Planification des capacités

Les plans de capacité donnent aux leaders la possibilité d'optimiser les décisions de dotation en ressources en visualisant la dotation du projet sur de longues périodes. Alors que la gestion de la charge de travail gère l'attribution des tâches, les plans de capacité vous permettent d'affecter des personnes à des projets entiers et d'obtenir une vue d'ensemble de la dotation en personnel des différents flux de travail.

Notez que les plans de capacité et la charge de travail ne sont pas connectés pour le moment. Un collègue peut être affecté à un projet dans un plan de capacité, mais aucune tâche ne lui est encore attribuée, ou inversement.

La fonctionnalité de planification des capacités est disponible dans les niveaux Asana Enterprise et Enterprise+, ainsi que dans le niveau et formule antérieure Legacy Enterprise.

Créer un plan de capacité

Pour configurer un plan de capacité, accédez à Rapports, dans la section Aperçus de la barre de gauche. Cliquez sur le bouton + Créer et sélectionnez Plan de capacité.

Frame 629720.png

Allouer les ressources

Ensuite, ajoutez votre équipe en cliquant sur le bouton + Ajouter des personnes dans le coin supérieur gauche et en sélectionnant les collègues que vous souhaitez affecter à des projets.

Une fois que vous avez ajouté votre équipe, il est temps d'allouer des ressources. Équipez votre équipe sur divers projets en cliquant sur leur image de profil dans le plan de capacité et en sélectionnant + Ajouter un projet à allouer. Ajoutez des projets sur lesquels les gens travaillent actuellement et sur lesquels ils travailleront à l'avenir pour obtenir une vue d'ensemble à long terme de la capacité de votre équipe.

Si un collègue a déjà des projets qui lui sont attribués dans d'autres plans de capacité, même par d'autres personnes, vous verrez toujours ces allocations. Cela suppose que vous avez l'autorisation de voir les projets concernés, en fonction des paramètres de confidentialité du projet.

Frame 629721 (2).png

Création et modification des allocations

Pour créer une allocation pour un projet, cliquez simplement à l'endroit où vous souhaitez l'ajouter. Il créera automatiquement une allocation qui correspond au niveau de zoom horaire (jour, semaine, mois).

Vous pouvez étendre ou réduire ces allocations en faisant glisser l'une ou l'autre extrémité aux dates de votre choix. Vous pouvez faire glisser la totalité de l'allocation lorsque les plans changent. Vous pouvez également supprimer toutes les allocations en sélectionnant l'allocation et en appuyant sur la touche Supprimer ou en cliquant dessus avec le bouton droit de la souris.

Actions groupées

Vous pouvez déplacer et supprimer en bloc des allocations en maintenant la touche Ctrl ou Commande enfoncée, en sélectionnant les allocations et en les faisant glisser toutes ensemble ou en appuyant sur la touche Supprimer.

L'exemple ci-dessous montre comment déplacer en masse, réaffecter en masse et supprimer en masse des allocations.

Capacity plan gif.gif

Affecter plusieurs personnes à un même projet

Plusieurs personnes peuvent être affectées à un seul projet à la fois. Vous pouvez afficher tous les membres du personnel d'un projet en cliquant sur le nom du projet et en affichant les détails du projet, y compris les informations sur le rôle.

Consultez le gif ci-dessous pour voir comment ouvrir rapidement les détails du projet sans quitter le plan de capacité.

Proejct details gif.gif

Filtrer les personnes

Vous pouvez filtrer rapidement vers des coéquipiers spécifiques par nom ou titre de poste. Si vous souhaitez voir la charge de travail des seuls membres de l'équipe informatique, tapez IT, cliquez sur Sélectionner tout et sur Appliquer le filtre.

Notez que les titres des postes sont gérés via la console d'administration. En fonction des paramètres de votre organisation, ils peuvent également être gérés par chaque individu.

Screenshot 2024-01-24 at 15.55 1.png

Gérer la façon dont la capacité est mesurée

Lors de la planification d'un projet, décidez de la façon dont vous souhaitez mesurer la capacité. Vous pouvez choisir entre l'allocation en pourcentage, les heures estimées ou un simple décompte de projet. Il est préférable d'être cohérent avec l'option qui convient le mieux à votre équipe.

Frame 629722 (1).png

Allocation en pourcentage

L'allocation en pourcentage est le moyen le plus courant et le plus simple de mesurer où les gens passent leur temps sans avoir à se soucier de calculer les heures.

Frame 629726.png

Dans l'exemple ci-dessous, Alan doit consacrer 90 % de son temps au projet de révision du système mondial. Beverly travaille sur deux projets dont les dates se chevauchent et doit consacrer 80 % de son temps à chacun d'eux. Comme elle va dépasser sa capacité une semaine, la capacité est affichée en rouge, ce qui lui donne, à son équipe ou à son responsable, un préavis afin de changer les choses ou d'apporter une aide supplémentaire pour cette fois.

Frame 629723 (1).png

Nombre de projets

Le nombre de projet indique simplement le nombre total de projets sur lesquels une personne travaille pendant la période choisie. Dans l'exemple, nous pouvons voir qu'Alan travaille sur un projet quelques semaines, et deux à la fois sur d'autres semaines.

Frame 629725.png

Durée estimée

L'estimation des heures est préférable si vous planifiez précisément les projets à l'heure et que vous souhaitez créer des allocations par rapport à ces estimations. Les heures estimées ont tendance à être plus faciles lorsque vous planifiez semaine par semaine, car le nombre de jours ouvrables varie d'un mois à l'autre.

Frame 629724.png

Capacité de réglage

Si vous travaillez avec des allocations en pourcentage ou des heures estimées, vous pouvez ajuster la capacité pour chaque personne dans le menu. Vous pouvez rendre la capacité de chacun identique ou ajuster manuellement chaque individu. Pour les heures estimées, cela s'applique à la capacité hebdomadaire.

Notifications, confidentialité et autorisations

Notifications

L'affectation de personnes à un projet à l'aide de la planification des capacités ne les avertit pas : les utilisateurs ne reçoivent pas de notification dans leur boîte de réception ni d'e-mail s'ils ont été affectés à un projet. C'est idéal pour planifier à l'avance, car vous pouvez apporter des modifications, essayer des choses et même recommencer à zéro, le tout sans confondre votre équipe avec des notifications ou des tâches jusqu'à ce que vous soyez prêt à les partager.

Confidentialité et autorisations de confidentialité

Lorsqu'une personne est affectée à un projet, cette affectation vit sur le projet et n'est pas spécifique à un plan de capacité unique.

Cela signifie, par exemple, que si un plan de capacité existe où Alan est affecté au projet de révision des systèmes mondiaux, et qu'un collègue crée un autre plan de capacité où il ajoute Alan, il verra qu'il est affecté au projet de révision des systèmes mondiaux à certaines dates. Cela suppose que le collègue dispose des autorisations nécessaires pour voir un tel projet. 

Cet article vous a-t-il été utile ?

Thanks for your feedback