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Integrazioni di regole per la produttività e la comunicazione

In questo articolo

Regole e integrazioni funzionano insieme per automatizzare le attività di routine e creare flussi di lavoro negli strumenti preferiti del tuo team. Questo articolo descrive in dettaglio le migliori regole e integrazioni per la produttività nella tua organizzazione.

Consulta Come creare una regola per suggerimenti su come iniziare a usare le regole.

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Gmail

Utilizza le regole per inviare un'email dal tuo account Gmail al destinatario selezionato quando certi parametri vengono soddisfatti, tutti decisi da te in anticipo. Scegli tra tanti trigger, ad esempio quando un'attività non è più bloccata o l'avvicinarsi di una data di scadenza, e lascia che le regole inviino automaticamente un'email con un messaggio personalizzato.

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Passaggi per configurare l’integrazione delle regole

  1. Nel tuo progetto, clicca su Personalizza nell’angolo in alto a destra e seleziona Aggiungi regola dall’elenco.
  2. Da Aggiungi regola, seleziona un trigger, ad esempio Approvazioni completate.
  3. Dalla scheda Azioni, seleziona Invia email.
  4. Inserisci l’indirizzo email del destinatario nel campo A.
  5. Inserisci un indirizzo email nel campo Rispondi a.
  6. Inserisci l’oggetto dell’email nel campo Oggetto.
  7. Scrivi il testo dell’email nel campo Scrivi un messaggio.

In questo esempio, quando l’attività viene approvata, la regola viene attivata e l’azione viene svolta: un’email verrà inviata dal tuo indirizzo email e ti inserirà nel campo bcc. Il link all’attività verrà incluso nell’email.

Questa azione Invia email supporta anche l’uso di variabili. Consulta questo articolo per ulteriori informazioni su come utilizzare le variabili con l’integrazione delle regole di Asana per Gmail.

Google Calendar

Con le regole di Asana, i team possono passare dalla programmazione manuale delle riunioni alla creazione automatica di una riunione con i collaboratori del progetto quando un'attività raggiunge una determinata fase. Ad esempio, i team possono usare questa regola per attivare la creazione di un evento nel calendario del team quando un'attività viene spostata nella sezione "In programma". I team possono usarla anche in caso di attività ricorrenti: si può creare un'attività ricorrente "Invia ordine del giorno della riunione", che invia un invito all'evento quando l'attività è completata.

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Passaggi per configurare l'integrazione delle regole

  1. Vai al progetto di Asana in cui desideri aggiungere un’integrazione delle regole.
  2. Clicca su Personalizza nell’angolo in alto a destra, vai su Regole e seleziona + Aggiungi regola.
  3. Seleziona Google calendario dalla colonna di sinistra.
  4. Seleziona una regola preimpostata o clicca su Crea regola personalizzata.
  5. Se crei una regola personalizzata, aggiungi un nome e seleziona un trigger e un'azione.
  6. Effettua l’autenticazione cliccando su Connettiti a Google calendario.
  7. Accedi con il tuo account Google e clicca su Consenti
  8. Compila i campi per l’evento del calendario Google.
  9. In alternativa, invita i collaboratori dell'attività come ospiti dell'evento.

Calendario di Outlook

Con le regole di Asana, i team possono passare dalla programmazione manuale delle riunioni alla creazione automatica di una riunione con i collaboratori del progetto quando un'attività raggiunge una determinata fase. Ad esempio, i team possono usare questa regola per attivare la creazione di un evento nel calendario del team quando un'attività viene spostata nella sezione "In programma". I team possono usarla anche in caso di attività ricorrenti: si può creare un'attività ricorrente "Invia ordine del giorno della riunione", che invia un invito all'evento quando l'attività è completata.

