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Einrichtung des Add-ons „Zeiterfassung und Budgets“

In diesem Artikel

Verfügbar als Add-on für die Abostufen Starter, Advanced, Enterprise und Enterprise+.

Mit dem Asana-Add-on „Zeiterfassung und Budgets“ können Sie die aufgewendete Zeit erfassen, Kosten und abrechenbare Einnahmen prognostizieren und überwachen und so eine zeitnahe und genaue Rechnungsstellung sicherstellen.

Durch die Verwendung des Add-ons können Ihre Teams die Ausrichtung verbessern, die Transparenz erhöhen und die Arbeitsergebnisse maximieren.

Hinweis iconHinweis

Kunden können das Add-on mit einer 14-tägigen Self-Service-Testversion ausprobieren. 

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Im Add-on enthalten

Funktion

Beschreibung

Zeiterfassung

Die Zeiterfassung hilft Ihnen, Fortschritte zu verfolgen und die Effizienz anhand genauer Zeitdaten zu steigern. Mit Stundenzetteln können Sie nachvollziehen, wo über einen bestimmten Zeitraum hinweg Zeit in den verschiedenen Arbeitsabläufen verbracht wird.


Zeiterfassungs-Übermittler*innen können Zeiterfassungsbögen ausfüllen und einreichen, damit Zeiterfassungs-Überprüfer*innen sie überprüfen/genehmigen können.

Budgets

Planen und überwachen Sie Projektbudgets, um den Überblick über den Projektstatus zu behalten.

Stundensätze für Nutzer*innen

Legen Sie für jedes Projekt Stundensätze für Nutzer*innen fest, um Projektbudgets automatisch zu berücksichtigen.

Zeit- und Kostenberichte

Berichten Sie über die zugrunde liegenden Zeiteinträge nach Zeit oder Kosten, einschließlich des Vergleichs von Schätzungen mit tatsächlichen Werten.

Verbesserungen bei Ressourcenmanagement-Ansichten

In den Ressourcenmanagement-Ansichten, auf die die Nutzer*innen mit ihrer Lizenz für das kollaborative Work Management zugreifen können, werden nun auch Kosten angezeigt. Diese Ansichten sind im Kapazitätsplan, in Platzhaltern und in unternehmensweiten Workloads (Enterprise und Enterprise+) sowie im Projekt- und Portfolio-Workload (Advanced, Enterprise und Enterprise+) enthalten. Zeigen Sie die Zeit auf der Grundlage des einzelnen ausgewählten Projekts in Workload an.

Verbesserungen bei der Zeiterfassung (Web-Anwendung und mobile App)

Greifen Sie auf zusätzliche Felder in der Zeiterfassung zu, um eine genaue Zeiterfassung, Überwachung und Rechnungsstellung zu ermöglichen, z. B. mit dem Status abrechenbar/nicht abrechenbar, mit einem einzigen Projekt für die Zeitzuordnung sowie mit der Beschreibung.

Admin-Einstellungen

Admins können die Zeiterfassungs- und Budgetfunktionen für Ihr Unternehmen in der Admin-Konsole anpassen.

Wer kann dieses Add-on erwerben? 

Eine Lizenz für das Add-on „Zeiterfassung und Budgets“ kann zu jeder Starter-, Advanced-, Enterprise- und Enterprise+ -Benutzerlizenz hinzugefügt werden. Um nach dem Kauf auf das Add-on zugreifen zu können, muss ein Admin dem/der Nutzer*in in der Admin-Konsole eine Lizenz zuweisen. Um das Add-on zu erwerben, wenden Sie sich an Ihre/n Asana-Vertriebsmitarbeitende*n oder direkt an den Vertrieb.

Add-on-Testversion für

Mit dem Add-on „Zeiterfassung und Budgets“ (TBAO) können bestehende zahlende Kund*innen das Add-on im Rahmen einer 14-tägigen Self-Service-Testphase ausprobieren. Administratoren oder rechnungsverantwortliche Personen können die Testversion über die Admin-Konsole starten. Während die Testversion aktiv ist, erhalten alle Nutzer in Ihrer Domain automatisch Zugriff, sodass Administratoren die Lizenzen nicht einzeln zuweisen müssen.

Lizenzverwaltung und Zuweisung von Lizenzrollen

Domain-Admins, Super-Admins und Abteilungs-Admins können Lizenzen zuweisen und Nutzerrollen für das Add-on festlegen.

