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Planification des capacités

Dans cet article

Les plans de capacité donnent aux dirigeants la possibilité d’optimiser les décisions en matière de ressources en visualisant la dotation en personnel des projets sur de longues périodes. Contrairement à la gestion des ressources, qui gère l’attribution des tâches, les plans de capacité vous permettent d’affecter des personnes à des projets entiers et d’obtenir une vue d’ensemble de la répartition des effectifs entre les différents flux de travail.

Notez que les plans de capacité et la gestion des ressources ne sont pas connectés pour le moment. Un collègue peut être affecté à un projet dans un plan de capacité, mais ne pas avoir encore de tâches qui lui sont attribuées, ou inversement.

La fonctionnalité de planification des capacités est disponible avec les formules Asana Enterprise et Enterprise+, ainsi qu’avec la formule antérieure Legacy Enterprise.

Créer un plan de capacité

Pour créer un plan de capacité, accédez à Ressources, sous la section Indicateurs de la barre latérale. Accédez à l’onglet Plan de capacité et cliquez sur + Créer.

Allouer les ressources

Lorsque vous créez un plan de capacité, deux onglets s’affichent : Projets et Personnes.

Onglet Projet

Vous pouvez ajouter des projets ou des portefeuilles complets dans l’onglet Projets. Si vous ajoutez un portefeuille, tous les projets de ce portefeuille seront ajoutés au plan de capacité et resteront à jour si des projets sont ajoutés ou supprimés du portefeuille.

Cliquez sur le bouton + Ajouter un projet pour commencer à ajouter des projets ou des portefeuilles. Pour constituer votre équipe sur l’ensemble des projets, ajoutez le nom ou l’adresse e-mail des personnes que vous souhaitez affecter à chaque projet.

Onglet Personnes

Vous pouvez ajouter votre équipe à partir de l’onglet Personnes en cliquant sur le bouton + Ajouter des personnes dans le coin supérieur gauche et en sélectionnant les collègues que vous souhaitez affecter aux projets.

Ensuite, ajoutez votre équipe en cliquant sur le bouton + Ajouter des personnes dans le coin supérieur gauche et en sélectionnant les collègues que vous souhaitez affecter aux projets.

Une fois que vous avez ajouté votre équipe, il est temps d’allouer des ressources. Affectez votre équipe à différents projets en cliquant sur leur photo de profil dans le plan de capacité et en sélectionnant + Ajouter un projet à allouer. Ajoutez les projets sur lesquels les utilisateurs travaillent actuellement et ceux sur lesquels ils travailleront à l’avenir pour obtenir une vue d’ensemble à long terme de la capacité de votre équipe.

Si des projets ont déjà été attribués à un collègue dans d’autres plans de capacité (ou dans l’autre onglet), même par d’autres personnes, ces attributions s’afficheront toujours. Cela suppose que vous avez l’autorisation de voir les projets concernés, en fonction des paramètres de confidentialité du projet.

Capacity planning in Projects tab.png

Planification des capacités au niveau du portefeuille

La planification des capacités au niveau du portefeuille fournit une vue d’ensemble de l’effort total dans tous les projets de vos portefeuilles en affichant des statistiques récapitulatives en haut des onglets des projets du plan de capacité. Vous pouvez ainsi visualiser l’effort total (mesuré en heures, en mois-personnes ou dans d’autres unités) sur l’ensemble des projets de votre portefeuille.

L’agrégation de la capacité au niveau du portefeuille apparaît sous forme de ligne récapitulative en haut des onglets du projet du plan de capacité.

Portfolio level capacity_total hours

Cette ligne de résumée permet aux responsables de portefeuille et aux chefs d’équipe de :

  • Consulter les statistiques agrégées de l’effort pour tous les projets d’un portefeuille
  • Suivre les besoins en capacité totale en utilisant différentes unités (heures, mois-personnes, etc.)
  • Suivre la répartition des ressources sur plusieurs projets simultanément
  • Prendre des décisions basées sur les données concernant la distribution des ressources

Créer et modifier des allocations

Pour créer une allocation, cliquez simplement à l’endroit où vous souhaitez l’ajouter. Une allocation correspondant au niveau de zoom temporel (jour, semaine, mois) sera automatiquement créée.

Vous pouvez étendre ou réduire ces allocations en faisant glisser l’une ou l’autre extrémité jusqu’aux dates souhaitées. Vous pouvez faire glisser l’intégralité de l’allocation en cas de changement de plan. 

Actions groupées

Vous pouvez déplacer et supprimer plusieurs allocations à la fois en maintenant la touche Ctrl ou Commande enfoncée, en sélectionnant les allocations et en les faisant glisser toutes ensemble ou en appuyant sur la touche Suppr.

L’exemple ci-dessous montre comment déplacer, réaffecter et supprimer des allocations de manière groupée.

