tilldelar arbete.

Observera att befattningar hanteras i adminkonsolen. Beroende på din organisations inställningar kan de också hanteras av varje individ.

Administratörer kan redigera jobbtitlar direkt från fliken Personer . Klicka på trepunktsikonen intill personens namn och klicka på Redigera profil. Därifrån kan administratörer ändra jobbtiteln.

Edit job titles

Filtrera projekt

Du kan använda filter för att dölja specifika projekt, från flikarna Projekt och Personer i en kapacitetsplan.

Från fliken Projekt väljer du Filter. Välj sedan att dölja specifika projekt eller klicka på Lägg till filter och välj specifika kriterier såsom anpassade fält, projektstatus eller projektets slutdatum. Du kan till exempel använda filtret för att endast se projekt med statusen Riskar att bli försenad, som förfaller inom de närmaste tre månaderna.

Filtering out projects via the projects tab

På samma sätt kan du välja att endast filtrera specifika projekt eller de som matchar vissa kriterier från fliken Personer. Klicka på Filter på fliken Personer och välj dina filterkriterier.

Filtering out projects

Skapa sparade vyer som nya flikar i din kapacitetsplan

Kapacitetsplaner stöder skapande av sparade vyer som nya flikar. Läs den här artikeln om projektanpassning och vyer för mer information om sparade vyer.

Ta bort och kopiera tilldelningar

Deleting and duplicating allocations

Du kan ta bort alla tilldelningar genom att välja tilldelningen och trycka på Delete eller högerklicka på dem.

Du kan kopiera tilldelningar genom att högerklicka på dem och välja Kopiera tilldelning.

Tilldela resurser med hjälp av platshållare

Tillgängligt med abonnemangsnivåerna Asana Enterprise och Enterprise+.

Platshållare gör att du kan reservera kapacitet för kommande arbete utan att omedelbart tilldela specifika personer. Genom att använda platshållare kan teamen mer exakt förutse arbetsbelastningen, undvika överbokning och säkerställa en rättvis fördelning av uppgifter mellan teammedlemmarna.

Så här skapar du en platshållare:

  1. Gå till Resurser i sidofältet.
  2. Klicka på din kapacitetsplan.
  3. Klicka på fliken Projekt.
  4. Klicka på + Lägg till en person eller platshållare under önskat projekt.
  5. Klicka på fliken Platshållare.
  6. Klicka på + Skapa en ny platshållare.
  7. Fyll i platshållarens namn och jobbtitel.
  8. Välj det team som den ska tillhöra
  9. Klicka på Skapa
Anteckning iconAnteckning

För att undvika förvirring när ett platshållarnamn används i flera team (t.ex. ”projektledare”) måste varje platshållare tilldelas ett specifikt team.

Du kan också skapa platshållare från fliken Personer i din kapacitet.

  1. Gå till fliken Personer .
  2. Klicka på + Lägg till personer
  3. Gå till fliken Platshållare
  4. Klicka på + Skapa en ny platshållare

För över tilldelningar

När du vet vem som ska arbeta med platshållarresurserna klickar du på trepunktsikonen intill platshållaren, väljer Överför tilldelningar och skriver namnet på den person du vill överföra tilldelningarna till.

Hantera hur kapacitet mäts

När du planerar ett projekt kan du bestämma hur du vill mäta kapacitet. Du kan välja mellan procentuell tilldelning, beräknade timmar eller ett enkelt projekt eller antal personer. Det är bäst att vara konsekvent med det alternativ som fungerar bäst för ditt team.

Frame 629722 (1).png

Procentuell fördelning

Procentuell tilldelning är det vanligaste och enklaste sättet att mäta vad personer lägger sin tid på utan att behöva räkna ut timmar.