In der Zeiterfassung gibt es zwei Hauptrollen, um einen präzisen Workflow sicherzustellen: Zeiterfassungs-Absender*in und Zeiterfassungs-Prüfer*in.

  • Ein/e Zeiterfassungs-Übermittler*in ist ein einzelnes Teammitglied, das seine Arbeitszeit anhand bestimmter Aufgaben und Projekte in Asana verfolgt. Alle Nutzer*innen mit einer Lizenz für das Add-on „Zeiterfassung und Budgets“ sind automatisch Zeiterfassungs-Übermittler*innen.
  • Ein/e Zeiterfassungs-Prüfer*in ist eine spezielle Bezeichnung, die zur Lizenz einer Person hinzugefügt werden kann.  Diese Nutzer*innen sind in der Regel Manager*innen oder Vorgesetzte, die für die Überprüfung der von ihren Teamkolleg*innen eingereichten Zeiterfassungsbögen verantwortlich sind. Sie überprüfen, ob die protokollierten Stundenwerte korrekt sind, und können die Übermittlung dann genehmigen oder ablehnen.

Manuelle Verwaltung von Lizenzen und manuelle Zuweisung von Lizenzrollen

So weisen Sie Lizenzen manuell zu:

  1. Gehen Sie zur Admin-Konsole
  2. Klicken Sie auf das Tab Mitglieder.
  3. Wählen Sie Zeiterfassung und Budgets in der Dropdown-Liste der Spalte „Add-on“ neben dem Namen eines/einer Nutzer*in aus.

So weisen Sie die Rollen des/der Zeiterfassungs-Prüfer*in manuell zu:

  1. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol neben dem Namen des Nutzers/der Nutzerin.
  2. Klicken Sie auf Profil.
  3. Scrollen Sie nach unten zu Verwaltung von Zeiterfassungsbögen.
  4. Klicken Sie auf das Symbol Prüfer *in.
  5. Wählen Sie einen/eine Nutzer*in aus, den/die Sie als Zeiterfassungs-Überprüfer*in zuweisen möchten
    1. Hinweis: Wenn der/die Nutzer*in, den/die Sie als Überprüfer*in auswählen, noch keine Add-on-Lizenz hat, wird ihm oder ihr eine zugewiesen, sobald er/sie als Überprüfer*in ausgewählt wurde.
Hinweis iconHinweis

Nur Admins und Super-Admins können Zeiterfassungs-Prüfer*innen in der Admin-Konsole zuweisen.

Lizenzverwaltung und Zuweisung von Lizenzrollen per Sammelaktion

Um Zeiterfassungs-Prüfer*innen per Sammelaktionen zu lizenzieren und zuzuweisen, laden Sie eine ausgefüllte CSV-Vorlage aus der Admin-Konsole hoch. Fügen Sie in der CSV-Datei zunächst Zeiterfassungsbögen und Budgets zu jede/r Absender*in und Prüfer*in in der Spalte „Add-on“ hinzu. Mit diesem Schritt wird die Lizenz zugewiesen. Geben Sie dann die E-Mail-Adresse eine/r einzelnen Prüfer*in in die Spalte Prüfer* in für jede/n Nutzer*in ein. 

  1. Klicken Sie auf Ihr Profilsymbol und wählen Sie Admin-Konsole aus.
  2. Gehen Sie zum Tab Mitglieder.
  3. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü CSV importieren/exportieren.
  4. Wählen Sie Als CSV exportieren aus.
  5. Fügen Sie den Begriff Stundenzettel und Budgets in der Spalte „Add-ons“ neben allen Personen hinzu, denen Sie Zugriff gewähren möchten. Siehe Abbildung unten.
  6. Importieren Sie die CSV-Datei über die Schaltfläche CSV-Import oben rechts im Tab Mitglieder.
  7. Sie erhalten eine Benachrichtigung, sobald der Import abgeschlossen ist.

