Loading
PLATFORMA
MOŻLIWOŚCI
ASANA AI
WSZYSTKIE PLANY
Rodzaj firmy
Zespoły
Branże
Przykłady zastosowania
UCZYĆ SIĘ
OBSŁUGA KLIENTA
USŁUGI
Centrum pomocy
search-icon

Tematy

Reguły i integracje dla produktywności i komunikacji

W tym artykule

Reguły i integracje współpracują ze sobą, aby zautomatyzować rutynowe zadania i ustanowić przepływy pracy w ulubionych narzędziach Twojego zespołu. W tym artykule znajdziesz szczegółowe informacje na temat najlepszych reguł i integracji, które pomogą Ci zwiększyć produktywność w Twojej organizacji.

Zobacz artykuł Jak utworzyć regułę, aby uzyskać wskazówki dotyczące rozpoczynania pracy z regułami.

Powiązane artykuły

Gmail

Wykorzystaj reguły, aby wysyłać wiadomość e-mail ze swojego konta Gmail do wybranego odbiorcy po spełnieniu określonych z góry parametrów. Wybierz spośród wielu wyzwalaczy, na przykład gdy zadanie nie jest już zablokowane lub zbliża się data wykonania, i pozwól regułom automatycznie wysyłać spersonalizowaną wiadomość e-mail.

rule-integrations-gmail

Instrukcje konfigurowania integracji reguł

  1. W wybranym projekcie kliknij „Dostosuj” w prawym górnym rogu i z listy wybierz „Dodaj regułę”.
  2. W sekcji Dodaj regułę wybierz wyzwalacz, na przykład Zatwierdzenie ukończone.
  3. W zakładce Akcje wybierz Wyślij wiadomość e-mail.
  4. Wpisz adres e-mail odbiorcy w polu Do.
  5. Wpisz adres e-mail w polu Odpowiedz użytkownikowi.
  6. Wpisz temat wiadomości w polu Temat.
  7. Wpisz treść wiadomości w polu Napisz wiadomość.

W tym przykładzie po zatwierdzeniu zadania reguła jest wyzwalana w celu wykonania akcji: z Twojego adresu e-mail zostanie wysłana wiadomość, a kopia zostanie automatycznie wysłana do Ciebie. Link do zadania zostanie dołączony do wiadomości.

Ta akcja Wyślij wiadomość e-mail obsługuje również użycie zmiennych. Zapoznaj się z tym artykułem, aby dowiedzieć się więcej na temat korzystania ze zmiennych w integracji reguł Gmaila z Asaną.

Kalendarz Google

Dzięki regułom w Asanie zespoły mogą odejść od ręcznego umawiania spotkań na rzecz automatycznego tworzenia spotkań ze współpracownikami w projekcie, gdy zadanie osiągnie określony etap. Na przykład zespoły mogą korzystać z tej reguły, aby wyzwolić utworzenie wydarzenia w kalendarzu zespołu w przypadku, gdy zadanie zostanie przeniesione do sekcji „Zaplanowane”. Zespoły mogą ją również wykorzystywać w przypadku zadań cyklicznych – np. tworząc cykliczne zadanie „Wyślij agendę spotkania”, co spowoduje rozesłanie zaproszenia na wydarzenie, gdy zadanie zostanie ukończone.

screenshot_title

Jak skonfigurować integrację reguł

  1. Przejdź do projektu w Asanie, do którego chcesz dodać integrację reguł.
  2. Kliknij przycisk „Dostosuj” w prawym górnym rogu, wybierz opcję „Reguły”, a następnie „+ Dodaj regułę”.
  3. W lewej kolumnie wybierz Kalendarz Google.
  4. Wybierz gotową regułę lub kliknij Utwórz regułę niestandardową.
  5. Jeśli tworzysz regułę niestandardową, dodaj jej nazwę, a następnie wybierz wyzwalacz i akcję do wykonania.
  6. Dokonaj uwierzytelnienia, klikając opcję Połącz z regułami Kalendarz Google.
  7. Zaloguj się za pomocą swojego konta Google i kliknij Zezwól.
  8. Wypełnij pola niezbędne do utworzenia wydarzenia w Kalendarz Google.
  9. Opcjonalnie możesz zaprosić współpracowników zadania jako gości wydarzenia.

Kalendarz Outlook

Dzięki regułom w Asanie zespoły mogą odejść od ręcznego umawiania spotkań na rzecz automatycznego tworzenia spotkań ze współpracownikami w projekcie, gdy zadanie osiągnie określony etap. Na przykład zespoły mogą korzystać z tej reguły, aby wyzwolić utworzenie wydarzenia w kalendarzu zespołu w przypadku, gdy zadanie zostanie przeniesione do sekcji „Zaplanowane”. Zespoły mogą ją również wykorzystywać w przypadku zadań cyklicznych – np. tworząc cykliczne zadanie „Wyślij agendę spotkania”, co spowoduje rozesłanie zaproszenia na wydarzenie, gdy zadanie zostanie ukończone.

