Loading
Centrum pomocy
search-icon

Tematy

Dodatek „Karty czasu pracy i budżety”

W tym artykule

Dostępny jako dodatek w ramach planów Starter, Advanced, Enterprise i Enterprise +.

Dodatek Asany „Karty czasu pracy i budżety” umożliwia śledzenie rzeczywistego czasu spędzonego na pracy, prognozowanie i monitorowanie kosztów oraz przychodów podlegających rozliczeniu, a także zapewnia terminowe i dokładne rozliczenia oraz fakturowanie.

Korzystając z tego dodatku, zespoły zyskają możliwość lepszego uzgadniania działań, zwiększenia widoczności pracy i maksymalizowania efektów.

Powiązane artykuły

Dostępne w dodatku

Funkcja

Opis

Karty czasu pracy

Karty czasu pracy pomagają śledzić postępy i zwiększać wydajność, ponieważ zapewniają dokładne informacje dotyczące czasu pracy. Dzięki kartom czasu pracy możesz rozliczać, na co dokładnie poświęcasz czas w danym okresie, obejmując wiele równoległych strumieni pracy.


Osoby przesyłające karty czasu pracy mogą je wypełniać i przesyłać osobom sprawdzającym do sprawdzenia/zatwierdzenia.

Budżety

Planuj i monitoruj budżety, aby na bieżąco śledzić status projektu.

Stawki użytkowników

Ustaw stawki użytkowników dla każdego projektu, aby były one automatycznie uwzględniane w budżetach.

Raportowanie czasu i kosztów

Twórz raporty dotyczące podstawowych wpisów czasu według czasu lub kosztów, w tym porównuj wartości szacowane z rzeczywistymi.

Ulepszenia widoków zarządzania zasobami

Wyświetlaj koszty w widokach zarządzania zasobami, do których użytkownik ma dostęp w ramach licencji na zarządzanie współpracą, takich jak Plan wydajności, Symbole zastępcze i Universal Workload (Enterprise oraz Enterprise+) oraz Obciążenie pracą w projektach i portfolio (Advanced, Enterprise i Enterprise+). Wyświetlaj czas w oparciu o wybrany projekt w widoku obciążenia pracą.

Ulepszenia w śledzeniu czasu (wersja na komputer i wersja mobilna)

Uzyskaj dostęp do dodatkowych pól w funkcji śledzenia czasu, aby zapewnić prawidłowe wprowadzanie wpisów czasu, monitorowanie i rozliczanie, takich jak czas fakturowany/niefakturowany, pojedynczy projekt do przypisywania czasu oraz opis.

Ustawienia administratora

Administratorzy mogą dostosować funkcje Kart czasu pracy i budżetów dla swojej organizacji w konsoli administratora.

Kto może wykupić ten dodatek? 

Licencję na dodatek „Karty czasu pracy i budżety” można dodać do dowolnej licencji użytkownika w ramach planu Starter, Advanced, Enterprise i Enterprise+. Aby uzyskać dostęp do dodatku po jego zakupie, administrator musi przypisać użytkownikowi licencję w konsoli administratora. Aby kupić ten dodatek, należy skontaktować się ze swoim przedstawicielem handlowym Asany lub bezpośrednio z działem sprzedaży.

Zarządzanie licencjami i przypisywanie ról w ramach licencji

Administratorzy domeny, superadministratorzy i administratorzy działu mogą przypisywać licencje i wyznaczać role użytkowników w dodatku.

Aby zapewnić prawidłowy przepływ pracy, w ramach kart czasu pracy istnieją dwie główne role: osoba przesyłająca kartę czasu pracy i osoba przeglądająca kartę czasu pracy.

  • Osoba przesyłająca kartę czasu pracy to członek zespołu, który śledzi swoje godziny pracy w odniesieniu do określonych zadań i projektów w Asanie. Wszyscy użytkownicy posiadający licencję na dodatek „Karty czasu pracy i budżety” automatycznie stają się osobami przesyłającymi kartę czasu pracy.
  • Osoba przeglądająca kartę czasu pracy to specjalna rola, którą można dodać do licencji danej osoby.  Tymi użytkownikami są zazwyczaj menedżerowie lub osoby sprawujące nadzór, które są odpowiedzialne za sprawdzanie kart czasu pracy przesyłanych przez członków ich zespołu. Weryfikują oni zarejestrowane godziny pod kątem dokładności, a następnie mogą zatwierdzić lub odrzucić zgłoszenie.