Einstellungen der Admin-Konsole

So greifen Sie auf die Einstellungen für die Zeiterfassung und Ressourcen in der Admin-Konsole zu:

  1. Klicken Sie auf Ihr Profilbild
  2. Wählen Sie Admin-Konsole aus
  3. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Einstellungen
  4. Scrollen Sie nach unten zu Zeiterfassung und Ressourcen

Sie sehen die folgenden Einstellungen:

  • Zeiterfassung aktivieren: Legt fest, ob die Felder Geschätzte Zeit und Aufgewendete Zeit für Aufgaben und Projekte sichtbar sind.
  • Abrechenbare Zeit aktivieren: Aktiviert den Status Abrechenbar für Zeiteinträge, sodass Nutzer*innen ihre protokollierten Stunden entweder als abrechenbar oder nicht abrechenbar kennzeichnen können.
  • Standardmäßige Abrechnung: Legt den standardmäßigen Abrechnungsstatus (abrechenbar oder nicht abrechenbar) für alle neuen Zeiteinträge fest, die in Ihrer Domain erstellt wurden.
  • Währung des Projektbudgets: Wählt die Standardwährung aus, die für alle Projektbudgets verwendet wird.
  • Genehmigungsprozess für Zeiterfassungsbögen: Konfiguriert den Workflow für die Zeiterfassung. Wählen Sie einen einfachen (Entwerfen/Einreichen) oder einen vollständigen (Entwerfen/Einreichen/Genehmigung/Ablehnung) Genehmigungsprozess.
  • Zeitkategorien: Weisen Sie jedem Zeiteintrag eine einheitliche Bezeichnung zu. Administratoren können die Kategorieoptionen erstellen, und Teamkollegen wählen bei der Zeiterfassung eine Kategorie aus. 
  • Vergangene Zeiteinträge sperren: Sperrt Zeiteinträge automatisch nach einer festgelegten Anzahl von Wochen und verhindert, dass sie von Nicht-Admins bearbeitet werden.
  • Ressourcenansichten (Kapazitätsplan und Workload): Steuert den Zugriff auf Funktionen zur Ressourcenverwaltung. Sie können alle Funktionen (Kapazitätspläne und Workload) aktivieren oder einen eingeschränkteren Zugriff auf Workload-Ansichten in Projekten und Portfolios gewähren.
  • Allgemeine Arbeit an einem Projekt: Legt fest, ob Nutzer*innen die Zeit direkt für ein Projekt protokollieren können, ohne eine bestimmte Aufgabe auszuwählen.
  • Zukünftige Zeiterfassung: Legt fest, wie weit in die Zukunft Nutzer die Zeit erfassen dürfen.
  • Erinnerungen an die Einreichung: Legt fest, wann Nutzer*innen wöchentliche Erinnerungen an die Einreichung ihrer Zeiterfassungsbögen erhalten.

Sowohl Super-Admins als auch Admins können diese Einstellungen anzeigen, aber nur Super-Admins können sie bearbeiten. Weitere Informationen zu diesen Berechtigungen finden Sie unter Admin- und Super-Admin-Rollen in Asana.

Stundenzettel-Berechtigungen und Zugriffskontrolle

Um die Datengenauigkeit und -integrität zu gewährleisten, erzwingt das Add-on „Zeiterfassung und Budgets“ bestimmte Bearbeitungsberechtigungen, die auf dem Lebenszyklus eines Zeiterfassungsbogens basieren. Wenn ein Zeiterfassungsbogen von Entwurf über Eingereicht schließlich in den Status Genehmigt wechselt, wird die Möglichkeit, Zeiteinträge zu bearbeiten, immer stärker eingeschränkt.

Bearbeitungseinschränkungen nach Status

  • Entwurf: Sowohl die einreichende Person als auch die ihr zugewiesene prüfende Person können Zeiteinträge erstellen, bearbeiten oder löschen.
  • Eingereicht: Sobald ein Zeiterfassungsbogen eingereicht wurde, wird der Einreicher auf den Status Nur anzeigen gesperrt, um Änderungen während des Überprüfungsprozesses zu verhindern. Der Prüfer behält die Möglichkeit, Einträge zu bearbeiten oder zu löschen, um vor der Genehmigung die erforderlichen Korrekturen vorzunehmen.
  • Genehmigt: Nach der Genehmigung ist der Stundennachweis sowohl für den Einreicher als auch für den Prüfer gesperrt. Keiner von beiden kann den historischen Datensatz ändern, es sei denn, die Genehmigung wird zurückgezogen.

Überschreibung durch Admins: Domain-Admins und Super-Admins verfügen über uneingeschränkte Berechtigungen zum Anzeigen, Bearbeiten oder Löschen von Zeiteinträgen, unabhängig von deren Status. Dadurch wird sichergestellt, dass historische Einträge auch nach der Genehmigung korrigiert werden können.

