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「AI を使用」変数の仕組み

この記事の内容

AI スタジオは、Starter、Advanced、Enterprise、Enterprise+のお客様にご利用いただけます。Asana AI スタジオのリリースについて詳しくは、asana.com/aiでご確認ください。

「AI を使用」変数を使うと、Asana AI はスマートワークフローでコンテキストを考慮した出力を生成できます。この記事では、「AI を使用」変数の仕組みと、スマートワークフローで効果的に適用する方法について説明します。さらに理解を深める場合は、Asana アカデミーでAI スタジオ基礎スキルバッジを取得することもできます。効果的なプロンプトの書き方、スマートワークフローの計画方法、一般的な問題のトラブルシューティング方法を学べます。

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変数とは？

「AI 変数を使用」について理解するために、まずは変数を定義しておきましょう。Asana のワークフローにおいて変数とは、タスクやプロジェクトから動的に情報を取得するプレースホルダーのことです。タスク名、担当者、期日などの特定のデータをルールアクションに挿入することで、オートメーションをパーソナライズするために使用されます。

Examples of variables

「AI を使う」変数とは？

「AI を使用」変数は、静的なプレースホルダー変数の枠を超えたものです。この変数を使用すると、AI スタジオは、指示ウィンドウで提供されたコンテキストに基づいて、スマートワークフロー内でコンテンツを生成したり、意思決定を行ったりできます。Asana AI は、既存の情報を単に取得するのではなく、指示とワークフローのコンテキストに基づいて動的に出力を作成します。

「AI を使用」変数の仕組み:

  • 動的なコンテンツの生成: 「AI を使用」変数を使うことで、AI スタジオはメールやキャンペーンブリーフの下書き作成、コメントのコメントの追加や返信、Asana のデータ、ドキュメント、スプレッドシート、PDF、画像の分析などを行えます。
  • コンテキストに応じた適応: 「AI を使用」変数を使うことで、AI スタジオはタスクやプロジェクトの具体的な詳細を考慮し、インテリジェントで関連性の高いアウト���ットを提供できます。

たとえば、ルールアクションで固定の担当者を指定する代わりに、「AI を使用」変数を入力して、AI の指示に含まれるコンテキストに基づいて最も適切な担当者にタスクを割り当てることができます。

標準変数と「AI を使用」変数の違い

標準変数と「AI を使用」変数はどちらもワークフローを強化するために使用されますが、目的は異なります。標準変数は、既存のタスクまたはプロジェクトのデータを使用します。「AI を使用」変数は、指示とコンテキストに基づいてコンテンツを生成するために Asana AI を使用します。

たとえば、人変数を使用して、特定のセクションのタスクを特定のチームメンバーに割り当てることができます。「AI を使用」変数を追加すれば、ルールビルダーが提供するコンテキストと指示に基づいて、タスクに最も適したメンバーを決定できます。

スマートワークフローで「AI を使用」変数を追加する場所

「AI を使用」変数は、ルールのアクション部分で使用するように設計されています。アクションは、ワークフローでトリガーが有効化された後に実行されるアクションを決定します。「AI を使用」変数をアクションに追加すると、Asana AI はワークフローの目標に沿ったアウトプットを提供できます。

例:

「AI を使用」変数を追加できる場面の例をいくつかご紹介します。これはすべてを網羅しているわけではありません。この変数を使用できるシナリオは他にもたくさんあります。

  1. 動的な担当者: タスクを特定のチームメンバーに割り当てるのではなく、「AI を使用」変数を使って、ルールビルダーの詳細な指示に基づいて Asana AI が最も適切な担当者を選択できるようにします。

  2. 自動コメント: 「次のステップの推奨事項: AI を使用」のようなコメントを追加するようにルールを設定し、コメントが追加されたときに「AI を使用」変数の代わりに Asana AI が実行可能な推奨事項を生成できるようにします。

  3. タスクの説明: 「AI を使用」変数を追加して、タスク名とプロジェクトのコンテキストに基づいてタスクの詳細な説明を自動生成します。

ワークフローに「AI を使用」変数を追加する

Asana でルールを作成または編集する際に、「アクション」セクションに移動します。

「AI を使用」変数は、次のタイミングで追加できます。

  • コメントを追加する
  • セクションへの移動
  • プロジェクトへの移動または追加
  • タスクの説明を設定する
  • カスタムフィールドを設定する
  • タスクの作成
  • サブタスクを作成する
  • 承認リクエストの作成
  • 担当者の設定
  • 期日を設定する
  • コラボレーターの追加

この例では、「AI を使用」変数を追加して、「承認リクエストのステータス」カスタムフィールドに適切なオプションを選択します。

次に、Asana AI に指示を与える必要があります。「指示を追加」ボックスが表示されていない場合は、「AI を使用」を選択すると表示されます。

「+ 指示を追加」をクリックして、Asana AI に指示とコンテキストを提供します。これらの指示により、カスタムフィールド (この例では「承認リクエストのステータス」) を入力する際に適切なオプションを選択できるようになります。 指示の入力と権限の設定が完了したら、右上隅の「ルールを公開」をクリックします。「AI を使用」変数として「承認ステータス」が選択されているため、Asana AI は、静的な値ではなく、提供された指示に基づいて最も適切なカスタムフィールド値を選択できます。

担当者に AI を使用する

タスクの割り当てに関して、「AI を使用」は、客観的な指示に基づいてユーザーにタスクを割り当てるように設計されています。Asana AI は、ユーザーのスキルや特性を AI で評価してタスクを割り当てるようには設計されていません。

ワークフローを公開するには、次のいずれかを行ってください。

  1. ユーザー割り当ての指示を、客観的な要素に基づく内容に修正するか、
  2. 担当者フィールドから「AI を使用」オプションを削除してください。

たとえば、ワークフローの手順に以下のような客観的な基準を含めることができます。

  1. 運用条件 (例: 空き状況、オンコール状況、オフィスの所在地)
  2. 役割ベースの割り当て (例: 所属チーム、職務)
  3. スケジュールルール（例：ローテーション制、決められたスケジュール）
  4. 仕事量の指標 (例: 現在のタスク数)

例:

  • ✅「毎週のローテーションに従ってオンコールのエンジニアリング担当者に割り当てる」
  • ✅ 「マーケティングチームのメンバーに割り当てる」
  • ✅「進行中のタスクが 5 件未満のチームメンバーに割り当てる」
  • ⚠️「デザイン作業が得意な人に割り当てる」
  • ⚠️「チームメンバーのパフォーマンス履歴に基づいて割り当てる」

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この記事は AI によって翻訳されています。

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Asana AI スタジオのスマートワークフローで「AI を使用」変数を活用する方法