Sur Asana, l'accès à un projet est défini par le contexte et il existe différents paramètres régissant l'accès à un projet et à ses tâches.
Si une personne a accès à un projet, elle a également accès à toutes les tâches et les messages qu'il contient.
| Le projet : | Accessible par : |
|---|---|
| Projet privé | Membres du projet |
| Projet public sur demande pour rejoindre une équipe ou une équipe privée | Équipe et membres du projet |
| Un projet public dans une équipe publique | Les membres de l'organisation, de l'équipe et du projet |
Cet article abordera les points suivants :
- Comment identifier les autorisations d'un projet ?
- Qui peut voir un projet ?
- Comment partager un projet
- Comment limiter l'accès à un projet
Les projets commentaires seuls sont disponibles sur les niveaux Asana Starter, Advanced, Enterprise et Enterprise+, ainsi que sur les niveaux et formules antérieures Premium, Business et Legacy Enterprise.
Projets privés
Identification d'un projet privé :
Un projet privé affichera uniquement visible par les membres du projet dans l'en-tête du projet.
Si un projet vous est exclusivement réservé, le titre du projet vous indiquera Privé.
Qui peut voir un projet privé ?
Les membres du projet peuvent voir un projet privé. Seules les personnes invitées à participer au projet peuvent le trouver.
Comment partager un projet privé ?
- Depuis la vue Projet, cliquez sur le bouton Partager.
- Cliquez sur l'option « Partager avec l'équipe »
Rendre un projet privé public :
Cliquez sur le bouton Obtenir un lien en bas à droite de l'écran Partager.
En rendant un projet public, il devient accessible à tous les membres de l'équipe dont le projet relève.
Comment limiter l'accès à un projet privé ?
Vous pouvez gérer toutes les notifications depuis cette même fenêtre contextuelle de partage.
Vous pouvez déterminer si les membres du projet sont administrateurs, éditeurs ou peuvent uniquement ajouter des commentaires. Vous pouvez également changer le propriétaire du projet ou en retirer un membre.
Accorder ou révoquer l'accès d'un projet à des membres :
- Le menu déroulant situé en face du nom de chaque membre propose 4 options
- Faites votre choix parmi ces options pour accorder les droits souhaités à chaque membre.
Si vous supprimez un membre d'un projet privé, il n'aura plus accès aux tâches et messages de ce projet.
Comment gérer les notifications ?
Vous pouvez gérer toutes les notifications depuis cette même fenêtre contextuelle de partage.
En face des membres du projet, cliquez sur Gérer les notifications dans la fenêtre contextuelle de partage.
Ensuite, une fenêtre contextuelle de paramètres de notification de membre vous fournira une case à cocher pour les mises à jour de statut, les discussions et les notifications de tâches ajoutées sur Asana pour chaque membre du projet.
Projets publics
Identification d'un projet public :
Pour identifier un projet public, passez votre curseur sur le bouton Partager où le projet affichera Partagé avec [nom de l'équipe]. Les projets publics sont accessibles aux membres du projet et à tous les membres de l'équipe.
Dans les équipes publiques, les membres de l'organisation qui ne font pas partie de l'équipe peuvent également voir les projets publics de l'équipe. Vérifiez les autorisations de votre équipe pour voir si les autres membres de l'organisation peuvent voir un projet public donné.
Partager un projet public
Pour partager un projet public, cliquez sur le bouton Partager où vous avez la possibilité de :
- Invitez des membres par nom ou par e-mail
- Activez un lien pour partager le projet avec tous les membres de l'organisation
Comment limiter l'accès à un projet public ?
Pour limiter l'accès à un projet public, procédez comme suit :
- Retirer des membres du projet : si une personne fait également partie de l'équipe à laquelle le projet appartient, elle aura toujours accès au projet.
- Rendre un projet privé : en rendant un projet privé, vous le rendez accessible par ses membres uniquement. Les membres de l'équipe ne pourront plus y accéder.
Suppression des membres du projet
Pour retirer un membre du projet :
- Cliquez sur la liste déroulante du niveau d'autorisation.
- Sélectionner Retirer du projet
Passer à un projet privé :
Cliquez sur la liste déroulante de la boîte de dialogue Confidentialité du projet, puis sélectionnez l'option uniquement visible par les membres
Demander l'accès à un projet privé
Vous pouvez demander au propriétaire d'un projet privé de vous en accorder l'accès comme suit :
- Lorsque vous essayez d'accéder à un projet privé, vous arrivez sur une page indiquant que vous n'y avez pas accès.
