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Überwachung von Projektbudgets und -fortschritt mit dem Add-on „Zeiterfassung und Budgets“

In diesem Artikel

Verfügbar als Add-on für die Abostufen Starter, Advanced, Enterprise und Enterprise+.

Zeiterfassungsbögen helfen Ihnen, nachzuvollziehen, wo in den verschiedenen Arbeitsabläufen in Asana Zeit verbracht wird. Als Zeiterfassungs-Übermittler*in können Sie Stunden für bestimmte Aufgaben oder allgemeine Projektarbeit erfassen und Ihre wöchentlichen Einträge zur Überprüfung einreichen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie auf Ihren Zeiterfassungsbogen zugreifen, die Funktion zum Vorabausfüllen nutzen und Ihre Arbeitszeit erfassen.

Ähnliche Artikel

Projektbudgets

Mit Projektbudgets können Sie Budgets planen und prognostizieren.

Zugriff auf Projektbudgets

Sie können auf zwei Arten auf Projektbudgets zugreifen:

  1. Klicken Sie auf das Dropdown neben dem Namen Ihres Projekts und wählen Sie Projektbudget festlegen aus.
  2. Gehen Sie zum Tab Übersicht Ihres Projekts, scrollen Sie nach unten zur Budgetleiste und klicken Sie auf die Schaltfläche „Einstellungen“ in der Leiste.
Hinweis iconHinweis

Sie müssen Projekt-Admin sein, um auf Projektbudgets zugreifen zu können.

Fortschrittsbalken für Projektbudgets

Der Fortschrittsbalken zeigt Ihnen an, wie viel der tatsächlichen Arbeit im Vergleich zur geplanten Arbeit erledigt wurde und wie viel noch verbleibt.

Auswahl eines Budgettyps

Sie können Ihr Budget anhand von Stunden oder Kosten nachverfolgen. Sie können auch zwischen den beiden Messgrößen wechseln.

Schwellenwertbenachrichtigungen für Budgets einstellen

Nutzer*innen können einen Schwellenwert festlegen, ab dem sie über den Budgetfortschritt benachrichtigt werden möchten. 

So aktivieren Sie Budgetbenachrichtigung:

  1. Öffnen Sie das Budgetfenster in einem Projekt, für das ein Budget eingerichtet wurde.
  2. Aktivieren Sie die Einstellung für Schwellenwertbenachrichtigungen.
  3. Geben Sie an, mit welchem Wert die tatsächlichen Kosten verglichen werden sollen und bei welchem Prozentsatz der/die Nutzer*in benachrichtigt werden möchte.

Berechnung von Projektbudgets in Portfolios

Nutzer*innen können die Budgets mehrerer Projekte auf Portfolio-Ebene anzeigen, um sich einen Überblick über die Summen der Kosten oder der Zeit zu verschaffen, je nach Art des Budgets, das für ein Projekt festgelegt wurde.

  1. Gehen Sie zur Listenansicht des Portfolios.
  2. Stellen Sie sicher, dass Projekte mit festgelegten Budgets hinzugefügt wurden. (Hinweis: Verwenden Sie „Arbeit hinzufügen“, um Projekte hinzuzufügen.)
  3. Klicken Sie auf das Symbol + in der rechten Ecke der Listenansicht, um ein neues Feld hinzuzufügen.
  4. Wählen Sie eine der Budgetoptionen aus, um Rollups hinzuzufügen:
    1. Budget (Zeit): Fügt Rollups für die geschätzte Zeit (gesamt), die tatsächliche Zeit (gesamt) und die budgetierte Zeit hinzu.
    2. Budget (Kosten): Fügt Berechnungen für die geschätzten Kosten (gesamt), die tatsächlichen Kosten (gesamt) und die budgetierten Kosten hinzu.

Hinweis iconHinweis

Kostenaggregationen sind nur für diejenigen sichtbar, die über die entsprechenden Berechtigungen verfügen.

Geschätzte Kosten oder Zeit

Für geschätzte Kosten können Sie aus zwei Quellen wählen: Kapazitätspläne oder Aufgaben.

Kapazitätspläne

Verfügbar in den Abostufen Enterprise und Enterprise+.

Wenn Teammitglieder dem Projekt zugewiesen werden, können Sie die Kostenaufschlüsselung in der Kapazitätsplan-Ansicht sehen, basierend auf den Stundensätzen.

Die Gesamtkosten pro Person werden im Kapazitätsplan angezeigt, und die Summe wird im Projektbudget angezeigt.

Aufgaben

Wenn die Zuweisung nach geschätzten Zeiten für Aufgaben erfolgt, wird sie direkt mit dem Projekt verknüpft und stellt das Projektbudget entweder in Stunden oder Kosten bereit, je nachdem, welche Einstellung Sie ausgewählt haben.

Tatsächliche Kosten oder Zeit

Die tatsächlichen Kosten werden anhand der aufgewendeten Zeit aus der Zeiterfassung oder anhand der Zeiterfassungsbögen berechnet, sobald diese eingereicht werden. Sie können die tatsächlichen Kosten nach abrechenbarer oder nicht abrechenbarer Zeit oder nach der Gesamtzeit aufschlüsseln. Das hängt davon ab, wie Sie die tatsächlichen Kosten konfiguriert haben.

Kosten im Ressourcenmanagement

Sobald die Stundensätze festgelegt sind, können Sie die Kosten in der Kapazitätsplanung und in der Workload -Ansicht anzeigen.

