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ServiceNow und Asana

In diesem Artikel

Verfügbar für die Abostufen Asana Advanced, Enterprise und Enterprise+ sowie auf den bisherigen Stufen Business und Legacy Enterprise.

Besuchen Sie unsere Übersichtsseite „Preise“, um weitere Informationen zu erhalten.

Die native ServiceNow-Spoke-Integration wurde eingestellt und wird von Asana nicht mehr aktiv unterstützt. Die veralteten Einrichtungsschritte in diesem Artikel werden nur zu historischen Zwecken beibehalten. Sehen Sie sich die unten aufgeführten unterstützten Optionen an, bevor Sie sich entscheiden, wie Sie ServiceNow und Asana miteinander verbinden möchten.

Die Integration von ServiceNow und Asana unterstützt IT-, Operations- und Servicemanagement-Teams bei der Koordination ihrer Arbeit auf beiden Plattformen. Obwohl die ursprüngliche ServiceNow-Spoke-Integration nicht mehr unterstützt wird, gibt es zwei Möglichkeiten, diese Tools zu verknüpfen.

Hinweis iconHinweis

Die Integration von ServiceNow und Asana ist mit den Versionen DC und Vancouver kompatibel. Mehr dazu erfahren Sie hier.

Unterstützte Möglichkeiten, ServiceNow und Asana miteinander zu verbinden

Von Unito bereitgestellte Integration

Asana empfiehlt die von Unito bereitgestellte ServiceNow-Integration für Teams, die eine gewartete und unterstützte Verbindung zwischen ServiceNow und Asana wünschen. Diese Integration wird von Unito entwickelt und unterstützt und erfordert ein kostenpflichtiges Unito-Abonnement.

Um mehr zu erfahren und mit der Einrichtung zu beginnen, besuchen Sie bitte die ServiceNow-Integrationsseite im App-Verzeichnis von Asana.

Benutzerdefinierte API-Integration

Unternehmen, die es vorziehen, ihre eigene Verbindung einzurichten, können die Asana API nutzen, um eine eigene Integration zwischen ServiceNow und Asana zu entwickeln. Dieser Ansatz erfordert technische Ressourcen, eine eigene Hosting-Infrastruktur und laufende Wartung durch Ihr Team.

Eine benutzerdefinierte API-Integration eignet sich am besten für Unternehmen mit etablierten internen Integrationspraktiken und klarer Verantwortlichkeit für langfristigen Support.

Voraussetzungen für die Installation der ServiceNow-Integration

Für die ServiceNow-Integration ist ein Asana Advanced-Konto oder ein älteres Business-Abo erforderlich, das Zugriff auf alle Projekte bietet, die in den Asana-Aktionen verwendet werden sollen. Alle Anfragen an Asana werden im Kontext dieses Kontos gestellt.

So installieren Sie die ServiceNow-Integration

  1. Suchen Sie in ServiceNow nach dem Asana-Spoke im ServiceNow Store und installieren Sie ihn.
  2. Erstellen Sie in Asana eine neue OAuth-Anwendung, indem Sie die folgenden Schritte ausführen. Detailliertere Schritte finden Sie hier.
  • Erstellen Sie eine neue OAuth-Anwendung, indem Sie auf Ihr Profilbild klicken und dann zu Meine Einstellungen > Apps > Entwickler-Apps verwalten > b navigieren.
  • Geben Sie einen App-Namen ein (z. B. ServiceNow) und stimmen Sie den API-Nutzungsbedingungen zu.
  • Klicken Sie auf „App erstellen“ und notieren Sie sich die Eingaben für Client-ID, Client-Secret und Redirect-URLs.
  • Fügen Sie den Weiterleitungslink Ihrer ServiceNow-Instanz in das Feld „Weiterleitungs-URLs“ in dem folgenden Format ein: https://{instance-name-here}/oauth_redirect.do und klicken Sie auf „Hinzufügen“.
  1. Wechseln Sie in ServiceNow zu System OAuth > Anwendungsregistrierung
  • Suchen Sie den Datensatz „Asana OAuth Provider“ und öffnen Sie ihn.
  • Ersetzen Sie {instance-name-here} im Feld „Autorisierungs-URL“ durch den Namen Ihrer ServiceNow-Plattform.
  • Ersetzen Sie im Feld „Client ID“ {asana-application-client-id-here} durch die in Schritt 2 erstellte Client-ID Ihrer Asana-App.
  • Ersetzen Sie im Feld „Kundenschlüssel“ {asana-application-client-secret-here} durch den Kundenschlüssel Ihrer Asana-App, den Sie ebenfalls zuvor in Schritt 2 erstellt haben.
  1. Wechseln Sie in ServiceNow zu System Web Services > Outbound > REST Message
  • Suchen Sie den Asana-Datensatz und öffnen Sie ihn
  • Klicken Sie auf den Link „OAuth Token abrufen“, um die Token erfolgreich zu erhalten.