- Cliquez sur le bouton Demander l'accès pour demander l'accès au propriétaire du projet.
- Le propriétaire du projet sera informé que vous avez demandé à accéder à ce projet.
Il n'est pas possible de demander l'accès aux projets à commentaires seuls.
Accorder ou rejeter une demande d'accès à un projet
Les personnes qui n'ont pas accès à un projet privé ont la possibilité d'en demander l'accès. Avant qu'elles ne puissent accéder à ce projet, la demande a besoin d'être acceptée.
- Lorsque quelqu'un demande l'accès à un projet privé, le propriétaire de ce dernier reçoit une tâche qui l'informe de la demande d'accès. Il peut alors ajouter l'utilisateur en question au projet concerné.
- Si le projet n'a pas de propriétaire, la demande d'accès est attribuée au créateur du projet.
- Si le projet n'a pas de propriétaire et que son créateur ne dispose plus des droits d'administrateur, le premier membre disposant des droits de modification reçoit la demande et peut accepter ou refuser l'accès au projet.
Autorisations de commentaires seuls
Les autorisations à commentaires seuls pour les projets permettent d'autoriser les utilisateurs à visualiser ou commenter les projets, mais sans leur accorder un droit de modification. Cela simplifie la transmission des informations de projet aux personnes concernées, en évitant toute modification accidentelle ou inutile. Rassemblez le feed-back sur les projets et tenez leurs intervenants au courant, tout en gardant intacte la structure des projets. Les autorisations à commentaires seuls sont particulièrement utiles pour les wikis d'entreprise, modèles, points de référence et processus qui ont été standardisés et ne doivent pas être modifiés.
Les autorisations commentaires seuls sont disponibles sur les niveaux Asana Starter, Advanced, Enterprise et Enterprise+, ainsi que sur les niveaux et formules antérieures Premium, Business et Legacy Enterprise.
Modification des autorisations en commentaires seuls
Vous pouvez accéder aux paramètres d'autorisation en cliquant sur le bouton « Share » (Partager) sur la page du projet.
Seuls les membres disposant d'une autorisation d'administrateur ou d'éditeur peuvent modifier les projets à commentaires seuls. Toute personne qui n'est pas membre du projet est autorisée à commenter le projet uniquement, mais peut toujours accéder au contenu de celui-ci ou à des tâches individuelles.
Pour faire d'un projet un projet à commentaires seuls :
- Accédez au bouton « Share » (Partager) en haut à droite de votre projet.
- Sous membres en haut de la liste, vous verrez l'équipe avec laquelle le projet est partagé. Cliquez sur le menu déroulant pour sélectionner commentateur dans le menu.
Depuis ce menu, vous pouvez également choisir de partager un projet avec l'équipe ou de le réserver aux membres du projet, et restreindre ce que les membres peuvent faire au sein du projet.
Une fois les paramètres modifiés, votre projet passe de projet public à projet à commentaires seuls pour les membres de votre équipe, division ou organisation, mais pas pour les membres du projet. La modification n'a pas d'effet sur les paramètres d'accès au projet des membres existants de ce projet.
Modifier les paramètres d'autorisation individuels des membres du projet
Le propriétaire du projet et les membres du projet disposant d'une autorisation d'administration ou de modification de projet peuvent autoriser les autres membres du projet à modifier leur accès en changeant leurs paramètres d'autorisation individuels en administrateur ou éditeur de projet .
Pour modifier les paramètres d'autorisation d'un membre du projet :
- Cliquez sur le menu déroulant à côté du nom du membre du projet pour lequel vous modifiez les paramètres d'autorisation
- Sélectionnez Administrateur du projet pour leur donner les autorisations complètes du projet, y compris la suppression du projet, l'éditeur pour leur donner des autorisations de modification ou le commentateur pour limiter les autorisations aux commentaires uniquement
- Le propriétaire du projet peut attribuer la propriété du projet à un autre membre du projet
- Fermez le menu pour enregistrer vos modifications
Les membres du projet voient les autorisations qui leur sont accordées dans l'affichage des tâches, au-dessus du nom du projet, dans une bannière.
