Loading
PLATFORMA
MOŻLIWOŚCI
ASANA AI
WSZYSTKIE PLANY
Rodzaj firmy
Zespoły
Branże
Przykłady zastosowania
UCZYĆ SIĘ
OBSŁUGA KLIENTA
USŁUGI
Centrum pomocy
search-icon

Tematy

Planowanie pojemności

W tym artykule

Plany pojemności umożliwiają liderom optymalizację decyzji dotyczących zasobów poprzez wizualizację personelu projektu w długich okresach czasu. W przeciwieństwie do obciążenia pracą, które zarządza przydziałami zadań, plany pojemności pozwalają przydzielać osoby do całych projektów i uzyskać ogólny wgląd w to, jak ludzie są rozmieszczani w różnych strumieniach pracy.

Pamiętaj, że plany pojemności i obciążenie pracą nie są obecnie połączone. Współpracownik może być przypisany do projektu w planie pojemności, ale nie mieć jeszcze przypisanych zadań lub odwrotnie.

Funkcja planowania pojemności jest dostępna w planach Asana Enterprise i Enterprise+, a także w wcześniejszych planach legacy Enterprise.

Tworzenie planu pojemności

Aby utworzyć plan pojemności, przejdź do sekcji Zasoby w sekcji Statystyki na pasku bocznym. Przejdź do zakładki Plan pojemności i kliknij + Utwórz.

Przydziel zasoby

Podczas tworzenia planu pojemności zobaczysz dwie zakładki: „Projekty” i „Osoby”.

Karta „Projekty”

W zakładce „Projekty” możesz dodawać projekty lub całe portfolio. Jeśli dodasz portfolio, wszystkie projekty z tego portfolio zostaną dodane do planu pojemności i będą aktualizowane, jeśli projekty zostaną dodane lub usunięte z portfolio.

Kliknij przycisk „+Dodaj projekt”, aby rozpocząć dodawanie projektów lub portfolio. Aby obsadzić swój zespół w projektach, dodaj imię i nazwisko lub adres e-mail osób, które chcesz zatrudnić w każdym projekcie.

Zakładka „Osoby”

Możesz dodać swój zespół z zakładki „Osoby”, klikając przycisk „+ Dodaj osoby” w lewym górnym rogu i wybierając członków zespołu, których chcesz przypisać do projektów.

Następnie dodaj swój zespół, klikając przycisk „+ Dodaj osoby” w lewym górnym rogu i wybierając członków zespołu, których chcesz przypisać do projektów.

Po dodaniu zespołu nadszedł czas, aby przydzielić zasoby. Aby przydzielić członków zespołu do różnych projektów, kliknij ich zdjęcie profilowe w planie pojemności i wybierz „+ Dodaj projekt do przydzielenia”. Dodaj projekty, nad którymi pracują obecnie i będą pracować w przyszłości, aby uzyskać długoterminowy przegląd pojemności zespołu.

Jeśli współpracownik ma już projekty przypisane do niego w innych planach pojemności (lub na innej karcie), nawet przez inne osoby, nadal zobaczysz te przydziały. Zakłada to, że masz uprawnienia do wyświetlania projektów, których to dotyczy, zgodnie z ustawieniami prywatności projektu.

Capacity planning in Projects tab.png

Pojemność na poziomie portfolio

Planowanie pojemności na poziomie portfolio zapewnia kompleksowy wgląd w całkowity nakład pracy we wszystkich projektach w Twoich portfolio, wyświetlając statystyki podsumowujące u góry zakładek projektu planu pojemności. Dzięki temu możesz zobaczyć całkowity nakład pracy (mierzony w godzinach, osobomiesiącach lub innych jednostkach) we wszystkich projektach w Twoim portfolio.

Zagregowana pojemność na poziomie portfolio jest wyświetlana jako wiersz podsumowania u góry zakładek projektu planu pojemności.

