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Add-on „Zeiterfassung und Budgets“

In diesem Artikel

Verfügbar als Add-on für die Abostufen Starter, Advanced, Enterprise und Enterprise+.

Mit dem Asana-Add-on „Zeiterfassung und Budgets“ können Sie die aufgewendete Zeit erfassen, Kosten und abrechenbare Einnahmen prognostizieren und überwachen und so eine zeitnahe und genaue Abrechnung und Rechnungsstellung sicherstellen.

Durch die Verwendung des Add-ons können Ihre Teams die Ausrichtung verbessern, die Transparenz erhöhen und die Arbeitsergebnisse maximieren.

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Im Add-on enthalten

Funktion

Beschreibung

Zeiterfassung

Die Zeiterfassung hilft Ihnen, Fortschritte zu verfolgen und die Effizienz anhand genauer Zeitdaten zu steigern. Mit dieser Funktion können Sie nachvollziehen, wo über einen bestimmten Zeitraum hinweg Zeit in den verschiedenen Arbeitsabläufen verbracht wird.


Zeiterfassungs-Übermittler*innen können Zeiterfassungsbögen ausfüllen und einreichen, damit Zeiterfassungs-Überprüfer*innen sie überprüfen/genehmigen können.

Budgets

Planen und überwachen Sie Projektbudgets, um den Überblick über den Projektstatus zu behalten.

Stundensätze für Nutzer*innen

Legen Sie für jedes Projekt Stundensätze für Nutzer*innen fest, um Projektbudgets automatisch zu berücksichtigen.

Zeit- und Kostenberichte

Berichten Sie über die zugrunde liegenden Zeiteinträge nach Zeit oder Kosten, einschließlich des Vergleichs von Schätzungen mit tatsächlichen Werten.

Verbesserungen bei Ressourcenmanagement-Ansichten

In den Ressourcenmanagement-Ansichten, auf die die Nutzer*innen mit ihrer Lizenz für das kollaborative Work Management zugreifen können, werden nun auch Kosten angezeigt. Diese Ansichten sind im Kapazitätsplan, in Platzhaltern und in unternehmensweiten Workloads (Enterprise und Enterprise+) sowie im Projekt- und Portfolio-Workload (Advanced, Enterprise und Enterprise+) enthalten. Zeigen Sie die Zeit auf der Grundlage des einzelnen ausgewählten Projekts in Workload an.

Verbesserungen bei der Zeiterfassung (Web-Anwendung und mobile App)

Greifen Sie auf zusätzliche Felder in der Zeiterfassung zu, um eine genaue Zeiterfassung, Überwachung und Abrechnung zu ermöglichen, z. B. mit dem Status abrechenbar/nicht abrechenbar, mit einem einzigen Projekt für die Zeitzuordnung sowie mit der Beschreibung.

Admin-Einstellungen

Admins können die Zeiterfassungs- und Budgetfunktionen für Ihr Unternehmen in der Admin-Konsole anpassen.

Wer kann dieses Add-on erwerben? 

Eine Lizenz für das Add-on „Zeiterfassung und Budgets“ kann zu jeder Starter-, Advanced-, Enterprise- und Enterprise+-Lizenz hinzugefügt werden. Um nach dem Kauf auf das Add-on zugreifen zu können, muss ein Admin dem/der Nutzer*in in der Admin-Konsole eine Lizenz zuweisen. Um das Add-on zu erwerben, wenden Sie sich an Ihre/n Asana-Vertriebsmitarbeitende*n oder direkt an den Vertrieb.

Lizenzverwaltung und Zuweisung von Lizenzrollen

Domain-Admins, Super-Admins und Abteilungs-Admins können Lizenzen zuweisen und Nutzerrollen für das Add-on festlegen.

In der Zeiterfassung gibt es zwei Hauptrollen, um einen präzisen Workflow sicherzustellen: Zeiterfassungs-Absender*in und Zeiterfassungs-Prüfer*in.

  • Ein/e Zeiterfassungs-Absender*in ist ein Teammitglied, das seine Arbeitszeit anhand bestimmter Aufgaben und Projekte in Asana verfolgt. Alle Nutzer*innen mit einer Add-on-Lizenz für Zeiterfassung und Budgets sind automatisch Zeiterfassungs-Absender*innen.
  • Ein/e Zeiterfassungs-Prüfer*in ist eine spezielle Bezeichnung, die zur Lizenz einer Person hinzugefügt werden kann.  Diese Nutzer*innen sind in der Regel Manager*innen oder Vorgesetzte, die für die Überprüfung der von ihren Teamkolleg*innen eingereichten Zeiterfassungsbögen verantwortlich sind. Sie überprüfen, ob die protokollierten Stundenwerte korrekt sind, und können die Übermittlung dann genehmigen oder ablehnen.