Autorisations individuelles des utilisateurs pour un projet
Les membres du projet peuvent obtenir des autorisations individuelles, quels que soit les paramètres par défaut du projet. Au niveau du projet, les membres qui disposent d'autorisations de commenter uniquement ou qui se voient attribuer une tâche avec autorisation de commenter uniquement peuvent uniquement publier des messages de projet et des mises à jour de statut de projet.
Le tableau ci-dessous décrit les capacités des membres du projet avec les droits d'administrateur, d'éditeur et de commentateur du projet. Les commentateurs peuvent également se voir attribuer des tâches, ce qui leur donne des autorisations supplémentaires sur ces tâches spécifiques.
| Action | Administrateur de projet | Éditeur | Commentateur | Commentateur avec tâche attribuée |
| Supprimer ou archiver le projet | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Renommer le projet | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Changer la confidentialité ou l'équipe du projet | ✅ | ❌ | ❌ |
❌ |
| Transférer un projet à une autre équipe | ✅ | ❌ | ❌ |
❌ |
| Créer / supprimer des liens de partage et des liens en lecture seule | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Personnalisez les autorisations | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Ajouter ou modifier l'aperçu de projet | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Modifier les notifications pour tous les membres | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Ajouter ou modifier un brief de projet | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Partager le projet et gérer les abonnements | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Ajouter et modifier des tâches, y compris les sous-tâches, les dépendances et le multihoming | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Modification de l'apparence du projet, comme la vue par par défaut, l'icône et la couleur pour tout le monde | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Ajouter et modifier des fonctionnalités de processus telles que des champs personnalisés, des règles, des formulaires, des modèles de tâche, des actions groupées, des dates d'échéance de changement automatique et des intégrations | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Terminer les tâches, modifier le responsable ou l'échéance | ✅ | ✅ | ❌ | ✅ |
| Définir le statut du projet | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Envoyer un message sur le projet | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Envoyer les formulaires | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Modifier la valeur des champs personnalisés | ✅ | ✅ | ❌ | ✅ |
| Ajouter ou retirer des pièces jointes | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Commenter des tâches ou des messages | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Aimer des tâches ou commentaires | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
Si vous avez uniquement l'autorisation de commenter et qu'on vous attribue une tâche, les sous-tâches de cette dernière doivent également vous être attribuées pour que vous puissiez les accomplir. Le cas échéant, vous disposerez d'un simple droit de commentaire sur ces sous-tâches.
Tâches associées à plusieurs projets
Si une tâche est hébergée plusieurs fois, les membres qui ont accès à tous les projets auxquels la tâche appartient auront davantage d'autorisations.
Par exemple, tout membre ayant un droit de modification sur une tâche au sein d'un projet le conservera si la tâche en question fait partie d'un autre projet pour lequel il ne dispose en revanche que d'un simple droit de commentaire. Concrètement, vous conserverez votre droit de modification sur ces tâches, mêmes si ces dernières sont ajoutées à des projets que vous pouvez commenter.
Cela signifie également que toute personne disposant d'autorisations de commentaire au sein d'un projet aura la possibilité de modifier une tâche ajoutée à un autre projet pour lequel elle dispose d'autorisations d'éditeur ou d'administrateur de projet.
Personnalisation des autorisations de projet
Dans les niveaux Enterprise, Enterprise+ et Legacy Enterprise, les administrateurs du projet peuvent personnaliser leurs autorisations de projet pour ajouter des restrictions supplémentaires. Vous trouverez ces paramètres dans le menu Vérifier les autorisations de projet à côté du nom du projet.
Seuls les administrateurs du projet peuvent personnaliser les autorisations du projet.
Les administrateurs de projet peuvent empêcher les éditeurs de modifier les processus ou l'apparence du projet. Cela empêche les éditeurs d'ajouter ou de modifier :
- Champs personnalisés
- Intégrations
- Règles
- Modèles de tâche
- Formulaires
- Flux de travail standard
- Actions groupées
- Échéances du changement automatique
- Enregistrer une disposition par par défaut
- Icône et couleur du projet pour tous
Avec Asana Enterprise, Enterprise+ et Legacy Enterprise, les administrateurs du projet peuvent également restreindre qui peut partager et gérer les adhésions au projet. Choisissez entre Administrateurs de projet et Administrateurs et éditeurs de projet uniquement.