Ręczne zarządzanie licencjami i przypisywanie ról w ramach licencji

Aby ręcznie przypisać licencje:

  1. Przejdź do konsoli administratora.
  2. Kliknij zakładkę Członkowie.
  3. Wybierz Karty czasu pracy i budżety z listy rozwijanej w kolumnie Dodatki obok nazwy użytkownika.

Aby ręcznie wyznaczyć osobę przeglądającą kartę czasu pracy:

  1. Kliknij ikonę z trzema kropkami znajdującą się obok nazwy użytkownika.
  2. Kliknij Profil.
  3. Przewiń w dół do sekcji Zarządzanie kartą czasu pracy.
  4. Kliknij ikonę Osoba sprawdzająca.
  5. Wybierz użytkownika, którego chcesz przypisać jako osobę przeglądającą kartę czasu pracy.
    1. Uwaga: jeśli użytkownik, którego wybierzesz jako osobę przeglądającą kartę czasu pracy, nie ma jeszcze licencji na dodatek, zostanie mu ona przypisana po wybraniu go jako osoby sprawdzającej kartę czasu pracy.
Uwaga iconUwaga

Tylko administratorzy i superadministratorzy mogą wyznaczać osoby przeglądające kartę czasu pracy z poziomu konsoli administratora.

Zbiorcze zarządzanie licencjami i przypisywanie ról w ramach licencji

Aby zbiorczo przyznać licencje i przypisać osoby przeglądające karty czasu pracy, prześlij wypełniony szablon CSV z poziomu konsoli administratora. W pliku CSV najpierw dodaj Karty czasu pracy i budżety do każdej osoby przesyłającej i przeglądającej w kolumnie Dodatki. Ten krok powoduje przypisanie licencji. Następnie w kolumnie Osoba sprawdzająca dla każdego użytkownika wprowadź adres e-mail jednej wyznaczonej osoby sprawdzającej. 

  1. Kliknij ikonę swojego profilu i wybierz Konsola administratora.
  2. Przejdź do zakładki Członkowie.
  3. Kliknij menu rozwijane Importuj/eksportuj plik CSV.
  4. Wybierz Eksportuj plik CSV.
  5. Dodaj termin Karty czasu pracy i budżety w kolumnie Dodatki obok każdej osoby, której chcesz przyznać dostęp, jak okazano poniżej.
  6. Zaimportuj plik CSV za pomocą przycisku Importuj plik CSV znajdującego się w prawym górnym rogu zakładki Członkowie.
  7. Po zakończeniu importu otrzymasz powiadomienie.

Dostęp do kart czasu pracy

Karty czasu pracy pomagają śledzić postępy i zwiększać wydajność, ponieważ zapewniają dokładne informacje dotyczące czasu pracy. Dzięki kartom czasu pracy możesz rozliczać, na co dokładnie poświęcasz czas w danym okresie, obejmując wiele równoległych strumieni pracy.

Aby uzyskać dostęp do Kart czasu pracy, przejdź do paska bocznego i kliknij Karty czasu pracy. Możesz dodawać projekty do karty czasu pracy za pomocą przycisku + Dodaj projekt, a zadania za pomocą + Dodaj zadanie. 

Rejestrowanie czasu i przesyłanie kart czasu pracy

Po przejściu do karty czasu pracy wszystkie zadania i projekty, dla których czas został już wcześniej zarejestrowany, zostaną automatycznie uzupełnione w odpowiednim zakresie dat. 

Aby zarejestrować czas poświęcony na konkretny projekt na karcie czasu pracy, otwórz strzałkę listy rozwijanej projektu. Możesz dodać czas jako ogólną pracę nad projektem albo przypisać go do konkretnego typu zadania w ramach projektu. Możesz również wybrać projekty lub zadania z sekcji rekomendacji.

