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So funktioniert die Variable „KI verwenden“

In diesem Artikel

AI Studio steht allen Kunden von  Starter, Advanced , Enterprise und Enterprise+ zur Verfügung. Besuchen Sie asana.com/ai, um mehr über die Einführung von Asana AI Studio zu erfahren.

Mit der Variable „KI verwenden“ kann Asana AI kontextbezogene Ergebnisse in Ihren Smart Workflows generieren. Dieser Artikel hilft Ihnen zu verstehen, wie die KI-Variable funktioniert und wie Sie sie effektiv in Ihren Smart Workflows anwenden können. Wenn Sie noch einen Schritt weiter gehen möchten, können Sie in der Asana Academy auch das Abzeichen AI Studio Foundations erhalten. Sie lernen, wie Sie effektive Prompts schreiben, Smart Workflows planen und häufige Probleme beheben.

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Was ist eine Variable?

Um die KI-Variable zu verstehen, definieren wir zunächst eine Variable. Im Kontext von Asana-Workflows ist eine Variable ein Platzhalter, der dynamisch Informationen aus Ihren Aufgaben oder Projekten abruft. Sie wird verwendet, um die Automatisierung zu personalisieren, indem bestimmte Daten wie Aufgabennamen, Verantwortliche oder Fälligkeitsdaten in Regelaktionen eingefügt werden.

Examples of variables

Was ist die KI-Variable?

Die KI-Variable geht über statische Platzhaltervariablen hinaus. Sie ermöglicht es AI Studio, basierend auf dem Kontext, der im Anweisungsfenster bereitgestellt wird, aktiv Inhalte zu generieren oder Entscheidungen innerhalb eines Smart Workflows zu treffen. Anstatt einfach vorhandene Informationen abzurufen, erstellt Asana AI dynamisch Ergebnisse, die sich an Ihren Anweisungen und dem Kontext des Workflows orientieren.

So funktioniert die KI-Variable:

  • Dynamische Inhaltsgenerierung: Die Variable „KI verwenden“ ermöglicht es AI Studio, E-Mails und Kampagnen-Briefings zu entwerfen, Kommentare hinzuzufügen und zu beantworten, Asana-Daten, Dokumente, Tabellen, PDFs und Bilder zu analysieren.
  • Kontextbezogene Anpassung: Die Variable KI verwenden ermöglicht es AI Studio, die spezifischen Details der Aufgabe oder des Projekts zu berücksichtigen, um intelligente und relevante Ergebnisse zu liefern.

Anstatt beispielsweise eine statische verantwortliche Person in einer Regelaktion anzugeben, können Sie die Variable KI verwenden eingeben, um die Aufgabe der am besten geeigneten Person basierend auf dem in Ihren KI-Anweisungen angegebenen Kontext zuzuweisen.

Unterschiede zwischen Standardvariablen und der KI-Variable

Während sowohl Standardvariablen als auch die KI-Variable zur Verbesserung von Workflows verwendet werden, dienen sie unterschiedlichen Zwecken. Eine Standardvariable verwendet vorhandene Aufgaben- oder Projektdaten. Die Variable KI verwenden verwendet Asana AI, um Inhalte basierend auf Anweisungen und Kontext zu erstellen.

Sie können beispielsweise die Personen -Variable verwenden, um die Aufgabe in einem bestimmten Abschnitt einem bestimmten Teammitglied zuzuweisen. Sie können jedoch die Variable KI verwenden hinzufügen, um die am besten geeignete Person für die Aufgabe basierend auf dem Kontext und den Anweisungen des Regeleditors zu bestimmen.

Wo Sie die KI-Variable in Ihren Smart Workflows hinzufügen können

Die Variable „KI verwenden“ wurde für die Verwendung im Aktionsteil einer Regel entwickelt. Aktionen bestimmen, was passiert, nachdem ein Auslöser in einem Workflow aktiviert wurde. Durch das Hinzufügen der KI-Variable zu Aktionen kann Asana AI Ergebnisse liefern, die mit den Zielen des Workflows übereinstimmen.

Beispiele:

Hier sind einige Beispiele dafür, wann Sie die Variable KI verwenden können. Bitte beachten Sie, dass dies keine vollständige Liste ist und es viele weitere Szenarien gibt, in denen Sie diese Variable verwenden können.