Portfolio level capacity_total hours

Ten wiersz podsumowania umożliwia menedżerom portfolio i liderom zespołu:

  • Wyświetlanie zbiorczych statystyk dotyczących nakładu pracy we wszystkich projektach w portfolio
  • śledzić całkowite wymagania dotyczące pojemności przy użyciu różnych jednostek (godzin, osobomiesięcy itp.),
  • Monitorowanie alokacji zasobów w wielu projektach jednocześnie
  • Podejmowanie decyzji dotyczących dystrybucji zasobów na podstawie danych

Tworzenie i edytowanie alokacji

Aby utworzyć alokację, po prostu kliknij miejsce, w którym chcesz ją dodać. Spowoduje to automatyczne utworzenie alokacji, która odpowiada poziomowi przybliżenia czasu (dzień, tydzień, miesiąc).

Możesz wydłużyć lub skrócić te przydziały, przeciągając dowolny koniec do żądanych dat. Możesz przeciągnąć całą alokację, gdy zmienią się plany. 

Akcje zbiorcze

Możesz zbiorczo przenosić i usuwać przydziały, przytrzymując klawisz Ctrl lub Command, wybierając przydziały i przeciągając je wszystkie razem lub naciskając klawisz Delete.

Poniższy przykład pokazuje, jak zbiorczo przenosić, ponownie przydzielać i usuwać przydziały.

Bulk actions.gif

Przydzielanie wielu osób do jednego projektu

W zakładce „Projekty” można przypisać wiele osób do jednego projektu jednocześnie. Możesz wyświetlić wszystkie osoby przydzielone do projektu, klikając ikonę z trzema kropkami obok nazwy projektu, a następnie klikając **Wyświetl szczegóły projektu**.

Obejrzyj poniższy gif, aby zobaczyć, jak szybko otworzyć szczegóły projektu bez opuszczania planu pojemności.

Allocating multiple people to a single project.gif

Przenieś przydziały

Możesz zbiorczo przenosić wszystkie przydziały w projekcie z jednego użytkownika na drugiego, korzystając z funkcji Przenoszenie przydziałów. Kliknij ikonę z trzema kropkami obok nazwy projektu, wybierz „Przenieś przydziały” i wpisz nazwę użytkownika, któremu chcesz przydzielić pracę. Więcej szczegółów znajdziesz na poniższym obrazku.

Transfer allocations.gif

Filtruj osoby

Z poziomu zakładki „Osoby” możesz szybko filtrować konkretnych członków zespołu według nazwy użytkownika lub stanowiska. Jeśli chcesz zobaczyć obciążenie pracą tylko członków zespołu IT, wpisz „IT” i kliknij „Zaznacz wszystko”.

Możesz filtrować listę osób w swoim planie pojemności, korzystając z pól niestandardowych użytkowników. Pomaga to skupić się na określonych grupach osób na podstawie atrybutów, takich jak rola, umiejętności, zespół lub lokalizacja podczas przydzielania pracy.

Pamiętaj, że stanowiska są zarządzane za pośrednictwem Konsoli administratora. W zależności od ustawień Twojej organizacji, mogą być one również zarządzane przez każdą osobę.

Administratorzy mogą edytować stanowiska bezpośrednio z zakładki Osoby . Kliknij ikonę z trzema kropkami znajdującą się obok imienia i nazwiska danej osoby, a następnie kliknij Edytuj profil. W tym miejscu administratorzy mogą zmienić stanowisko.

Edit job titles

Filtruj projekty

Możesz użyć filtrów, aby ukryć określone projekty zarówno z zakładki Projekty, jak i Osoby w planie pojemności.

W zakładce Projekty wybierz Filtr. Następnie wybierz, czy chcesz ukry ukryć określone projekty, lub kliknij Dodaj filtr i wybierz określone kryteria, takie jak pola niestandardowe, status projektu lub data wykonania projektu. Możesz użyć filtra, aby zobaczyć tylko projekty, których status to „Zagrożone”, które mają zostać wykonane w ciągu najbliższych 3 miesięcy.

Filtering out projects via the projects tab

W ten sam sposób możesz filtrować tylko określone projekty lub te, które spełniają określone kryteria z poziomu zakładki „Osoby”. W zakładce „Osoby” kliknij „Filtruj” i wybierz kryteria filtrowania.