Podczas dodawania czasu możesz określić, czy podlega on rozliczeniu, czy nie, oraz dodać opisy, aby szczegółowo opisać pracę. Te pola są również dostępne podczas mierzenia czasu na urządzeniach mobilnych za pomocą dodatku.

Całkowity czas będzie sumowany u dołu i po prawej stronie.

Uwaga iconUwaga

Jeśli zadanie należy do więcej niż jednego projektu, podczas dodawania czasu bezpośrednio z poziomu zadania należy wybrać, do którego projektu zostanie on przypisany. 

Aby przesłać kartę czasu pracy, kliknij przycisk „Prześlij” znajdujący się w prawym górnym rogu karty. W razie potrzeby możesz dodać notatki. Następnie karta czasu pracy zostanie wysłana do wyznaczonej osoby sprawdzającej w celu zatwierdzenia.

Osoba przesyłająca kartę czasu pracy może wycofać przesłane karty czasu pracy za dany tydzień przed ich zatwierdzeniem.

  • Przejdź do swoich kart czasu pracy.
  • Kliknij status „W trakcie przeglądu”.
  • Kliknij „Cofnij przesłanie”.

Rejestrowanie czasu w imieniu innych osób

Osoby sprawdzające karty czasu pracy mogą rejestrować wpisy czasu w imieniu użytkowników, których karty sprawdzają. Jest to przydatne przy korygowaniu brakujących wpisów lub pomaganiu członkom zespołu w prowadzeniu ich dzienników aktywności.

  1. Otwórz okienko wpisu czasu i kliknij Dodaj czas.
  2. Kliknij menu rozwijane Osoba rejestrująca (które domyślnie wskazuje Twój profil).
  3. Wybierz imię i nazwisko osoby, dla której chcesz zarejestrować czas.
  4. Wprowadź czas i dodatkowo informacja tak, jak zwykle.

Automatyczne wypełnianie kart czasu pracy

Osoby przesyłające kartę czasu pracy mogą wybrać opcję automatycznego dodawania zadań, które zostały im przypisane i których termin wykonania przypada na bieżący tydzień. Dzięki temu ustawieniu możesz rozpocząć każdy tydzień z kartą czasu pracy, która zawiera zadania, które musisz śledzić.

Pre-populate timesheets

Aby włączyć tę opcję, na pasku bocznym otwórz kartę „Karty czasu pracy”, kliknij ikonę z trzema kropkami znajdującą się w prawym górnym rogu strony, a następnie wybierz Ustawienia kart czasu pracy. W sekcji Automatycznie wypełnij kartę czasu pracy włącz opcję Automatycznie dodawaj zadania przypisane do mnie, których data wykonania przypada w danym tygodniu, a następnie wybierz Zapisz.

Gdy to ustawienie jest włączone, zadania spełniające te kryteria są dodawane do karty czasu pracy na bieżący tydzień. Nadal możesz w dowolnym momencie dodawać, edytować lub usuwać zadania i wpisy czasu.

Usuwanie zadania lub projektu z kart czasu pracy

Aby usunąć zadanie lub projekt z karty czasu pracy, musisz najpierw usunąć wszystkie powiązane z nim wpisy dotyczące czasu.

  • Najedź kursorem na zadanie lub projekt, który chcesz usunąć.
  • Kliknij je prawym przyciskiem myszy.
  • Kliknij „Usuń z karty czasu pracy”.

Karta „Przegląd czasu”

Użytkownicy wyznaczeni jako osoby sprawdzające karty czasu pracy uzyskują dostęp do dedykowanego widoku, w którym wyświetlane są osoby przesyłające karty czasu pracy oraz podstawowe informacje dotyczące kart czasu pracy w określonym przedziale czasowym. Osoby sprawdzające będą mogły wyświetlać godziny rejestrowane w ciągu tygodnia przed przesłaniem karty czasu pracy.

Aby wyświetlić szczegóły dotyczące karty czasu pracy użytkownika, najedź kursorem na jego imię i nazwisko. Pojawi się tekst „Wyświetl kartę czasu pracy”. Po kliknięciu go nastąpi przekierowanie do szczegółowego widoku karty czasu pracy użytkownika.

