Loading
PLATTFORM
KAPACITETER
ASANA AI
ALLA ABONNEMANG
Företagstyp
Team
Branscher
Användningsfall
LÄRA SIG
SUPPORT
TJÄNSTER
Hjälpcenter
search-icon

Ämnen

Kapacitetsplanering

I den här artikeln

Kapacitetsplaner ger ledare möjlighet att optimera resursbeslut genom att visualisera projektets personal över längre tidsperioder. Till skillnad från arbetsbelastning, som hanterar uppgiftstilldelningar, gör kapacitetsplaner det möjligt för dig att tilldela personer till hela projekt och få en översikt över hur personer är bemannade i olika arbetsströmmar.

Observera att kapacitetsplaner och arbetsbelastning för närvarande inte är sammankopplade. En kollega kan vara tilldelad till ett projekt i en kapacitetsplan men ändå inte ha några uppgifter tilldelade till sig ännu, eller tvärtom.

Kapacitetsplaneringsfunktionen är tillgänglig med abonnemangsnivåer för Asana Enterprise och Enterprise+ och med det tidigare abonnemanget Legacy Enterprise.

Skapa en kapacitetsplan

Om du vill skapa en kapacitetsplan går du till Resursfördelning i avsnittet Insikter i sidofältet. Gå till fliken Kapacitetsplan och klicka på + Skapa.

Tilldela resurser

När du skapar en kapacitetsplan visas två flikar: Projekt och Personer.

Fliken Projekt

Du kan lägga till projekt eller hela portföljer från fliken Projekt. Om du lägger till en portfolio kommer alla projekt från den portfolion att läggas till i kapacitetsplanen, och portfolion kommer att uppdateras om projekt läggs till i eller tas bort från portfolion.

Klicka på knappen + Lägg till projekt för att börja lägga till projekt eller portfolior. För att bemanna ditt team i de olika projekten lägger du till namnet eller e-postadressen för de personer som du vill bemanna med för varje projekt.

Fliken Personer

Du kan lägga till ditt team från fliken Personer genom att klicka på knappen + Lägg till personer i det övre vänstra hörnet och välja de teamkollegor du vill tilldela till projekt.

Lägg sedan till ditt team genom att klicka på knappen + Lägg till personer i det övre vänstra hörnet och välja de teamkollegor som du vill tilldela till projekten.

När du har lagt till teamet är det dags att tilldela resurser. Tilldela ditt team till olika projekt genom att klicka på deras profilbild i kapacitetsplanen och välja + Lägg till projekt att fördela. Lägg till projekt som personerna arbetar med just nu och kommer att arbeta med i framtiden för att få en långsiktig överblick över teamets kapacitet.

Om en kollega redan har projekt tilldelade till sig i andra kapacitetsplaner (eller på den andra fliken), även om de har tilldelats av andra personer, kommer du fortfarande att se dessa tilldelningar. Detta förutsätter att du har behörighet att se de berörda projekten, baserat på projektets sekretessinställningar.

Capacity planning in Projects tab.png

Kapacitet på portföljnivå

Kapacitetsplanering på portföljnivå ger en övergripande bild av den totala insatsen i alla projekt i dina portföljer genom att visa sammanfattande statistik högst upp på projektflikarna i kapacitetsplanen. På så sätt kan du se den totala insatsen (mätt i timmar, personmånader eller andra enheter) för alla projekt i din portfölj.

Den sammanlagda kapaciteten på portfolionivå visas som en sammanfattningsrad högst upp på projektflikarna i kapacitetsplanen.

Portfolio level capacity_total hours

Med den här sammanfattningsraden kan portfoliochefer och teamledare:

  • Visa sammanställd insatsstatistik för alla projekt i en portfolio
  • Spåra de totala kapacitetsbehoven med hjälp av olika enheter (timmar, personmånader osv.)
  • Övervaka resurstilldelningen i flera projekt samtidigt
  • Fatta informationsbaserade beslut om resursfördelning

Skapa och redigera tilldelningar

För att skapa en tilldelning klickar du bara där du vill lägga till den. Då skapas automatiskt en tilldelning som motsvarar tidszoomnivån (dag, vecka, månad).

Du kan förlänga eller förkorta dessa tilldelningar genom att dra i endera änden till de datum du vill ha. Du kan dra hela tilldelningen när planerna ändras. 

Massåtgärder

Du kan flytta och radera flera tilldelningar samtidigt genom att hålla ned Ctrl- eller Command-tangenten, markera tilldelningarna och antingen dra dem alla samtidigt eller trycka på Delete-tangenten.

Exemplet nedan visar hur du massflyttar, massomfördelar och massraderar tilldelningar.

Bulk actions.gif

Tilldela flera personer till ett enskilt projekt

Flera personer kan tilldelas ett enda projekt på en gång från fliken Projekt. Du kan se alla som arbetar med ett projekt genom att klicka på trepunktsikonen intill projektnamnet och sedan klicka på Visa projektdetaljer.

Titta på GIF-bilden nedan för att se hur du snabbt öppnar projektdetaljer utan att lämna kapacitetsplanen.