Outlook Calendar event connected to Asana task.png

Jak skonfigurować integrację reguł

  1. Przejdź do projektu w Asanie, do którego chcesz dodać integrację reguł.
  2. Kliknij przycisk Dostosuj w prawym górnym rogu, wybierz opcję Reguły, a następnie + Dodaj regułę.
  3. W lewej kolumnie wybierz Kalendarz Outlook.
  4. Wybierz gotową regułę lub kliknij Utwórz regułę niestandardową.
  5. Jeśli tworzysz regułę niestandardową, dodaj jej nazwę, a następnie wybierz wyzwalacz i akcję do wykonania.
  6. Dokonaj uwierzytelnienia, klikając opcję Połącz z regułami Kalendarza Outlook.
  7. Zaloguj się za pomocą swojego konta Microsoft* i kliknij Zezwól.
  8. Wypełnij pola niezbędne do utworzenia wydarzenia w Kalendarz Microsoft.
  9. Opcjonalnie możesz zaprosić osoby odpowiedzialne i współpracowników zadania jako gości wydarzenia, dodać załączniki do zadania lub automatycznie wygenerować link do spotkania w Teams.

* Podczas logowania się na konto Microsoft poprosimy Cię o wyrażenie zgody na odpowiednie uprawnienie Kalendarza Outlook. Jeśli nie możesz samodzielnie wyrazić tej zgody, skontaktuj się z administratorem Microsoft i poproś go o wyrażenie zgody na Calendars.ReadWrite w Microsoft Entra (wcześniej Microsoft Azure).

Poczta Outlook

Wykorzystaj reguły, aby wysyłać wiadomość e-mail ze swojego konta Outlook do wybranego odbiorcy po spełnieniu określonych z góry parametrów. Wybierz spośród wielu wyzwalaczy, na przykład gdy zadanie nie jest już zablokowane lub zbliża się data wykonania, i pozwól regułom automatycznie wysyłać spersonalizowaną wiadomość e-mail.

How to create an Outlook Email rule.png

Jak skonfigurować integrację reguł

  1. W wybranym projekcie kliknij Dostosuj w prawym górnym rogu i z listy wybierz Dodaj regułę.
  2. W sekcji Dodaj regułę wybierz wyzwalacz, na przykład Zatwierdzenia ukończone.
  3. W zakładce Akcje wybierz Wyślij wiadomość e-mail.
  4. Wpisz adres e-mail odbiorcy w polu Do.
  5. Wpisz adres e-mail w polu Odpowiedz użytkownikowi.
  6. Wpisz temat wiadomości w polu Temat.
  7. Wpisz treść wiadomości w polu Napisz wiadomość.

W tym przykładzie po zatwierdzeniu zadania reguła jest wyzwalana w celu wykonania akcji: z Twojego adresu e-mail zostanie wysłana wiadomość, a kopia zostanie automatycznie wysłana do Ciebie. Link do zadania zostanie dołączony do wiadomości.

Ta akcja Wyślij wiadomość e-mail obsługuje również użycie zmiennych. Zapoznaj się z tym artykułem, aby uzyskać więcej informacji na temat korzystania ze zmiennych w integracji reguł Gmaila z Asaną.

Uwaga iconUwaga

Jeśli chcesz zautomatyzować wysyłanie wiadomości e-mail do użytkowników bez licencji Asana, możesz utworzyć pole niestandardowe tekstowe, w którym możesz wprowadzić adresy e-mail odbiorców. Podczas konfigurowania akcji reguły możesz wybrać to pole niestandardowe jako odbiorcę wiadomości e-mail.

Microsoft Teams

Możesz użyć integracji Microsoft Teams + Asana, aby tworzyć niestandardowe powiadomienia przy użyciu funkcji reguł w Asanie, takie jak wysyłanie niestandardowej wiadomości do kanału lub czatu za każdym razem, gdy zadanie zostanie utworzone, zaktualizowane lub skomentowane.

Teams + Asana send message via rules

  • Akcja reguły „Wyślij wiadomość do kanału” umożliwia automatyczne wysyłanie niestandardowych powiadomień do wyznaczonych kanałów Microsoft Teams na podstawie określonych wyzwalaczy w Asanie. Ta funkcja zapewnia wspólną widoczność statusów zespołu i aktualizacji bez konieczności ręcznego udostępniania informacji.
  • Akcja reguły Wyślij wiadomość bezpośrednią umożliwia automatyczne wysyłanie spersonalizowanych wiadomości do osób lub grup w Microsoft Teams na podstawie określonych wyzwalaczy w Asanie. Ta funkcja wypełnia lukę komunikacyjną między Asaną a Microsoft Teams, pomagając zespołom otrzymywać informacje o ważnych aktualizacjach bez konieczności opuszczania głównej platformy komunikacyjnej.
Uwaga iconUwaga

Dowiedz się, jak tworzyć te typy reguł i zobacz przykładowe przepływy pracy tutaj.