Filtruj i sortuj

Osoby przeglądające kartę czasu pracy mogą filtrować widok, aby wyświetlać tylko określonych użytkowników, korzystając z filtra „Osoby”.

  1. Kliknij filtr „Osoby”.
  2. Wybierz użytkowników, których chcesz zobaczyć na karcie „Przegląd czasu”.
  3. Kliknij Zapisz widok, aby zapisać swój wybór.

Osoby przeglądające kartę czasu pracy mogą zmieniać kolejność wyświetlania członków zespołu, korzystając z funkcji „Sortuj”.

  • Kliknij przycisk „Sortuj według”.
  • Wybierz preferowaną opcję sortowania: Alfabetycznie, Łączny czas lub Czas fakturowany.
  • Kliknij Zapisz widok, aby zastosować nową kolejność.

Zatwierdzanie lub odrzucanie kart czasu pracy

Osoba przeglądająca kartę czasu pracy może zatwierdzać lub odrzucać karty czasu pracy.

  1. Przejdź do karty „Przegląd czasu”.
  2. W przypadku danej osoby przesyłającej kartę czasu pracy kliknij Do przeglądu.
  3. W wyskakującym okienku kliknij Zatwierdź lub Odrzuć.

Uwaga iconUwaga

Osoba przeglądająca kartę czasu pracy może wycofać zatwierdzenie, klikając Zatwierdzono lub Odrzucono , a następnie cofnąć zatwierdzenie w wyskakującym okienku. Będzie to zależeć od ustawień procesu zatwierdzania kart czasu pracy w konsoli administratora. 

Zarówno osoba przeglądająca kartę czasu pracy, jak i osoba, która ją przesłała, otrzymają powiadomienie o zmianie statusu karty czasu pracy.

Powiadomienie dla osoby przeglądającej kartę czasu pracy

Powiadomienie dla osób przesyłających

Eksportowanie wpisów czasu 

Aby eksportować wpisy czasu:

  1. Przejdź do wybranego projektu.
  2. Kliknij menu rozwijane obok nazwy projektu.
  3. Kliknij „Synchronizuj/eksportuj”.
  4. Wybierz opcję Wpisy czasu w pliku CSV.

W wyeksportowanym pliku czas będzie wyświetlany jako fakturowany lub niefakturowany w ramach projektu.

Osoby przeglądające karty czasu pracy mogą również dokonać eksportu z widoku „Przegląd czasu”. Podczas eksportowania z widoku „Karty czasu pracy” możesz użyć selektora przedziału czasowego, aby wybrać dokładny przedział czasowy dla wpisów czasu, które chcesz uwzględnić w pliku CSV.

Aby przeprowadzić eksport z tego widoku:

  1. Przejdź do sekcji „Karty czasu pracy” na pasku bocznym po lewej stronie.
  2. Kliknij strzałkę listy rozwijanej obok opcji „Karty czasu pracy” w prawym górnym rogu.
  3. Wybierz opcję eksportowania dostępną dla Twojej roli.
    • Osoby przeglądające karty czasu pracy: kliknij Eksportuj plik CSV z wpisami czasu osób przesyłających, aby pobrać karty czasu pracy konkretnych użytkowników przypisanych do Ciebie.
    • Superadministratorzy: kliknij Eksportuj plik CSV z wpisami czasu wszystkich osób, aby wyodrębnić wszystkie wpisy czasu z całej domeny.
  4. Wybierz żądany przedział czasowy za pomocą selektora przedziału czasowego, a plik CSV zostanie wygenerowany.

Budżety projektów

Dzięki budżetom projektów możesz planować i prognozować budżety.

Dostęp do budżetów projektów

Możesz uzyskać dostęp do budżetów projektów na dwa sposoby:

  1. Kliknij menu rozwijane obok nazwy projektu i wybierz opcję „Ustaw budżet projektu”.
  2. Przejdź do zakładki „ Przegląd” w swoim projekcie, przewiń w dół do paska budżetu i kliknij przycisk ustawień  na pasku.
Uwaga iconUwaga

Aby uzyskać dostęp do budżetów projektów, musisz być administratorem projektu.

