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So wählen Sie das richtige Projektbeispiel für Ihre Arbeit

In diesem Artikel

Jedes Projekt ist einzigartig, aber sie lassen sich alle in eine von drei Kategorien einordnen, die Ihnen helfen können, Ihre Arbeit effektiver zu gestalten. Wenn Sie wissen, zu welcher „Projekt-Blaupause“ Ihr Projekt passt, ist es einfacher, die richtigen Funktionen auszuwählen und Ihre Arbeit erfolgreich zu organisieren.

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Was sind Projektbeispiele?

Projektbeispiele sind Frameworks, die Ihnen helfen, die beste Möglichkeit zu finden, Ihre Arbeit in Asana zu strukturieren. Es gibt drei Hauptarten:

  1. Termingebundene Projekte – Arbeit, die nacheinander gemacht wird und in ein Endergebnis mündet
  2. Fortlaufende Prozesse – Arbeit, die in einer dauerhaften Pipeline mehrere Phasen durchläuft
  3. Referenzprojekte – Speicherung und Organisation von Informationen ohne umsetzbare Arbeit

Projekttyp 1: Fristgebundene Projekte

Wenn Sie das Wort „Projekt“ hören, denken Sie vermutlich an termingebundene Projekte. Sie sind wie eine Checkliste, bei der Aufgaben nacheinander erledigt werden und alles auf ein Endergebnis oder Fälligkeitsdatum hinarbeitet.

Hauptmerkmale

  • Aufgaben werden nacheinander erledigt
  • Das Projekt ist ein eigenständiges Arbeitsvorhaben
  • Das Projekt hat ein Endergebnis oder Fälligkeitsdatum
  • Das Projekt endet, wenn das Ziel erreicht ist

Häufige Beispiele

  • Produkteinführungen
  • Eventplanung
  • Onboarding neuer Angestellter
  • Marketingkampagnen
  • Webseiten-Neugestaltung

Best Practices für fristgebundene Projekte

Meilensteine für wichtige Etappenziele setzen

Markieren Sie wichtige Fortschrittspunkte mit Meilensteinen, damit Ihr Team wichtige Erfolge erkennen und motiviert bleiben kann.

Abhängigkeiten für Übergaben miteinander verknüpfter Aufgaben verwenden

Zeichnen Sie Abhängigkeiten, um die Arbeit zu verknüpfen, während Sie Ihren Projektplan erstellen. Abhängigkeiten beziehen sich auf die Verbindungen zwischen Aufgaben, die die Reihenfolge bestimmen, in der Aktivitäten ausgeführt werden sollen. Mit Aufgabenabhängigkeiten können Sie eine Aufgabe so markieren, dass sie eine andere Aufgabe blockiert oder von einer anderen Aufgabe blockiert wird. Wenn Sie einen Zeitkonflikt feststellen, können Sie das Fälligkeitsdatum auf der Zeitleiste anpassen. Ihr Team wird benachrichtigt, wenn blockierende Aufgaben erledigt sind.

adding dependencies to tasks.png

Vorlagen für wiederholbare Projekte erstellen

Wenn Sie regelmäßig ähnliche Projekte durchführen, sparen Sie Zeit, indem Sie benutzerdefinierte Vorlagen erstellen, die Sie wiederverwenden können. Um ein Projekt in eine Vorlage umzuwandeln, verwenden Sie das Dropdown-Menü neben dem Projektnamen und klicken Sie auf Als Vorlage speichern.

Hinweise zur Verwendung dieser Vorlage:

Wählen Sie „Termingebunden“, wenn Ihr Projekt einen klaren Start- und Endtermin hat und Arbeiten in einer bestimmten Reihenfolge erfolgen müssen.

how to organize a dead-bound project in Asana.png

Im obigen Beispiel können Sie sehen, dass das Projekt wie folgt organisiert ist:

  1. Abschnitte hinzugefügt hat
  2. Die Arbeit in Unteraufgaben unterteilt hat
  3. Verwendung von benutzerdefinierten Feldern
  4. Meilensteine bestimmt hat

Projekttyp 2: Fortlaufende Prozesse

Fortlaufende Prozesse sind Evergreen-Workflows, bei denen dieselbe Art von Arbeit wiederholt mehrere Phasen durchläuft. Im Gegensatz zu fristgebundenen Projekten enden diese nie wirklich – sie sind eher wie Pipelines, durch die ständig Arbeit fließt.

