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Attribuer des tâches à des collègues

Dans cet article

Lorsque vous commencerez à utiliser Asana, vous remarquerez que les tâches en sont les composantes fondamentales. Bien comprendre leur processus d’attribution est donc la première étape pour exploiter le plein potentiel d’Asana.

Dans quels cas attribuer des tâches ?

Vous devrez attribuer des tâches dans diverses situations :

  • Vous gérez un projet et souhaitez déléguer des responsabilités
  • Vous avez besoin de poser une question à un collègue
  • Vous cherchez des informations et ne savez pas à qui vous adresser
  • Vous vous attribuez des tâches pour vous souvenir des choses à faire
  • Vous avez besoin de demander à un collègue d’effectuer une action

Admettons que vous êtes un manager marketing à la tête d’une nouvelle campagne. Pour la mener à bien, vous créez les tâches suivantes :

  • Rédaction du brief de campagne
  • Création des ressources promotionnelles
  • Approbation du budget

Vous pouvez par exemple attribuer la création des ressources promotionnelles au designer créatif, l’approbation du budget au responsable financier et la rédaction du brief de campagne à vous-même. Notez que ces responsables peuvent ensuite réattribuer les tâches qui leur sont confiées à d’autres collègues, en fonction de la structure de chaque équipe. Le responsable financier peut en effet recevoir toutes les tâches liées aux budgets, mais ensuite les réattribuer aux membres de son équipe.

attribution de tâches

Attribuer une tâche

Pour attribuer une tâche, vous pouvez :

  1. Cliquer sur le bouton + Créer pour créer une nouvelle tâche.
  2. Créer une nouvelle tâche dans Mes tâches, puis la réattribuer.
  3. Accéder au projet dans lequel vous souhaitez créer une nouvelle tâche et cliquer sur Ajouter une tâche.
attribuer une tâche

Définir des échéances

Définir des échéances est un bon moyen de veiller au bon déroulement de vos tâches. Le responsable de la tâche peut toujours modifier l’échéance en fonction de sa charge de travail. Si une échéance doit être modifiée, il est recommandé de commenter la tâche et de @mentionner la personne l’ayant attribuée à la base afin de l’en avertir et de lui faire part de la situation.

modifier les échéances

Ajouter des collaborateurs à une tâche

Bien que les tâches ne puissent avoir qu’un seul responsable, elles peuvent disposer de plusieurs collaborateurs. Tandis que le responsable doit s’assurer de l’accomplissement des tâches et du respect des échéances. Les collaborateurs travaillent activement à la réalisation des tâches en question, fournissent davantage de contexte, prennent les tâches en charge si nécessaire ou en suivent tout simplement la progression.

Un responsable marketing pourra par exemple créer une tâche Élaborer une ébauche de plan média et de budget pour la campagne, et ajouter des collaborateurs des équipes financière et juridique, chargés de vérifier l’ébauche. Une fois cette étape réalisée, le responsable financier prendra le relais et s’attribuera la tâche afin d’approuver le budget.

Les collaborateurs des tâches reçoivent des notifications lorsque ces dernières sont mises à jour, restant ainsi informés de leur progression et des éventuels changements à prendre en compte.

ajouter des collaborateurs

Boîte de réception et notifications

Lorsque vous attribuez une tâche à des collègues, ces derniers reçoivent une notification dans leur boîte de réception. Voici ce qu’ils voient alors s’afficher :

inbox

Le responsable verra qui a attribué la tâche et la date à laquelle elle lui a été attribuée.

Si le responsable de la tâche a activé les notifications par e-mail, il reçoit un e-mail lorsque des tâches lui sont attribuées.

Accédez à l’onglet Accueil dans la barre latérale. C’est ici que vous pouvez consulter les tâches à venir, en retard et terminées que vous avez attribuées.

tâches que j’ai attribuées

 

Bonnes pratiques lors de l’attribution de tâches

  • Les titres des tâches doivent représenter une action claire. Par exemple, « Créer un budget de campagne » au lieu de « Budget de campagne ».
  • Assurez-vous que la tâche dispose d’une description de ce qui est attendu.
  • Avant d’attribuer la tâche, finalisez ses détails (tels que son échéance et sa description) avant de l’attribuer.
  • Ajoutez une échéance pour suivre la tâche.
  • Faites savoir aux membres de votre équipe qu’ils sont libres de réattribuer une tâche si celle-ci dépasse leur champ de compétences, et expliquez-leur que les échéances peuvent être modifiées si nécessaire.
  • Ajoutez des collaborateurs aux tâches si davantage de personnes doivent être impliquées.
  • L’auto-attribution d’une tâche vous permet de garder le cap sur le travail que vous avez à faire dans Mes tâches.
  • Ajoutez la tâche à un projet pertinent ou associez-la à plusieurs projets grâce à l’hébergement multiple.

Bonnes pratiques en matière de tâches

Les tâches permettent de clarifier qui fait quoi et pour quand. Il est crucial de savoir attribuer les tâches pour que les projets et initiatives restent sur la bonne voie. Il n’y a pas de règles en matière d’attribution des tâches. Vous pouvez attribuer des tâches à votre manager si vous avez besoin de son approbation, en attribuer une autre à un collègue si vous souhaitez qu’il vous aide pour un projet interfonctionnel, ou même en attribuer pour poser une question. Les tâches vous permettent de vous assurer que le travail soit accompli à temps. Chacun est libre d’en attribuer à sa guise.

Ressources supplémentaires

Pour en savoir plus sur les tâches, veuillez consulter ces articles du guide d’Asana :

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Cet article a été traduit par l’IA.

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