Notion

Integracja Notion + Asana pozwala zespołom usprawnić pracę poprzez automatyczne tworzenie stron Notion w Asanie i dodawanie ich do zadań w Asanie. Zamiast ręcznie tworzyć strony Notion i łączyć je z konkretnymi zadaniami w Asanie, możesz skorzystać z automatyzacji, aby utworzyć stronę Notion, gdy w Asanie mają miejsce określone działania, na przykład gdy zadanie zostanie przeniesione do sekcji.

Przykładowo zespoły, które przeprowadzają badania rynkowe za pomocą zadań w Asanie mogą automatycznie tworzyć strony Notion z notatkami, kiedy zadanie zostanie przeniesione do sekcji „Zaplanowano rozmowę”. Możesz także powiązać istniejące strony w Notion z zadaniem w Asanie, aby wszyscy współpracownicy mieli dostęp do ważnych informacji kontekstowych, co usprawni współpracę między wieloma aplikacjami. Integracja Notion z Asaną umożliwia również wyświetlanie statusu projektów i zadań w Asanie jako podglądu linków w Notion.

notion

Jak skonfigurować integrację reguł

  1. Przejdź do projektu w Asanie, do którego chcesz dodać integrację reguł.
  2. Kliknij „Dostosuj” w prawym górnym rogu, przejdź do sekcji „Reguły” i wybierz „+ Dodaj regułę”.
  3. W lewej kolumnie wybierz Notion.
  4. Wybierz gotową regułę lub kliknij „Utwórz regułę niestandardową”.
  5. Jeśli tworzysz regułę niestandardową, dodaj jej nazwę, a następnie wybierz wyzwalacz i akcję do wykonania.
  6. Dokonaj uwierzytelnienia, klikając opcję Połącz z Notion i postępuj zgodnie z instrukcjami.
  7. Kliknij Wybierz strony, aby zezwolić Asana na dostęp.
  8. Wybierz strony, do których Asana ma mieć dostęp, i kliknij „Allow access” (Zezwól na dostęp).
  9. Wklej adres URL strony nadrzędnej lub bazy danych.
  10. Kliknij „Utwórz regułę”.
Uwaga iconUwaga

Aby dodać adres URL strony, upewnij się, że strona jest połączona z Asana. Aby ją połączyć, kliknij ikonę z trzema kropkami w prawym górnym rogu strony, wybierz „Connections” (Połączenia) i sprawdź, czy połączenie Notion dla Asany jest aktywne.

Notion

Jak dołączyć istniejącą stronę Notion jako widżet do zadania w Asanie:

  1. Zaloguj się do Asana i odszukaj projekt, w którym chcesz włączyć widżet Notion.
  2. Kliknij opcję „Dostosuj” w prawym górnym rogu.
  3. Przewiń w dół do sekcji „Aplikacje”, a następnie wybierz „+Dodaj aplikację”.
  4. Wybierz widżet Notion.
  5. Przejdź do zadania w Asanie.
  6. Połącz istniejącą stronę Notion z zadaniem, klikając przycisk „Dodaj stronę Notion” w polu „Notion” u góry okienka szczegółów zadania.
  7. Wstaw adres URL odpowiedniej strony Notion.
  8. Dołączone szczegóły Notion pojawią się jako widżet w okienku zadania, w tym właściciel, komentarze i data ostatniej modyfikacji.

Uwaga: ta integracja jest już wbudowana w Asanie lecz by z niej skorzystać, musisz najpierw założyć konto w Notion.

Widżet Notion jest dostępny bez płatnej subskrypcji Asana.

Uwaga iconUwaga

Gdy reguła utworzy stronę Notion na podstawie zadania w Asanie, zsynchronizowana zostanie tylko nazwa zadania. Opis zadania nie będzie synchronizowany.

 

Uwaga iconUwaga

Reguły obejmujące działania zewnętrzne, takie jak wysyłanie wiadomości e-mail lub wiadomości bezpośrednich (np. za pośrednictwem Outlooka, Salesforce lub Slacka), mogą być edytowane wyłącznie przez twórcę reguły. To ograniczenie obowiązuje nawet wtedy, gdy ustawienie „Tylko Ty możesz edytować tę regułę” jest wyłączone, ponieważ działania zewnętrzne są uwierzytelniane przy użyciu poświadczeń konta twórcy reguły.

Note iconUwaga

Ten artykuł został przetłumaczony przez AI.

Prześlij opinię na temat tłumaczenia.

Powiązane artykuły

Ładowanie
Integracje reguł dla produktywności i komunikacji