Pasek postępu budżetów projektów

Pasek postępu pokaże Ci, jaka część rzeczywiście wykonanych zadań jest zgodna z zaplanowaną pracą, a także ilość pracy, którą należy jeszcze wykonać.

Ustawianie powiadomień o progach dla budżetów

Użytkownik może określić próg, przy którym chce otrzymywać powiadomienia o postępach w realizacji budżetu. 

Aby włączyć powiadomienia o budżecie:

  1. Otwórz okno modalne budżetu w projekcie, w którym skonfigurowano budżet.
  2. Włącz ustawienie powiadomień o progach.
  3. Określ, z jaką wartością należy porównywać rzeczywiste koszty i przy jakim procencie użytkownik chce otrzymywać powiadomienia.

Zestawienia budżetów projektów w portfolio

Użytkownicy mogą przeglądać budżety wielu projektów na poziomie portfolio, aby uzyskać wgląd w zsumowane koszty lub czas w zależności od rodzaju budżetu danego projektu.

  1. Przejdź do widoku listy portfolio.
  2. Upewnij się, że dodano projekty z ustalonymi budżetami. (Uwaga: aby dodać projekty, użyj opcji „Dodaj pracę”.)
  3. Aby dodać nowe pole, kliknij ikonę „+” w prawym rogu widoku listy.
  4. Wybierz jedną z opcji budżetu, aby dodać zestawienia:
    1. Budżet (czas): dodaje zestawienia dla czasu szacowanego (łącznie), czasu rzeczywistego (łącznie) i czasu zaplanowanego w budżecie.
    2. Budżet (koszty): dodaje zestawienia dla kosztów szacowanych (łącznie), kosztów rzeczywistych (łącznie) i kosztów ujętych w budżecie.

Uwaga iconUwaga

Zsumowane koszty są widoczne tylko dla osób posiadających odpowiednie uprawnienia.

Wybór typu budżetu

Możesz śledzić swój budżet na podstawie godzin lub kosztów. Możesz również przełączać się między tymi dwoma typami miary.

Ustawianie stawek osobowych (miara kosztów)

Jeśli jako typ miary wybrano Koszty, można określić stawki godzinowe dla osób pracujących nad projektem. Stawkę tę można również aktualizować w widoku planu wydajności danej osoby.

Aby ustawić stawkę dla osoby lub symbolu zastępczego:

  1. Przewiń w dół do sekcji „Osoby i stawki” w ustawieniach budżetu projektu.
  2. Kliknij w obrębie paska wyszukiwania „Dodaj osoby” i wybierz osoby lub symbole zastępcze.
  3. Wprowadź lub wybierz osoby i kliknij „Dodaj”, aby dodać je do puli zasobów.
  4. Kliknij pole „Stawka” i wprowadź liczbę. 
  5. Kliknij X, aby usunąć stawkę z budżetu.
  6. Kliknij przycisk „Zapisz stawki”, aby zapisać nowe zmiany wprowadzone w sekcji „Osoby i stawki”.

Kilka dodatkowych uwag:

  • Symbole zastępcze i plany wydajności są dostępne w ramach planów Enterprise i Enterprise+, dlatego aby korzystać z tych funkcji w dodatku „Karty czasu pracy i budżety”, użytkownicy muszą posiadać podstawową licencję Enterprise lub Enterprise+.
  • Użytkownicy mogą skonfigurować maksymalnie 500 osób lub symboli zastępczych w puli zasobów każdego projektu.
  • Osoby nie muszą być członkami projektu, aby znaleźć się na liście stawek. Jeśli dana osoba opuści projekt w trakcie jego realizacji, jej stawka będzie nadal widoczna w puli zasobów i trzeba będzie ją ręcznie usunąć. 

Zbiorcze dodawanie zespołów i stawek do projektów

Jeśli jesteś administratorem projektu, możesz zbiorczo dodawać do projektu całe zespoły z Asany, co umożliwi Ci za każdym razem szybkie i spójne przydzielenie pracowników do projektów przy zastosowaniu prawidłowych, ustandaryzowanych stawek.

