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ServiceNow et Asana

Dans cet article

Disponible avec les formules Asana Advanced, Enterprise et Enterprise+, et formules antérieures Business et Legacy Enterprise.

Pour en savoir plus, rendez-vous sur notre page de tarification.

L'intégration native ServiceNow Spoke a été rendue obsolète et n'est plus prise en charge activement par Asana. Les anciennes étapes de configuration présentées dans cet article sont conservées à titre de référence historique uniquement. Passez en revue les options prises en charge ci-dessous avant de décider comment associer ServiceNow à Asana.

L'intégration ServiceNow + Asana aide les équipes IT, opérations et de gestion des services à coordonner leur travail sur les deux plateformes. Bien que l'intégration ServiceNow Spoke d'origine ne soit plus prise en charge, il existe deux façons d'associer ces outils.

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L'intégration de ServiceNow à Asana est compatible avec les versions DC et Vancouver. En savoir plus ici.

Méthodes prises en charge pour associer ServiceNow à Asana

Intégration basée sur Unito

Asana recommande l'intégration ServiceNow basée sur Unito aux équipes qui souhaitent disposer d'une connexion maintenue et prise en charge entre ServiceNow et Asana. Cette intégration est conçue et prise en charge par Unito et nécessite une formule Unito payante.

Pour en savoir plus et commencer la configuration, consultez la page de l'intégration ServiceNow dans le répertoire d'applications d'Asana.

Intégration d'API personnalisée

Les organisations qui préfèrent mettre en place leur propre connexion peuvent utiliser l'API Asana pour créer une intégration personnalisée entre ServiceNow et Asana. Cette approche nécessite des ressources techniques, votre propre infrastructure d'hébergement et une maintenance continue de la part de votre équipe.

Une intégration API personnalisée est particulièrement adaptée aux organisations qui disposent de pratiques d'intégration internes bien établies et qui ont clairement défini les responsabilités en matière d'assistance à long terme.

Prérequis pour l'installation de l'intégration ServiceNow

L'intégration de ServiceNow nécessite un compte Asana Advanced ou une ancienne formule Business qui donne accès à tous les projets qui doivent être utilisés dans les actions Asana. Toutes les demandes adressées à Asana seront effectuées dans le cadre de ce compte.

Étapes d'installation de l'intégration ServiceNow

  1. Sur ServiceNow, recherchez et installez le spoke Asana à partir de la boutique.
  2. Sur Asana, créez une nouvelle application OAuth en suivant les étapes ci-dessous. Des étapes plus détaillées sont disponibles ici.
  • Créez une nouvelle application OAuth en cliquant sur votre photo de profil, puis accédez à Mes paramètres > Applications > Gérer les applications de développeurs > b
  • Donnez un nom d'application (Ex. : ServiceNow) et acceptez les conditions d'utilisation de l'API.
  • Cliquez sur Créer une application et notez l'ID client, le secret client et les URL de redirection saisis.
  • Ajoutez le lien de redirection vers votre instance ServiceNow dans le champ URL de redirection au format suivant : https ://{nom-d'instance}/oauth_redirect.do et cliquez sur Ajouter
  1. Sur ServiceNow, accédez à System OAuth (OAuth système) > Application Registry (Registre des applications)
  • Trouvez l'enregistrement fournisseur OAuth Asana et ouvrez-le.
  • Remplacez {instance-name-here} par le nom de votre instance ServiceNow dans le champ URL d'autorisation.
  • Dans le champ ID client, remplacez {asana-application-client-id-here} par l’ID client de votre application Asana créé à l’étape 2.
  • Dans le champ Secret client, remplacez {asana-application-client-secret-here} par le secret client de votre application Asana, également créé précédemment à l’étape 2.
  1. Dans ServiceNow, accédez à System Web Services (Services Web système) > Outbound (Sortant) > REST Message (Message REST)
  • Trouvez l'enregistrement Asana et ouvrez-le
  • Cliquez sur le lien « Get OAuth Token » (Obtenir le jeton OAuth) pour recevoir des jetons correctement

Connexion avec des systèmes externes

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Composants d'intégration requis : services Web

Étapes de création d'un utilisateur dédié à l'intégration (administrateur de l'intégration)

Attribuez le rôle x_asana_asana.asana_integration_admin à l'utilisateur. Assurez-vous que l'utilisateur dispose également des trois rôles système suivants :