Manuelle Verwaltung von Lizenzen und manuelle Zuweisung von Lizenzrollen

So weisen Sie Lizenzen manuell zu:

  1. Gehen Sie zur Admin-Konsole
  2. Klicken Sie auf das Tab Mitglieder.
  3. Wählen Sie Zeiterfassung und Budgets in der Drop-down-Liste der Spalte „Add-on“ neben dem Namen eines/einer Nutzer*in aus.

So weisen Sie die Rollen des/der Zeiterfassungs-Prüfer*in manuell zu:

  1. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol neben dem Namen des Nutzers/der Nutzerin.
  2. Klicken Sie auf Profil.
  3. Scrollen Sie nach unten zu Verwaltung von Zeiterfassungsbögen.
  4. Klicken Sie auf das Symbol Prüfer*in.
  5. Wählen Sie den/die Nutzer*in aus, den/die Sie als Zeiterfassungs-Prüfer*in zuweisen möchten.
    1. Hinweis: Wenn die Person, die Sie als Prüfer*in auswählen, noch keine Add-on-Lizenz hat, wird ihr eine zugewiesen, sobald sie als Prüfer*in ausgewählt wurde.
Hinweis iconHinweis

Nur Admins und Super-Admins können Zeiterfassungs-Prüfer*innen in der Admin-Konsole zuweisen.

Lizenzverwaltung und Zuweisung von Lizenzrollen per Sammelaktion

Um Zeiterfassungs-Prüfer*innen per Sammelaktionen zu lizenzieren und zuzuweisen, laden Sie eine ausgefüllte CSV-Vorlage aus der Admin-Konsole hoch. Fügen Sie in der CSV-Datei zunächst Zeiterfassungsbögen und Budgets zu jede/r Absender*in und Prüfer*in in der Spalte „Add-on“ hinzu. Mit diesem Schritt wird die Lizenz zugewiesen. Geben Sie dann die E-Mail-Adresse eine/r einzelnen Prüfer*in in die Spalte Prüfer*in für jede/n Nutzer*in ein. 

  1. Klicken Sie auf Ihr Profilsymbol und wählen Sie Admin-Konsole aus.
  2. Gehen Sie zum Tab Mitglieder.
  3. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü CSV importieren/exportieren.
  4. Wählen Sie Als CSV exportieren aus.
  5. Fügen Sie den Begriff Stundenzettel und Budgets in der Spalte „Add-ons“ neben allen Personen hinzu, denen Sie Zugriff gewähren möchten. Siehe Bild unten.
  6. Importieren Sie die CSV-Datei über die Schaltfläche CSV-Import oben rechts im Tab Mitglieder.
  7. Sie erhalten eine Benachrichtigung, sobald der Import abgeschlossen ist.

Zugriff auf Zeiterfassungsbögen

Zeiterfassungsbögen helfen Ihnen, Fortschritte zu verfolgen und die Effizienz mit genauen Zeitdaten zu steigern. Mit ihnen können Sie nachvollziehen, wo über einen bestimmten Zeitraum hinweg Zeit in den verschiedenen Arbeitsabläufen verbracht wird.

Um auf Zeiterfassungsbögen zuzugreifen, gehen Sie zur Seitenleiste und klicken Sie Sie auf Zeiterfassung. Sie können Projekte über die Schaltfläche + Projekt hinzufügen und Aufgaben über den Listenpunkt + Aufgabe hinzufügen zur Zeiterfassung hinzufügen. 

Zeiterfassung und Übermitteln von Zeiterfassungsbögen

Wenn Sie einen Zeiterfassungsbogen öffnen, werden alle Arbeitsvorgänge, für die bereits für eine Aufgabe oder ein Projekt Zeit erfasst wurde, automatisch im passenden Zeitraum ausgefüllt. 

Um die Zeit für ein Projekt über die Zeiterfassung zu erfassen, klicken Sie den Drop-down-Pfeil des Projekts. Sie können die Zeit als allgemeine Arbeit am Projekt oder zu einem bestimmten Aufgabentyp im Projekt hinzufügen. Sie können auch Projekte und/oder Aufgaben aus den Vorschlägen auswählen.

