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Asana でコラボレーション

この記事の内容

この記事では、Asana でコラボレーションを成功させるための重要なポイントをご紹介します。タスクの説明を詳しく記載することから、コメント、いいね、感謝を効果的に使うことまで、さまざまな方法をご紹介します。

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チームコラボレーションを始める

チーム構造の設定

コラボレーション機能を使い始める前に、実際のコラボレーションの仕方を反映したチーム構造を作成しましょう。

  1. 組織構造に合わせてチームを作成します (マーケティング、セールス、製品など)
  2. 会社全体のプロジェクトやお知らせ用に「全スタッフ」チームを作成します
  3. シンプルにしましょう。チームが多すぎると、混乱を招く可能性があります
プロジェクトの可視性を理解する

Asana でプロジェクトを公開するか非公開にするかを選択できます。

  1. 公開プロジェクト: チームの全員に表示されます
  2. 非公開プロジェクト: プロジェクトメンバーとコラボレーターのみに表示されます

仕事にアクセスする必要があるユーザーに基づいて、適切な可視性レベルを選択しましょう。

タスクの割り当て

Asana の基礎要素であるタスクは、コラボレーションが行われる場所です。コラボレーションを行う最適な方法の 1 つは、誰かにタスクを割り当てることです。

タスクの割り当ては、マネージャーやチームリーダー、大規模なプロジェクトを管理する人だけが行うことではありません。

同僚に何かを依頼する必要がある場合は、タスクを割り当てましょう。チーム内で仕事を分配する必要がある場合は、タスクを使って仕事を割り当てます。

タスクの割り当てはどこから始めればよいのでしょうか？適切に作成されたタスクは、誰が、何を、いつまでに行うのかという 3 つの質問に答えるものです。

ノート iconノート

効果的なタスクの書き方について詳しくは、Asana で効果的なタスクを作成するをご覧ください。

タスクのコラボレーター

タスクにコラボレーターを追加するには、タスクウィンドウの下部にあるコメントセクションの下の + をクリックします。

タスクに新しいコラボレーターを追加するもう 1 つの方法は、コメントやタスクの説明でそのメンバーを @メンションすることです。@ を入力して、メンバーの名前またはメールアドレスを入力します。選択したコラボレーターのプロフィールがオートコンプリートの結果に表示されたら、それをクリックするか Enter キーを押すと、そのメンバーがコラボレーターとしてタスクに追加されます。コラボレーターは、このタスクの更新に関する通知を受信トレイで受け取ります。@メンションについて詳しくは、以下をご覧ください。

コメントと @メンション

タスクにコメントすることは、仕事を進めるための優れた方法です。コメントを使って質問したり、最新情報やリソースを共有したりできます。タスクにコメントすると、そのタスクのすべてのコラボレーターに受信トレイの通知が届き、最新情報を把握できます。

メッセージを確実に届けるには、コメント内で同僚を @メンションしましょう。これはメールアドレスの CC に追加するようなものです。

タスクが不要になった場合や、頻繁な更新により煩雑になった場合、コラボレーターはタスクウィンドウの右下隅にあるベルアイコンをクリックし、「タスクから離脱」を選択できます。そのタスクに関する通知は受信トレイに届かなくなります。

コメントやタスクの説明で他のタスク、プロジェクト、ポートフォリオ、ゴールを @メンションすることもできます。

Asana の受信トレイ

受信トレイは、自分が関わっているすべての仕事 (タスク、メッセージ、ステータス更新、プロジェクトのアクティビティ) に関する通知センターです。受信トレイを確認することで、Asana から離れることなく、変更内容を確認し、アクションを実行できます。

左側のサイドバーで「受信トレイ」をクリックすると、最新の更新情報が表示されます。モバイルでは、下部のナビゲーションで「受信トレイ」をタップします。

表示内容を絞り込む: フィルターを使って、重要な情報に絞り込みます。たとえば、自分に割り当てられたタスク、@メンション、自分が割り当てたタスク、特定のメンバーやプロジェクトからの更新情報などを表示できます。 