  • flow_designer : l'utilisateur doit pouvoir créer et modifier des processus pour utiliser les actions Asana
  • web_service_admin : l'utilisateur doit pouvoir ouvrir le message REST Asana des intégrations sortantes pour recevoir des jetons
  • oauth_admin : l'utilisateur doit pouvoir ajouter des identifiants et des liens vers le fournisseur OAuth Asana et cliquer sur le bouton Obtenir un jeton OAuth dans les intégrations sortantes REST Asana

Étapes pour les utilisateurs réguliers :

L'administrateur de l'intégration Asana doit définir Exécuter en tant que : Utilisateur système dans les propriétés du processus/sous-processus si celui-ci doit s'exécuter pour les utilisateurs réguliers qui n'ont pas accès au tableau d'identifiants OAuth.

Si le processus/sous-processus doit s'exécuter dans le contexte de l'utilisateur standard actuel :

  1. Un administrateur ServiceNow doit accéder à Tableaux /Identifiants OAuth/ Contrôles et activer les règles de sécurité (listes de contrôle d'accès, ACL).
  2. Créez un rôle qui accorde un accès en lecture au tableau d'identifiants OAuth.
  3. L'administrateur de l'intégration Asana doit ensuite définir Exécuter avec le(s) rôle(s) : le rôle que vous avez créé et qui dispose d'un accès en lecture au tableau d'identifiants OAuth, dans les propriétés du processus.

Tester la configuration

  1. Pour vérifier la connexion et réussir la configuration, l'utilisateur de l'intégration Asana peut créer un sous-processus dans Flow Designer.
  2. Ajoutez l'action Obtenir les données d'une tâche depuis l'application Asana et saisissez un identifiant de tâche Asana valide.
  3. Cliquez sur Terminer et tester.
  4. Dans la fenêtre modale, cliquez sur Exécuter le test.
  5. Après l'exécution du test, cliquez sur L'exécution de votre test est terminée. Affichez les détails d'exécution du sous-flux.

Les détails d'exécution du sous-flux doivent contenir l'étape Obtenir les données d'une tâche. Les données de sortie de l'étape Obtenir les données d'une tâche doivent renvoyer le nom et la description corrects de la tâche. Le statut doit être égal à 200 et le message d'erreur doit être vide.

Actions possibles

supported actions

Une fois l'installation terminée, vous trouverez les actions possibles en recherchant Asana dans Flow Builder. Ensuite, faites votre choix dans la liste d'actions par défaut.

Les actions Asana suivantes pourront être utilisées dans Flow Builder :

Tâches :

  • Créer une tâche
  • Mettre à jour une tâche
  • Obtenir les données d'une tâche
  • Dupliquer une tâche

Projets :

  • Dupliquer un projet (à partir de son identifiant)
  • Obtenir les données d'un projet
Note iconNote

Vous ne pouvez pas utiliser un identifiant de modèle de projet (project_template_id) pour dupliquer un projet.

Approbations :

  • Créer une approbation
  • Supprimer une approbation
  • Mettre à jour une approbation

Pièces jointes :

  • Ajouter une pièce jointe à une tâche ou à une approbation
  • Télécharger la pièce jointe d'une tâche ou d'une approbation

Cas d'utilisation

La plateforme ServiceNow est extrêmement flexible, ainsi cette liste n'est pas exhaustive. Elle présente cependant certains des cas d'utilisation les plus courants :

Attribuer automatiquement du travail lorsqu'un problème survient

Les équipes de gestion du service informatique qui utilisent ServiceNow pour automatiser la gestion des incidents peuvent créer un processus afin de déclencher une tâche sur Asana pour les équipes en contact avec les clients lorsque des incidents d'un niveau de sévérité donné surviennent. Ainsi, si le service informatique enregistre un grave problème de performance dans ServiceNow, une tâche Asana est automatiquement déclenchée pour que l’équipe marketing puisse surveiller l’opinion des clients et préparer rapidement des communiqués.

Faire remonter les demandes pour lesquelles des tâches doivent être accomplies en dehors de ServiceNow

Les équipes du service client interne qui utilisent ServiceNow pour suivre et gérer les tickets des employés reçoivent souvent des demandes associées à des actions en dehors de ServiceNow (demandes de matériel ou d'intervention sur l'Environnement de travail, par exemple).