Aby dodać zespoły do projektów:

  1. Zacznij wpisywać nazwę zespołu
  2. Wyszukiwarka znajdzie zespoły, do których masz dostęp, w tym te, do których należysz, oraz zespoły publiczne.
  3. Z wyników wyszukiwania wybierz zespół, klikając go lub używając klawiatury.
Uwaga iconUwaga

Zespołów liczących ponad 200 członków nie można dodawać zbiorczo i będą one wyświetlane w wynikach wyszukiwania w kolorze szarym. Do pojedynczego projektu nie można przypisać więcej niż 500 osób. System uniemożliwia dodawanie zespołów, które przekraczałyby ten limit.

Po kliknięciu w celu dodania wybranego zespołu system wykonuje jednorazową migawkę aktualnego składu zespołu. Następnie dodaje każdą osobę z tego zespołu do listy ustawień budżetu projektu osobno. Jeśli dana osoba znajduje się już na liście projektu lub jeśli jest członkiem wielu wybranych przez Ciebie zespołów, pojawi się tylko raz.

Uwaga iconUwaga

To nie jest synchronizacja dynamiczna. Jeśli później do zespołu w Asanie zostaną dodane nowe osoby, nie zostaną one automatycznie dodane do tego projektu. Trzeba będzie dodać je osobno.

Importowanie stawek wraz z osobami

 Jeśli Twoje zespoły mają stawki zdefiniowane w liczbowym polu niestandardowym, możesz je zaimportować bezpośrednio.

Aby zaimportować stawki:

  1. Obok każdej wybranej ikony zespołu pojawi się menu rozwijane. Zostaną w nim wyświetlone wszystkie liczbowe pola niestandardowe tego zespołu, które możesz zobaczyć zgodnie z przyznanymi Ci uprawnieniami.
  2. Wybierz odpowiednie pole niestandardowe.
Uwaga iconUwaga

Wszystkie liczby zostaną automatycznie zaokrąglone do dwóch miejsc dziesiętnych. Jeśli formatem pola jest wartość procentowa, zostanie ona przekształcona na liczbę.

Aby zapobiec przypadkowej utracie danych, system nie będzie automatycznie nadpisywał stawek. Zamiast tego zaimportuje wszystkie stawki i poprosi Cię o ich ręczne uzgodnienie. 

Szacowane koszty lub czas

W przypadku szacowanych kosztów możesz wybrać jedno z dwóch źródeł: plany wydajności lub zadania.

Plany wydajności

Dostępne w ramach planów Enterprise i Enterprise +.

Gdy członkowie zespołu zostaną przydzieleni do projektu, w widoku planu wydajności będzie można zobaczyć zestawienie kosztów obliczone na podstawie stawek.

Całkowity koszt na osobę będzie widoczny w planie wydajności, a suma kosztów będzie widoczna w budżecie projektu.

Zadania

Jeśli przydział jest dokonywany na podstawie szacowanego czasu poświęconego na zadania, zostanie to bezpośrednio powiązane z projektem w celu określenia budżetu projektu, wyrażonego w godzinach lub kosztach, w zależności od wybranej opcji.

Rzeczywiste koszty lub czas

Rzeczywiste koszty zostaną obliczone na podstawie rzeczywistego czasu na podstawie danych pochodzących ze śledzenia czasu lub arkuszów czasu w miarę ich przesyłania. Rzeczywiste koszty można podzielić na koszty fakturowane, niefakturowane lub cały czas. Zależy to konfiguracji rzeczywistych kosztów.

Koszty w zarządzaniu zasobami

Po ustawieniu stawek możesz wyświetlać koszty w widokach planowania wydajności i   obciążenia pracą.

  1. Przejdź do widoku obciążenia pracą lub planowania wydajności.
  2. Z menu rozwijanego dotyczącego nakładu pracy wybierz opcję „Szacowany czas” lub „Rzeczywisty czas”. Następnie włącz opcję „Koszt”. 