Wenn Sie Zeiteinträge hinzufügen, können Sie festlegen, ob die Zeit abrechenbar ist oder nicht, und Beschreibungen hinzufügen, um Details zum Arbeitsvorgang anzugeben. Diese Felder sind auch verfügbar, wenn Sie die Zeit mit dem Add-on auf Mobilgeräten erfassen.

Die Gesamtzeiten werden unten und rechts angezeigt.

Hinweis iconHinweis

Wenn eine Aufgabe zu mehr als einem Projekt gehört und Sie Zeit direkt aus der Aufgabe hinzufügen möchten, müssen Sie auswählen, für welches Projekt sie angerechnet werden soll. 

Um einen Zeiterfassungsbogen einzureichen, klicken Sie auf die Schaltfläche Einreichen in der oberen rechten Ecke der Seite. Sie können bei Bedarf auch Notizen hinzufügen. Der Zeiterfassungsbogen wird dann zur Genehmigung an den/die zuständige Prüfer*in gesendet.

Ein/e Zeiterfassungs-Absender*in kann eingereichte Zeiterfassungsbögen für eine bestimmte Woche zurückziehen, bevor sie genehmigt werden.

  • Gehen Sie zu Ihren Zeiterfassungsbögen.
  • Klicken Sie auf Wird überprüft.
  • Klicken Sie auf Einreichung zurückziehen.

Zeiterfassung für andere Personen

Zeiterfassungs-Prüfer*innen können Zeiteinträge für die Nutzer*innen, deren Einträge sie prüfen, erfassen. Das ist hilfreich, um fehlende Einträge zu korrigieren oder Teammitglieder bei der Zeiterfassung zu unterstützen.

  1. Öffnen Sie das Fenster für den Zeiteintrag und klicken Sie auf Zeit hinzufügen.
  2. Klicken Sie auf das Drop-down-Menü Logger (das standardmäßig für Ihr Profil verfügbar ist).
  3. Wählen Sie den Namen des Absenders/der Absenderin aus, für den/die Sie die Zeit erfassen möchten.
  4. Geben Sie die Zeit und die Details wie gewohnt ein.

Vorausfüllen von Zeiterfassungsbögen

Zeiterfassungs-Absender*innen können festlegen, dass ihnen zugewiesene Aufgaben, die in der aktuellen Woche fällig sind, automatisch hinzugefügt werden. Diese Einstellung hilft Ihnen, jede Woche mit einem Stundenzettel zu beginnen, der bereits die Arbeit enthält, die Sie nachverfolgen müssen.

Pre-populate timesheets

Um diese Funktion zu aktivieren, öffnen Sie in der Seitenleiste den Bereich Zeiterfassung, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol oben rechts auf der Seite und wählen Sie dann Einstellungen für die Zeiterfassung aus. Aktivieren Sie unter Zeiterfassungsbogen vorab ausfüllen die Option Mir zugewiesene Aufgaben, die in der jeweiligen Woche fällig sind, automatisch hinzufügen und klicken Sie dann auf Speichern.

Wenn diese Einstellung aktiviert ist, werden Aufgaben, die diese Kriterien erfüllen, zum Zeiterfassungsbogen der aktuellen Woche hinzugefügt. Sie können jederzeit weiterhin Aufgaben und Zeiteinträge hinzufügen, bearbeiten oder entfernen.

Eine Aufgabe oder ein Projekt aus der Zeiterfassung entfernen

Um eine Aufgabe oder ein Projekt aus einem Zeiterfassungsbogen zu entfernen, müssen Sie zunächst alle zugehörigen Zeiteinträge löschen.

  • Fahren Sie mit der Maus über die Aufgabe oder das Projekt, die/das Sie löschen möchten.
  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf.
  • Klicken Sie auf Aus Zeiterfassungsbogen entfernen.

Tab „Zeitübersicht“

Nutzer*innen, die als Zeiterfassungs-Prüfer*innen festgelegt wurden, erhalten Zugriff auf eine spezielle Ansicht, in der die Zeiterfassungs-Absender*innen und wichtige Informationen zu den Zeiterfassungsbögen innerhalb eines bestimmten Zeitraums angezeigt werden. Prüfer*innen können die Zeiten, die während der Woche erfasst werden, einsehen, bevor der Zeiterfassungsbogen eingereicht wird.