Confidentialité

Quelles données sont collectées ?

Pour en savoir plus, veuillez consulter la Déclaration de confidentialité d'Asana.

Asana traite les informations que nous recevons directement de votre part, collectées automatiquement lorsque vous utilisez Asana ou consultez l'un de nos sites Web, et collectées par Asana auprès de tiers. Cela inclut les informations nécessaires à Asana pour créer un compte pour vous et gérer votre capacité à vous connecter et à vous déconnecter d'Asana, qui peuvent notamment comprendre :

  • Identifiants
  • Mot de passe
  • Informations de facturation, etc.

Informations que vous nous fournissez via votre utilisation d'Asana, qui peuvent inclure, sans s'y limiter :

  • informations que vous fournissez dans des tâches, des projets, etc.
  • Les horodatages
  • Toute autre information que vous choisissez de fournir lors de l'utilisation d'Asana, qui vous identifie ou peut raisonnablement vous être associée.

Des informations traitées automatiquement lorsque vous consultez nos sites Web ou utilisez notre application mobile ou notre application Web, qui peuvent inclure, sans s'y limiter :

  • Les métadonnées et les inférences liées à votre utilisation d'Asana, de nos sites Web et des intégrations tierces vous permettent de mieux comprendre votre façon de travailler sur Asana. Nous pouvons enregistrer les actions que vous effectuez lorsque vous utilisez Asana, y compris, mais sans s'y limiter, le nombre d'espaces de travail Asana dans lesquels vous travaillez, le nombre de tâches qui vous sont attribuées, les tâches ou autres fonctionnalités que vous consultez, lorsque vous supprimez une tâche ou un commentaire, les fonctionnalités et le contenu intégré avec lesquels vous interagissez, les types de fichiers que vous transmettez et, le cas échéant, les intégrations tierces que vous utilisez.
  • L'activité du réseau Internet, les cookies et les technologies de suivi similaires
  • Les informations sur l'appareil et l'activité lorsque vous utilisez Asana via un appareil mobile, y compris le type d'appareil que vous utilisez, les ID d'appareil, la version du système d'exploitation et les informations sur le réseau mobile pour nous assurer que nous vous fournissons la bonne version de notre application
  • Les informations obtenues à partir de la géolocalisation de l'appareil, y compris l'emplacement géographique approximatif déduit d'une adresse IP, etc.

Les informations qu'Asana reçoit d'autres sources

Parfois, Asana reçoit vos informations de tiers (autres personnes, services marketing, intégrations tierces). Celles-ci peuvent inclure, sans s'y limiter :

  • Des informations traitées à partir d'intégrations tierces que vous avez configurées avec Asana. Par exemple, une intégration tierce peut nous donner accès aux informations stockées par cette tierce partie, qu'Asana traitera pour faciliter l'intégration.

Intégration ServiceNow

  • L'intégration ne collecte aucune donnée d'utilisateur ServiceNow à partir de l'instance, à l'exception du nom de l'instance ServiceNow que nous utilisons pour les journaux afin de fournir une assistance technique et de résoudre les problèmes.
  • L'intégration traite les données que vous saisissez en tant que paramètres d'entrée pour les actions (« Créer la tâche », « Mettre à jour la tâche », etc.) et les données récupérées depuis l'API Asana, par exemple les données relatives aux tâches, aux pièces jointes et aux projets.
  • Par exemple, les données traitées pour les journaux peuvent contenir « servicenow_instance_name », le type d'action Asana et les identifiants des tâches, projets, pièces jointes Asana créés/mis à jour, etc. Voir des exemples de cas d'utilisation.

Pour en savoir plus, veuillez consulter la Déclaration de confidentialité d'Asana.

Comment les données sont-elles utilisées ?

Pour en savoir plus, veuillez consulter la Déclaration de confidentialité d'Asana.