Outlook Calendar event connected to Asana task.png

Passaggi per configurare l'integrazione delle regole

  1. Vai al progetto di Asana in cui desideri aggiungere un'integrazione delle regole.
  2. Clicca su Personalizza nell’angolo in alto a destra, vai su Regole e seleziona + Aggiungi regola.
  3. Seleziona calendario di Outlook dalla colonna di sinistra.
  4. Seleziona una regola preimpostata o clicca su Crea regola personalizzata.
  5. Se crei una regola personalizzata, aggiungi un nome e seleziona un trigger e un'azione.
  6. Effettua l’autenticazione cliccando su Connettiti alle regole del calendario di Outlook.
  7. Accedi con il tuo account Microsoft* e clicca su Consenti.
  8. Compila i campi per l’evento del calendario di Microsoft.
  9. In alternativa, invita gli incaricati e i collaboratori dell’attività come ospiti dell’evento, includi gli allegati dell’attività o genera automaticamente un link alla riunione su Teams

* Quando accedi con il tuo account Microsoft, ti chiediamo di concedere l’autorizzazione per il calendario di Outlook. Se non ti è consentito concedere questo consenso, contatta il tuo amministratore Microsoft e chiedigli di acconsentire a Calendars.ReadWrite in Microsoft Entra (fka Microsoft Azure).

Email di Outlook

Utilizza le regole per inviare un'email dal tuo account Outlook al destinatario selezionato quando certi parametri vengono soddisfatti, tutti decisi da te in anticipo. Scegli tra tanti trigger, ad esempio quando un'attività non è più bloccata o l'avvicinarsi di una data di scadenza, e lascia che le regole inviino automaticamente un'email con un messaggio personalizzato.

How to create an Outlook Email rule.png

Passaggi per configurare l’integrazione delle regole

  1. Nel tuo progetto, clicca su Personalizza nell’angolo in alto a destra e seleziona Aggiungi regola dall’elenco.
  2. Da Aggiungi regola, seleziona un trigger, ad esempio Approvazioni completate.
  3. Dalla scheda Azioni, seleziona Invia email.
  4. Inserisci l’indirizzo email del destinatario nel campo A.
  5. Inserisci un indirizzo email nel campo Rispondi a.
  6. Inserisci l’oggetto dell’email nel campo Oggetto.
  7. Scrivi il testo dell’email nel campo Scrivi un messaggio.

In questo esempio, quando l’attività viene approvata, la regola viene attivata e l’azione viene svolta: un’email verrà inviata dal tuo indirizzo email e ti inserirà nel campo bcc. Il link all’attività verrà incluso nell’email.

Questa azione Invia email supporta anche l’uso di variabili. Consulta questo articolo per ulteriori informazioni sull’utilizzo delle variabili con l’integrazione delle regole di Gmail di Asana.

Nota iconNota

Se desideri automatizzare l’invio di un’email agli utenti senza una licenza Asana, puoi creare un campo personalizzato di testo in cui inserire gli indirizzi email dei destinatari. Quando imposti l’azione della regola, puoi selezionare questo campo personalizzato di testo come destinatario dell’email.

Microsoft Teams

Puoi utilizzare l’integrazione Microsoft Teams + Asana per creare notifiche personalizzate utilizzando la funzionalità delle regole di Asana, ad esempio inviando un messaggio personalizzato a un canale o a una chat ogni volta che un’attività viene creata, aggiornata o commentata.

Teams + Asana send message via rules

  • L’azione della regola Invia messaggio di canale consente di automatizzare l’invio di notifiche personalizzate ai canali di Microsoft Teams designati in base a trigger specifici su Asana. Questa funzionalità crea una visibilità condivisa degli stati e degli aggiornamenti del team senza soluzioni alternative manuali.
  • L’azione della regola Invia messaggio diretto consente di inviare automaticamente messaggi personalizzati a singoli o gruppi su Microsoft Teams in base a trigger specifici su Asana. Questa funzionalità colma il divario di comunicazione tra Asana e Microsoft Teams, aiutando i team a rimanere informati sugli aggiornamenti importanti senza lasciare la loro piattaforma di comunicazione principale.
Nota iconNota

Scopri come creare questi tipi di regole e visualizza esempi di flussi di lavoro qui.