Frame 629726.png

I exemplet nedan ska Alan ägna 90 % av sin tid åt projektet Global systemöversyn. Beatrice arbetar med två projekt vars datum överlappar varandra och ska lägga 80 % av sin tid på varje projekt. Eftersom hon kommer att överskrida sin kapacitet en vecka visas kapaciteten i rött, vilket ger henne, hennes team eller hennes chef en förvarning för att kunna flytta runt saker eller skaffa lite extra hjälp under den perioden.

Frame 629723 (1).png

Antal personer eller projekt

Antalet personer eller projekt visar helt enkelt det totala antalet projekt som en person arbetar med under den valda tiden eller antalet personer som arbetar med ett specifikt projekt. I exemplet kan vi se att Alan arbetar med ett projekt vissa veckor och två andra veckor.

Frame 629725.png

Beräknade antal timmar

Beräknade antal timmar är bäst om du planerar projekt ner till timmen och vill skapa tilldelningar mot dessa uppskattningar. Beräknade antal timmar tenderar att vara enklast när du planerar vecka för vecka eftersom månader har ett varierat antal arbetsdagar.

Frame 629724.png

Justera kapacitet

Om du arbetar med procentuella tilldelningar eller beräknade timmar kan du justera kapaciteten för varje individ i menyn. Du kan göra allas kapacitet likadan eller justera varje person manuellt. För beräknat antal timmar gäller detta veckokapacitet.

Aviseringar, sekretess och behörigheter

Aviseringar

När du tilldelar personer till ett projekt med kapacitetsplanering får de inga aviseringar. Användare får inga inkorgsaviseringar eller e-postmeddelanden om de har tilldelats ett projekt. Det här är perfekt för att planera i förväg, eftersom du kan göra ändringar, prova olika saker och till och med börja om igen – allt utan att förvirra ditt team med aviseringar eller uppgifter tills du är redo att dela.

Sekretess och behörigheter

När någon tilldelas ett projekt finns tilldelningen kvar i projektet och är inte specifik för någon enskild kapacitetsplan.

Det innebär till exempel att om det finns en kapacitetsplan där Alan är tilldelad projektet Global systemöversyn och en kollega skapar en annan kapacitetsplan där de lägger till Alan, kommer de att se att han är tilldelad projektet Global systemöversyn för vissa datum. Detta förutsätter att kollegan har behörighet att se ett sådant projekt.

Använda API för att skapa eller exportera data

Du kan uppdatera data i kapacitetsplaner eller exportera data från Asana med vårt API. För att förstå hur API:et fungerar är det viktigt att förstå hur kapacitetsplaner och tilldelningar fungerar. Tilldelningar gör det möjligt för Asana att spåra och presentera hur mycket tid varje användare har tilldelats för olika projekt. Om till exempel Sam arbetar med projekt A i 50 timmar i september och 40 timmar i oktober, skulle det vara två tilldelningar.  De visas i kapacitetsplanen som två färgade staplar.

När en kapacitetsplan laddas frågar Asana tilldelnings-API: et för att hämta alla relevanta tilldelningar för den användaren eller det projektet, och du kan göra detsamma med vårt API. Tilldelningar finns på domännivå, och kapacitetsplaner fungerar som en filtrerad vy för att presentera dessa data. Om du till exempel lägger till en teammedlem i en kapacitetsplan hämtas och visas alla befintliga tilldelningar i olika projekt automatiskt.

Alla uppdateringar som görs i en användares tilldelningar – oavsett om det gäller att justera tiden för ett projekt eller flytta det till en annan person – återspeglas omedelbart i alla kapacitetsplaner som de ingår i. Det säkerställer att kapacitetsplanen alltid visar den mest aktuella resursfördelningen.

Du kan använda Allocations API för att exportera data och ladda in dem i de rapporteringsverktyg du använder (Tableau, Power BI osv.) för mer avancerade rapporteringsbehov.

Note iconAnteckning

This article has been AI-translated.

Send translation feedback.

Relaterade artiklar

Laddar
Kapacitetsplanering