Asana utilise vos informations pour exploiter nos produits et services, communiquer avec vous, traiter les transactions lorsque vous changez de formule Asana, pour des raisons de sécurité et de prévention des fraudes, et pour se conformer à la loi. Plus précisément, nous pouvons traiter vos informations pour :
Vous fournir des services et réaliser nos activités, ce qui peut notamment inclure, mais sans s'y limiter :

  • Maintenir, fournir et améliorer nos produits et services, y compris nos fonctionnalités d'IA
  • Suggérer des articles du Centre d'aide Asana qui pourraient vous intéresser
  • Nous aider à mieux comprendre les intérêts et les besoins des utilisateurs, et personnaliser Asana pour vous
  • Analyser et faire des recherches sur la façon dont vous interagissez avec nos sites Web et nos applications
  • Stocker des données localement sur votre appareil afin d'améliorer l'efficacité de notre produit

En outre, nous utilisons des informations sur votre utilisation d'Asana, des informations sur votre compte (qui peuvent inclure votre adresse e-mail et votre nom) et des informations relatives aux intégrations tierces pour :

  • Faciliter la création de rapports et l'analyse des performances de la plateforme Asana ou des fonctionnalités disponibles sur Asana
  • Fournir des webinaires ou des présentations publiques
  • Faire la démonstration des outils Asana ou vous donner accès à une instance Asana de démonstration
  • Traiter vos informations selon vos instructions
  • Assurer la gestion multi-appareils de votre compte. Si vous souhaitez désactiver la localisation par Google sur plusieurs appareils, vous pouvez installer l’extension du navigateur d’exclusion de Google Analytics en cliquant ici.
  • Vous fournir de l'aide et recueillir vos avis
  • Répondre à vos demandes d'informations
  • Aider à identifier et à résoudre les problèmes liés à votre compte et répondre à vos questions
  • Résoudre les demandes d'assistance
  • Vous fournir des rapports sur l'utilisation
  • Effectuer des sondages sur vos opinions par le biais d'enquêtes, d'études de recherche et de questionnaires

Informations combinées

Sauf interdiction contraire définie par la loi, nous pouvons combiner les informations que nous recueillons grâce à votre utilisation de nos produits et services avec des informations que nous recevons d'autres sources, à la fois en ligne et hors ligne, et utiliser ces informations combinées comme indiqué ci-dessus.

Données agrégées et anonymisées

Nous pouvons agréger et/ou anonymiser des informations liées à votre utilisation d'Asana (par exemple, le nombre de tâches ou de projets que vous avez créés) afin que ces informations ne puissent plus être liées à vous ou à votre appareil. Nous pouvons utiliser ces données agrégées et anonymisées à quelque fin que ce soit, y compris, sans toutefois s'y limiter, à des fins de recherche et de marketing, et nous pouvons également divulguer ces données à des tiers, y compris des annonceurs, des partenaires promotionnels, des sponsors, des promoteurs d'événements et/ou d'autres personnes.

Intelligence artificielle et apprentissage automatique

Certaines fonctionnalités sur Asana sont basées sur l'intelligence artificielle (IA) et l'apprentissage automatique. Les administrateurs et les super administrateurs peuvent modifier les préférences en matière d'IA pour votre domaine à tout moment en accédant à la console d'administration.

Lorsque les fonctionnalités optimisées par l’IA Asana sont activées dans votre domaine, nous utilisons les métadonnées liées à l’utilisation d’Asana par votre domaine pour former des modèles d’apprentissage automatique. En fonction du modèle et de la fonctionnalité, ces modèles d'apprentissage automatique optimisent les fonctionnalités, à la fois dans votre domaine et dans d'autres domaines Asana.

Lorsque les fonctionnalités optimisées par les partenaires IA sont activées dans votre domaine, nous tirons parti des fournisseurs de services LLM tiers. Nos fournisseurs de services LLM tiers n'utilisent pas les données des clients pour entraîner leurs modèles.

Pour en savoir plus sur l'IA sur Asana, veuillez consulter les fonctionnalités d'IA et les paramètres administrateurs d'Asana.

Asana peut utiliser des technologies d'IA, y compris des robots sur nos sites Web et dans nos produits, pour communiquer avec vous, répondre à vos commentaires et questions et fournir des informations sur nos produits et services. Pour en savoir plus, consultez le Centre de gestion de la confidentialité d’Asana.

Bases juridiques du traitement

Pour en savoir plus sur les bases juridiques sur lesquelles Asana s'appuie pour traiter vos informations, veuillez consulter la page Autres informations importantes.

Comment nous divulguons vos informations

Pour en savoir plus, veuillez consulter la Déclaration de confidentialité d'Asana.