Hauptmerkmale

  • Arbeitsvorgänge durchlaufen Phasen
  • Das Projekt dient als dauerhafte Pipeline
  • Kein festgelegtes Enddatum
  • Derselbe Prozess wiederholt sich für verschiedene Arbeitsvorgänge

Häufige Beispiele

  • Kreativanfragen
  • IT-Helpdesk-Tickets
  • Content-Kalender
  • Tagesordnungen für wöchentliche Meetings
  • Prozesse zur Erfassung von Arbeitsvorgängen
  • Bug-Tracking

Best Practices für fortlaufende Prozesse

Formulare für die Erfassung von Arbeitsvorgängen hinzufügen

Erstellen Sie Formulare, damit Personen Anfragen direkt in Ihr Projekt einreichen können – mit allen Informationen, die Sie benötigen. Mit Formularen können Sie standardisieren, wie Ihr Team mit Arbeitsvorgängen beginnt, alle benötigten Informationen erfassen und sicherstellen, dass nichts übersehen wird. Sie können Formulare mit internen und externen Teams verwenden, um Informationen zu sammeln und zu konsolidieren und das ewige Hin und Her zu minimieren.

Automatisierungsregeln einrichten

Verwenden Sie Regeln, um Aufgaben automatisch zwischen Phasen zu verschieben, Arbeit zuzuweisen oder Felder zu aktualisieren, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind.

Aufgabenvorlagen erstellen

Legen Sie fest, wie Arbeit erstellt wird, indem Sie Aufgabenvorlagen verwenden, die alle erforderlichen Felder und Unteraufgaben enthalten.

Visualisierung mit Boardansicht

Die Boardansicht eignet sich besonders gut für fortlaufende Prozesse, da Sie sehen können, wie die Arbeit die verschiedenen Phasen durchläuft.

Hinweise zur Verwendung dieses Blueprints:

Wählen Sie fortlaufende Prozesse, wenn Sie wiederholt die gleiche Art von Arbeit erledigen und jeder Arbeitsvorgang von Anfang bis Ende ähnliche Schritte durchläuft.

 

 

 

Janine ist Kreativproduzentin bei der Phönix AG. Das Event-Team sendet häufig Designanfragen für Bilder. Janine richtet ein Projekt in der Boardansicht ein, um die Bearbeitung von Kreativanfragen durch ihr Team zu vereinfachen und zu automatisieren.

setting up an ongoing process in Asana.png

  1. Janine richtet das Anfrageprojekt in der Boardansicht ein. Es erscheint intuitiv, die Phasen eines Prozesses horizontal auf dem gesamten Board nachzuverfolgen.
  2. Die Abschnitte zeigen die Phasen, die der Arbeitsvorgang durchläuft – von neuen Anfragen bis hin zu kürzlich erledigten Aufgaben.
  3. Über das Menü Anpassen fügt Janine benutzerdefinierte Felder hinzu. Sie hat Felder für die Priorität, Genehmigungsphase und den geschätzten Aufwand hinzugefügt.
  4. Janine kann Unteraufgaben in der Boardansicht anzeigen, wenn sie das Verzweigungssymbol in der unteren Ecke einer Aufgabe anklickt.

Projekttyp 3: Referenzprojekte

Referenzprojekte dienen eher der Erfassung und Organisation von Informationen als der Verwaltung von umsetzbarer Arbeit. Sie sind wie digitale Aktenschränke, mit denen Sie wichtige Informationen speichern und finden können.

Hauptmerkmale

  • Der Hauptzweck ist die Speicherung oder Organisation von Informationen
  • Einträge enthalten möglicherweise keine ausführbaren Aufgaben
  • Fokus auf Sichtbarkeit statt auf Fertigstellung
  • Kann zeitgebunden oder stets aktuell sein

Häufige Beispiele

  • Mitarbeiterhandbücher
  • Dienstleisterlisten
  • Inhaltskataloge
  • Archive mit Besprechungsnotizen
  • Ressourcensammlungen
  • Brainstorming-Sammlungen

Best Practices für Referenzprojekte:

Wählen Sie Ihre bevorzugte Ansicht aus

Wählen Sie die Projektansicht aus, die für Ihre Informationen am sinnvollsten ist (Liste, Board, Zeitleiste oder Kalender).

Aufgaben für statische Einträge verwenden

Jede Aufgabe kann eine Information, ein Dokument oder eine Ressource darstellen, die Sie nachverfolgen möchten.

Organisieren Sie Ihre Arbeit mit Abschnitten und benutzerdefinierten Feldern

Gruppieren Sie verwandte Einträge mithilfe von Abschnitten und fügen Sie benutzerdefinierte Felder hinzu, um Informationen einfach zu filtern und zu finden.

Verknüpfung mit zusammenhängenden Arbeitsvorgängen

Verknüpfen Sie Ihr Referenzprojekt mit aktiven Projekten und Aufgaben, für die die Informationen relevant sind.

Hinweise zur Verwendung dieses Blueprints:

Wählen Sie Referenzprojekte, wenn Sie Informationen, Ressourcen oder langfristige Pläne organisieren müssen, auf die Personen im Laufe der Zeit zurückgreifen werden.

Weitere Ressourcen

Note iconHinweis

Dieser Artikel wurde mit KI übersetzt.

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