  1. Navigieren Sie zu einer Workload- oder Kapazitätsplanungs-Ansicht.
  2. Wählen Sie im Dropdown-Menü Aufwand die Option Geschätzte Zeit oder Aufgewendete Zeit aus. Aktivieren Sie dann den Kosten-Schalter. 

Kostendaten sind so konzipiert, dass nur die richtigen Personen darauf Bearbeitungs- oder Ansichtszugriff haben.

  • Stundensatzverwaltung: Nur Projekt-Admins haben die Möglichkeit, die Stundensätze für Nutzer*innen innerhalb dieses spezifischen Projekts festzulegen.
  • Kostentransparenz: Nur  Projekt-Admins eines bestimmten Projekts können die mit diesem Projekt verknüpften Kostendaten in Workload- und Kapazitätsplanungsansichten sehen.

Stundensätze festlegen (Kostenmessung)

Wenn Sie Kosten als Messgröße ausgewählt haben, können Sie Stundensätze für Personen festlegen, die an dem Projekt arbeiten. Dieser Stundensatz kann auch in der Kapazitätsplan -Ansicht verwaltet werden.

So legen Sie einen Stundensatz für eine Person oder einen Platzhalter fest:

  1. Scrollen Sie in den Einstellungen für das Projektbudget nach unten zum Abschnitt Personen und Stundensätze.
  2. Klicken Sie in die Suchleiste Personen hinzufügen und wählen Sie Personen oder Platzhalter aus.
  3. Geben Sie Personen ein oder wählen Sie sie aus und klicken Sie auf Hinzufügen, um sie zu Ihrem Ressourcenpool hinzuzufügen.
  4. Klicken Sie auf das Feld „Stundensatz“ und geben Sie eine Zahl ein. 
  5. Klicken Sie auf das X, um den Stundensatz aus dem Budget zu entfernen.
  6. Klicken Sie auf Stundensätze speichern, um alle neuen Änderungen im Abschnitt „Personen und Stundensätze“ zu speichern.

Zusätzliche Hinweise:

  • Platzhalter und Kapazitätspläne sind in den Abostufen Enterprise und Enterprise+ verfügbar. Nutzer*innen müssen also über eine Basislizenz von Enterprise oder Enterprise+ verfügen, um diese Funktionen mit dem Add-on „Zeiterfassung und Budgets“ verwenden zu können.
  • Nutzer*innen können bis zu 500 Personen oder Platzhalter im Ressourcenpool jedes Projekts einrichten.
  • Personen müssen nicht Projektmitglieder sein, um in der Stundensatz-Liste aufgeführt zu werden. Wenn eine Person das Projekt noch vor Abschluss verlässt, wird der Stundensatz dieser Person weiterhin im Ressourcenpool angezeigt und muss manuell entfernt werden. 

Mehrere Teams und Stundensätze zu Projekten hinzufügen

Wenn Sie Projekt-Admin sind, können Sie ganze Asana-Teams zu einem Projekt hinzufügen, sodass Sie Projekte schnell, einheitlich und jedes Mal mit den richtigen, standardisierten Stundensätzen besetzen können.

So fügen Sie Teams zu Projekten hinzu:

  1. Beginnen Sie mit der Eingabe des Teamnamens
  2. Die Suche findet Teams, auf die Sie Zugriff haben, einschließlich Teams, denen Sie angehören, sowie sichtbare Teams.
  3. Wählen Sie ein Team aus den Suchergebnissen aus, indem Sie darauf klicken oder Ihre Tastatur verwenden.
Hinweis iconHinweis

Teams mit mehr als 200 Mitgliedern können nicht per Massenaktion hinzugefügt werden und werden in den Suchergebnissen ausgegraut. Ein einzelnes Projekt kann nicht mehr als 500 Personen umfassen. Das System verhindert, dass Sie Teams hinzufügen, mit denen dieses Limit überschritten werden würde.

Wenn Sie auf ein ausgewähltes Team klicken, um es hinzuzufügen, erstellt das System eine einmalige Momentaufnahme der aktuellen Mitglieder des Teams. Jede Person aus diesem Team wird einzeln zu Ihrer Projektbudget-Einstellungsliste hinzugefügt. Wenn eine Person bereits auf der Projektliste steht oder wenn sie Mitglied mehrerer von Ihnen ausgewählter Teams ist, wird sie nur einmal angezeigt.

Hinweis iconHinweis

Es handelt sich dabei nicht um eine dynamische Synchronisation. Wenn später neue Personen zum Asana-Team hinzugefügt werden, werden sie nicht automatisch zu diesem Projekt hinzugefügt. Sie müssen sie separat hinzufügen.

Importieren von Stundensätzen mit Personen

 Wenn Ihre Teams Stundensätze in einem benutzerdefinierten Zahlenfeld definiert haben, können Sie diese direkt importieren.

So importieren Sie Stundensätze:

  1. Neben jeder ausgewählten Team-Sprechblase erscheint ein Dropdown-Menü. In diesem Menü werden alle benutzerdefinierten Zahlenfelder dieses Teams aufgelistet, für die Sie Ansichtszugriff haben.
  2. Wählen Sie das gewünschte benutzerdefinierte Feld aus
Hinweis iconHinweis

Alle Zahlen werden automatisch auf zwei Dezimalstellen gerundet. Wenn das Feldformat ein Prozentsatz ist, wird es in eine Zahl umgewandelt.

Um einen versehentlichen Datenverlust zu verhindern, überschreibt das System die Stundensätze nicht automatisch. Stattdessen werden alle Stundensätze importiert und Sie müssen sie manuell bearbeiten. 

Note iconHinweis

Dieser Artikel wurde mit KI übersetzt.

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