Um die Details der Zeiterfassungsbögen von Nutzer*innen anzusehen, fahren Sie mit dem Mauszeiger über den Namen der Person. Der Text „Zeiterfassungsbogen anzeigen“ wird angezeigt. Wenn Sie darauf klicken, werden Sie zu einer detaillierten Ansicht des Zeiterfassungsbogens des/der jeweiligen Nutzers/Nutzerin weitergeleitet.

Filtern und sortieren

Zeiterfassungs-Prüfer*innen können die Ansicht filtern und nur bestimmte Nutzer*innen anzeigen, indem sie den Filter Personen verwenden.

  1. Klicken Sie auf den Filter Personen.
  2. Wählen Sie die Nutzer*innen aus, die Sie im Tab Zeitübersicht anzeigen möchten.
  3. Klicken Sie auf Ansicht speichern, um Ihre Auswahl zu speichern.

Zeiterfassungs-Prüfer*innen können die Anzeigereihenfolge der Teammitglieder mithilfe der Funktion Sortieren ändern.

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Sortieren.
  • Wählen Sie Ihre bevorzugte Sortieroption aus: Alphabetisch, Gesamtzeit oder Abrechenbare Zeit.
  • Klicken Sie auf Ansicht speichern, um die neue Reihenfolge zu übernehmen.

Zeiterfassungsbögen genehmigen oder ablehnen

Ein/e Zeiterfassungs-Prüfer*in kann Zeiterfassungsbögen genehmigen oder ablehnen.

  1. Gehen Sie zum Tab Zeitübersicht.
  2. Klicken Sie für eine/n bestimmten Zeiterfassungs-Absender*in auf Zu überprüfen.
  3. Klicken Sie im Pop-up-Fenster auf Genehmigen oder Ablehnen.

Hinweis iconHinweis

Ein/e Zeiterfassungs-Prüfer*in kann eine Genehmigung zurückrufen, indem er/sie auf Genehmigt oder Abgelehnt und dann im Pop-up-Fenster auf Genehmigung zurückziehen klickt. Dies hängt von der Einstellung für den Genehmigungsprozess für die Zeiterfassung ab, die in der Admin-Konsole festgelegt wurden. 

Sowohl der/die Zeiterfassungs-Prüfer*in als auch der/die Absender*in werden benachrichtigt, dass der Status des Zeiterfassungsbogens geändert wurde.

Benachrichtigung für Zeiterfassungs-Prüfer*in

Benachrichtigung für Absender*innen

Zeiteinträge exportieren 

So exportieren Sie Zeiteinträge:

  1. Gehen Sie zum gewünschten Projekt.
  2. Klicken Sie auf das Drop-down-Menü neben dem Namen des Projekts.
  3. Klicken Sie auf Synchronisieren/Exportieren.
  4. Wählen Sie Zeiteinträge als CSV-Datei aus.

Der Export zeigt die abrechenbare bzw. nicht abrechenbare Zeit für das Projekt an.

Zeiterfassungs-Prüfer*innen können auch über die Ansicht Zeitübersicht exportieren einen Export durchführen. Beim Exportieren über die Ansicht „Zeiterfassung“ können Sie mithilfe der Zeitbereichsauswahl den genauen Zeitraum für die Zeiteinträge auswählen, die in Ihrer CSV-Datei enthalten sein sollen.

So exportieren Sie aus dieser Ansicht:

  1. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Zeiterfassung.
  2. Klicken Sie oben rechts auf den Drop-down-Pfeil neben Zeiterfassung.
  3. Wählen Sie die für Ihre Rolle verfügbare Exportoption aus.
    • Zeiterfassungs-Prüfer*innen: Klicken Sie auf CSV-Datei der Zeiteinträge des/der Absender*in exportieren, um die Zeiterfassungsbögen der Ihnen zugewiesenen Nutzer*innen herunterzuladen.
    • Super-Admins: Klicken Sie auf CSV-Datei der Zeiteinträge aller Personen exportieren, um alle Zeiteinträge in der gesamten Domain zu exportieren.
  4. Wählen Sie mithilfe der Zeitraumauswahl den gewünschten Datumsbereich aus, und die CSV-Datei wird erstellt.

Projektbudgets

Mit Projektbudgets können Sie Budgets planen und prognostizieren.

Zugriff auf Projektbudgets

Sie können auf zwei Arten auf Projektbudgets zugreifen:

  1. Klicken Sie auf das Drop-down-Menü neben dem Namen Ihres Projekts und wählen Sie Projektbudget festlegen aus.
  2. Gehen Sie zum Tab Übersicht Ihres Projekts, scrollen Sie nach unten zur Budgetleiste und klicken Sie auf die Schaltfläche „Einstellungen“.
Hinweis iconHinweis

Sie müssen Projekt-Admin sein, um auf Projektbudgets zugreifen zu können.