Dane dotyczące kosztów zostały zaprojektowane tak, aby mogły je edytować i widzieć tylko odpowiednie osoby.

  • Zarządzanie stawkami: Tylko administratorzy projektu mogą ustawiać stawki godzinowe dla użytkowników w ramach danego projektu.
  • Widoczność kosztów: Tylko   administratorzy danego projektu będą mogli zobaczyć dane dotyczące kosztów powiązane z tym projektem w widokach obciążenia pracą i planowania wydajności.

Raportowanie czasu i kosztów

Zapoznaj się z artykułem na temat raportowania za pomocą dodatku „Karty czasu pracy i budżety”.

Ustawienia konsoli administratora

Aby uzyskać dostęp do ustawień kart czasu pracy i przydziału zasobów w konsoli administratora:

  1. Kliknij swoje zdjęcie profilowe.
  2. Wybierz opcję Konsola administratora.
  3. Kliknij Ustawienia na pasku bocznym.
  4. Przewiń w dół do sekcji Karty czasu pracy i przydzielanie zasobów.

Zobaczysz następujące ustawienia:

  • Włącz śledzenie czasu: określa, czy pola „Szacowany czas” i „Rzeczywisty czas” są widoczne w zadaniach i projektach.
  • Włącz czas fakturowany: włącza status „Fakturowany” dla wpisów dotyczących czasu, umożliwiając użytkownikom oznaczanie zarejestrowanych godzin jako fakturowanych lub niefakturowanych.
  • Domyślny czas fakturowany: ustawia domyślny status fakturowania (fakturowany lub niefakturowany) dla wszystkich nowych wpisów dotyczących czasu utworzonych w Twojej domenie.
  • Waluta budżetu projektu: pozwala wybrać domyślną walutę, która będzie używana we wszystkich budżetach projektów.
  • Proces zatwierdzania kart czasu pracy: konfiguruje przepływ pracy związany z kartami czasu pracy. Wybierz prosty (Wersja robocza / Prześlij) lub pełny (Wersja robocza / Prześlij / Zatwierdź / Odrzuć) proces zatwierdzania.
  • Kategorie czasu: stosuje spójną etykietę do każdego wpisu czasu. Administratorzy mogą tworzyć opcje kategorii, a członkowie zespołu wybierają kategorię podczas rejestrowania czasu. 
  • Zablokuj wpisy z przeszłości: automatycznie blokuje wpisy czasu po upływie określonej liczby tygodni, uniemożliwiając ich edycję przez osoby niebędące administratorami.
  • Widoki przydzielania zasobów (plan wydajności i obciążenie pracą): kontroluje dostęp do funkcji zarządzania zasobami. Możesz włączyć wszystkie funkcje (plany wydajności i obciążenie pracą) lub zapewnić bardziej ograniczony dostęp do widoków obciążenia pracą w ramach projektów i portfolio.
  • Ogólna praca nad projektem: określa, czy użytkownicy mogą rejestrować czas bezpośrednio w projekcie bez wybierania konkretnego zadania.
  • Rejestrowanie czasu w przyszłości: określa, jak daleko w przyszłość użytkownicy mogą rejestrować czas.
  • Przypomnienia o przesyłaniu kart czasu pracy: określa, kiedy użytkownicy otrzymują cotygodniowe przypomnienia o konieczności przesłania kart czasu pracy.

Zarówno superadministratorzy, jak i administratorzy mogą wyświetlać te ustawienia, ale tylko superadministratorzy mogą je edytować. Aby uzyskać więcej informacji na temat tych uprawnień, zapoznaj się z artykułem Rola administratora i superadministratora w Asanie.

Praca fakturowana i niefakturowana

Administratorzy będą mogli określić w konsoli administratora, czy wpisy czasu w ich domenie mogą być oznaczane jako fakturowane.

  1. Przejdź do konsoli administratora.
  2. Przejdź do zakładki Ustawienia.
  3. Przewiń w dół do sekcji Karty czasu pracy i przydzielanie zasobów.
  4. W tym miejscu możesz włączyć śledzenie czasu, ustawić preferencje dotyczące czasu podlegającego rozliczeniu i kart czasu pracy oraz widoków zarządzania zasobami.