Nous devons divulguer les informations que nous recueillons à votre sujet pour assurer le bon fonctionnement de nos produits et services et pour exploiter nos activités, ce qui peut inclure, sans s'y limiter :

  • Parce que vous nous demandez de divulguer certains éléments. Nous pouvons divulguer vos informations à des tiers lorsque vous nous le demandez. Par exemple lorsque vous associez Asana à d'autres outils via nos intégrations disponibles.
  • Fournisseurs de services, prestataires et sous-traitants. Nous pouvons fournir l’accès à vos informations ou les divulguer à des tiers sélectionnés qui utilisent les informations en notre nom pour nous aider à fournir les services, le site Web et les fonctionnalités d’Asana. Ces tiers nous fournissent une variété de services, y compris, sans s'y limiter, des services commerciaux, de marketing, de fourniture de contenu et de fonctionnalités, de fonctionnalités basées sur l'intelligence artificielle, de publicité, d'analyse, de recherche, de stockage de données, de sécurité, de prévention de la fraude et d'autres services. Vous trouverez ici une liste de nos sous-traitants.
  • Respect des obligations légales. Pour nous conformer de bonne foi à une assignation légale valide, à une demande ou à un autre processus légal qui répond aux exigences de nos Directives en matière d'application des lois. Nous informerons les personnes ou les clients de cette demande, sauf si : la loi ou une décision de justice nous interdit de le faire ; ou en cas de circonstances exceptionnelles, telles qu'une urgence impliquant un risque de préjudice corporel ou de décès pour une personne ou un groupe de personnes ou un préjudice potentiel pour des mineurs.

Pour en savoir plus, veuillez consulter la Déclaration de confidentialité d'Asana.

Comment les données sont-elles transférées, stockées et sécurisées ?

Pour en savoir plus, veuillez consulter la Déclaration de confidentialité d'Asana.

Sécurité

Asana prend des mesures techniques et organisationnelles pour protéger vos informations contre la destruction accidentelle ou illégale, la perte accidentelle, l'altération, la divulgation ou l'accès non autorisé(e). Cependant, aucune méthode de transmission sur Internet ni aucun moyen de stockage électronique ou physique n'est absolument sûr. Nous ne pouvons donc pas assurer ou garantir la sécurité de ces informations. Nous mettons à jour et améliorons constamment nos mesures de protection. Vous pouvez consulter des informations à jour concernant nos pratiques en matière de sécurité sur notre page Confiance.

Stockage

Lorsque vous utilisez Asana, certaines informations vous concernant sont stockées aux États-Unis. Pour en savoir plus sur nos options de stockage de données dans l'UE, veuillez vous rendre sur notre page Confiance.

Transfert de vos informations hors de l'EEE, du Royaume-Uni, de la Suisse et du Japon

Lorsque vous utilisez nos produits et services, les informations vous concernant sont transférées aux États-Unis, où est effectuée la majorité du traitement des données d’Asana. Nous pouvons également transférer les informations que nous recueillons à votre sujet à des processeurs tiers hors de votre pays ou juridiction, se situant dans d'autres pays ou juridictions, dans le monde entier.

Asana se conforme au programme Cadre de protection des données UE-États-Unis (CPD UE-États-Unis), à l'Extension britannique du CPD UE-États-Unis et au programme Cadre de protection des données Suisse-États-Unis (CPD Suisse-États-Unis) tels que définis par le service du commerce des États-Unis. Asana a certifié au ministère du commerce des États-Unis adhérer aux principes du cadre de protection des données UE-États-Unis (principes du CPD UE-États-Unis) en ce qui concerne le traitement des données à caractère personnel en provenance de l'Union européenne sur la base du CPD UE-États-Unis et du Royaume-Uni (et de Gibraltar) sur la base de l'Extension britannique du CPD UE-États-Unis. Asana a certifié au ministère du commerce des États-Unis adhérer aux principes du programme Cadre de protection des données Suisse-États-Unis (principes du CPD Suisse-États-Unis) en ce qui concerne le traitement des données à caractère personnel en provenance de Suisse sur la base du CPD Suisse-États-Unis.

Conservation des données

Les informations sont conservées pendant toute la durée nécessaire à l'accomplissement des objectifs décrits dans la présente Déclaration de confidentialité, à la mise à votre disposition de nos produits et services ou sur instruction de votre part, à moins qu'une période de conservation plus longue ne soit requise ou permise par la loi.

Pour en savoir plus, veuillez consulter la Déclaration de confidentialité d'Asana.

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Cet article a été traduit par l’IA.

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