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ServiceNow und Asana verwenden

In diesem Artikel

– Wählen Sie kürzere Wörter, wenn möglich.

Verfügbar in den Stufen Advanced, Enterprise, und Enterprise+ sowie in den Legacy-Stufen Business und Legacy Enterprise.

Besuchen Sie unsere Preisübersicht für weitere Informationen.

Mit der ServiceNow Spoke-Integration von Asana können Unternehmen Asana ganz einfach in bestehende toolübergreifende Workflows integrieren und gleichzeitig den manuellen Aufwand für eine effektive Zusammenarbeit senken.

IT- und Ops-Teams, die ihre Workflows mit ServiceNow automatisieren, können einen Vorgang einrichten, mit dem eine Aufgabe, ein Projekt oder eine Genehmigung in Asana ausgelöst wird. Diese Auslöser können beispielsweise die Weiterleitung von Kundenanfragen an das entsprechende Supportteam, die Erstellung von Aufgaben zur Nachverfolgung von internen HR- oder IT-Anfragen oder die Bitte um eine Genehmigung der Finanz- oder Personalabteilung für ein Anliegen im Bereich Budget oder Gehaltsabrechnung umfassen.

Hinweis iconHinweis
Die ServiceNow-Asana-Integration ist mit den DC- und Vancouver-Versionen kompatibel. Erfahren Sie hier mehr.

Installieren Sie die ServiceNow-Integration – Voraussetzungen

Für die ServiceNow-Integration benötigen Sie ein Asana Advanced-Konto oder ein legacy tier-Business-Konto, das Zugriff auf alle Projekte bietet, die in den Asana-Aktionen verwendet werden sollen. Alle Anfragen an Asana werden im Kontext dieses Kontos gestellt. Installieren Sie die ServiceNow-Integration. Suchen und installieren Sie in ServiceNow die Asana Spoke aus dem ServiceNow Store. Erstellen Sie in Asana eine neue OAuth-Anwendung, indem Sie die folgenden Schritte ausführen. Weitere Schritte finden Sie hier. Erstellen Sie eine neue OAuth-Anwendung, indem Sie auf Ihr Profilbild klicken und dann zu Meine Einstellungen – Apps – Entwickler-Apps verwalten – b navigieren. Geben Sie einen App-Namen (z. B. ServiceNow) an und stimmen Sie den API-Bedingungen zu. Klicken Sie auf App erstellen und notieren Sie die Eingaben für Client-ID, Client-Geheimnis und Umleitungs-URLs. Fügen Sie Ihren ServiceNow-Instanz-Umleitungslink im folgenden Format zum Feld Umleitungs-URLs hinzu: https://{Instanzname-hier}/oauth_redirect.do und klicken Sie auf Hinzufügen. Navigieren Sie in ServiceNow zu System OAuth – Anwendungsregister. Suchen Sie den Eintrag Asana OAuth Provider und öffnen Sie ihn. Ersetzen Sie {instance-name-here} im Feld Autorisierungs-URL durch den Namen Ihrer ServiceNow-Instanz. Ersetzen Sie im Feld Client-ID {asana-application-client-id-here} durch die Client-ID Ihrer Asana-App, die Sie in Schritt 2 erstellt haben. Ersetzen Sie im Feld Client-Geheimnis {asana-application-client-secret-here} durch das Client-Geheimnis Ihrer Asana-App, das Sie ebenfalls in Schritt 2 erstellt haben.
  1. Gehen Sie in ServiceNow zu System Web Services – Outbound – Rest Message
Suchen Sie den Asana-Datensatz und öffnen Sie ihn. Klicken Sie auf den Link OAuth-Token abrufen, um Token erfolgreich zu erhalten.

Externe Systemverbindung herstellen

Hinweis iconHinweis

Erforderliche Integrationskomponenten: Webdienste

Verwenden Sie kürzere Wörter, wenn möglich.