Verbindung mit externen Systemen

Hinweis iconHinweis

Erforderliche Integrationskomponenten: Webdienste

Schritte zum Erstellen eines dedizierten Integrationsbenutzers (Administrator der Integration)

Weisen Sie dem Nutzer die Rolle x_asana_asana.asana_integration_admin zu. Stellen Sie sicher, dass der/die Nutzer*in auch über die folgenden drei Systemrollen verfügt:

  • flow_designer: Der Benutzer sollte in der Lage sein, Flows zu erstellen und zu bearbeiten, um Asana-Aktionen zu nutzen.
  • web_service_admin: Der Benutzer sollte die Asana-REST-Nachricht für ausgehende Integrationen öffnen können, um Token zu erhalten.
  • oauth_admin: Der Benutzer sollte in der Lage sein, Anmeldedaten und Links zum Asana-OAuth-Anbieter hinzuzufügen und in „Outbound Integrations Asana REST“ auf die Schaltfläche „Get OAuth Token“ zu klicken.

Schritte für reguläre Nutzer:

Der Asana-Integrationsadministrator muss in den Eigenschaften des Flows/Subflows die Option „Ausführen als: Systembenutzer“ festlegen, wenn der Flow/Subflow für normale Nutzer ohne Zugriff auf die OAuth-Anmeldedatentabelle ausgeführt werden soll.

Wenn der Flow/Subflow im Kontext des aktuellen regulären Benutzers ausgeführt werden soll:

  1. Ein ServiceNow-Admin muss zu Tabellen /OAuth-Anmeldedaten/ Kontrollen navigieren und Sicherheitsregeln (ACLs) aktivieren.
  2. Erstellen Sie eine Rolle, die Lesezugriff auf die Tabelle „OAuth-Anmeldedaten“ gewährt.
  3. Der Asana-Integrationsadministrator muss dann in den Flow-Eigenschaften die Option „Ausführen mit Rolle(n):“ auf die von Ihnen erstellte Rolle mit Lesezugriff auf die OAuth-Anmeldedatentabelle festlegen.

Testen der Konfiguration

  1. Um die Verbindung zu überprüfen und eine erfolgreiche Konfiguration sicherzustellen, kann der Asana-Integrationsbenutzer im Flow Designer einen Subflow erstellen.
  2. Fügen Sie die Aktion „Aufgabendaten abrufen“ aus der Asana-Anwendung hinzu und geben Sie eine gültige Asana-Aufgaben-ID ein.
  3. Klicken Sie auf „Finish and Test“.
  4. Klicken Sie im Modal-Fenster auf „Test ausführen“.
  5. Nach der Testausführung klicken Sie auf „Ihr Test wurde abgeschlossen“. Ausführungsdetails des Subflows anzeigen.

Die Ausführungsdetails des Subflows sollten den Schritt „Aufgabendaten abrufen“ enthalten. Die Ausgabedaten des Schritts „Aufgabendaten abrufen“ müssen den korrekten Namen und die korrekte Beschreibung der Aufgabe zurückgeben. Der Status sollte 200 sein, und die Fehlermeldung sollte leer sein.

Unterstützte Aktionen

supported actions

Nach der Installation können Sie unterstützte Aktionen finden, indem Sie im Flow Builder nach Asana suchen. Dann können Sie aus einer Liste von Standardaktionen wählen.

