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Aktionen in Ihrem Workflow

In diesem Artikel

Sobald Ihre Grundlage vorhanden ist, fügen Sie Funktionen hinzu, die die Aufnahme standardisieren, manuelle Updates reduzieren und klare „Go/No-Go“ -Momente schaffen.

Standardisierung der Aufnahme mit Formularen

Verwenden Sie ein Formular, um Einreichungen in umsetzbare Aufgaben in Ihrem Projekt umzuwandeln.

Richten Sie ein Formular ein

  1. Öffnen Sie Ihr Projekt und erstellen Sie ein Formular über das Menü „Anpassen“.
  2. Fügen Sie Fragen zu den Details hinzu, die Sie benötigen (Titel, Beschreibung, Antragsteller, Zieldatum, Budget).
  3. Ordnen Sie Formularfragen benutzerdefinierten Feldern zu, sodass die Aufgabe mit bereits ausgefüllten Schlüsseldaten erstellt wird.
  4. Verwenden Sie die Verzweigung, damit den Anfragenden nur relevante Folgefragen angezeigt werden.

Reduzieren Sie unnötigen Aufwand mit Regeln

Automatisieren Sie sich wiederholende Schritte, damit die Arbeit mit weniger manuellen Änderungen voranschreitet.

Erstellen Sie Regeln mit Auslösern, Bedingungen und Aktionen

  • Beispiel: Wenn eine Aufgabe zum Projekt hinzugefügt wird → Wenn Abteilung = Marketing → dann dem Marketing-Prüfer zuweisen und Status = Zugewiesen festlegen.
  • Beispiel: Wenn sich der Status in In Überprüfung ändert, → fügen Sie einen Kommentar hinzu, um den Anforderer zu benachrichtigen.
  • Beispiel: Wenn die Phase zur Personalfreigabe wechselt, → wandeln Sie die Aufgabe in eine Genehmigung um und weisen Sie sie dem Personalteam zu.

Regeln mit Asana AI schneller erstellen

Verwenden Sie den intelligenten Regelersteller, um in einfacher Sprache zu beschreiben, was Sie möchten (z. B. „Wenn eine Anfrage aus dem Formular erstellt wird“, überprüfen Sie, ob „Abteilung = Marketing“, „Dann Alex zuweisen und den Status auf Zugewiesen setzen“). Asana schlägt die entsprechenden Auslöser, Bedingungen und Aktionen vor, die Sie überprüfen und veröffentlichen können.

Weitere hilfreiche Optionen

  • Multi-Home-Schlüsselaufgaben in sekundäre Projekte.
  • Fügen Sie Verzweigungen/Bedingungen innerhalb einer einzigen Regel hinzu, um Variationen zu verarbeiten, ohne Dutzende von separaten Automatisierungen zu erstellen.

Sorgen Sie mit Genehmigungen für Klarheit

Aufgaben als Genehmigungen markieren, wenn eine formelle Entscheidung erforderlich ist. Die Genehmigenden können zwischen Genehmigen , Überarbeiten oder Verwerfen wählen, damit jeder den Status kennt. Verwenden Sie eine Regel, um Aufgaben zur richtigen Zeit automatisch in Genehmigungen umwandeln und an den richtigen Genehmiger weiterleiten.

Beispiel: Workflow anfordern,Ende-zu-Ende

  1. Ein Anforderer reicht das Formular ein. Eine Aufgabe wird mit vorausgefüllten Feldern erstellt.
  2. Eine Regel weist sie dem richtigen Prüfer zu und legt den Status fest.
  3. Wenn Status = Wird überprüft, veröffentlicht eine andere Regel einen Kommentar, um den Anforderer auf dem Laufenden zu halten.
  4. Wenn die Überprüfung bestanden wird, wird die Aufgabe automatischin eine Genehmigung umgewandelt und der Personalbesetzung zugewiesen.
  5. Bei Genehmigen startet das Veranstaltungsteam das termingebundene Ereignisprojekt (oft aus einer Vorlage) und verknüpft es mit der ursprünglichen Anfrage.
Note iconHinweis

Dieser Artikel wurde mit KI übersetzt.

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