Erstellen Sie einen dedizierten Integrationsbenutzer (Administrator der Integration).

Weisen Sie dem Benutzer die Rolle x_asana_asana.asana_integration_admin zu. Stellen Sie sicher, dass der Benutzer auch über die folgenden drei Systemrollen verfügt:

  • flow_designer: Erstellen und bearbeiten Sie Flows, um Asana-Aktionen zu verwenden
  • web_service_admin: Öffnen Sie die ausgehende Integration Asana REST-Nachricht, um Token zu erhalten
  • oauth_admin : Fügen Sie Anmeldedaten und Links zum Asana OAuth-Anbieter hinzu und klicken Sie auf die Schaltfläche OAuth-Token abrufen in der ausgehenden Integration Asana REST

Schritte für normale Benutzer – bitte befolgen Sie diese Anweisungen.

Der Asana-Integrationsadministrator muss in den Eigenschaften des Flows/Subflows Ausführen als: Systembenutzer festlegen, wenn er für normale Benutzer ohne Zugriff auf die OAuth-Anmeldedatentabelle ausgeführt werden soll.

Wenn der Flow/Subflow im Kontext des aktuellen regulären Benutzers ausgeführt werden soll – Navigieren Sie als ServiceNow-Administrator zu Tabellen – OAuth-Anmeldedaten – Steuerelemente und aktivieren Sie Sicherheitsregeln (ACLs). Erstellen Sie eine Rolle, die Lesezugriff auf die OAuth-Anmeldedatentabelle bietet. Legen Sie als Asana-Integrationsadministrator dann Ausführen mit Rolle(n): Ihre erstellte Rolle mit Lesezugriff auf die OAuth-Anmeldedatentabelle in Flow-Eigenschaften fest.

Testen Sie die Konfiguration. Überprüfen Sie die Verbindung und stellen Sie eine erfolgreiche Konfiguration sicher, indem Sie einen Subflow im Flow Designer erstellen. Fügen Sie die Aktion „Aufgabendaten abrufen“ aus der Asana-Anwendung hinzu und geben Sie eine gültige Asana-Aufgaben-ID ein. Klicken Sie auf „Fertigstellen“ und „Testen“. Klicken Sie im modalen Fenster auf „Test ausführen“. Klicken Sie nach der Testausführung auf „Ihr Test ist abgeschlossen“. Zeigen Sie die Details zur Ausführung des Unterablaufs an.

Unterstützte Aktionen Verwenden Sie kürzere Wörter, wenn möglich.

supported actionsNach der Installation finden Sie unterstützte Aktionen, indem Sie im Flow Builder nach Asana suchen. Wählen Sie dann aus einer Liste von Standardaktionen aus.

Verwenden Sie die folgenden Asana-Aktionen im FlowBuilder:

Aufgaben –

  • Erstellen Sie eine Aufgabe
  • Aktualisieren Sie eine Aufgabe
  • Rufen Sie Aufgabendaten ab
  • Duplizieren Sie eine Aufgabe

Projekte:

  • Duplizieren Sie das Projekt (basierend auf der Projekt-ID)
  • Rufen Sie Projektdaten ab
Hinweis iconHinweis
Verwenden Sie kürzere Wörter, wenn möglich.

Verwenden Sie keine project_template_id, um Projekte zu duplizieren.

Verwenden Sie kürzere Wörter, wenn möglich.

Genehmigungen –

  • Genehmigung erstellen
  • Genehmigung löschen
  • Genehmigung aktualisieren

Fügen Sie Anhänge hinzu:

  • Fügen Sie eine Anlage zu einer Aufgabe oder Genehmigung hinzu
  • Rufen Sie Anlagen von einer Aufgabe oder Genehmigung ab

Verwenden Sie Fälle

Aufgrund der Flexibilität der ServiceNow-Plattform handelt es sich hierbei nicht um eine umfassende Liste, sondern um einige gängige Anwendungsfälle:

Weisen Sie Arbeitsvorgänge bei Auftreten eines Vorfalls automatisch zu.