Die folgenden Asana-Aktionen werden für den Einsatz im FlowBuilder verfügbar sein:

Aufgaben:

  • Aufgabe erstellen
  • Aufgabe aktualisieren
  • Aufgabendaten abrufen
  • Aufgabe duplizieren

Projekte:

  • Projekt duplizieren (basierend auf der Projekt-ID)
  • Projektdaten abrufen
Hinweis iconHinweis

Sie können keine project_template_id nutzen, um Projekte zu duplizieren.

Genehmigungen:

  • Genehmigung erstellen
  • Genehmigung löschen
  • Genehmigung aktualisieren

Anhänge:

  • Anlage zu Aufgabe oder Genehmigung hinzufügen
  • Anhänge von Aufgabe oder Genehmigung abrufen

Anwendungsfälle

Aufgrund der Flexibilität der ServiceNow-Plattform handelt es sich hierbei nicht um eine umfassende Liste, sondern um einige gängige Anwendungsfälle:

Automatisches Zuweisen von Arbeitsvorgängen bei Auftreten eines Vorfalls

IT-Servicemanagement-Teams, die ServiceNow für die Automatisierung des Incident-Managements verwenden, können einen Prozess erstellen, der in Asana eine Aufgabe für kundenorientierte Teams auslöst, wenn Vorfälle eines bestimmten Schweregrads eintreten. Wenn zum Beispiel die IT-Abteilung ein gravierendes Performance-Problem in ServiceNow registriert, wird automatisch eine Asana-Aufgabe für das Marketing-Team ausgelöst, damit dieses die Kundenzufriedenheit beobachtet und die entsprechende Kommunikationsstrategie vorbereitet.

Anfragen weiterleiten, die eine Bearbeitung außerhalb von ServiceNow erfordern

Interne Serviceteams, die ServiceNow zum Nachverfolgen und Verwalten von Angestellten-Tickets verwenden, erhalten häufig Anfragen, die Aktionen außerhalb von ServiceNow erfordern, wie etwa die Erfüllung von Hardwareanforderungen oder die Verwaltung einer Arbeitsplatzanfrage.

Datenschutz

Welche Daten werden erfasst?

Bitte lesen Sie die Datenschutzerklärung von Asana für weitere Informationen.

Asana verarbeitet Informationen, die wir direkt von Ihnen erhalten, die automatisch erhoben werden, wenn Sie Asana verwenden oder eine unserer Websites besuchen, und die von Asana von Dritten erhoben werden. Dazu gehören Informationen, die Asana benötigt, um ein Konto für Sie zu erstellen und Ihre Fähigkeit, sich bei Asana anzumelden und abzumelden, zu verwalten. Diese Informationen können unter anderem Folgendes umfassen:

  • Kennungen
  • Passwort
  • Rechnungsstellungsinformationen usw.

Informationen, die Sie uns durch Ihre Nutzung von Asana zur Verfügung stellen, wozu unter anderem Folgendes gehören kann:

  • Informationen, die Sie in Aufgaben, Projekten usw. eingeben
  • Zeitmarken
  • Alle anderen Informationen, die Sie bei der Nutzung von Asana angeben, die Sie identifizieren oder vernünftigerweise mit Ihnen in Verbindung gebracht werden können.

Informationen, die automatisch verarbeitet werden, wenn Sie unsere Websites besuchen oder unsere mobile oder Desktop-App nutzen, wozu unter anderem Folgendes gehören kann:

  • Metadaten und Rückschlussinformationen im Zusammenhang mit Ihrer Nutzung von Asana, unseren Websites und Integrationen von Drittanbietern, um die Art und Weise, wie Sie in Asana arbeiten, besser zu verstehen. Wir können die Aktionen protokollieren, die Sie bei der Verwendung von Asana ausführen, insbesondere die Anzahl der Asana-Arbeitsbereiche, in denen Sie arbeiten, die Anzahl der Ihnen zugewiesenen Aufgaben, die Aufgaben oder anderen Funktionen, die Sie anzeigen, wenn Sie eine Aufgabe oder einen Kommentar löschen, die Funktionen und eingebetteten Inhalte, mit denen Sie interagieren, die Arten von Dateien, die Sie übertragen, und gegebenenfalls die von Ihnen verwendeten Integrationen von Drittanbietern.
  • Internet-Netzwerkaktivitäten, Cookies und ähnliche Tracking-Technologien
  • Geräteinformationen und Aktivitäten, wenn Sie Asana über ein mobiles Gerät verwenden, einschließlich der Art des verwendeten Geräts, Geräte-IDs, Betriebssystemversion und mobiler Netzwerkinformationen, um sicherzustellen, dass wir Ihnen die richtige Version unserer Anwendung bereitstellen
  • Abgeleitete Geolokalisierungsinformationen des Geräts, einschließlich des ungefähren geografischen Standorts, der von einer IP-Adresse usw. abgeleitet wurde.