Allocating multiple people to a single project.gif

För över tilldelningar

Du kan massflytta alla tilldelningar i ett projekt från en användare till en annan genom att använda För över tilldelningar. Klicka på ikonen med de tre prickarna intill projektnamnet, välj Överför tilldelningar och skriv in namnet på den användare som ska tilldelas arbetet. Se bilden nedan för mer detaljer.

Transfer allocations.gif

Filtrera personer

I fliken Personer kan du snabbt filtrera efter specifika teamkollegor efter namn eller jobbtitel. Om du bara vill se arbetsbelastningen för teammedlemmarna i IT-teamet skriver du IT och klickar på Välj alla.

Du kan filtrera personlistan i din kapacitetsplan med hjälp av anpassade fält för användare. Det här hjälper dig att fokusera på specifika grupper av personer baserat på egenskaper såsom roll, färdigheter, team eller plats när du fördelar arbete.

Observera att jobbtitlar hanteras i adminkonsolen. Beroende på din organisations inställningar kan de också hanteras av varje enskild person.

Administratörerna kan redigera jobbtitlar direkt från fliken Personer . Klicka på trepunktsikonen intill personens namn och klicka på Redigera profil. Därifrån kan administratörer ändra jobbtiteln.

Edit job titles

Filtrera projekt

Du kan använda filter för att dölja specifika projekt, både från flikarna Projekt och Personer i en kapacitetsplan.

Från fliken Projekt väljer du Filtrera. Därefter kan du välja att dölja specifika projekt eller klicka på Lägg till filter och välja specifika kriterier, till exempel anpassade fält, projektstatus eller projektets slutdatum. Du kan till exempel använda filtret för att enbart visa projekt vars status är Riskerade och som har slutdatum under de kommande tre månaderna.

Filtering out projects via the projects tab

På samma sätt kan du välja att endast filtrera specifika projekt eller projekt som uppfyller vissa kriterier från fliken Personer. På fliken Personer klickar du på Filtrera och väljer dina filterkriterier.

Filtering out projects

Skapa sparade vyer som nya flikar i din kapacitetsplan

Kapacitetsplaner stöder skapande av sparade vyer som nya flikar. Läs den här artikeln om projektanpassning och vyer för mer information om sparade vyer.

Ta bort och kopiera tilldelningar

Deleting and duplicating allocations

Du kan ta bort alla tilldelningar genom att markera tilldelningen och trycka på Delete-tangenten eller högerklicka på den.

Du kan kopiera tilldelningar genom att högerklicka på dem och välja Kopiera tilldelning.

Gruppera efter anpassade fält

Du kan gruppera kapacitetsvyer efter anpassade fält för att förstå hur arbetet fördelas. Gruppering hjälper dig att snabbt upptäcka obalanser och jämföra kapaciteten mellan olika team, roller eller projektkategorier utan att ändra några bakomliggande tilldelningar.

I personvyn för kapacitetsplaner och i universell arbetsbelastning kan du gruppera efter anpassade fält för användare. Öppna Resursfördelning, välj din kapacitetsplan och klicka på Personer. Klicka på Gruppera och välj ett anpassat fält för användare för att skapa grupper som återspeglar värden som roll, plats eller team.

I projektvyn för kapacitetsplaner kan du gruppera efter anpassade projektfält. Öppna Resursfördelning, välj din kapacitetsplan och klicka på Projekt. Klicka på Gruppera och välj ett anpassat fält för projektet för att organisera arbetet efter attribut som prioritet, affärsenhet eller program.

Anteckning iconAnteckning

Om du vill veta mer om hur du lägger till anpassade fält för användare kan du läsa vår artikel om anpassade fält för användare.

Tilldela resurser med hjälp av platshållare

Tillgängligt med abonnemangsnivåer för Asana Enterprise och Enterprise+.

Platshållare gör att du kan reservera kapacitet för kommande arbete utan att omedelbart tilldela specifika personer. Genom att använda platshållare kan teamen mer exakt prognostisera arbetsbelastningen, undvika att överbelasta sig och säkerställa en rättvis fördelning av uppgifter mellan teammedlemmarna.

För att skapa en platshållare:

  1. Gå till Resursfördelning i sidofältet
  2. Klicka på din kapacitetsplan
  3. Klicka på fliken Projekt.
  4. Under det önskade projektet klickar du på + Lägg till en person eller platshållare.
  5. Klicka på fliken Platshållare.
  6. Klicka på **+ Skapa en ny platshållare
  7. Fyll i platshållarens namn och jobbtitel
  8. Välj det team som den ska tillhöra
  9. Klicka på Skapa
Anteckning iconAnteckning

För att undvika förvirring när ett platshållarnamn används i flera team (till exempel ”Projektledare”) måste varje platshållare tilldelas ett specifikt team.

Du kan också skapa platshållare från fliken Personer i kapacitetsplanen.

