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생산성 및 커뮤니케이션을 위한 규칙 연동

이 기사에서는

규칙과 연동이 함께 작동하여 일상적인 작업을 자동화하고 팀이 자주 사용하는 툴 전반에 걸쳐 워크플로를 수립합니다. 이 글에서는 조직의 생산성을 높이는 최고의 규칙과 연동에 대한 세부 정보를 확인할 수 있습니다.

규칙을 시작하는 팁은 규칙 생성 방법 을 참조하세요.

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Gmail

특정한 매개 변수가 충족되는 경우 Gmail 계정에서 선택한 수신인에게 이메일이 전송되도록 규칙을 활용하세요. 매개 변수는 모두 사전에 직접 정해 놓을 수 있습니다. 작업이 더 이상 차단되지 않거나 마감일이 다가오는 등 다양한 트리거 중에서 선택하고 규칙에 따라 사용자 지정 메시지가 포함된 이메일이 자동 전송되도록 하세요.

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규칙 연동을 구성하기 위한 단계

  1. 프로젝트에서 오른쪽 상단 모서리에 있는 사용자 지정 을 클릭한 후 목록에서 규칙 추가 를 선택합니다
  2. 규칙 추가 에서 승인 완료된 과 같은 트리거를 선택합니다.
  3. 동작 탭에서 이메일 전송 을 선택합니다.
  4. 수신인 필드에 수신인의 이메일 주소를 입력합니다
  5. 회신 대상 이메일 주소를 입력합니다
  6. 제목 필드에 이메일의 제목을 입력합니다
  7. 메시지 작성 필드에 이메일 본문을 작성합니다

이 예시에서는 작업이 승인되면 규칙이 트리거되어 자신의 이메일 주소에서 이메일이 전송되고 이메일에 자신이 자동으로 숨은 참조로 추가되는 동작이 실행됩니다. 작업 링크도 이메일에 포함됩니다.

이 이메일 전송 동작은 변수 사용도 지원합니다. Asana의 Gmail 규칙 연동과 함께 변수를 사용하는 방법에 대한 자세한 내용은 이 게시글 을 참조하세요.

Google 캘린더

팀이 Asana 규칙을 사용하면 작업이 특정 단계에 도달할 때 미팅 일정을 수동으로 예약하는 대신 자동으로 협업 참여자와 미팅을 진행하도록 미팅 일정을 생성할 수 있습니다. 예를 들어, 팀은 예시에 나와 있는 규칙을 사용하여 작업이 ‘예약됨’ 섹션으로 이동할 때 팀 캘린더에 이벤트가 생성되도록 트리거할 수 있습니다. 또한, 작업 완료 시 이벤트 초대를 발송하는 ‘회의 안건 보내기’ 작업처럼 반복되는 작업에 규칙을 사용할 수 있습니다.

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규칙 연동을 구성하기 위한 단계

  1. 규칙 연동을 추가하고자 하는 특정 Asana 프로젝트로 이동합니다
  2. 오른쪽 상단 모서리에 있는 사용자 지정 을 클릭하고 규칙 으로 이동한 후 + 규칙 추가 를 선택합니다
  3. 왼쪽 열에서 Google 캘린더 를 선택합니다
  4. 사전 설정된 규칙을 선택하거나 사용자 지정 규칙 생성 을 클릭합니다
  5. 사용자 지정 규칙을 생성하는 경우, 이름을 추가하고 트리거와 동작을 선택하여 시작합니다
  6. Google 캘린더 규칙에 연결 을 클릭하여 인증합니다
  7. Google 계정으로 로그인하고 허용 을 클릭합니다
  8. Google 캘린더 이벤트 필드를 채웁니다
  9. 선택적으로, 작업의 협업 참여자를 이벤트 게스트로 초대

Outlook 캘린더

팀이 Asana 규칙을 사용하면 작업이 특정 단계에 도달할 때 미팅 일정을 수동으로 예약하는 대신 자동으로 협업 참여자와 미팅을 진행하도록 미팅 일정을 생성할 수 있습니다. 예를 들어, 팀은 예시에 나와 있는 규칙을 사용하여 작업이 ‘예약됨’ 섹션으로 이동할 때 팀 캘린더에 이벤트가 생성되도록 트리거할 수 있습니다. 또한, 작업 완료 시 이벤트 초대를 발송하는 ‘회의 안건 보내기’ 작업처럼 반복되는 작업에 규칙을 사용할 수 있습니다.