アセットの画像を表示するためのリンクです。

通知から直接アクションを実行する

  • タスクやメッセージを開いて、コメントしたり、チームメイトを @メンションしたり、タスクの詳細を更新したりできます。
  • タスクを完了にしたり、コメントにいいねしたり、フォローやフォロー解除を行ったりして、通知内容を調整できます。
  • 確認したアイテムはアーカイブして、受信トレイを整理整頓できます (アーカイブはいつでも解除できます)。
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メールの数を減らしたい場合は、受信トレイを活用し、メール通知設定を調整してください。

いいねと感謝

いいねは、具体的な意味はありませんが、承認リクエストを送ったり、更新内容を読んだことをすばやく知らせたりするためによく使用されます。 「いいね」は、「見ました」「いいですね」「お疲れ様です」「同意します」などを伝える際に最適です。

感謝は、マイルストーンの達成や重要な更新を祝う方法です。大量の仕事をこなしたときには、サーフィンをするイエティを使うのもいいでしょうし、輪を飛び抜くイッカクで誰かの功績を祝うのもいいでしょう。コメントツールバーの「感謝」ボタンをクリックして、さまざまなアニメーションから選択できます。

Asana でのコラボレーションとは？

タスクのコラボレーターは、そのタスクに関する最新情報をAsana の受信トレイで受け取れます。

タスクの中には、受動的なコラボレーションのみを必要とするものもあります。たとえば、カスタムフィールドの値が変更されたときに通知を受け取って仕事の進捗を確認したり、ステークホルダーが次のステップについて話し合う際にコメントを読んだりすることがその例です。

一方で、コメントを投稿したり、同僚や他のタスクを @メンションしたり、タスクの説明や期日、さらには担当者を変更したりする必要がある、より積極的なコラボレーションが求められるタスクもあります。タスク内でアクションを実行すると、コラボレーターの受信トレイにそのアクションに関する通知が届きます。これは、他のメンバーがタスクにアクションを実行したときにあなたの受信トレイに通知が届くのと同じ仕組みです。

Asana にメンバーを招待する

チームメイト、ベンダー、ステークホルダーを Asana に招待すれば、全員が 1 か所でコラボレーションできます。メールアドレスを使って招待したり、チームやプロジェクトに直接追加したり、招待リンクを共有したり (組織で有効になっている場合) することができます。

招待方法

  • どこからでも:「作成 (+)」ボタンをクリックし、名前またはメールアドレスを入力します。参加させたいチームまたはプロジェクトを選択し、アクセス権を設定します (編集可能またはコメント可能)。
  • プロジェクトまたはポートフォリオ: アイテムを開き、共有 をクリックして、そこでコラボレーションする必要があるユーザーを追加します。
    チーム: チームページから、招待 または リンクで招待 オプション (利用可能な場合) を使用して、ユーザーがそのチームに参加できるようにします。

ゲストとアクセス

  • 会社のドメイン外のユーザーをメールアドレスを使ってゲストとして招待できます。ゲストは共有されたアイテムのみを見ることができます。

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複数のメールアドレスを貼り付けて複数のユーザーを一度に招待したり、同じダイアログで保留中の招待を管理したりできます。

Asana を他のツールと連携させる

Asana は、お使いのツールと連携できます。メールや文書、その他のアプリケーションから最も重要な情報を Asana のタスクやプロジェクトに取り込むことで、最も効果的にコラボレーションを行えます。

Asana では、メールをタスクに変換したり、Asana チームにメッセージをメールで送信したり、お気に入りのコミュニケーションツールと直接連携したりするなど、さまざまな方法でAsana とメールを使用できます。 メールには多くの情報が含まれており、重要なアクションアイテムが長いスレッドに埋もれてしまうことがあります。Gmail や Outlook との連携を使えば、受信トレイを離れることなく、Asana で明確で実行可能なタスクを作成できます。

もちろん、コミュニケーションはメールアドレスに限定されません。多くのチームが、Microsoft の MS Teams や Power BI、Google の Google ドライブや Looker など、さまざまなツールを 1 日を通じて使用しています。Asana は数百種類のアプリケーションと連携できるため、どのような組み合わせでも問題ありません。

その他のリソース

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この記事は AI によって翻訳されています。

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