Informationen, die Asana aus anderen Quellen erhält

Manchmal erhält Asana Ihre Informationen von Dritten (andere Personen, Marketingdienste, Integrationen von Drittanbietern), darunter unter anderem:

  • Informationen, die von Drittanbieter-Integrationen verarbeitet werden, die Sie in Asana eingerichtet haben. Zum Beispiel kann uns eine Drittanbieter-Integration Zugriff auf Informationen geben, die bei diesem Drittanbieter gespeichert sind und die Asana verarbeiten wird, um die Integration zu erleichtern.

ServiceNow-Integration

  • Die Integration erfasst keine ServiceNow-Benutzerdaten aus der Instanz, mit Ausnahme des Namens der ServiceNow-Instanz, den wir für Protokolle verwenden, um technischen Support und Fehlerbehebung zu ermöglichen.
  • Die Integration verarbeitet Daten, die Sie als Eingabeparameter für Aktionen („Aufgabe erstellen“, „Aufgabe aktualisieren“ usw.) eingeben, sowie Daten, die über die Asana API abgerufen werden, z. B. Aufgaben-, Anlagen- und Projektdaten.
  • Beispielsweise können die für Protokolle verarbeiteten Daten „servicenow_instance_name“, die Art der Asana-Aktion und die IDs von erstellten/aktualisierten Asana-Aufgaben, -Projekten, -Anhängen usw. enthalten. Siehe Anwendungsbeispiele.

Bitte lesen Sie die Datenschutzerklärung von Asana für weitere Informationen.

Wie werden die Daten verwendet?

Bitte lesen Sie die Datenschutzerklärung von Asana, um weitere Informationen zu erhalten.

Asana verwendet Ihre Informationen, um unsere Produkte und Dienstleistungen zu betreiben, mit Ihnen zu kommunizieren, Transaktionen zu verarbeiten, wenn Sie Asana-Abonnements ändern, zur Sicherheit und Betrugsprävention und zur Einhaltung der Gesetze. Insbesondere können wir Ihre Daten verarbeiten, um:
Dienstleistungen für Sie zu erbringen und unser Business zu betreiben, wozu unter anderem Folgendes gehören kann:

  • Unsere Produkte und Dienstleistungen, einschließlich unserer KI-Funktionen, zu pflegen, bereitzustellen und zu verbessern
  • Asana Help Center-Artikel vorzuschlagen, die für Sie relevant sein könnten
  • Uns zu helfen, die Interessen und Bedürfnisse der Nutzer besser zu verstehen und Asana für Sie anzupassen
  • Zu analysieren und zu recherchieren, wie Sie mit unseren Websites und Anwendungen interagieren
  • Daten lokal auf Ihrem Gerät zu speichern, damit unser Produkt effizienter funktioniert

Darüber hinaus verwenden wir Informationen über Ihre Nutzung von Asana, Kontoinformationen (einschließlich Ihrer E-Mail-Adresse und Ihres Namens) und Informationen im Zusammenhang mit Integrationen von Drittanbietern, um:

  • Berichterstattung und Analyse der Leistung der Asana-Plattform oder der in Asana verfügbaren Funktionen zu ermöglichen
  • Webinare oder öffentliche Präsentationen bereitzustellen
  • Asana zu demonstrieren oder Ihnen Zugriff auf eine Demo-Instanz von Asana zu gewähren
  • Ihre Informationen nach Ihrer Anweisung zu verarbeiten
  • Ihr Konto geräteübergreifend zu verwalten. Wenn Sie sich gegen die Möglichkeit von Google entscheiden, Sie auf diese Weise geräteübergreifend zu finden, sollten Sie das Google Analytics Opt-out Browser Add-on installieren, indem Sie hier klicken.
  • Ihnen Unterstützung zu bieten und Ihr Feedback einzuholen
  • Auf Ihre Informationsanfragen zu reagieren
  • Bei der Identifizierung und Behebung von Problemen mit Ihrem Konto zu helfen und Ihre Fragen zu beantworten
  • Supportanfragen zu bearbeiten
  • Ihnen Berichte über die Nutzung zur Verfügung zu stellen
  • Sie anhand von Umfragen, Forschungsstudien und Fragebögen zu Ihrer Meinung zu befragen

