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Cómo funciona la variable Usar IA

En este artículo

AI Studio está disponible para los planes  Starter, Advanced , Enterprise y Enterprise+. Visita asana.com/ai para obtener más información sobre el lanzamiento de AI Studio de Asana.

La variable Usar IA permite que la IA de Asana genere resultados contextuales en tus flujos de trabajo inteligentes. Este artículo te ayudará a comprender cómo funciona la variable Usar IA y cómo aplicarla de manera efectiva en tus flujos de trabajo inteligentes. Si quieres ir más allá, también puedes obtener la insignia de habilidades AI Studio Foundations en la Academia Asana. Aprenderás a redactar indicaciones efectivas, planificar flujos de trabajo inteligentes y solucionar problemas comunes.

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¿Qué es una variable?

Para comprender la variable Usar IA, primero definamos una variable. En el contexto de los flujos de trabajo de Asana, una variable es un marcador de posición que extrae información de tus tareas o proyectos de forma dinámica. Se utiliza para personalizar la automatización mediante la inserción de datos específicos, como nombres de tareas, responsables o fechas de entrega, en las acciones de las reglas.

Examples of variables

¿Qué es la variable Usar IA?

La variable Usar IA va más allá de las variables de marcador de posición estáticas. Permite a AI Studio generar contenido activamente o tomar decisiones dentro de un flujo de trabajo inteligente en función del contexto proporcionado en el panel de instrucciones. En lugar de simplemente extraer la información existente, la IA de Asana crea resultados dinámicamente guiados por tus instrucciones y el contexto del flujo de trabajo.

Cómo funciona la variable Usar IA:

  • Generación dinámica de contenido: la variable Usar IA permite a AI Studio hacer cosas como redactar emails y briefs de campañas, agregar y responder a comentarios, analizar datos, documentos, hojas de cálculo, archivos PDF e imágenes de Asana.
  • Adaptación sensible al contexto: la variable Usar IA permite a AI Studio considerar los detalles específicos de la tarea o el proyecto para proporcionar resultados inteligentes y relevantes.

Por ejemplo, en lugar de especificar un responsable estático en una acción de regla, puedes ingresar la variable Usar IA para asignar la tarea a la persona más adecuada en función del contexto proporcionado en tus instrucciones de IA.

Diferencias entre las variables estándar y la variable Usar IA

Si bien tanto las variables estándar como la variable Usar IA se utilizan para mejorar los flujos de trabajo, tienen distintos propósitos. Una variable estándar utiliza datos de tareas o proyectos existentes. La variable Usar IA utiliza la IA de Asana para crear contenido basado en instrucciones y contexto.

Por ejemplo, puedes usar la variable de personas para asignar la tarea en una sección específica a un miembro del equipo en particular. Sin embargo, puedes agregar la variable Usar IA para determinar la persona más adecuada para la tarea en función del contexto y las instrucciones que proporcionó el generador de reglas.

Dónde agregar la variable Usar IA en tus flujos de trabajo inteligentes

La variable Usar IA está diseñada para usarse en la parte de acción de una regla. Las acciones determinan qué sucede después de que se activa un disparador en un flujo de trabajo. Agregar la variable Usar IA a las acciones permite que la IA de Asana contribuya con resultados que se alinean con los objetivos del flujo de trabajo.

Ejemplos:

A continuación, te mostramos algunos ejemplos de cuándo puedes agregar la variable Usar la IA. Ten en cuenta que esta no es una lista exhaustiva y que hay muchos más escenarios en los que puedes usar esta variable.

  1. Responsables dinámicos: en lugar de asignar una tarea a un miembro fijo del equipo, usa la variable Usar IA para permitir que la IA de Asana seleccione al responsable más relevante según las instrucciones detalladas del generador de reglas.

  2. Comentarios automatizados: configura tu regla para agregar un comentario como “Próximos pasos recomendados: Usar IA” y deja que la IA de Asana genere recomendaciones prácticas en lugar de la variable Usar IA cuando se agregue el comentario.

  3. Descripciones de tareas: agrega la variable Usar IA para generar automáticamente descripciones de tareas detalladas basadas en el nombre de la tarea y el contexto del proyecto.

Cómo agregar la variable Usar IA a tu flujo de trabajo

Al crear o editar una regla en Asana, ve a la sección Acción.

Puedes agregar la variable Usar IA cuando:

  • Agregar comentarios
  • Mover a una sección
  • Mover o agregar al proyecto
  • Configurar la descripción de las tareas
  • Configurar campos personalizados
  • Crear una tarea
  • Crear una subtarea
  • Crear aprobaciones
  • Configurar responsables
  • Establecer fechas de entrega
  • Agregar colaboradores

En este ejemplo, agregaremos la variable Usar IA para elegir la opción adecuada para el campo personalizado de estado de aprobaciones .

Luego, deberás proporcionar instrucciones para la IA de Asana. Si el cuadro Agregar instrucciones no está visible, aparecerá una vez que selecciones Usar IA.

Haz clic en + Agregar instrucciones para proporcionar instrucciones y contexto para la IA de Asana. Estas instrucciones le permitirán elegir la opción adecuada al completar el campo personalizado, que en este ejemplo se denomina Estado de aprobación. Una vez que hayas terminado de proporcionar instrucciones y configurar permisos, haz clic en Publicar regla en la esquina superior derecha. Dado que el estado de aprobación se eligió como la variable Usar IA, la IA de Asana puede elegir el valor del campo personalizado más apropiado en función de las instrucciones proporcionadas, en lugar de un valor estático.

Usar la IA con el responsable

Para la asignación de tareas, la opción Usar IA está diseñada para asignar tareas a los usuarios en función de instrucciones objetivas. La IA de Asana no está diseñada para asignar tareas a través de evaluaciones basadas en IA de las habilidades o características de un usuario.

Para publicar tu flujo de trabajo, puedes hacer lo siguiente:

  1. Revisa las instrucciones de asignación de usuarios para que se centren en factores objetivos.
  2. Elimina la opción Usar IA del campo del Responsable.

Por ejemplo, las instrucciones de tu flujo de trabajo podrían incorporar criterios objetivos como los siguientes:

  1. Condiciones operativas (p. ej., disponibilidad, estado de guardia, ubicación de la oficina)
  2. Asignaciones basadas en roles (por ejemplo, membresía del equipo, función laboral)
  3. Reglas de programación (p. ej., sistemas de rotación, horarios predeterminados)
  4. Métricas de carga de trabajo (p. ej., recuento de tareas actual)

Ejemplos:

  • ✅ “Asignar al ingeniero de guardia de acuerdo con nuestra rotación semanal”
  • ✅ “Enviar a los miembros del Equipo de Marketing”
  • ✅ “Distribuir a los miembros del equipo con menos de 5 tareas activas”
  • ⚠️ “Asignar a la persona que mejor se desempeña en el trabajo de diseño”
  • ⚠️ “Asignar a los miembros del equipo en función de su historial de rendimiento”

Note iconNota

Este artículo se tradujo con IA.

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Cómo emplear la variable “Usar IA” en los flujos de trabajo inteligentes de AI Studio de Asana