Bulk actions.gif

Affecter plusieurs personnes à un même projet

Plusieurs personnes peuvent être affectées à un seul projet à la fois depuis l’onglet Projets. Vous pouvez afficher toutes les personnes qui travaillent sur un projet en cliquant sur les trois points à côté du nom du projet, puis sur Afficher les détails du projet.

Consultez le gif ci-dessous pour découvrir comment ouvrir rapidement les détails du projet sans quitter le plan de capacité.

Allocating multiple people to a single project.gif

Transférer les attributions

Vous pouvez déplacer en une seule fois toutes les attributions d’un projet d’un utilisateur à un autre à l’aide de l’option Transférer les attributions. Cliquez sur les trois points à côté du nom du projet, sélectionnez Transférer les attributions, puis saisissez le nom de l’utilisateur auquel le travail doit être attribué. Consultez l’image ci-dessous pour plus de détails.

Transfer allocations.gif

Filtrer par personne

Depuis l’onglet Personnes, vous pouvez rapidement filtrer des collègues spécifiques par nom ou par intitulé de poste. Si vous souhaitez afficher la charge de travail des seuls membres de l’équipe informatique, saisissez « Informatique » et cliquez sur Tout sélectionner.

Vous pouvez filtrer la liste des personnes dans votre plan de capacité à l’aide de champs personnalisés sur les utilisateurs. Cela vous aide à vous concentrer sur des groupes de personnes spécifiques en fonction d’attributs tels que le rôle, les compétences, l’équipe ou l’emplacement lors de l’attribution du travail.

Notez que les intitulés de poste sont gérés via la console d’administration. Selon les paramètres de votre organisation, ils peuvent également être gérés par chaque individu.

Les administrateurs peuvent modifier les intitulés de poste directement à partir de l’onglet Personnes . Cliquez sur les trois points à côté du nom de la personne, puis sur Modifier le profil. Les administrateurs peuvent alors modifier l’intitulé du poste.

Edit job titles

Filtrer les projets

Vous pouvez utiliser des filtres pour masquer des projets spécifiques, à partir des onglets Projets et Personnes d’un plan de capacité.

Dans l’onglet Projets, sélectionnez Filtrer. Ensuite, choisissez de masquer des projets spécifiques ou cliquez sur Ajouter un filtre et choisissez des critères spécifiques tels que les champs personnalisés, le statut du projet ou l’échéance du projet. Vous pouvez utiliser le filtre pour afficher uniquement les projets dont le statut est À risque, qui sont dus dans les 3 prochains mois, par exemple.

Filtering out projects via the projects tab

De la même manière, vous pouvez choisir de filtrer uniquement des projets spécifiques ou ceux qui correspondent à certains critères à partir de l’onglet Personnes. Dans l’onglet Personnes, cliquez sur Filtrer et choisissez vos critères de filtre.

Filtering out projects

Créer des vues enregistrées en tant que nouveaux onglets dans votre plan de capacité

Les plans de capacité prennent en charge la création de vues enregistrées en tant que nouveaux onglets. Consultez cet article sur la personnalisation et les vues de projet pour en savoir plus sur les vues enregistrées.

Supprimer et dupliquer les allocations

Deleting and duplicating allocations

Vous pouvez supprimer des allocations en les sélectionnant et en appuyant sur la touche Suppr ou en cliquant dessus avec le bouton droit de la souris.

Pour dupliquer des allocations, faites un clic droit dessus et sélectionnez Dupliquer l’allocation.

Allouer des ressources à l’aide d’espaces réservés

Disponible dans les formules Asana Enterprise et Enterprise+.

Les espaces réservés vous permettent de réserver de la capacité pour le travail à venir sans affecter immédiatement des personnes spécifiques. L’intégration d’espaces réservés permet aux équipes de prévoir plus précisément les charges de travail, d’éviter les surréservations et d’assurer une répartition équitable des tâches entre les membres de l’équipe.

Pour créer un espace réservé :

  1. Accédez à Ressources dans la barre latérale
  2. Cliquez sur votre plan de capacité
  3. Cliquez sur l’onglet Projets
  4. Sous le projet souhaité, cliquez sur + Ajouter une personne ou un substitut
  5. Cliquez sur l’onglet Substituts
  6. Cliquez sur + Créer un nouveau substitut
  7. Renseignez le nom de l’espace réservé et l’intitulé du poste
  8. Choisissez l’équipe à laquelle il appartiendra
  9. Cliquez sur Créer
Note iconNote

Pour éviter toute confusion lorsqu’un nom d’espace réservé est utilisé dans plusieurs équipes (par exemple, « Chef de projet »), chaque espace réservé doit être attribué à une équipe spécifique.

Vous pouvez également créer des espaces réservés à partir de l’onglet Personnes de votre plan de capacité.

  1. Accédez à l’onglet Personnes
  2. Cliquez sur + Ajouter des personnes
  3. Accédez à l’onglet Espaces réservés
  4. Cliquez sur + Créer un nouveau substitut

Transférer les attributions

Une fois que vous savez qui travaillera sur les ressources de l’espace réservé, cliquez sur les trois points à côté de l’espace réservé, sélectionnez Transférer les allocations et saisissez le nom de la personne à laquelle vous souhaitez transférer les allocations.