Status zurückziehen und ändern

Wenn ein Zeiterfassungsbogen aufgrund seines Status gesperrt ist, können Einreicher und Prüfer mithilfe von Rückrufaktionen den Status zurücksetzen und erneut Bearbeitungszugriff erhalten.

  • Einreichung zurückziehen: Wenn ein Einreicher feststellt, dass er einen Fehler gemacht hat, kann er bei einer eingereichten Zeiterfassungsliste die Option Zurückziehen auswählen. Dadurch wird der Stundennachweis wieder in den Status Entwurf versetzt, sodass der Einreicher die Einträge vor der erneuten Einreichung bearbeiten kann. Hinweis: Ein bereits genehmigter Stundennachweis kann vom Einreicher nicht mehr zurückgerufen werden.
  • Genehmigung zurückziehen: Prüfer können bei einer genehmigten Arbeitszeittabelle die Option Zurückziehen auswählen, um die Genehmigung rückgängig zu machen. Dies ermöglicht Korrekturen nach der Genehmigung, falls später ein Fehler entdeckt wird.
  • Abgelehnte Zeiterfassungsbögen erneut einreichen: Prüfer haben die Möglichkeit, für einen zuvor abgelehnten Zeiterfassungsbogen die Option Erneut einreichen zu wählen, wodurch der Workflow optimiert wird, wenn die erforderlichen Korrekturen vorgenommen wurden.

Statusaktivitäten für Zeiterfassungsbögen Um Transparenz und Verantwortungsbewusstsein zu gewährleisten, werden alle Statusänderungen – einschließlich Einreichungen, Genehmigungen, Ablehnungen und Rückrufe – im Protokoll für Statusaktivitäten für Zeiterfassungsbögen aufgezeichnet.

Anforderungen an die Sichtbarkeit für Admins

Domain-Admins und Super-Admins verfügen zwar über Überschreibungsfunktionen für die Bearbeitung, haben aber nicht automatisch Einblick in die persönliche Zeiterfassungsansicht jedes Nutzers.

Hinweis iconHinweis

Admins und Super-Admins können die Zeiterfassungsdaten eines Nutzers nur dann einsehen, wenn ihnen eine Lizenz für „Zeiterfassung und Budgets“ zugewiesen wurde und sie als Zeitprüfer für diesen Nutzer festgelegt wurden.

Häufige Fragen

In welchen Asana-Abos kann das Add-on „Zeiterfassung und Budgets“ genutzt werden?

Das Add-on „Zeiterfassung und Budgets“ steht für die Abostufen Starter, Advanced, Enterprise und Enterprise+ zur Verfügung.

Was ist der Unterschied zwischen einem/einer Zeiterfassungs-Absender*in und einem/einer Zeiterfassungs-Prüfer*in?

Ein/e Zeiterfassungs-Absender*in verfolgt seine/ihre Arbeitszeit anhand von Aufgaben und Projekten (alle Nutzer*innen mit der Add-on-Lizenz sind automatisch Zeiterfassungs-Absender*innen), während ein/e Zeiterfassungs-Prüfer*in in der Regel ein/e Manager*in oder Vorgesetzte*r ist, der/die eingereichte Zeiterfassungsbögen prüft, verifiziert und genehmigt oder ablehnt.

Können Administratoren alle Zeiterfassungsbögen in ihrem Unternehmen einsehen?

Admins und Super-Admins können die Zeiterfassungsdaten eines Nutzers nur dann einsehen, wenn ihnen eine Lizenz für „Zeiterfassung und Budgets“ zugewiesen wurde und sie als Zeitprüfer für diesen Nutzer festgelegt wurden.

Können Zeiterfassungs-Übermittler*innen ihre Zeiterfassungsbögen nach der Einreichung noch bearbeiten?

Sobald ein Stundennachweis eingereicht wurde, wird der Einreicher auf den Status Nur anzeigen gesperrt. Er kann den eingereichten Stundennachweis jedoch zurückrufen, um ihn vor der erneuten Einreichung wieder in den Status Entwurf zu versetzen und zu bearbeiten (Hinweis: Ein bereits genehmigter Stundennachweis kann nicht mehr zurückgerufen werden).

Note iconHinweis

Dieser Artikel wurde mit KI übersetzt.

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