Kombinierte Informationen

Sofern nicht anderweitig gesetzlich verboten, können wir die Informationen, die wir durch Ihre Nutzung unserer Produkte und Dienstleistungen erheben, mit Informationen kombinieren, die wir aus anderen Quellen erhalten, sowohl online als auch offline, und diese kombinierten Informationen wie oben beschrieben verwenden.

Aggregierte und anonymisierte Daten

Wir können Informationen im Zusammenhang mit Ihrer Nutzung von Asana aggregieren und/oder de-identifizieren (z. B. wie viele Aufgaben oder Projekte Sie erstellt haben), damit diese Informationen nicht mehr mit Ihnen oder Ihrem Gerät verknüpft werden können. Wir können diese aggregierten und anonymisierten Daten für jeden Zweck verwenden, insbesondere für Forschungs- und Marketingzwecke, und diese Daten auch an Dritte weitergeben, einschließlich Werbetreibender, Werbepartner, Sponsoren, Veranstalter und/oder andere.

Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen

Einige Funktionen in Asana basieren auf künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen. Administratoren und Super-Admins können die KI-Einstellungen für Ihre Domain jederzeit über die Admin-Konsole anpassen.

Wenn Funktionen, die von Asana AI unterstützt werden, in Ihrer Domain aktiviert sind, verwenden wir Metadaten im Zusammenhang mit der Nutzung von Asana durch Ihre Domain, um Modelle für maschinelles Lernen zu trainieren. Abhängig vom Modell und der Funktion bieten diese Modelle für maschinelles Lernen leistungsstarke Funktionen, sowohl in Ihrer Domain als auch in anderen Asana-Domains.

Wenn Funktionen, die von KI-Partnern unterstützt werden, in Ihrer Domain aktiviert sind, nutzen wir LLM-Dienstleister von Drittanbietern. Unsere externen LLM-Dienstleister verwenden keine Kundendaten, um ihre Modelle zu trainieren.

Weitere Informationen über KI in Asana finden Sie in den KI-Funktionen und Adminfunktionen von Asana.

Asana kann KI-Technologien, einschließlich Bots auf unseren Websites und in unserem Produkt, verwenden, um mit Ihnen zu kommunizieren, auf Ihre Kommentare und Fragen zu antworten und Informationen über unsere Produkte und Dienstleistungen bereitzustellen. Weitere Informationen finden Sie im Asana Trust Center.

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung

Weitere Informationen zu den Rechtsgrundlagen, auf die sich Asana bei der Verarbeitung Ihrer Daten stützt, finden Sie unter Weitere wichtige Informationen.

Wie wir Ihre Daten offenlegen

Bitte lesen Sie die Datenschutzerklärung von Asana, um weitere Informationen zu erhalten.

Wir müssen die Informationen, die wir über Sie erheben, offenlegen, damit unsere Produkte und Dienstleistungen reibungslos funktionieren und unser Geschäft betrieben werden kann. Dies kann unter anderem in den folgenden Fällen der Fall sein kann:

  • Weil Sie uns um Offenlegung bitten. Wir können Ihre Informationen an Dritte weitergeben, wenn Sie uns dazu auffordern. Dies gilt auch, wenn Sie Asana über unsere verfügbaren Integrationen mit anderen Tools verknüpfen.
  • Dienstleister, Auftragnehmer und Unterauftragsverarbeiter. Wir können ausgewählten Dritten, die die Informationen in unserem Namen verwenden, um bei der Bereitstellung der Dienste, Websites und Funktionen von Asana zu helfen, Zugriff auf Ihre Informationen gewähren oder ihnen diese offenlegen. Diese Dritten bieten uns eine Vielzahl von Dienstleistungen an, insbesondere Vertrieb, Marketing, Bereitstellung von Inhalten und Funktionen, Funktionen für künstliche Intelligenz, Werbung, Analysen, Forschung, Datenspeicherung, Sicherheit, Betrugsprävention und andere Dienstleistungen. Eine Liste unserer Unterauftragsverarbeiter finden Sie hier.
  • Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen. Um in gutem Glauben einer gültigen rechtlichen Vorladung, Aufforderung oder einem anderen rechtmäßigen Verfahren nachzukommen, das den Anforderungen unserer Richtlinien zur Strafverfolgung entspricht. Wir werden Einzelpersonen oder Kunden über diese Anfrage informieren, es sei denn, uns ist dies durch Gesetz oder Gerichtsbeschluss untersagt oder es liegen außergewöhnliche Umstände vor, wie z. B. ein Notfall, bei dem die Gefahr einer Körperverletzung oder des Todes einer Person oder einer Gruppe von Personen oder eines potenziellen Schadens für Minderjährige besteht.

Bitte lesen Sie die Datenschutzerklärung von Asana für weitere Informationen.

Wie werden die Daten übertragen, gespeichert und geschützt?

Bitte lesen Sie die Datenschutzerklärung von Asana für weitere Informationen.

Sicherheit

Asana ergreift technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Informationen vor zufälliger oder unrechtmäßiger Zerstörung oder zufälligem Verlust, Veränderung, unbefugter Weitergabe oder unbefugtem Zugriff zu schützen. Allerdings ist keine Übertragungsmethode über das Internet und keine elektronische oder physische Speichermethode absolut sicher. Daher können wir keine Garantie oder Gewährleistung für die Sicherheit dieser Informationen übernehmen. Wir aktualisieren und verbessern unsere Sicherheitsmaßnahmen ständig und Sie können aktuelle Informationen über unsere Sicherheitspraktiken auf unserer Seite zum Thema Vertrauen nachlesen.

Speicherung

Wenn Sie Asana verwenden, werden einige Informationen über Sie in den Vereinigten Staaten gespeichert. Weitere Informationen über unsere EU-Datenspeichermöglichkeiten finden Sie auf unserer Seite zum Thema Vertrauen.

Übertragung Ihrer Informationen aus dem EWR, dem Vereinigten Königreich, der Schweiz und Japan

Wenn Sie unsere Produkte und Dienstleistungen nutzen, werden Informationen über Sie in die Vereinigten Staaten übertragen, wo der Großteil der Datenverarbeitung von Asana stattfindet. Wir können auch Informationen, die wir über Sie erheben, an externe Auftragsverarbeiter außerhalb Ihres Landes oder Ihrer Gerichtsbarkeit in andere Länder oder Gerichtsbarkeiten auf der ganzen Welt übertragen.

Asana erfüllt das EU-US Data Privacy Framework Program (EU-US DPF), die UK Extension to the EU-US DPF und das Swiss-US Data Privacy Framework Program (Swiss-US DPF), wie vom US-Handelsministerium festgelegt. Asana hat gegenüber dem US-Handelsministerium zertifiziert, dass es die EU-US Data Privacy Framework Principles (EU-US DPF Principles) in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten einhält, die von der Europäischen Union im Vertrauen auf das EU-US DPF und vom Vereinigten Königreich (und Gibraltar) im Vertrauen auf die UK Extension to the EU-US DPF erhalten wurden. Asana hat gegenüber dem US-Handelsministerium zertifiziert, dass es die Swiss-US Data Privacy Framework Program Principles (Swiss-US DPF Principles) in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten einhält, die aus der Schweiz im Vertrauen auf das Swiss-US DPF erhalten wurden.

Datenaufbewahrung

Ihre Daten werden von uns für den Zeitraum gespeichert, der zur Erfüllung der in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecke, zur Bereitstellung unserer Produkte und Dienstleistungen oder gemäß Ihren Anweisungen erforderlich ist, es sei denn, eine längere Aufbewahrungsfrist ist gesetzlich vorgeschrieben oder zulässig.

Bitte lesen Sie die Datenschutzerklärung von Asana für weitere Informationen.

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Dieser Artikel wurde mit KI übersetzt.

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