Fortschrittsbalken für Projektbudgets

Der Fortschrittsbalken zeigt Ihnen an, wie viel der tatsächlichen Arbeit im Vergleich zur geplanten Arbeit erledigt wurde und wie viel noch verbleibt.

Schwellenwertbenachrichtigungen für Budgets einstellen

Nutzer*innen können einen Schwellenwert festlegen, ab dem sie über den Budgetfortschritt benachrichtigt werden möchten. 

So aktivieren Sie Budgetbenachrichtigung:

  1. Öffnen Sie das Budgetfenster in einem Projekt, für das ein Budget eingerichtet wurde.
  2. Aktivieren Sie die Einstellung für Schwellenwertbenachrichtigungen.
  3. Geben Sie an, mit welchem Wert die tatsächlichen Kosten verglichen werden sollen und bei welchem Prozentsatz der/die Nutzer*in benachrichtigt werden möchte.

Berechnung von Projektbudgets in Portfolios

Nutzer*innen können die Budgets mehrerer Projekte auf Portfolio-Ebene anzeigen, um sich einen Überblick über die Summen der Kosten oder der Zeit zu verschaffen, je nach Art des Budgets, das für ein Projekt festgelegt wurde.

  1. Gehen Sie zur Listenansicht des Portfolios.
  2. Stellen Sie sicher, dass Projekte mit festgelegten Budgets hinzugefügt wurden. (Hinweis: Verwenden Sie „Arbeit hinzufügen“, um Projekte hinzuzufügen.)
  3. Klicken Sie auf das Symbol + in der rechten Ecke der Listenansicht, um ein neues Feld hinzuzufügen.
  4. Wählen Sie eine der Budgetoptionen aus, um Rollups hinzuzufügen:
    1. Budget (Zeit): Fügt Rollups für die geschätzte Zeit (gesamt), die tatsächliche Zeit (gesamt) und die budgetierte Zeit hinzu.
    2. Budget (Kosten): Fügt Berechnungen für die geschätzten Kosten (gesamt), die tatsächlichen Kosten (gesamt) und die budgetierten Kosten hinzu.

Hinweis iconHinweis

Kostenaggregationen sind nur für diejenigen sichtbar, die über die entsprechenden Berechtigungen verfügen.

Auswahl eines Budgettyps

Sie können Ihr Budget anhand von Stunden oder Kosten nachverfolgen. Sie können auch zwischen den beiden Messgrößen wechseln.

Stundensätze festlegen (Kostenmessung)

Wenn Sie Kosten als Messgröße ausgewählt haben, können Sie Stundensätze für Personen festlegen, die an dem Projekt arbeiten. Dieser Stundensatz kann auch in der Kapazitätsplan-Ansicht verwaltet werden.

So legen Sie einen Stundensatz für eine Person oder einen Platzhalter fest:

  1. Scrollen Sie in den Einstellungen für das Projektbudget nach unten zum Abschnitt Personen und Stundensätze.
  2. Klicken Sie in die Suchleiste Personen hinzufügenund wählen Sie Personen oder Platzhalter aus.
  3. Geben Sie Personen ein oder wählen Sie sie aus und klicken Sie auf Hinzufügen, um sie zu Ihrem Ressourcenpool hinzuzufügen.
  4. Klicken Sie auf das Feld „Stundensatz“ und geben Sie eine Zahl ein. 
  5. Klicken Sie auf das X , um den Stundensatz aus dem Budget zu entfernen.
  6. Klicken Sie auf Stundensätze speichern, um alle neuen Änderungen im Abschnitt „Personen und Stundensätze“ zu speichern.

Zusätzliche Hinweise:

  • Platzhalter und Kapazitätspläne sind in den Abostufen Enterprise und Enterprise+ verfügbar. Nutzer*innen müssen also über eine Basislizenz von Enterprise oder Enterprise+ verfügen, um diese Funktionen mit dem Add-on „Zeiterfassung und Budgets“ verwenden zu können.
  • Nutzer*innen können bis zu 500 Personen oder Platzhalter im Ressourcenpool jedes Projekts einrichten.
  • Personen müssen nicht Projektmitglieder sein, um in der Stundensatz-Liste aufgeführt zu werden. Wenn eine Person das Projekt noch vor Abschluss verlässt, wird der Stundensatz dieser Person weiterhin im Ressourcenpool angezeigt und muss manuell entfernt werden. 