Notion

L'integrazione Notion + Asana consente ai team di semplificare il lavoro creando automaticamente pagine Notion da Asana e aggiungendole alle attività di Asana. Anziché creare manualmente le pagine di Notion e collegarle alle relative attività Asana, puoi utilizzare l'automazione per creare una pagina di Notion quando vengono eseguite determinate azioni su Asana, ad esempio quando un'attività viene spostata in una sezione.

Ad esempio, i team che stanno conducendo indagini di ricerca e usano le attività Asana possono creare automaticamente una pagina di Notion per prendere appunti quando l'attività passa alla sezione "Intervista programmata". Puoi anche collegare le pagine di Notion esistenti a un'attività Asana, in modo che i collaboratori possano vedere il contesto pertinente dalla pagina, semplificando la collaborazione su più app. L’integrazione di Notion con Asana ti consente anche di visualizzare lo stato dei progetti e delle attività di Asana come anteprime dei link in Notion.

notion

Passaggi per configurare l'integrazione delle regole

  1. Vai al progetto di Asana in cui desideri aggiungere un’integrazione delle regole.
  2. Clicca su Personalizza nell’angolo in alto a destra, vai su Regole e seleziona + Aggiungi regola.
  3. Seleziona Notion dalla colonna di sinistra.
  4. Seleziona una regola preimpostata o clicca su Crea regola personalizzata.
  5. Se crei una regola personalizzata, aggiungi un nome e seleziona un trigger e un'azione.
  6. Effettua l’autenticazione cliccando su Connettiti a Notion e seguendo le istruzioni.
  7. Clicca su Seleziona pagine per consentire l’accesso ad Asana
  8. Seleziona le pagine a cui vuoi che Asana acceda e clicca su Consenti accesso.
  9. Incolla l’URL della pagina principale o del database
  10. Clicca su Crea regola
Nota iconNota

Per aggiungere l’URL della pagina, assicurati che la pagina sia collegata ad Asana. Per collegarla, clicca sull’icona con tre puntini in alto a destra nella pagina, seleziona Connessioni e verifica che la connessione Notion per Asana sia attiva.

Notion

Come allegare una pagina Notion esistente come widget a un'attività di Asana

  1. Accedi ad Asana e trova il progetto in cui desideri abilitare il widget di Notion
  2. Clicca su Personalizza nell’angolo in alto a destra
  3. Scorri verso il basso fino alla sezione App, quindi seleziona + Aggiungi app.
  4. Seleziona il widget di Notion
  5. Vai su un’attività di Asana.
  6. Collega una pagina Notion esistente a un’attività cliccando sul pulsante Aggiungi pagina Notion nel campo Notion nella parte superiore del pannello dei dettagli dell’attività.
  7. Inserisci l'URL della relativa pagina di Notion.
  8. I dettagli allegati di Notion appariranno sotto forma di widget nel pannello attività, inclusi titolare, commenti e data dell’ultima modifica.

Nota: questa integrazione è già inclusa in Asana, ma per usarla devi prima creare un account Notion.

Il widget Notion è disponibile senza un abbonamento a pagamento ad Asana.

Nota iconNota

Quando una regola crea una pagina Notion da un’attività Asana, verrà sincronizzato solo il titolo dell’attività. La descrizione dell’attività non verrà sincronizzata.

 

Nota iconNota

Le regole che comportano azioni esterne come l’invio di email o messaggi diretti (ad esempio tramite Outlook, Salesforce o Slack) possono essere modificate solo dall’autore della regola. Questa restrizione si applica anche se l’impostazione “Solo tu puoi modificare questa regola” è disattivata, perché le azioni esterne vengono autenticate utilizzando le credenziali dell’account dell’autore della regola.

Note iconNota

Questo articolo è stato tradotto dall’IA.

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