Loading
PLATTFORM
KAPACITETER
ASANA AI
ALLA ABONNEMANG
Företagstyp
Team
Branscher
Användningsfall
LÄRA SIG
SUPPORT
TJÄNSTER
Hjälpcenter
search-icon

Ämnen

Regelintegreringar för produktivitet och kommunikation

I den här artikeln

Regler och integreringar fungerar tillsammans för att automatisera rutinuppgifter och skapa arbetsflöden i teamets favoritverktyg. Den här artikeln beskriver de bästa reglerna och integreringarna för produktivitet i din organisation.

Se Skapa en regel för tips om hur du kommer igång med regler.

Relaterade artiklar

Gmail

Använd regler för att skicka ett e-postmeddelande från ditt Gmail-konto till mottagaren du valt när vissa parametrar uppfylls – allt inställt av dig på förhand. Välj bland många utlösare, t.ex. när en uppgift inte längre är blockerad eller när ett slutdatum närmar sig, och låt reglerna automatiskt skicka ett anpassat e-postmeddelande.

rule-integrations-gmail

Steg för att konfigurera regelintegrering

  1. Klicka på Anpassa i det övre högra hörnet i ditt projekt och välj Lägg till regel från listan.
  2. Från Lägg till regel väljer du en utlösare, till exempel Godkännanden slutförd.
  3. Från fliken Åtgärder väljer du Skicka e-postmeddelande.
  4. Ange mottagarens e-postadress i fältet Till.
  5. Ange en Svar till-e-postadress.
  6. Ange e-postmeddelandets ämne i fältet Ämne.
  7. Skriv e-postmeddelandets text i fältet Skriv ett meddelande.

I det här exemplet godkänns en uppgift vilket utlöser regeln och en åtgärd vidtas; ett e-postmeddelande skickas från din e-postadress och du får automatiskt en hemlig kopia. Uppgiftslänken kommer också att ingå i e-postmeddelandet.

Den här åtgärden för att skicka e-postmeddelanden stöder också användningen av variabler. Läs den här artikeln för mer information om hur man använder variabler med Asanas Gmail-regelintegrering.

Google Kalender

I stället för att schemalägga möten manuellt kan team använda Asana-regler för att automatiskt skapa möten med medarbetare när en uppgift i ett projekt når en viss fas. Ett team kan till exempel använda en regel för att utlösa skapandet av en kalenderhändelse när en uppgift flyttas till ett ”schemalagt” avsnitt. Team kan också använda den här regeln för återkommande situationer, såsom en återkommande ”Skicka mötesagenda”-uppgift som skickar ut en mötesinbjudan när uppgiften är slutförd.

screenshot_title

Steg för att konfigurera integrering av regler

  1. Gå till det Asana-projekt som du vill lägga till en integrering av regler i.
  2. Klicka på Anpassa i det övre högra hörnet, gå till Regler och välj + Lägg till regel.
  3. Välj Google Kalender från den vänstra kolumnen.
  4. Välj en förinställd regel eller klicka på Skapa anpassad regel.
  5. Om du skapar en anpassad regel lägger du till ett namn och väljer en utlösare och en åtgärd för att komma igång.
  6. Autentisera genom att klicka på Anslut till Google Kalender-regler.
  7. Logga in med ditt Google-konto och klicka på Tillåt.
  8. Fyll i fälten för Google Kalender-händelsen.
  9. Du kan också bjuda in uppgiftsmedarbetare som gäster för händelsen.

Outlook Kalender

I stället för att schemalägga möten manuellt kan team använda Asana-regler för att automatiskt skapa möten med medarbetare när en uppgift i ett projekt når en viss fas. Ett team kan till exempel använda en regel för att utlösa skapandet av en kalenderhändelse när en uppgift flyttas till ett ”schemalagt” avsnitt. Team kan också använda den här regeln för återkommande situationer, såsom en återkommande ”Skicka mötesagenda”-uppgift som skickar ut en mötesinbjudan när uppgiften är slutförd.