IT-Servicemanagement-Teams, die ServiceNow für die Automatisierung des Incident-Managements verwenden, erstellen einen Prozess, der in Asana eine Aufgabe für kundenorientierte Teams auslöst, wenn Vorfälle eines bestimmten Schweregrads eintreten. Wenn die IT-Abteilung ein gravierendes Performance-Problem in ServiceNow registriert, wird automatisch eine Asana-Aufgabe für das Marketing-Team ausgelöst, damit dieses die Kundenzufriedenheit beobachtet und die entsprechende Kommunikationsstrategie vorbereitet.

Leiten Sie Anfragen weiter, die eine Bearbeitung außerhalb von ServiceNow erfordern

Interne Serviceteams, die ServiceNow zum Nachverfolgen und Verwalten von Mitarbeitertickets verwenden, erhalten häufig Anfragen, die Aktionen außerhalb von ServiceNow erfordern, wie etwa die Erfüllung von Hardwareanforderungen oder die Verwaltung einer Arbeitsplatzanfrage.

Datenschutz

Welche Daten werden erfasst?

Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Asana.

Verarbeiten Sie Informationen, die wir direkt von Ihnen erhalten, die automatisch erhoben werden, wenn Sie Asana verwenden oder eine unserer Websites besuchen, und die von Asana von Dritten erhoben werden. Dazu gehören Informationen, die Asana benötigt, um ein Konto für Sie zu erstellen und Ihre Fähigkeit, sich bei Asana anzumelden und abzumelden, zu verwalten, einschließlich, aber nicht beschränkt auf:

  • Identifikatoren
  • Passwort
  • Rechnungsstellung usw.

Geben Sie Informationen an, die Sie uns durch Ihre Nutzung von Asana zur Verfügung stellen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf:

  • Informationen, die Sie in Aufgaben, Projekten usw. übermitteln
  • Zeitstempel
  • Alle anderen Informationen, die Sie bei der Nutzung von Asana angeben, die Sie identifizieren oder vernünftigerweise mit Ihnen in Verbindung gebracht werden können.

Verarbeiten Sie Informationen automatisch, wenn Sie unsere Websites besuchen oder unsere mobile oder Desktop-App nutzen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf:

  • Metadaten und Rückschlussinformationen im Zusammenhang mit Ihrer Nutzung von Asana, unseren Websites und Integrationen von Drittanbietern, um die Art und Weise, wie Sie in Asana arbeiten, besser zu verstehen. Protokollieren Sie die Aktionen, die Sie bei der Verwendung von Asana ausführen, insbesondere die Anzahl der Asana-Arbeitsbereiche, in denen Sie arbeiten, die Anzahl der Ihnen zugewiesenen Aufgaben, die Aufgaben oder anderen Funktionen, die Sie anzeigen, wenn Sie eine Aufgabe oder einen Kommentar löschen, die Funktionen und eingebetteten Inhalte, mit denen Sie interagieren, die Arten von Dateien, die Sie übertragen, und gegebenenfalls die von Ihnen verwendeten Integrationen von Drittanbietern. Protokollieren Sie Internet-Netzwerkaktivitäten, Cookies. und ähnliche Tracking-Technologien. Geben Sie Geräteinformationen und Aktivitäten an, wenn Sie Asana über ein mobiles Gerät verwenden, einschließlich der Art des verwendeten Geräts, Geräte-IDs, Betriebssystemversion und mobile Netzwerkinformationen, um sicherzustellen, dass wir Ihnen die richtige Version unserer Anwendung bereitstellen. Geben Sie abgeleitete Geräte-Geolokalisierungsinformationen an, einschließlich des ungefähren geografischen Standorts, der aus einer IP-Adresse abgeleitet wird usw.