Uprawnienia dotyczące arkuszów czasu pracy i kontrola dostępu

Aby zapewnić dokładność i integralność danych, dodatek „Karty czasu pracy i budżety” wymusza określone uprawnienia do edytowania w zależności od etapu cyklu życia karty czasu pracy. W miarę jak karta czasu pracy przechodzi ze statusu Wersja robocza do statusu Przesłana, a ostatecznie do statusu Zatwierdzona, możliwość edytowania wpisów czasu staje się coraz bardziej ograniczona.

Ograniczenia dotyczące edycji według statusu

  • Wersja robocza: zarówno osoba przesyłająca, jak i przypisana do niej osoba sprawdzająca mogą tworzyć, edytować i usuwać wpisy czasu.
  • Przesłana: po przesłaniu karty czasu pracy osoba przesyłająca ma dostęp tylko do wyświetlania, aby zapobiec wprowadzaniu zmian podczas procesu przeglądu. Osoba sprawdzająca zachowuje możliwość edytowania lub usuwania wpisów w celu wprowadzenia niezbędnych poprawek przed zatwierdzeniem karty czasu pracy.
  • Zatwierdzona: po zatwierdzeniu karta czasu pracy jest zablokowana zarówno dla osoby przesyłającej, jak i dla osoby sprawdzającej. Żadna z tych osób nie może modyfikować zapisów historycznych, chyba że zatwierdzenie zostanie wycofane.

Nadpisanie przez administratora: administratorzy domeny i superadministratorzy mają nieograniczone uprawnienia do wyświetlania, edytowania i usuwania wpisów czasu, niezależnie od ich statusu. Oznacza to, że mogą one korygować dane historyczne nawet po zatwierdzeniu.

Wycofywanie i zmiana statusu

Jeśli karta czasu pracy jest zablokowana ze względu na swój status, osoby przesyłające i osoby sprawdzające mogą skorzystać z opcji Cofnij, aby przywrócić poprzedni status i odzyskać dostęp do edycji.

  • Cofnij przesłanie: jeśli osoba przesyłająca kartę czasu pracy zda sobie sprawę, że popełniła błąd, może wybrać opcję Cofnij na przesłanej karcie czasu pracy. Spowoduje to przywrócenie statusu „Wersja robocza” dla danej karty czasu pracy, co umożliwi edycję wpisów przed ponownym przesłaniem. Uwaga: po zatwierdzeniu przesłanej karty czasu pracy osoba przesyłająca nie może jej wycofać.
  • Cofnij zatwierdzenie: osoby sprawdzające mogą wybrać opcję Cofnij na zatwierdzonej karcie czasu pracy, aby cofnąć zatwierdzenie. Pozwala to na wprowadzanie poprawek po zatwierdzeniu, jeśli zostanie wykryty błąd.
  • Ponowne przesyłanie odrzuconych kart czasu pracy: osoby sprawdzające mają możliwość ponownego przesłania karty czasu pracy, która została wcześniej odrzucona, jeśli wprowadzono niezbędne poprawki, co usprawnia przepływ pracy.

Aktywność związana ze statusem karty czasu pracy Aby zapewnić przejrzystość i odpowiedzialność, wszystkie zmiany statusu – w tym przesłania, zatwierdzenia, odrzucenia i wycofania – są rejestrowane w dzienniku aktywności związanej ze statusem karty czasu pracy.

Wymagania dotyczące widoczności dla administratorów

Chociaż administratorzy domeny i superadministratorzy mają uprawnienia do nadpisywania i edytowania danych, nie mają oni automatycznie wglądu w osobisty widok karty czasu pracy każdego użytkownika.

Uwaga iconUwaga

Administratorzy i superadministratorzy mogą wyświetlać karty czasu pracy użytkownika tylko wtedy, gdy mają przypisaną licencję na dodatek „Karty czasu pracy i budżety” i zostali wyznaczeni jako osoby sprawdzające czas pracy danego użytkownika.

Powiązane artykuły

Ładowanie
Jak korzystać z kart czasu pracy i budżetów | Centrum pomocy Asana