Outlook Calendar event connected to Asana task.png

Steg för att konfigurera integrering av regler

  1. Gå till det Asana-projekt som du vill lägga till en integrering av regler i.
  2. Klicka på Anpassa i det övre högra hörnet, gå till Regler och välj + Lägg till regel.
  3. Välj Outlook Kalender från den vänstra kolumnen.
  4. Välj en förinställd regel eller klicka på Skapa anpassad regel.
  5. Om du skapar en anpassad regel lägger du till ett namn och väljer en utlösare och en åtgärd för att komma igång.
  6. Autentisera genom att klicka på Anslut till Outlook Kalender.
  7. Logga in med ditt Microsoft-konto* och klicka på Tillåt.
  8. Fyll i fälten för Microsoft Kalender-händelsen.
  9. Du kan också bjuda in tilldelade personer och uppgiftsmedarbetare som gäster för händelsen, inkludera uppgiftsbilagor eller automatiskt generera en Teams-möteslänk.

* När du loggar in med ditt Microsoft-konto ber vi dig att ge samtycke till relevant behörighet för Outlook Kalender. Om du inte får ge detta samtycke själv kan du kontakta din Microsoft-administratör och be hen att samtycka till Calendars.ReadWrite i Microsoft Entra (tidigare Microsoft Azure).

Outlook-e-post

Använd regler för att skicka ett e-postmeddelande från ditt Outlook-konto till mottagaren du valt när vissa parametrar uppfylls – allt inställt av dig på förhand. Välj bland många utlösare, t.ex. när en uppgift inte längre är blockerad eller när ett slutdatum närmar sig, och låt reglerna automatiskt skicka ett anpassat e-postmeddelande.

How to create an Outlook Email rule.png

Steg för att konfigurera regelintegrering

  1. Klicka på Anpassa i det övre högra hörnet i ditt projekt och välj Lägg till regel från listan.
  2. Från Lägg till regel väljer du en utlösare, till exempel Godkännanden slutförd.
  3. Från fliken Åtgärder väljer du Skicka e-postmeddelande.
  4. Ange mottagarens e-postadress i fältet Till.
  5. Ange en Svar till-e-postadress.
  6. Ange e-postmeddelandets ämne i fältet Ämne.
  7. Skriv e-postmeddelandets text i fältet Skriv ett meddelande.

I det här exemplet godkänns en uppgift vilket utlöser regeln och en åtgärd vidtas; ett e-postmeddelande skickas från din e-postadress och du får automatiskt en hemlig kopia. Uppgiftslänken kommer också att ingå i e-postmeddelandet.

Den här åtgärden för att skicka e-postmeddelanden stöder också användningen av variabler. Läs den här artikeln för mer information om hur du använder variabler med Asanas Gmail-regelintegrering.

Anteckning iconAnteckning

Om du vill automatisera sändningen av e-post till användare utan en Asana-licens kan du skapa ett anpassat textfält där du kan ange mottagarens e-postadresser. När du ställer in regelåtgärden kan du välja det här anpassat fältet som e-postmottagare.

Microsoft Teams

Du kan använda Microsoft Teams + Asana-integreringen för att skapa anpassade aviseringar med hjälp av Asana-regelfunktionen, till exempel att skicka ett anpassat meddelande till en kanal eller en chatt när en uppgift skapas, uppdateras eller kommenteras.

Teams + Asana send message via rules

  • Med regelåtgärden Skicka kanalmeddelande kan du automatisera skickandet av anpassade aviseringar till angivna Microsoft Teams-kanaler baserat på specifika utlösare i Asana. Den här funktionen skapar delad synlighet för teamstatusar och uppdateringar utan manuella lösningar.
  • Med regelåtgärden Skicka direktmeddelande kan du automatiskt skicka anpassade meddelanden till individer eller grupper i Microsoft Teams baserat på specifika utlösare i Asana. Den här funktionen överbryggar kommunikationsklyftan mellan Asana och Microsoft Teams och hjälperar det möjligt för team att hålla sig informerade om viktiga uppdateringar utan att lämna sin primära kommunikationsplattform.
Anteckning iconAnteckning

Lär dig hur du skapar de här regeltyperna och se exempel på arbetsflöden här.