Outlook Calendar event connected to Asana task.png

규칙 연동을 구성하기 위한 단계

  1. 규칙 연동을 추가하고자 하는 특정 Asana 프로젝트로 이동합니다
  2. 오른쪽 상단 모서리에 있는 사용자 지정 을 클릭하고 규칙 으로 이동한 후 + 규칙 추가 를 선택합니다
  3. 왼쪽 열에서 Outlook 캘린더 를 선택합니다
  4. 사전 설정된 규칙을 선택하거나 사용자 지정 규칙 생성 을 클릭합니다
  5. 사용자 지정 규칙을 생성하는 경우, 이름을 추가하고 트리거와 동작을 선택하여 시작합니다
  6. Outlook 캘린더 규칙에 연결 을 클릭하여 인증합니다
  7. Microsoft 계정*으로 로그인하고 허용 을 클릭합니다
  8. Microsoft 캘린더 이벤트 필드를 채웁니다
  9. 선택적으로, 담당자와 작업의 협업 참여자를 이벤트 게스트로 초대하거나, 작업 첨부 파일을 포함하거나, Teams 회의 링크를 자동으로 생성합니다

* Microsoft 계정으로 로그인할 때 관련 Outlook 캘린더 권한에 대한 동의를 요청합니다. 이 동의를 직접 허용할 수 없는 경우 Microsoft 관리자에게 문의하여 Microsoft Entra(fka Microsoft Azure)에서 Calendars.ReadWrite에 동의하도록 요청하세요.

Outlook 이메일

특정한 매개 변수가 충족되는 경우 Outlook 계정에서 선택한 수신인에게 이메일이 전송되도록 규칙을 활용하세요. 매개 변수는 모두 사전에 직접 정해 놓을 수 있습니다. 작업이 더 이상 차단되지 않거나 마감일이 다가오는 등 다양한 트리거 중에서 선택하고 규칙에 따라 사용자 지정 메시지가 포함된 이메일이 자동 전송되도록 하세요.

How to create an Outlook Email rule.png

규칙 연동을 구성하기 위한 단계

  1. 프로젝트에서 오른쪽 상단 모서리에 있는 사용자 지정 을 클릭한 후 목록에서 규칙 추가 를 선택합니다.
  2. 규칙 추가 에서 승인 완료된 과 같은 트리거를 선택합니다.
  3. 동작 탭에서 이메일 전송 을 선택합니다.
  4. 수신인 필드에 수신인의 이메일 주소를 입력합니다
  5. 회신 대상 이메일 주소를 입력합니다
  6. 제목 필드에 이메일의 제목을 입력합니다
  7. 메시지 작성 필드에 이메일 본문을 작성합니다

이 예시에서는 작업이 승인되면 규칙이 트리거되어 자신의 이메일 주소에서 이메일이 전송되고 이메일에 자신이 자동으로 숨은 참조로 추가되는 동작이 실행됩니다. 작업 링크도 이메일에 포함됩니다.

이 이메일 전송 동작은 변수 사용도 지원합니다. Asana의 Gmail 규칙 연동과 함께 변수를 사용하는 방법에 대한 자세한 내용은 이 게시글 을 참조하세요.

메모 icon메모

Asana 라이선스 없이 사용자에게 이메일을 자동으로 보내려는 경우, 수신자 이메일 주소를 입력할 수 있는 텍스트 사용자 지정 필드를 생성할 수 있습니다. 규칙 동작을 설정할 때 이 텍스트 사용자 지정 필드를 이메일 수신자로 선택할 수 있습니다.

Microsoft Teams

Microsoft Teams + Asana 연동을 사용하여 작업이 생성, 업데이트 또는 댓글이 달릴 때마다 채널이나 채팅에 사용자 지정 메시지를 보내는 것과 같은 Asana 규칙 기능을 사용하여 사용자 지정 알림을 생성할 수 있습니다.

Teams + Asana send message via rules

  • 채널 메시지 보내기 규칙 동작을 사용하면 Asana에서 특정 트리거에 따라 지정된 Microsoft Teams 채널로 사용자 지정 알림을 자동으로 보낼 수 있습니다. 이 기능을 사용하면 수동으로 해결하지 않고도 팀 상태와 업데이트를 공유할 수 있습니다.
  • 다이렉트 메시지 보내기 규칙 동작을 사용하면 Asana에서 특정 트리거에 따라 Microsoft Teams의 개인 또는 그룹에 사용자 지정 메시지를 자동으로 보낼 수 있습니다. 이 기능은 Asana와 Microsoft Teams 간의 커뮤니케이션 간극을 해소하여 팀이 기본 커뮤니케이션 플랫폼을 벗어나지 않고도 중요한 업데이트에 대한 정보를 얻을 수 있도록 지원합니다.
메모 icon메모

여기에서 이러한 규칙 유형을 구축하는 방법을 알아보고 워크플로 예시를 확인하세요.