    Informationen, die Asana aus anderen Quellen erhält

    Manchmal erhält Asana Ihre Informationen von Dritten (andere Personen, Marketingdienste, Integrationen von Drittanbietern), darunter unter anderem:
    • Verarbeiten Sie Informationen aus Drittanbieter-Integrationen, die Sie in Asana eingerichtet haben. Zum Beispiel kann uns eine Drittanbieter-Integration Zugriff auf Informationen geben, die bei diesem Drittanbieter gespeichert sind und die Asana verarbeiten wird, um die Integration zu erleichtern.

      ServiceNow-Integration

      • Die Integration sammelt keine ServiceNow-Benutzerdaten aus der Instanz, mit Ausnahme des ServiceNow-Instanznamens, den wir für Protokolle verwenden, um technischen Support und Fehlerbehebung bereitzustellen.
      • Die Integration verarbeitet Daten, die Sie als Eingabeparameter für Aktionen („Aufgabe erstellen“, „Aufgabe aktualisieren“ usw.) eingeben, und Daten, die von der Asana-API abgerufen werden, z. B. Aufgaben-, Anhangs- und Projektdaten.
      • Beispielsweise können Daten, die für Protokolle verarbeitet werden, „servicenow_instance_name“, die Art der Asana-Aktion und IDs von erstellten/aktualisierten Asana-Aufgaben, -Projekten, -Anhängen usw. enthalten. Sehen Sie sich Beispiel-Anwendungsfälle an.

        Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Asana.

        Verwenden Sie die Daten.

        Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Asana.

        Asana verwendet Ihre Informationen, um unsere Produkte und Dienstleistungen zu betreiben, mit Ihnen zu kommunizieren, Transaktionen zu verarbeiten, wenn Sie Asana-Pläne ändern, zur Sicherheit und Betrugsprävention und zur Einhaltung der Gesetze. Insbesondere können wir Ihre Daten verarbeiten, um Dienstleistungen für Sie zu erbringen und unser Business zu betreiben, einschließlich, aber nicht beschränkt auf:

        • Pflegen, bereitstellen und verbessern Sie unsere Produkte und Dienstleistungen, einschließlich unserer KI-Funktionen
        • Schlagen Sie Asana Help Center-Artikel vor, die für Sie relevant sein könnten
        • Helfen Sie uns, die Interessen und Bedürfnisse der Nutzer besser zu verstehen und Asana für Sie anzupassen
        • Analysieren und recherchieren Sie, wie Sie mit unseren Websites und Anwendungen interagieren
        • Speichern Sie Daten lokal auf Ihrem Gerät, damit unser Produkt effizienter funktioniert.

        Darüber hinaus verwenden wir Informationen über Ihre Nutzung von Asana, Kontoinformationen (einschließlich Ihrer E-Mail-Adresse und Ihres Namens) und Informationen im Zusammenhang mit Integrationen von Drittanbietern, um:

        • Ermöglichen Sie die Berichterstattung und analysieren Sie die Leistung der Asana-Plattform oder der in Asana verfügbaren Funktionen
        • Bieten Sie Webinare oder öffentliche Präsentationen an
        • Demonstrieren Sie Asana oder gewähren Sie Zugriff auf eine Demo-Instanz von Asana
        • Verarbeiten Sie Ihre Informationen nach Ihren Anweisungen
        • Bieten Sie eine geräteübergreifende Verwaltung Ihres Kontos an. Wenn Sie sich gegen die Möglichkeit von Google entscheiden, Sie auf diese Weise geräteübergreifend zu finden, installieren Sie das Google Analytics Opt-out Browser Add-on, indem Sie hier klicken. Bieten Sie Unterstützung an und erhalten Sie Feedback. Beantworten Sie Ihre Informationsanfragen. Helfen Sie bei der Identifizierung und Behebung von Problemen mit Ihrem Konto und beantworten Sie Ihre Fragen. Lösen Sie Supportanfragen. Bieten Sie Berichte über die Nutzung an. Befragen Sie Ihre Meinungen durch Umfragen, Forschungsstudien und Fragebögen.