Mehrere Teams und Stundensätze zu Projekten hinzufügen

Wenn Sie Projekt-Admin sind, können Sie ganze Asana-Teams zu einem Projekt hinzufügen, sodass Sie Projekte schnell, einheitlich und mit den richtigen, standardisierten Stundensätzen durchführen können.

So fügen Sie Teams zu Projekten hinzu:

  1. Beginnen Sie mit der Eingabe des Teamnamens
  2. Die Suche findet Teams, auf die Sie Zugriff haben, einschließlich Teams, denen Sie angehören, sowie sichtbare Teams
  3. Wählen Sie ein Team aus den Suchergebnissen aus, indem Sie darauf klicken oder Ihre Tastatur verwenden.
Hinweis iconHinweis

Teams mit mehr als 200 Mitgliedern können nicht per Massenaktion hinzugefügt werden und werden in den Suchergebnissen ausgegraut. Ein einzelnes Projekt kann nicht mehr als 500 Personen umfassen. Das System verhindert, dass Sie Teams hinzufügen, mit denen dieses Limit überschritten werden würde.

Wenn Sie auf ein ausgewähltes Team klicken, um es hinzuzufügen, erstellt das System eine einmalige Momentaufnahme der aktuellen Mitglieder des Teams. Jede Person aus diesem Team wird einzeln zu Ihrer Projektbudget-Einstellungsliste hinzugefügt. Wenn eine Person bereits auf der Projektliste steht oder wenn sie Mitglied mehrerer von Ihnen ausgewählter Teams ist, wird sie nur einmal angezeigt.

Hinweis iconHinweis

Es handelt sich dabei nicht um eine dynamische Synchronisation. Wenn später neue Personen zum Asana-Team hinzugefügt werden, werden sie nicht automatisch zu diesem Projekt hinzugefügt. Sie müssen sie separat hinzufügen.

Importieren von Stundensätzen mit Personen

 Wenn Ihre Teams Stundensätze in einem benutzerdefinierten Zahlenfeld definiert haben, können Sie diese direkt importieren.

So importieren Sie Stundensätze:

  1. Neben jeder ausgewählten Team-Sprechblase erscheint ein Dropdown-Menü. In diesem Menü werden alle benutzerdefinierten Zahlenfelder dieses Teams aufgelistet, für die Sie Ansichtszugriff haben.
  2. Wählen Sie das gewünschte benutzerdefinierte Feld aus
Hinweis iconHinweis

Alle Zahlen werden automatisch auf zwei Dezimalstellen gerundet. Wenn das Feldformat ein Prozentsatz ist, wird es in eine Zahl umgewandelt.

Um einen versehentlichen Datenverlust zu verhindern, überschreibt das System die Stundensätze nicht automatisch. Stattdessen werden alle Stundensätze importiert und Sie müssen sie manuell bearbeiten. 

Geschätzte Kosten oder Zeit

Für geschätzte Kosten können Sie aus zwei Quellen wählen: Kapazitätspläne oder Aufgaben.

Kapazitätspläne

Verfügbar in den Abostufen Enterprise und Enterprise

Wenn Teammitglieder dem Projekt zugewiesen werden, können Sie die Kostenaufschlüsselung in der Kapazitätsplan-Ansicht sehen, basierend auf den Stundensätzen.

Die Gesamtkosten pro Person werden im Kapazitätsplan angezeigt, und die Summe wird im Projektbudget angezeigt.

Aufgaben

Wenn die Zuweisung nach geschätzten Zeiten für Aufgaben erfolgt, wird sie direkt mit dem Projekt verknüpft und stellt das Projektbudget entweder in Stunden oder Kosten bereit, je nachdem, welche Einstellung Sie ausgewählt haben.

Tatsächliche Kosten oder Zeit

Die tatsächlichen Kosten werden anhand der aufgewendeten Zeit aus der Zeiterfassung oder anhand der Zeiterfassungsbögen berechnet, sobald diese eingereicht werden. Sie können die tatsächlichen Kosten nach abrechenbarer oder nicht abrechenbarer Zeit oder nach der Gesamtzeit aufschlüsseln. Das hängt davon ab, wie Sie die tatsächlichen Kosten konfiguriert haben.