Notion

Notion + Asana-integreringen gör det möjligt för team att effektivisera arbetet genom att automatiskt skapa Notion-sidor från Asana och lägga till Notion-sidor i Asana-uppgifter. I stället för att manuellt skapa Notion-sidor och länka dem till relevanta Asana-uppgifter, kan du använda automatisering för att skapa en Notion-sida när en viss händelse inträffar i Asana, till exempel när en uppgift flyttas till ett avsnitt.

Till exempel kan team som genomför undersökningsintervjuer i Asana-uppgifter automatiskt skapa en Notion-sida för att göra anteckningar när uppgiften flyttas till avsnittet ”Intervju schemalagd”. Du kan också länka befintliga Notion-sidor till en Asana-uppgift så att medarbetare kan se relevant sammanhang från sidan, vilket effektiviserar samarbetet i flera appar. Notions integrering med Asana gör det också möjligt att visa statusen för Asana-projekt och -uppgifter som förhandsgranskningar av länkar i Notion.

notion

Steg för att konfigurera integrering av regler

  1. Gå till det Asana-projekt som du vill lägga till en integrering av regler i.
  2. Klicka på Anpassa i det övre högra hörnet, gå till Regler och välj + Lägg till regel.
  3. Välj Notion från den vänstra kolumnen.
  4. Du kan välja en förinställd regel eller klicka på Skapa anpassad regel.
  5. Om du skapar en anpassad regel lägger du till ett namn och väljer en utlösare och en åtgärd för att komma igång.
  6. Autentisera genom att klicka på Anslut till Notion och följ stegen.
  7. Klicka på Välj sidor för att ge Asana åtkomst.
  8. Välj de sidor du vill att Asana ska ha åtkomst till och klicka på Tillåt åtkomst.
  9. Klistra in webbadressen till den överordnade sidan eller databasen.
  10. Klicka på Skapa regel.
Anteckning iconAnteckning

För att lägga till sidans webbadress måste du se till att sidan är ansluten till Asana. För att ansluta den klickar du på trepunktsikonen längst upp till höger på sidan, väljer Anslutningar och kontrollerar att Notion för Asana-anslutningen är aktiv.

Notion

Så här bifogar du en befintlig Notion-sida som en widget till en Asana-uppgift:

  1. Logga in på Asana och välj projektet du vill använda för att aktivera Notion-widgeten.
  2. Klicka på Anpassa längst upp till höger.
  3. Rulla nedåt till avsnittet Appar och välj +Lägg till app.
  4. Välj Notion-widget.
  5. Gå till en Asana-uppgift.
  6. Klicka på knappen Lägg till Notion-sida under Notion-fältet högst upp i uppgiftsdetaljfönstret för att länka en befintlig Notion-sida till en uppgift.
  7. Infoga URL:en från Notion-sidan.
  8. Bifogade Notion-detaljer visas som en widget i uppgiftsfönstret, inklusive ägare, kommentarer och senast ändrat datum.

Observera: Den här integreringen är redan tillgänglig i Asana, men du behöver skapa ett Notion-konto för att komma igång.

Notion-widgeten är tillgänglig utan ett betalt Asana-abonnemang.

Anteckning iconAnteckning

När en regel skapar en Notion-sida från en Asana-uppgift synkroniseras endast uppgiftstiteln. Uppgiftsbeskrivningen synkroniseras inte.

 

Anteckning iconAnteckning

Regler som involverar externa åtgärder såsom att skicka e-post eller direktmeddelanden (t.ex. via Outlook, Salesforce eller Slack) kan bara redigeras av regelns skapare. Den här begränsningen gäller även om inställningen ”Bara du kan redigera den här regeln” är avstängd, eftersom de externa åtgärderna autentiseras med hjälp av reglens skapares autentiseringsuppgifter.

Note iconAnteckning

This article has been AI-translated.

Send translation feedback.

Relaterade artiklar

Laddar
Regelintegreringar för produktivitet och kommunikation