          Kombinierte Informationen

          Sofern nicht anderweitig gesetzlich verboten, kombinieren wir die Informationen, die wir durch Ihre Nutzung unserer Produkte und Dienstleistungen erheben, mit Informationen, die wir aus anderen Quellen erhalten, sowohl online als auch offline, und verwenden diese kombinierten Informationen wie oben beschrieben.

          Aggregierte und anonymisierte Daten

          Aggregieren und de-identifizieren Sie Informationen im Zusammenhang mit Ihrer Nutzung von Asana (z. B. wie viele Aufgaben oder Projekte Sie erstellt haben), damit diese Informationen nicht mehr mit Ihnen oder Ihrem Gerät verknüpft werden können. Verwenden Sie diese aggregierten und anonymisierten Daten für jeden Zweck, insbesondere für Forschungs- und Marketingzwecke, und geben Sie diese Daten auch an Dritte weiter, einschließlich Werbetreibender, Werbepartner, Sponsoren, Veranstalter und andere.

          Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen verwenden

          Verwenden Sie einige Funktionen in Asana, die auf künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen basieren. Administratoren und Super-Admins können die KI-Einstellungen für Ihre Domain jederzeit über die Admin-Konsole anpassen.

          Wenn Funktionen, die von Asana AI unterstützt werden, in Ihrer Domain aktiviert sind, verwenden Sie Metadaten im Zusammenhang mit der Nutzung von Asana durch Ihre Domain, um Modelle für maschinelles Lernen zu trainieren. Abhängig vom Modell und der Funktion bieten diese Modelle für maschinelles Lernen leistungsstarke Funktionen, sowohl in Ihrer Domain als auch in anderen Asana-Domains.

          Wenn Funktionen, die von KI-Partnern unterstützt werden, in Ihrer Domain aktiviert sind, nutzen Sie LLM-Dienstleister von Drittanbietern. Unsere externen LLM-Dienstleister verwenden keine Kundendaten, um ihre Modelle zu trainieren.

          Weitere Informationen über KI in Asana finden Sie in den KI-Funktionen und Adminfunktionen von Asana.

          Verwenden Sie KI-Technologien, einschließlich Bots auf unseren Websites und in unserem Produkt, um mit Ihnen zu kommunizieren, auf Ihre Kommentare und Fragen zu antworten und Informationen über unsere Produkte und Dienstleistungen bereitzustellen. Erfahren Sie mehr im Asana Trust Center.

          Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung

          Weitere Informationen zu den Rechtsgrundlagen, auf die sich Asana bei der Verarbeitung Ihrer Daten stützt, finden Sie unter Weitere wichtige Informationen.

          Wie wir Ihre Daten offenlegen

          Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Asana.

          Wir müssen die Informationen, die wir über Sie erheben, offenlegen, damit unsere Produkte und Dienstleistungen reibungslos funktionieren und unser Business betrieben werden kann, einschließlich, aber nicht beschränkt auf:

          • Weil Sie uns um Offenlegung bitten. Geben Sie Ihre Informationen an Dritte weiter, wenn Sie uns dazu auffordern. Dies gilt auch, wenn Sie Asana über unsere verfügbaren Integrationen mit anderen Tools verknüpfen. Dienstleister, Subunternehmer und Unterauftragsverarbeiter. Gewähren Sie Dritten, die die Informationen in unserem Namen verwenden, um bei der Bereitstellung der Dienste, Websites und Funktionen von Asana zu helfen, Zugriff auf Ihre Informationen oder legen Sie diese offen. Diese Dritten bieten uns eine Vielzahl von Dienstleistungen an, insbesondere Vertrieb, Marketing, Bereitstellung von Inhalten und Funktionen, Funktionen für künstliche Intelligenz, Werbung, Analysen, Forschung, Datenspeicherung, Sicherheit, Betrugsprävention und andere Dienstleistungen. Eine Liste unserer Unterauftragsverarbeiter finden Sie hier. Befolgen Sie in gutem Glauben eine gültige rechtliche Vorladung, Aufforderung oder ein anderes rechtmäßiges Verfahren, das den Anforderungen unserer Richtlinien zur Strafverfolgung entspricht. Informieren Sie Einzelpersonen oder Kunden über diese Anfrage, es sei denn, Ihnen ist dies durch Gesetz oder Gerichtsbeschluss untersagt oder es liegen außergewöhnliche Umstände vor, wie z. B. ein Notfall, bei dem die Gefahr einer Körperverletzung oder des Todes einer Person oder einer Gruppe von Personen oder eines potenziellen Schadens für Minderjährige besteht.

            Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Asana.

            Wie werden die Daten übertragen, gespeichert und gesichert – bitte erläutern.

            Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Asana.

            Sicherheit

            Ergreifen Sie technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Informationen vor zufälliger oder unrechtmäßiger Zerstörung oder zufälligem Verlust, Veränderung, unbefugter Weitergabe oder unbefugtem Zugriff zu schützen. Allerdings ist keine Übertragungsmethode über das Internet und keine elektronische oder physische Speichermethode absolut sicher. Daher können wir keine Garantie oder Gewährleistung für die Sicherheit dieser Informationen übernehmen. Wir aktualisieren und verbessern unsere Sicherheitsmaßnahmen ständig und Sie können aktuelle Informationen über unsere Sicherheitspraktiken auf unserer Seite zum Thema Vertrauen nachlesen.

            Speicherung

            Wenn Sie Asana verwenden, werden einige Informationen über Sie in den Vereinigten Staaten gespeichert. Weitere Informationen über unsere EU-Datenspeichermöglichkeiten finden Sie auf unserer Seite zum Thema Vertrauen.

            Übertragen Sie Ihre Informationen aus dem EWR, dem Vereinigten Königreich, der Schweiz und Japan

            Wenn Sie unsere Produkte und Dienstleistungen nutzen, werden Informationen über Sie in die Vereinigten Staaten übertragen, wo der Großteil der Datenverarbeitung von Asana stattfindet. Wir können auch Informationen, die wir über Sie erheben, an externe Auftragsverarbeiter außerhalb Ihres Landes oder Ihrer Gerichtsbarkeit in andere Länder oder Gerichtsbarkeiten auf der ganzen Welt übertragen.

            Asana erfüllt das EU-US Data Privacy Framework Program (EU-US DPF), die UK Extension to the EU-US DPF und das Swiss-US Data Privacy Framework Program (Swiss-US DPF), wie vom US-Handelsministerium festgelegt. Asana hat gegenüber dem US-Handelsministerium zertifiziert, dass es die EU-US Data Privacy Framework Principles (EU-US DPF Principles) in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten einhält, die von der Europäischen Union im Vertrauen auf das EU-US DPF und vom Vereinigten Königreich (und Gibraltar) im Vertrauen auf die UK Extension to the EU-US DPF erhalten wurden. Asana hat gegenüber dem US-Handelsministerium zertifiziert, dass es die Swiss-US Data Privacy Framework Program Principles (Swiss-US DPF Principles) in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten einhält, die aus der Schweiz im Vertrauen auf das Swiss-US DPF erhalten wurden.

            Daten aufbewahren

            Speichern Sie Ihre Daten für den Zeitraum, der zur Erfüllung der in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecke, zur Bereitstellung unserer Produkte und Dienstleistungen oder gemäß Ihren Anweisungen erforderlich ist, es sei denn, eine längere Aufbewahrungsfrist ist gesetzlich vorgeschrieben oder zulässig.

            Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Asana.

            Hinweis iconHinweis

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Note iconHinweis

Dieser Artikel wurde mit KI übersetzt.

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