Kosten im Ressourcenmanagement

Sobald die Stundensätze festgelegt sind, können Sie die Kosten in der Kapazitätsplanung und in Workload-Ansicht anzeigen.

  1. Navigieren Sie zu einer Workload- oder Kapazitätsplanungs-Ansicht.
  2. Wählen Sie im Dropdown-Menü Aufwand die Option Geschätzte Zeit oder Aufgewendete Zeit aus. Aktivieren Sie dann den Kosten-Schalter. 

Kostendaten sind so konzipiert, dass nur die richtigen Personen darauf Bearbeitungs- oder Ansichtszugriff haben.

  • Stundensatzverwaltung: Nur Projekt-Admins haben die Möglichkeit, die Stundensätze für Nutzer*innen innerhalb dieses spezifischen Projekts festzulegen.
  • Kostentransparenz: Nur  Projekt-Admins eines bestimmten Projekts können die mit diesem Projekt verknüpften Kostendaten in Workload- und Kapazitätsplanungsansichten sehen.

Zeit- und Kostenberichte

Lesen Sie unseren Artikel zum Thema Berichterstellung mit dem Add-on „Zeiterfassung und Budgets“.

Einstellungen der Admin-Konsole

So greifen Sie auf die Einstellungen für die Zeiterfassung und Ressourcen in der Admin-Konsole zu:

  1. Klicken Sie auf Ihr Profilbild
  2. Wählen Sie Admin-Konsole aus
  3. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Einstellungen
  4. Scrollen Sie nach unten zu Zeiterfassung und Ressourcen

Sie sehen die folgenden Einstellungen:

  • Zeiterfassung aktivieren: Legt fest, ob die Felder Geschätzte Zeit und Aufgewendete Zeit für Aufgaben und Projekte sichtbar sind.
  • Abrechenbare Zeit aktivieren: Aktiviert den Status Abrechenbar für Zeiteinträge, sodass Nutzer*innen ihre protokollierten Stunden entweder als abrechenbar oder nicht abrechenbar kennzeichnen können.
  • Standardmäßige Abrechnung: Legt den standardmäßigen Abrechnungsstatus (abrechenbar oder nicht abrechenbar) für alle neuen Zeiteinträge fest, die in Ihrer Domain erstellt wurden.
  • Währung des Projektbudgets: Wählt die Standardwährung aus, die für alle Projektbudgets verwendet wird.
  • Genehmigungsprozess für Zeiterfassungsbögen: Konfiguriert den Workflow für die Zeiterfassung. Wählen Sie einen einfachen (Entwerfen/Einreichen) oder einen vollständigen (Entwerfen/Einreichen/Genehmigen/Ablehnen) Genehmigungsprozess.
  • Zeitkategorien: Weisen Sie jedem Zeiteintrag eine einheitliche Bezeichnung zu. Administratoren können die Kategorieoptionen erstellen, und Teamkollegen wählen bei der Zeiterfassung eine Kategorie aus. 
  • Vergangene Zeiteinträge sperren: Sperrt Zeiteinträge automatisch nach einer festgelegten Anzahl von Wochen und verhindert, dass sie von Nicht-Admins bearbeitet werden.
  • Ressourcenansichten (Kapazitätsplan und Workload) : Steuert den Zugriff auf Funktionen zur Ressourcenverwaltung. Sie können alle Funktionen (Kapazitätspläne und Workload) aktivieren oder einen eingeschränkteren Zugriff auf Workload-Ansichten in Projekten und Portfolios gewähren.
  • Allgemeine Arbeit an einem Projekt: Legt fest, ob Nutzer*innen die Zeit direkt für ein Projekt protokollieren können, ohne eine bestimmte Aufgabe auszuwählen.
  • Zukünftige Zeiterfassung: Legt fest, wie weit in die Zukunft Nutzer die Zeit erfassen dürfen.
  • Erinnerungen an die Einreichung: Legt fest, wann Nutzer*innen wöchentliche Erinnerungen an die Einreichung ihrer Zeiterfassungsbögen erhalten.

Sowohl Super-Admins als auch Admins können diese Einstellungen anzeigen, aber nur Super-Admins können sie bearbeiten. Weitere Informationen zu diesen Berechtigungen finden Sie unter Admin- und Super-Admin-Rollen in Asana.

Abrechenbare und nicht abrechenbare Arbeit

Admins können in der Admin-Konsole festlegen, ob Zeiteinträge für ihre Domain als abrechenbar markiert werden können oder nicht.