  1. Dynamische Verantwortlichkeiten: Anstatt eine Aufgabe einem festen Teammitglied zuzuweisen, verwenden Sie die Variable KI verwenden, damit Asana AI die am besten geeignete verantwortliche Person basierend auf den detaillierten Anweisungen des Reglenerstellers auswählt.

  2. Automatisierte Kommentare: Legen Sie Ihre Regel so fest, dass ein Kommentar wie „Empfohlene nächste Schritte: KI verwenden“ hinzugefügt wird, und lassen Sie Asana AI umsetzbare Empfehlungen anstelle der Variable KI verwenden generieren, wenn der Kommentar hinzugefügt wird.

  3. Aufgabenbeschreibungen: Fügen Sie die Variable KI verwenden hinzu, um automatisch detaillierte Aufgabenbeschreibungen basierend auf dem Aufgabennamen und dem Projektkontext zu generieren.

Hinzufügen der KI-Variable zu Ihrem Workflow

Wenn Sie eine Regel in Asana erstellen oder bearbeiten, navigieren Sie zum Abschnitt Aktion.

Sie können die Variable KI verwenden hinzufügen, wenn:

  • Kommentare hinzufügen
  • In einen Abschnitt verschieben
  • Verschieben oder Hinzufügen zu einem Projekt
  • Aufgabenbeschreibung festlegen
  • Benutzerdefinierte Felder festlegen
  • Aufgaben erstellen
  • Unteraufgaben erstellen
  • Genehmigungen erstellen
  • Verantwortliche Personen festlegen
  • Festlegen eines Fälligkeitsdatums
  • Beteiligte hinzufügen

In diesem Beispiel fügen wir die Variable KI verwenden hinzu, um die entsprechende Option für das benutzerdefinierte Feld Genehmigungsstatus auszuwählen.

Anschließend müssen Sie Anweisungen für Asana AI bereitstellen. Wenn das Feld Anweisungen hinzufügen nicht sichtbar ist, wird es angezeigt, sobald Sie KI verwenden auswählen.

Klicken Sie auf + Anweisungen hinzufügen, um Anweisungen und Kontext für Asana AI bereitzustellen. Diese Anweisungen ermöglichen es, die entsprechende Option beim Ausfüllen des benutzerdefinierten Feldes auszuwählen, das in diesem Beispiel Genehmigungsstatus genannt wird. Sobald Sie die Anweisungen und Berechtigungen festgelegt haben, klicken Sie oben rechts auf Regel veröffentlichen. Da der Genehmigungsstatus als Variable für die Verwendung von KI ausgewählt wurde, kann Asana AI den am besten geeigneten benutzerdefinierten Feldwert basierend auf den bereitgestellten Anweisungen und nicht auf einem statischen Wert auswählen.

KI für die Zuweisung von Verantwortlichen verwenden

Bei Aufgabenzuweisungen wurde „KI verwenden“ entwickelt, um Aufgaben basierend auf objektiven Anweisungen zuzuweisen. Asana AI wurde nicht dafür entwickelt, Aufgaben anhand der Fähigkeiten oder Eigenschaften eines Nutzers automatisch zuzuweisen.

Um Ihren Workflow zu veröffentlichen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  1. Überarbeiten Sie Ihre Anweisungen zur Nutzerzuweisung, um sich auf objektive Faktoren zu konzentrieren, oder
  2. Entfernen Sie die Option KI verwenden aus dem Feld „Verantwortlich“.

Zum Beispiel könnten Ihre Workflow-Anweisungen objektive Kriterien enthalten wie:

  1. Betriebliche Bedingungen (z. B. Verfügbarkeit, Bereitschaftsstatus, Bürostandort)
  2. Rollenbasierte Zuweisungen (z. B. Teamzugehörigkeit, Aufgabenbereich)
  3. Planungsregeln (z. B. Rotationssysteme, vorgegebene Zeitpläne)
  4. Workload-Metriken (z. B. aktuelle Aufgabenanzahl)

Beispiele:

  • ✅ „Zuweisung an den Bereitschaftsdiensttechniker gemäß unserer wöchentlichen Rotation“
  • ✅ „An Mitglieder des Marketing-Teams weiterleiten“
  • ✅ „An Teammitglieder mit weniger als 5 aktiven Aufgaben zuweisen“
  • ⚠️ „Der Person zuweisen, die am besten in Designarbeit ist“
  • ⚠️ „An Teammitglieder weiterleiten, basierend auf ihrer bisherigen Leistung“

Note iconHinweis

Dieser Artikel wurde mit KI übersetzt.

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