Filtering out projects

Tworzenie zapisanych widoków jako nowych zakładek w planie pojemności

Plany pojemności obsługują utworzenie zapisanych widoków jako nowych zakładek. Więcej informacji na temat zapisanych widoków znajdziesz w tym artykule na temat dostosowywania projektów i widoków.

Usuń i zduplikuj przydziały

Deleting and duplicating allocations

Możesz usunąć dowolne przydziały, wybierając je i naciskając klawisz „Delete” lub klikając je prawym przyciskiem myszy.

Możesz zduplikować przydziały, klikając je prawym przyciskiem myszy i wybierając opcję Duplikuj przydział.

Przydzielanie zasobów za pomocą symboli zastępczych

Dostępne w planach Asana Enterprise i Enterprise+.

Symbole zastępcze umożliwiają rezerwowanie pojemności na nadchodzące zadania bez konieczności natychmiastowego przypisywania ich do konkretnych osób. Wprowadzenie symboli zastępczych umożliwia zespołom dokładniejsze prognozowanie obciążenia pracą, unikanie nadmiernego przeciążenia i zapewnienie sprawiedliwego podziału zadań między członkami zespołu.

Aby utworzyć symbol zastępczy:

  1. Przejdź do sekcji Zasoby na pasku bocznym.
  2. Kliknij swój plan pojemności.
  3. Kliknij zakładkę Projekty .
  4. W żądanym projekcie kliknij „+ Dodaj osobę lub symbol zastępczy”.
  5. Kliknij zakładkę „Placeholders” (Symbole zastępcze).
  6. Kliknij „+ Utwórz nowy symbol zastępczy”.
  7. Wpisz nazwę zastępczą i stanowisko.
  8. Wybierz zespół, do którego będzie należeć.
  9. Kliknij Utwórz.
Uwaga iconUwaga

Aby uniknąć nieporozumień, gdy nazwa symbolu zastępczego jest używana w wielu zespołach (np. „Kierownik projektu”), każdy symbol zastępczy musi być przypisany do konkretnego zespołu.

Możesz również utworzyć symbole zastępcze z zakładki Osoby w planie pojemności.

  1. Przejdź do zakładki „Osoby”.
  2. Kliknij + Dodaj osoby.
  3. Przejdź do zakładki Symboli zastępczych.
  4. Kliknij „+ Utwórz nowy symbol zastępczy”.

Przenieś przydziały

Gdy już wiesz, kto będzie pracował nad zasobami zastępczymi, kliknij ikonę z trzema kropkami znajdującą się obok symbolu zastępczego, wybierz Przenieś przydziały i wpisz imię i nazwisko osoby, do której chcesz przenieść przydziały.

Zarządzaj sposobem mierzenia pojemności

Podczas planowania projektu zdecyduj, jak chcesz mierzyć pojemność. Możesz wybrać między Przydziałem procentowym, Szacowaną liczbą godzin lub prostą liczbą projektów lub osób. Najlepiej jest konsekwentnie stosować tę opcję, która najlepiej sprawdza się w Twoim zespole.

Frame 629722 (1).png

Alokacja procentowa

Przydział procentowy to najczęstszy i najprostszy sposób mierzenia, na co ludzie poświęcają swój czas, bez konieczności obliczania godzin.

Frame 629726.png

W poniższym przykładzie Alan ma poświęcić 90% swojego czasu na projekt „Globalny remont systemu”. Beverly pracuje nad dwoma projektami, których daty się pokrywają, i ma spędzić 80% swojego czasu na każdym z nich. Ponieważ w jednym z tygodni przekroczy swoją pojemność, jest ona wyświetlana na czerwono, co daje jej, jej zespołowi lub menedżerowi pewien czas na zmianę sytuacji lub zapewnienie dodatkowej pomocy na ten czas.

Frame 629723 (1).png

Liczba osób lub projektów

Liczba osób lub projektów pokazuje całkowitą liczbę projektów, nad którymi dana osoba pracuje w wybranym czasie, lub liczbę osób pracujących nad konkretnym projektem. W przykładzie widzimy, że Alan pracuje nad jednym projektem przez kilka tygodni, a w innych tygodniach nad dwoma.