  1. Gå till fliken Personer
  2. Klicka på + Lägg till personer
  3. Gå till fliken Platshållare
  4. Klicka på **+ Skapa en ny platshållare

För över tilldelningar

När du vet vem som kommer att arbeta med platshållarresurserna klickar du på trepunktsikonen intill platshållaren, väljer Överför tilldelningar och anger namnet på den person du vill överföra tilldelningarna till.

Hantera hur kapacitet mäts

När du planerar ett projekt ska du bestämma hur du vill mäta kapacitet. Du kan välja mellan Procentuell tilldelning, Beräknade timmar eller ett enkelt Antal projekt eller personer. Det är bäst att vara konsekvent och använda det alternativ som fungerar bäst för ditt team.

Frame 629722 (1).png

Procentuell fördelning

Procentuell fördelning är det vanligaste och enklaste sättet att mäta vad personer ägnar sin tid åt, utan att behöva oroa sig för att räkna ut timmar.

Frame 629726.png

I exemplet nedan ska Alan ägna 90 % av sin tid åt projektet ”Global systemöversyn”. Beata jobbar med två projekt vars datum överlappar varandra, och hon ska lägga 80 % av sin tid på vart och ett av dem. Eftersom hon kommer att överskrida sin kapacitet under en vecka visas kapaciteten i rött, vilket ger henne, hennes team eller hennes chef en förvarning så att de kan göra omfördelningar eller anlita extra hjälp under den perioden.

Frame 629723 (1).png

Antal personer eller projekt

Antalet personer eller projekt visar helt enkelt det totala antalet projekt som en person arbetar med under den valda perioden eller antalet personer som arbetar med ett visst projekt. I exemplet kan vi se att Alan arbetar med ett projekt vissa veckor och med två projekt samtidigt andra veckor.

Frame 629725.png

Beräknade antal timmar

Beräknade antal timmar är bäst om du planerar projekt exakt ner till timmen och vill skapa tilldelningar utifrån dessa uppskattningar. Beräknade antal timmar är oftast enklast när du planerar vecka för vecka, eftersom månader har ett varierande antal arbetsdagar.

Frame 629724.png

Justera kapacitet

Om du arbetar med procentuella tilldelningar eller beräknade timmar kan du justera kapaciteten för varje person i menyn. Du kan göra så att alla har samma kapacitet eller justera varje enskild person manuellt. För beräknat antal timmar gäller detta den veckovisa kapaciteten.

Aviseringar, sekretess och behörigheter

Aviseringar

När personer tilldelas ett projekt med hjälp av kapacitetsplanering får de inget meddelande – användare får varken ett meddelande i inkorgen eller ett e-postmeddelande när de har tilldelats ett projekt. Det här är perfekt för att planera i förväg, eftersom du kan göra ändringar, prova saker och till och med börja om – allt utan att förvirra ditt team med aviseringar eller uppgifter förrän du är redo att dela med dig.

Sekretess och behörigheter

När någon tilldelas ett projekt finns den tilldelningen i projektet och är inte specifik för någon enskild kapacitetsplan.

Detta innebär till exempel att om det finns en kapacitetsplan där Alan är tilldelad projektet ”Global Systems Overhaul” och en kollega skapar en annan kapacitetsplan där hen lägger till Alan, kommer kollegan att se att han är tilldelad projektet ”Global Systems Overhaul” under vissa datum. Detta förutsätter att kollegan har behörighet att se ett sådant projekt.

Använda API:t för att skapa eller exportera data

Du kan uppdatera data i kapacitetsplaner eller exportera data från Asana med vårt API. För att förstå hur API:t fungerar är det viktigt att förstå hur kapacitetsplaner och tilldelningar fungerar. Med tilldelningar kan Asana spåra och visa hur mycket tid varje användare har tilldelats för olika projekt. Om Sam till exempel arbetar med projekt A i 50 timmar i september och 40 timmar i oktober skulle det vara två tilldelningar.  Dessa visas i kapacitetsplanen som två färgade staplar.

Varje gång en kapacitetsplan läses in skickar Asana en förfrågan till tilldelnings-API: et för att hämta alla relevanta tilldelningar för den användaren eller det projektet, och du kan göra detsamma med vårt API. Tilldelningar finns på domännivå, och kapacitetsplaner fungerar som en filtrerad vy för att visa den här informationen. Om du till exempel lägger till en teammedlem i en kapacitetsplan kommer alla den personens befintliga tilldelningar i olika projekt automatiskt att hämtas och visas.

Alla uppdateringar av en användares tilldelningar – oavsett om det gäller att justera tiden för ett projekt eller flytta det till en annan person – kommer omedelbart att synas i alla kapacitetsplaner som användaren ingår i. Det säkerställer att kapacitetsplanen alltid visar den mest aktuella resursfördelningen.

Du kan använda Allocations API för att exportera data och läsa in dem i de rapporteringsverktyg du använder (Tableau, Power BI osv.) för mer avancerade rapporteringsbehov.

Note iconAnteckning

This article has been AI-translated.

Send translation feedback.

Relaterade artiklar

Laddar
Så här använder du kapacitetsplanering | Asanas hjälpcenter