Gérer la mesure de la capacité

Lors de la planification d’un projet, décidez de la manière dont vous souhaitez mesurer la capacité. Vous pouvez choisir entre l’allocation en pourcentage, les heures estimées ou un simple nombre de projets ou de personnes. Il est préférable de rester cohérent avec l’option qui convient le mieux à votre équipe.

Frame 629722 (1).png

Allocation en pourcentage

L’allocation en pourcentage est le moyen le plus courant et le plus simple de mesurer le temps passé par les employés sur un projet, sans avoir à calculer les heures.

Frame 629726.png

Dans l’exemple ci-dessous, Alan doit consacrer 90 % de son temps au projet de refonte du système global. Beverly travaille sur deux projets dont les dates se chevauchent et doit consacrer 80 % de son temps à chacun d’entre eux. Puisqu’elle dépassera sa capacité hebdomadaire, celle-ci s’affiche en rouge, ce qui lui permet, ainsi qu’à son équipe ou à son responsable, de réagir à temps pour réorganiser les choses ou faire appel à des renforts.

Frame 629723 (1).png

Nombre de personnes ou de projets

Le nombre de personnes ou de projets indique simplement le nombre total de projets sur lesquels une personne travaille pendant la période choisie ou le nombre de personnes travaillant sur un projet spécifique. Dans l’exemple, nous pouvons voir qu’Alan travaille sur un projet certaines semaines, et sur deux autres semaines.

Frame 629725.png

Estimation du nombre d'heures

Les heures estimées sont idéales si vous planifiez précisément les projets à l’heure près et que vous souhaitez créer des allocations par rapport à ces estimations. L’estimation du nombre d’heures a tendance à être plus facile lorsque vous planifiez semaine par semaine, car les mois ont un nombre variable de jours ouvrables.

Frame 629724.png

Ajustement de la capacité

Si vous travaillez avec des allocations en pourcentage ou des heures estimées, vous pouvez ajuster la capacité de chaque individu dans le menu. Vous pouvez uniformiser la capacité de chacun ou l’ajuster manuellement pour chaque individu. Pour les heures estimées, cela s’applique à la capacité hebdomadaire.

Notifications, confidentialité et autorisations

Notifications

Les utilisateurs ne reçoivent pas de notification dans leur boîte de réception ni par e-mail lorsqu’ils sont affectés à un projet par le biais de la planification des capacités. Cette fonctionnalité est idéale pour planifier à l’avance, car vous pouvez apporter des modifications, essayer des choses et même recommencer, le tout sans perturber votre équipe avec des notifications ou des tâches jusqu’à ce que vous soyez prêt à partager.

Confidentialité et autorisations

Lorsqu’une personne est affectée à un projet, cette affectation est liée au projet et n’est pas spécifique à un seul plan de capacité.

Cela signifie, par exemple, que s’il existe un plan de capacité dans lequel Alan est affecté au projet de refonte des systèmes mondiaux et qu’un collègue crée un autre plan de capacité dans lequel il ajoute Alan, il verra qu’il est affecté au projet de refonte des systèmes mondiaux pour certaines dates. Cela suppose que le collègue dispose des autorisations nécessaires pour consulter un tel.

Utiliser l’API pour créer ou exporter des données

Vous pouvez mettre à jour les données du plan de capacité ou exporter les données d’Asana avec notre API. Pour comprendre le fonctionnement de l’API, il est important de comprendre le fonctionnement des plans de capacité et des allocations. Les allocations permettent à Asana de suivre et de présenter le temps que chaque utilisateur consacre à différents projets. Par exemple, si Sam est affecté au projet A pour 50 heures en septembre et 40 heures en octobre, il s’agit de deux allocations.  Celles-ci sont affichées dans le plan de capacité sous la forme de deux barres colorées.

Chaque fois qu’un plan de capacité est chargé, Asana interroge l’API Allocations pour extraire toutes les allocations pertinentes pour cet utilisateur ou ce projet, et vous pouvez faire de même avec notre API. Les allocations existent au niveau du domaine, et les plans de capacité agissent comme une vue filtrée pour présenter ces données. Par exemple, si vous ajoutez un membre de l’équipe à un plan de capacité, toutes ses allocations existantes dans divers projets seront automatiquement récupérées et affichées.

Toute mise à jour apportée aux allocations d’un utilisateur, qu’il s’agisse d’ajuster le temps consacré à un projet ou de le transférer à une autre personne, sera immédiatement répercutée dans tous les plans de capacité sur lesquels il se trouve. Ainsi, le plan de capacité affiche toujours la répartition des ressources la plus récente.

Vous pouvez utiliser l’API Allocations pour exporter des données et les charger dans tous les outils de reporting que vous utilisez (Tableau, Power BI, etc.) pour des besoins de reporting plus Advanced.

Note iconNote

Cet article a été traduit par l’IA.

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