Frame 629725.png

Szacowana liczba godzin

Szacowana liczba godzin to najlepsza opcja, jeśli planujesz projekty z dokładnością co do godziny i chcesz tworzyć przydziały na podstawie tych szacunków. Szacowane godziny są najłatwiejsze, gdy planujesz tydzień po tygodniu, ponieważ miesiące mają różną liczbę dni roboczych.

Frame 629724.png

Dostosowywanie pojemności

Jeśli pracujesz z przydziałami procentowymi lub szacowanymi godzinami, możesz dostosować pojemność dla każdej osoby w menu. Możesz ustawić taką samą pojemność dla wszystkich lub ręcznie dostosować ją dla każdej osoby. W przypadku szacowanej liczby godzin dotyczy to tygodniowej pojemności.

Powiadomienia, prywatność i uprawnienia

Powiadomienia

Osoby przypisane do projektu za pomocą planowania pojemności nie otrzymują powiadomień. Użytkownicy nie otrzymują powiadomień w skrzynce odbiorczej ani wiadomości e-mail, jeśli zostali przypisani do projektu. Jest to idealne rozwiązanie do planowania z wyprzedzeniem, ponieważ możesz wprowadzać zmiany, testować różne rozwiązania, a nawet zaczynać od nowa – a wszystko to bez rozpraszania uwagi zespołu powiadomieniami lub zadaniami, dopóki nie będziesz gotowy(-a), aby je udostępnić.

Prywatność i uprawnienia

Gdy ktoś zostanie przypisany do projektu, to przypisanie będzie powiązane z projektem i nie będzie przypisane do żadnego konkretnego planu pojemności.

Oznacza to na przykład, że jeśli istnieje plan pojemności, w którym Alan jest przydzielony do projektu „Przegląd systemów globalnych”, a współpracownik utworzy inny plan pojemności, w którym doda Alana, zobaczy, że jest on przydzielony do projektu „Przegląd systemów globalnych” w określonych terminach. Zakłada się, że współpracownik ma uprawnienia do wyświetlania takiego projektu.

Korzystanie z API do tworzenia lub eksportowania danych

Możesz zaktualizować dane planu pojemności lub wyeksportować dane z Asany za pomocą naszego API. Aby zrozumieć, jak działa API, ważne jest, aby zrozumieć, jak działają plany pojemności i przydziały. Przydziały umożliwiają Asanie śledzenie i prezentowanie, ile czasu każdy użytkownik poświęca na różne projekty. Na przykład, jeśli Piotr jest przydzielony do projektu A na 50 godzin we wrześniu i 40 godzin w październiku, będzie to dwie alokacje.  Są one wyświetlane w planie pojemności jako dwa kolorowe paski.

Za każdym razem, gdy plan pojemności jest ładowany, Asana wysyła zapytanie do interfejsu API przydziałów, aby pobrać wszystkie odpowiednie przydziały dla tego użytkownika lub projektu. Ty możesz zrobić to samo za pomocą naszego interfejsu API. Przydziały istnieją na poziomie domeny, a plany pojemności działają jako filtrowany widok do prezentacji tych danych. Na przykład, jeśli dodasz członka zespołu do planu pojemności, wszystkie jego istniejące przydziały w różnych projektach zostaną automatycznie pobrane i wyświetlone.

Wszelkie aktualizacje przydziałów użytkownika – niezależnie od tego, czy chodzi o dostosowanie czasu dla projektu, czy przeniesienie go na inną osobę – zostaną natychmiast odzwierciedlone we wszystkich planach pojemności, w których się znajdują. Dzięki temu plan pojemności zawsze pokazuje najbardziej aktualny podział zasobów.

Możesz użyć API przydziałów, aby wyeksportować dane i załadować je do dowolnych narzędzi raportowania, z których korzystasz (Tableau, Power BI itp.), aby uzyskać bardziej zaawansowane raporty.

Note iconUwaga

Ten artykuł został przetłumaczony przez AI.

Prześlij opinię na temat tłumaczenia.

Powiązane artykuły

Ładowanie
Planowanie pojemności