Notion

Notion + Asana 연동을 사용하면 Asana에서 자동으로 Notion 페이지를 생성하고 Asana 작업에 Notion 페이지를 추가하여 팀의 업무를 간소화할 수 있습니다. Notion 페이지를 수동으로 생성하여 관련 Asana 작업에 연결하는 대신, 자동화 기능을 사용하여 작업이 섹션으로 이동하는 등 Asana에서 특정 작업이 수행될 때 Notion 페이지를 생성할 수 있습니다.

예를 들어 Asana 작업을 사용하여 리서치 인터뷰를 수행 중인 팀이라면 작업이 ‘계획된 인터뷰 일정’ 섹션으로 이동할 때 Notion 페이지를 자동으로 생성하여 메모를 작성할 수 있습니다. 또한 기존 Notion 페이지를 Asana 작업에 연결하여 협업 참여자들이 해당 페이지에서 관련 배경 정보를 확인하도록 하여 여러 앱에서 협업을 간소화할 수 있습니다. Notion과 Asana를 연동하면 Asana 프로젝트와 작업의 상태를 Notion에서 링크 미리 보기 형태로 확인할 수 있습니다.

notion

규칙 연동을 구성하기 위한 단계

  1. 규칙 연동을 추가하고자 하는 특정 Asana 프로젝트로 이동합니다
  2. 오른쪽 상단 모서리에 있는 사용자 지정 을 클릭하고 규칙 으로 이동한 후 + 규칙 추가 를 선택합니다
  3. 왼쪽 열에서 Notion 을 선택합니다
  4. 사전 설정된 규칙을 선택하거나 사용자 지정 규칙 생성을 클릭합니다
  5. 사용자 지정 규칙을 생성하는 경우, 이름을 추가하고 트리거와 동작을 선택하여 시작합니다
  6. Notion에 ���결 을 클릭하고 단계를 따라 인증합니다
  7. Asana 액세스를 허용하려면 페이지 선택 을 클릭하세요
  8. Asana가 액세스할 페이지를 선택하고 액세스 허용을 클릭합니다.
  9. 상위 페이지 또는 데이터베이스의 URL을 붙여넣으세요
  10. 규칙 생성 을 클릭합니다
메모 icon메모

페이지의 URL을 추가하려면 페이지가 Asana에 연결되어 있는지 확인하세요. 연결하려면 페이지의 오른쪽 상단에 있는 점 세 개 아이콘을 클릭하고 연결을 선택한 다음 Asana용 Notion 연결이 활성화되어 있는지 확인합니다.

Notion

Asana 작업에 기존 Notion 페이지를 위젯으로 첨부하는 방법은 다음과 같습니다.

  1. Asana에 로그인하여 Notion 위젯을 사용하려는 프로젝트를 찾습니다
  2. 오른쪽 상단 모서리에 있는 사용자 지정 을 클릭합니다
  3. 아래의 앱 섹션으로 이동하여 + 앱 추가를 선택합니다
  4. Notion 위젯 선택
  5. Asana 작업으로 이동합니다
  6. 작업 세부 정보 창 상단에 있는 Notion 필드에서 Notion 페이지 추가 버튼을 클릭하여 기존 Notion 페이지를 작업에 연결합니다
  7. 관련된 Notion 페이지의 URL을 삽입합니다
  8. 소유자, 댓글, 마지막으로 수정된 날짜 등 첨부된 Notion 세부 정보가 작업 창에 위젯으로 표시됩니다

참고: 이 연동은 기본적으로 Asana에 내장되어 있지만, 연동을 시작하려면 Notion 계정에 가입해야 합니다.

Notion 위젯은 유료 Asana 구독 없이 사용할 수 있습니다.

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규칙이 Asana 작업에서 Notion 페이지를 생성하면 작업 제목만 동기화됩니다. 작업 설명은 동기화되지 않습니다.

 

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이메일 또는 직접 메시지(예: Outlook, Salesforce 또는 Slack을 통한 메시지) 전송과 같은 외부 동작과 관련된 규칙은 규칙 생성자만 편집할 수 있습니다. 외부 동작은 규칙 생성자의 계정 자격 증명을 사용하여 인증되기 때문에 '나만 이 규칙을 편집할 수 있음' 설정이 꺼져 있어도 이 제한이 적용됩니다.

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이 기사는 AI로 번역되었습니다.

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