  1. Navigieren Sie zur Admin-Konsole
  2. Gehen Sie zum Tab Einstellungen
  3. Scrollen Sie nach unten zu Zeiterfassung und Ressourcen
  4. Von hier aus können Sie die Zeiterfassung aktivieren, Ihre Einstellungen für abrechenbare Zeit und Zeiterfassungsbögen festlegen und Ressourcenansichten anzeigen

Stundenzettel-Berechtigungen und Zugriffskontrolle

Um die Datengenauigkeit und -integrität zu gewährleisten, erzwingt das Add-on „Zeiterfassung und Budgets“ bestimmte Bearbeitungsberechtigungen, die auf dem Lebenszyklus eines Zeiterfassungsbogens basieren. Wenn ein Zeiterfassungsbogen von Entwurf über Eingereicht schließlich in den Status Genehmigt wechselt, wird die Möglichkeit, Zeiteinträge zu bearbeiten, immer stärker eingeschränkt.

Bearbeitungseinschränkungen nach Status

  • Entwurf: Sowohl die einreichende Person als auch die ihr zugewiesene prüfende Person können Zeiteinträge erstellen, bearbeiten oder löschen.
  • Eingereicht: Sobald ein Zeiterfassungsbogen eingereicht wurde, wird der Einreicher auf den Status Nur anzeigen gesperrt, um Änderungen während des Überprüfungsprozesses zu verhindern. Der Prüfer behält die Möglichkeit, Einträge zu bearbeiten oder zu löschen, um vor der Genehmigung die erforderlichen Korrekturen vorzunehmen.
  • Genehmigt: Nach der Genehmigung ist der Stundennachweis sowohl für den Einreicher als auch für den Prüfer gesperrt. Keiner von beiden kann den historischen Datensatz ändern, es sei denn, die Genehmigung wird zurückgezogen.

Überschreibung durch Admins: Domain-Admins und Super-Admins verfügen über uneingeschränkte Berechtigungen zum Anzeigen, Bearbeiten oder Löschen von Zeiteinträgen, unabhängig von deren Status. Dadurch wird sichergestellt, dass historische Einträge auch nach der Genehmigung korrigiert werden können.

Status zurückziehen und ändern

Wenn ein Zeiterfassungsbogen aufgrund seines Status gesperrt ist, können Einreicher und Prüfer mithilfe von Rückrufaktionen den Status zurücksetzen und erneut Bearbeitungszugriff erhalten.

  • Einreichung zurückziehen: Wenn ein Einreicher feststellt, dass er einen Fehler gemacht hat, kann er bei einer eingereichten Zeiterfassungsliste die Option Zurückziehen auswählen. Dadurch wird der Stundennachweis wieder in den Status Entwurf versetzt, sodass der Einreicher die Einträge vor der erneuten Einreichung bearbeiten kann. Hinweis: Ein bereits genehmigter Stundennachweis kann vom Einreicher nicht mehr zurückgerufen werden.
  • Genehmigung zurückziehen: Prüfer können bei einer genehmigten Arbeitszeittabelle die Option Zurückziehen auswählen, um die Genehmigung rückgängig zu machen. Dies ermöglicht Korrekturen nach der Genehmigung, falls später ein Fehler entdeckt wird.
  • Abgelehnte Zeiterfassungsbögen erneut einreichen: Prüfer haben die Möglichkeit, für einen zuvor abgelehnten Zeiterfassungsbogen die Option Erneut einreichen zu wählen, wodurch der Workflow optimiert wird, wenn die erforderlichen Korrekturen vorgenommen wurden.

Statusaktivitäten für Zeiterfassungsbögen Um Transparenz und Verantwortungsbewusstsein zu gewährleisten, werden alle Statusänderungen – einschließlich Einreichungen, Genehmigungen, Ablehnungen und Rückrufe – im Protokoll für Statusaktivitäten für Zeiterfassungsbögen aufgezeichnet.

Anforderungen an die Sichtbarkeit für Admins

Domain-Admins und Super-Admins verfügen zwar über Überschreibungsfunktionen für die Bearbeitung, haben aber nicht automatisch Einblick in die persönliche Zeiterfassungsansicht jedes Nutzers.

Hinweis iconHinweis

Admins und Super-Admins können die Zeiterfassungsdaten eines Nutzers nur dann einsehen, wenn ihnen eine Lizenz für „Zeiterfassung und Budgets“ zugewiesen wurde und sie als Zeitprüfer für diesen Nutzer festgelegt wurden.

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